elwynn/Shutterstock.comDie Abmahnung – sie ist ein Warnschuss des Chefs. Im Fußball würde man sagen: Der Spieler erhält die gelbe Karte. Wenn der Chef eine Abmahnung ausspricht, ist Schluss mit lustig. Es kann die Vorstufe zur Kündigung sein. Aber eben auch nur die Vorstufe, daher: Auch wenn der Puls danach irgendwo bei 200 liegt und die Gedanken galoppieren – bleiben Sie unbedingt cool und reagieren Sie erst einmal gar nicht. Zurückschlagen wäre jetzt das Falscheste, was Sie tun können. Welches Verhalten abgemahnt werden darf, wie eine Abmahnung aussehen muss, damit Sie rechtsgültig ist und was Sie tun können…

Definition: Was ist eine Abmahnung?

Als Arbeitnehmer sind Sie verpflichtet, sich so zu verhalten, dass Sie Ihrem Unternehmen weder schaden noch mit Ihrem Verhalten den Betriebsfrieden oder den Ablauf stören. Eine Abmahnung ist ein Hinweis Ihres Arbeitgebers, dass Sie Ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachgekommen sind oder gegen Regeln verstoßen haben. Indem Ihr Arbeitgeber dies abmahnt, sagt er Ihnen, dass er dieses Verhalten missbilligt. Das Ziel der Abmahnung ist es, auf Fehlverhalten hinzuweisen und die Möglichkeit der Korrektur einzuräumen. Geschieht dies nicht, sprich Sie verhalten sich weiterhin regelwidrig, droht die Kündigung.

Achtung! Fälschlicherweise wird immer wieder behauptet, dass eine Kündigung erst nach der dritten Abmahnung droht. Dies ist jedoch nicht der Fall. Bereits eine Abmahnung reicht aus, um entlassen zu werden.

Rechtlich ist das im Bürgerlichen Gesetzbuch, Paragraph 314, Absatz 2, geregelt. Dort heißt es:

Dauerschuldverhältnisse kann jeder Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann. (§ 314)

Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig. § 323 Abs. 2 findet entsprechende Anwendung.(2)

Wann ist eine Abmahnung zulässig?

Digital Genetics/shutterstock.comFür Arbeitnehmer stellt sich in diesem Fall die Frage, welches Verhalten abgemahnt werden darf und welches nicht. Deswegen finden Sie im Folgenden eine Übersicht möglicher Gründe für eine Abmahnung.

Abgemahnt werden darf:

  • Wenn Sie sich unangemessen gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden verhalten.
  • Wenn Sie das Telefon, Internet oder E-Mails privat nutzen und dies offiziell verboten ist.
  • Wenn Ihre Arbeitsleistung wiederholt mangelhaft ist oder grobe Fehler aufweist.
  • Wenn Sie Betriebsgeheimnisse weitergeben.
  • Wenn Sie Ihre Arbeitszeit mit zu vielen Pausen (Zigarettenpause, Kaffeeküchenplausch, Telefonate, etc.) vertrödeln.
  • Wenn Sie regelmäßig zu spät zur Arbeit erscheinen.
  • Wenn Sie unentschuldigt auf der Arbeit fehlen oder den Urlaub eigenmächtig verlängern.
  • Wenn Sie teure Arbeitsgeräte unsorgfältig oder unsachgemäß behandeln und diese wiederholt beschädigen.
  • Wenn Sie während der Arbeit Alkohol konsumieren.
  • Wenn Sie sich nicht an das Rauchverbot halten.
  • Wenn Sie handgreiflich werden oder Ihre Kollegen mobben.

Strittig ist jedoch das Thema Zuspätkommen. Eine Abmahnung ist nur gerechtfertigt, wenn das Verhalten im persönlichen Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers liegt. Deswegen ist es nicht ganz klar, ob eine Abmahnung wegen wetterbedingtem Zuspätkommen oder beispielsweise im Streikfall zulässig ist.

Bedingungen für eine wirksame Abmahnung

Die Abmahnung darf nicht pauschal formuliert sein, sondern das Fehlverhalten muss konkret benannt werden. Entsprechend würde eine Formulierung wie “Herr Mustermann kommt immer zu spät” nicht ausreichen. Eine korrekte Formulierung würde wie folgt lauten: Herr Mustermann kam am 24., 25., 26. und 27. März 2014 statt wie vertraglich vereinbart nicht um 8 Uhr, sondern jeweils erst um 8:30 Uhr zur Arbeit und damit insgesamt zwei Stunden zu spät. Dies war auch in der Vorwoche so und in der Woche davor. Ich mahne Sie daher hierfür ab…

Eine wirksame Abmahnung muss drei Bedingungen erfüllen:

  1. Das Fehlverhalten muss so genau wie möglich benannt werden: Was, wann, wo, wie oft, wie lange?
  2. Der Mitarbeiter muss dafür gerügt und zugleich dazu aufgefordert werden, den Verstoß gegen die Vertragspflichten abzustellen. (Auch hier empfiehlt es sich konkret zu werden, beispielsweise: Damit verstoßen Sie gegen § xy Ihres Arbeitsvertrages. Wir erwarten, dass Sie künftig Ihre Arbeit pünktlich aufnehmen.
  3. Dem Abgemahnten muss mit Kündigung gedroht werden, falls er das Fehlverhalten fortsetzt.

Nicht erlaubt ist es jedoch, die Abmahnung öffentlich zu machen oder Kollegen mitzuteilen.

Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?

Nein, eine Abmahnung bedarf nicht der Schriftform. Diese kann auch mündlich ausgesprochen werden. Bei kleineren Firmen kommt es häufiger vor, dass der Chef die Abmahnung mündlich ausspricht. Diese hat genauso Gültigkeit wie die schriftliche Abmahnung und zieht dieselben Konsequenzen nach sich. Dennoch empfiehlt es sich, eine mündliche Abmahnung im Beisein eines Zeugen auszusprechen.

Eine mögliche Formulierung könnte wie folgt lauten:

Herr Mustermann, ich mahne Sie hiermit ab. Sie sind in der vergangenen Woche jeden Tag eine halbe Stunde zu spät auf der Arbeit erschienen. Wenn Sie dies nicht ändern und wieder pünktlich erscheinen, muss ich Sie entlassen.

Als Arbeitgeber sollten Sie allerdings bedenken, dass Sie im Streitfall, wenn die Sache vor Gericht geht, verpflichtet sind nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung zur Kenntnis genommen hat.

Nach wie vielen Abmahnungen darf der Chef kündigen?

Abmahnung-ChefBei besonders schwerem Fehlverhalten, wie etwa Diebstahl, Untreue oder (Spesen-)Betrug, bedarf es nicht einmal einer Abmahnung. Hier droht die fristlose Kündigung – zu Recht. Arbeitsrichter kennen hierbei kein Pardon, wie diverse Urteile immer wieder eindrucksvoll belegen.

Selbst vermeintliche Kleinigkeiten reichen dazu aus. 1984 zum Beispiel entschied das Bundesarbeitsgericht im sogenannten Bienenstichfall (Az.: 2 AZR 3/83), die Kündigung einer Bäckerei-Verkäuferin sei rechtens. Sie hatte ein Stück Kuchen aus der Theke genommen und gegessen, ohne zu bezahlen. Für die Richter ein klarer Fall von Diebstahl. Ebenso im Fall “Emmely” (Az.: 7 Sa 2017/08): Hier hatte eine Supermarktkassiererin zwei Leergutbons im Gesamtwert von 1,30 Euro eingesteckt. Folge: fristlose Kündigung.

Anders sieht es bei weniger schweren Verstößen aus, wie eben Zuspätkommen oder einem verbalen Ausraster. Im Internet kursiert teils noch die angebliche Regel, der Arbeitgeber müsse dreimal wegen desselben Verhaltens abmahnen, bevor er kündigen kann. Das ist Quatsch. Eine Abmahnung allein reicht in der Regel völlig, um im Wiederholungsfall den Arbeitnehmer deswegen zu entlassen.

Allerdings legen Arbeitsgerichte das teils unterschiedlich streng aus. Heißt: Je schwerer das Vergehen, desto weniger Gnade darf der Betreffende erhoffen.

Kommt die Abmahnung in meine Personalakte?

Kurze Antwort: ja. Allerdings hat jeder Mitarbeiter das Recht, seine Personalakte jederzeit einzusehen. Bei Formfehlern (siehe oben) oder falls die Abmahnung unberechtigt war, besteht zudem das Recht, diese aus der Akte wieder löschen zu lassen. Ebenso kann der Mitarbeiter verlangen, dass der Makel aus seiner Personalakte nach einiger (Besserungs-)Zeit wieder entfernt wird. Bei leichten Verstößen gilt eine Frist von sechs Monaten, bei schweren von zwei Jahren als angemessen.

Im Arbeitszeugnis hat der Hinweis auf eine erfolgte Abmahnung jedoch nichts verloren. Auch eine noch so subtile Andeutung ist verboten. Im Streitfall bleibt einem allerdings nur der Weg zum Arbeitsgericht.

Was kann ich bei einer Abmahnung im Job tun?

Ollyy/shutterstock.comBei den meisten Arbeitnehmer sitzt der Schock tief. Wer abgemahnt wurde, fühlt sich oft zu Unrecht gerüffelt und in seiner Ehre verletzt. Nicht selten kochen die Emotionen hoch: Man ist wütend, fühlt sich vielleicht sogar ungerecht behandelt. Der eine würde am liebsten losbrüllen, der andere heulen. So schwierig es auch ist, bewahren Sie auf jeden Fall Ruhe. Nur wenn Sie nicht zulassen, dass Ihre Emotionen Sie überwältigen, können Sie überprüfen, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist.

Deswegen besteht der erste Schritt in einer sachlichen Prüfung der Abmahnung. Ihr Arbeitgeber wird Sie dazu auffordern, zu bestätigen, dass Sie die Abmahnung zur Kenntnis genommen haben. Ist eine Abmahnung allerdings ungültig oder ungerechtfertigt, müssen Sie diese nicht unterschreiben.

Konzentrieren Sie sich deswegen zuerst auf die formalen Aspekte:

  • Steht Ihr Vor- und Zuname drauf?
  • Wird der Regelverstoß konkret benannt und genau geschildert, sprich mit Ort, Datum und Uhrzeit?
  • Wird darauf hingewiesen, welcher Verpflichtung Sie nicht nachgekommen sind oder gegen welche Regel Sie verstoßen haben?
  • Ist die Aufforderung das Verhalten zu ändern enthalten?
  • Sind die Konsequenzen eines weiterhin andauernden Regelverstoßes, beispielsweise die drohende Kündigung, aufgeführt?
  • Wurde die Abmahnung mit Datum und Unterschrift Ihres Arbeitgebers versehen?

Stimmen alle formalen Aspekte, sollten Sie sich in einem zweiten Schritt mit dem Vorwurf selbst beschäftigen. Ist dieser zutreffen? Hierfür dürfen Sie sich Bedenkzeit erbitten. Auch haben Sie das Recht, ein Mitglied des Betriebsrates zu dem Gespräch über die Abmahnung dazu zu bitten.

Kommen Sie zu dem Schluss, dass es für die Abmahnung keinerlei Basis gibt und Sie dazu Stellung nehmen möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Die Gegendarstellung

    Falls Sie davon überzeugt sind und auch sachlich gut begründen können, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist und Ihre Pflichtverletzung keinesfalls so gravierend war, wie vom Chef dargestellt, können Sie eine Gegendarstellung erwirken. Auch diese muss in die Personalakte aufgenommen werden und ergänzt den Sachverhalt um Ihre Perspektive und Argumente. Das kann bei einem späteren Arbeitsrechtsstreit ein wichtiger Pluspunkt für Sie und die Richter sein. Die Gegendarstellung muss daher schriftlich erfolgen, besser noch, sie können für Ihre Darstellung Zeugen benennen.

  2. Die Betriebsrats-Beschwerde

    Formal muss der Betriebsrat vor dem Aussprechen einer Abmahnung weder informiert noch angehört werden. Aber hinterher können Sie ihn trotzdem einschalten – insbesondere dann, wenn Sie die ungerechtfertigte Abmahnungen aus der Personalakte wieder entfernen lassen möchten. Allerdings stellt dies nur eine Eskalationsstufe dar. Es wird damit für den Chef zwar unangenehm und er muss sich jetzt rechtfertigen. Bleibt er aber bei seiner Einschätzung, bleibt auch die Abmahnung in der Personalakte. In dem Fall hilft nur noch Schritt Nummer 3…

  3. Die Klage

    Wenn alles nichts hilft und der Vorgesetzte uneinsichtig ist, bleibt Arbeitnehmern nichts anderes übrig, als gegen die Abmahnung zu klagen und so deren Rücknahme beziehungsweise Löschung zu erzwingen. Falls der Chef Sie sogar vor Kollegen öffentlich gerügt hat, können Sie so auch durchsetzen, dass dieser seine unwahren Behauptungen genauso öffentlich zurück nimmt und alles richtigstellt – etwa mit einem Rundschreiben. Das Ganze hat zudem noch eine juristische Finesse: Trifft nur ein Vorwurf in der Abmahnung nicht zu oder gibt es einen kleinen formalen Fehler, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Allerdings kann der Arbeitgeber danach jederzeit erneut eine korrekte und damit wasserdichte Abmahnung aussprechen – und das Verhältnis dürfte sich nach der Klage auch nicht wesentlich verbessern. Ob man eine solche Konfrontation riskiert, muss daher jeder selber entscheiden und gut überlegen. Dennoch ist es ein Akt der Zivilcourage, sich nicht jeden Vorwurf gefallen zu lassen, vor allem nicht die ungerechtfertigten.

Ist das abgemahnte Verhalten jedoch zutreffend, sollten Sie sich einsichtig zeigen und das abgemahnte Verhalten unbedingt ändern. Auch sollten Sie diese Absicht deutlich gegenüber dem Chef und vor Zeugen dokumentieren. Schließlich steht ihr Job nach der gelben Karte auf dem Spiel. Eine Abmahnung im Job sollte keiner auf die leichte Schulter nehmen. Sie ist eine Vorstufe zur Kündigung, die laut Schätzungen auch in rund 50 Prozent der Fälle folgt. Allerdings muss der Arbeitgeber dann auch beweisen, dass der Mitarbeiter sein Fehlverhalten eben nicht abgestellt hat.

Ist eine Abmahnung Mobbing?

Ist die Abmahnung gerechtfertigt, handelt es sich dabei nicht um Mobbing. Selbst, wenn wiederholte Abmahnungen ausgesprochen wurden. Der Vorwurf des Mobbings ist nur begründet, wenn Sie nachweisen können, dass Ihr Chef verwerfliche Motive für die Abmahnung hat.

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Urteile aus dem Arbeitsrecht

Peter Groll ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Frankfurt. Für die Karrierebibel analysiert und kommentiert er regelmäßig wichtige und Urteile aus dem deutschen Arbeitsrecht. Im Folgenden finden Sie drei Fälle zum Thema Abmahnung.

Abmahnung wegen Unfreundlichkeit ist rechtens

Az.: 2 Sa 17/14 Freundlichkeit kann nie schaden, auch nicht im Job. Aber gibt es eine Pflicht zur Freundlichkeit? Kann der Arbeitgeber mich abmahnen, wenn ich genervt und pampig reagiere? Die Antwort lautet: Ja. Zumindest, wenn man im Job Kontakt nach außen hat. Laut dem Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein muss man sich dann auch freundlich verhalten, diese Pflicht ergebe sich bereits aus dem Arbeitsvertrag. Die Richter mussten über die Wirksamkeit der Abmahnung eines Ausbildungsbetreuers entscheiden. Ein Lehrgangsteilnehmer hatte ihn per E-Mail nach Einzelheiten zu einer mündlichen Prüfung gefragt, woraufhin der Mann ihm mitteilte, es dürfe „…eigentlich selbstverständlich sein, dass man sich dort anmeldet wo man sich auch zur schriftlichen Prüfung angemeldet hat. Dass Anmeldungen nicht auf Zuruf erfolgen können, sollte ebenfalls klar sein.“ Als der Kunde die Antwort als unfreundlich beanstandete, antwortete der Betreuer ihm unter anderem: „Nach heute mittlerweile circa 20 Anrufen von angehenden Meistern bleibt die Freundlichkeit einfach aus.“ Wegen dieser Korrespondenz gab es dann eine Abmahnung und die war nach Ansicht des Gerichts auch gerechtfertigt. In der Kommunikation sei der Mann zur Freundlichkeit verpflichtet und sein Verhalten stelle auch keine Nichtigkeit dar, zumal es sich im Laufe der E-Mail-Kommunikation sogar wiederholte.

Abmahnung, weil AU-Bescheinigung beim Arbeitgeber nicht angekommen ist

Az.: 4 Sa 711/11 Wer kennt das nicht: Wer vom Arzt den gelben Zettel bekommt, der erhält in Wahrheit zwei – einen Zettel für die Krankenkasse und einen, den man dem Arbeitgeber vorlegen muss. Dabei sollte man aber trotz aller Schmerzen, Unwohlsein und krankheitsbedingter geistiger Abwesenheit tunlichst auf die korrekte Schreibweise der Adresse achten. Kommt nämlich die Krankschreibung beim Arbeitgeber wegen eines Fehlers im Adressfeld, etwa einer falschen Postleitzahl, zu spät an, ist eine Abmahnung gerechtfertigt. So entschied das Arbeitsgericht Köln. Der Grund: Es liegt ein fahrlässiges Verhalten vor.

Ist die erste Abmahnung unwirksam, ist es die zweite auch

Az.: 26 Sa 1840/09 Nach Ansicht des Arbeitgebers hatte die Arbeitnehmerin ihre Arbeit nach überwundener Erkrankung zu spät aufgenommen und erhielt daraufhin eine Abmahnung. Als die Arbeitnehmerin (erneut) zu spät zur Arbeit erschien, folgte eine weitere Abmahnung mit der Überschrift “2. Abmahnung”. In dieser zweiten Abmahnung wurde formuliert: “…bereits zum zweiten Mal innerhalb kürzester Zeit haben Sie gegen die arbeitsvertragliche Pflicht, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen”, verstoßen. Das LAG Berlin-Brandenburg kassierte die erste Abmahnung allerdings ein, da der Pflichtverstoß nicht nachgewiesen werden konnte. Wie ein Dominostein flog dem Arbeitgeber dann auch die zweite Abmahnung um die Ohren: Weil die erste Abmahnung mangels nachgewiesenem Pflichtverstoß unwirksam war, sei die Formulierung, die Arbeitnehmerin sei “zum zweiten Mal” zu spät zur Arbeit erschienen, falsch und schon deshalb die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Auch würden Bedenken gegen die Formulierung in der Überschrift “2. Abmahnung” bestehen, da eine erste wirksame Abmahnung nicht vorläge und so der Eindruck der Unvollständigkeit der Personalakte entstehe.

Kaum bekannt: Die Abmahnung des Chefs

Die wenigsten Mitarbeiter wissen das, aber auch der Chef kann von den Arbeitnehmern abgemahnt werden, vor allem wegen wiederholten Fehlverhaltens. Also wenn er sein Team beispielsweise jeden Tag länger zur Arbeit verpflichtet als erlaubt (10 Stunden und mehr) – und das am besten noch ohne Überstundenausgleich, Vergütung und entsprechende Pausen. Die Option ist allerdings ein stumpfes Schwert: Das Arbeitsverhältnis dürfte danach merklich abkühlen, womöglich sucht der Chef jetzt erst recht nach Fehlern bei Ihnen. Allerdings kann die Abmahnung des Chefs ein Weg sein, früher aus seinem Vertrag herauszukommen – etwa, wenn man schon einen neuen Job gefunden hat. In dem Fall kann man den Vorgesetzten abmahnen und ebenso mit Kündigung (der eigenen) drohen.

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