20-20-60 Regel: Hilfe bei Jobsuche und Zeitmanagement
Kennen Sie die 20-20-60 Regel? Sollten Sie gerade konsterniert mit dem Kopf schütteln, brauchen Sie sich nicht zu genieren. Es handelt sich dabei um ein Konzept des Zeitmanagements, dass sich auf nahezu jede Tätigkeit übertragen lässt - beispielsweise auf die Jobsuche, aber auch auf alltägliche Aufgaben im Job oder privat. Ziel ist es, Zeit einzusparen und effektiv vorzugehen. Kurz gesagt: Bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein, aber funktioniert es in der Praxis genauso gut, wie die Theorie es erhoffen lässt? Wir erklären, wie die 20-20-60 Regel funktioniert und worauf Sie bei der Umsetzung achten müssen...

Die 20-20-60 Regel: Ein einfaches Prinzip

Es ist ein Problem, mit dem man fast täglich konfrontiert wird: Ein Projekt oder eine Aufgabe steht an und natürlich ist die Zeit knapp. Was tun? Drauf los arbeiten und hoffen, alles rechtzeitig zu schaffen? Eher nicht. Der Schlüssel liegt in der Organisation und im Zeitmanagement, wo gleich das nächste Problem wartet.

Wie teilt man sich die gegebene Zeit ein? An dieser Stelle greift die 20-20-60 Regel und schlägt eine Dreiteilung vor:

  • Nur 60 Prozent der Zeit sollten tatsächlich verplant werden.
  • 20 Prozent werden als Spielraum für unerwartete Verschiebungen eingerechnet.
  • Die letzten 20 Prozent werden für soziale Aktivitäten eingeplant.

Simpler geht es kaum. Zumindest in der Theorie, denn in der Praxis erfordert es einiges, um sich wirklich an diese Regel zu halten. Schnell verliert man die Zeit aus den Augen und hat die angestrebten 60 Prozent überschritten. Schließlich bleiben bei einer Aufgabe, für die drei Stunden angesetzt waren, plötzlich nicht einmal mehr zwei Stunden tatsächliche Bearbeitungszeit.

Schon an dieser Stelle zeigt sich, dass die Technik natürlich nicht nur Vorteile hat, gänzlich allein funktioniert und wie auf Knopfdruck die Effektivität steigert. Bei der Umsetzung gibt es durchaus einige Hürden und wichtige Punkte zu beachten:

  1. Vorbereitung. Das Ergebnis der Methode klingt verlockend, doch davor steht eine ganze Menge Arbeit. Projekte und To-Dos teilen sich nicht von selbst in die entsprechenden Zeitabschnitte ein, also heißt es zunächst planen und organisieren.

    Wie viel Zeit bleibt für welchen Aufgabenteil? In welcher Reihenfolge sollten die Aufgaben angegangen werden? Ohne eine entsprechende Vorbereitung lässt sich die 20-20-60 Regel nicht umsetzen.
  2. Disziplin. Genauso wichtig ist die entsprechende Disziplin. Die schönsten Vorgaben bringen am Ende des Tages nichts, wenn sich keiner daran hält. Das ist aber gar nicht so leicht, denn die verringerte Zeit für die Erledigung macht es notwendig, sich in dieser Zeit wirklich zu konzentrieren und effektiv zu arbeiten.
  3. Kontrolle. Um einschätzen zu können, ob die 20-20-60 Regel auch wirklich eingehalten wird - und etwas bringt - bedarf es einer entsprechenden Kontrolle. Gerade am Anfang kann es hier helfen, genau auf die Uhr zu schauen und zu sehen.

    Stellen Sie bei der Kontrolle fest, dass Sie die Regel nicht einhalten konnten, sollten Sie Ursachenforschung betreiben. Warum haben Sie mehr Zeit benötigt und wie können Sie dies bei zukünftigen Aufgaben ändern? Manchmal kann es notwendig sein, die Regel an die eigenen Bedürfnisse und Arbeitsweisen anzupassen und beispielsweise nur 50 Prozent der Zeit zu verplanen, um einen größeren Puffer nutzen zu können.

20-20-60 Regel bei der Jobsuche

gpointstudio/shutterstock.comEine mögliche Anwendung der 20-20-60 Regel ist die Jobsuche, die gerne organisiert und methodisch gestaltet wird, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Es werden Informationen recherchiert, Bewerbungen geschrieben, Unterlagen eingereicht und Fristen eingehalten. Was durchaus nach guter Organisation klingt, folgt jedoch meist keiner klaren Struktur.

Genau diese kann die 20-20-60 Regel bringen. Angepasst an die Bedürfnisse und Anforderungen der Jobsuche kann diese in der Praxis etwa so aussehen:

  1. 20 Prozent für die Bewerbungen

    Ein unbestreitbar wichtiger Punkt, der jedoch in der Praxis meist weniger Zeit benötigt, als angenommen. Wer 20 Prozent der geplanten Zeit konzentriert Unterlagen anfertigt, Bewerbungen schreibt und Lebensläufe aktualisiert, hat in der Regel genug Zeit, allem gerecht zu werden.

  2. 20 Prozent zum Netzwerken

    Funktionierende Netzwerke können den entscheidenden Unterschied bei der Jobsuche machen. Oft wird dem aktiven Vernetzen jedoch kein fester Raum zugestanden. Nehmen Sie sich bewusst vor, einen Teil Ihrer Zeit für den Besuch von Networking-Events zu nutzen oder sich online ein größeres Netzwerk aufzubauen.

  3. 60 Prozent für Recherche

    Stellenanzeigen durchstöbern, Jobportale durchforsten, Inserate durchblätter oder online einen Lebenslauf erstellen, um von Personalern gefunden werden zu können - passende Stellen ausfindig zu machen, ist eine der schwierigsten Phasen der Jobsuche, für die entsprechend Zeit eingeplant werden sollte.

Natürlich sind die Prozentzahlen nicht in Stein gemeißelt, insbesondere wenn Sie die 20-20-60 Regel an Ihre Vorstellungen anpassen. Sollten Sie feststellen, dass Sie weniger Zeit für die Recherche, aber mehr für einen anderen Teil benötigen, sollten Sie dies entsprechend justieren.

[Bildnachweis: Pressmaster, gpointstudio by Shutterstock.com]