MerkzettelAbgabetermine sind das chronologische Pendant zu Budgets. Sie schützen einen davor, sich zu verzetteln und seine Vorgaben zu überziehen. Zudem helfen Limits, dass sich die Arbeit nicht unnötig ausdehnt – Sie erinnern sich vielleicht noch an das Parkinson’sche Gesetz?! Trotzdem klappt das mit den Terminen nicht immer wie geplant. Deshalb heute sieben Tipps, wie Sie mit Deadlines besser und effektiver arbeiten:

  1. Setzen Sie Zwischen-Limits statt eines großen Schlussstrichs. Vielen Menschen fällt das Arbeiten in kleineren Intervallen leichter als einen Zeitraum von drei, vier Wochen zu überblicken. Überschaubare und abgeschlossene Arbeitseinheiten motivieren zudem mehr und beugen Prokrastination vor.
  2. Erstens dauert es länger und zweitens als man denkt. Hinter dieser Erkenntnis steckt das sogenannte Hofstadter’sche Gesetz, das in etwa sagt, dass die Dinge in der Regel doppelt so lange brauchen wie gedacht. Planen Sie also genug Zeitreserven (für Unvorhergesehenes sowie Pausen) ein.
  3. Identifizieren Sie Schlüsselfaktoren zuerst. In jedem Projekt gibt es mindestens einen gordischen Knotenpunkt. An dem scheitert entweder das gesamte Werk oder es läuft danach wie von selbst. Spüren Sie diese Schlüsselstelle(n) als Erstes auf und lösen Sie das Problem so schnell wie möglich. Und die Deadline wird zur Nebensache.
  4. Verzetteln Sie sich nicht in Details. Jedenfalls nicht schon zu Beginn. Behalten Sie anfangs die Meilensteine im Auge und arbeiten Sie diese Schritt für Schritt ab. Verfeinern können Sie das Ergebnis später immer noch.
  5. Billig/ Perfekt/Schnell. Es gibt Managementtrainer, die sagen, man kann nur maximal zwei dieser Projektdimensionen wählen. Entweder, es wird billig und schnell realisiert (dann ist es selten perfekt) oder Sie streben ein perfektes und schnelles Ergebnis an (dann wird es selten billig). So oder so – stecken Sie sich nur Ziele, die auch realistisch sind.
  6. Fixieren Sie Termine schriftlich. Erst so werden sie für Sie selbst verbindlich. Noch stärker wirkt, wenn Sie die selbstgesteckten Fristen bekannt machen. Dann werden Ehrgeiz und Ansehen zu zusätzlichen Motivatoren.
  7. Reihenfolge beachten: Wenn das Projekt klar umrissen ist und viele Details beinhaltet, sollten Sie erst jeden Teilschritt planen und mit einem Abgabetermin versehen. Aus der Summe leiten Sie schließlich das End-Limit ab. Ist das Ziel jedoch genauso schwammig formuliert wie der Weg dorthin, drohen Sie sich mit dieser Methode zu verzetteln. Hier hilft der umgekehrte Weg: Erst Limit setzen, dann Projektabschnitte einteilen.