Angebot schreiben: Rechtliche Vorgaben als Basis

In Deutschland müssen Angebote zahlreiche Informationen enthalten und einige Anforderungen erfüllen, wenn sie rechtssicher – und damit gültig – sein sollen. Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die Vorgaben und Informationen, die für Dienstleistungen und Produkte verschiedenster Branchen und Bereiche gültig sind. Branchenspezifische Anforderungen können wir angesichts der großen Unterschiede und Spezialisierungen nicht berücksichtigen.

Dienstleister müssen Auftraggebern in ihren Angeboten zahlreiche Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen. Dazu gehören unter anderem:

Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung (Angebotsgegenstand)
Optionen der Umsetzung und Ausführung der Ware oder Dienstleistung
Preise und Zusatzkosten
Nachlässe, Rabatte und sonstige Vergüngstigungen
Lieferbedingungen wie Lieferzeit, Versandart und ähnlich
Zahlungsbedingungen
Verpackung (bei Waren)
Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots
Gerichtsstand bei möglichen Streitigkeiten

Nicht alle der genannten Informationen müssen im konkreten Angebot zu finden sein. Ein Teil der Informationen – beispielsweise der Hinweis auf den Gerichtsstand und ähnliches – kann auch in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Dienstleisters stehen. Auf diese muss im Angebot dann allerdings ausdrücklich hingewiesen werden.

Sowohl bei den genannten Preisen als auch bei der Gültigkeitsdauer des Angebots sollten Freelancer zudem Vorsicht walten lassen. Da Angebote bindend sind, sollten Sie hier mit so genannten Freizeichnungsklauseln arbeiten. Diese können aus Formulierungen wie „ohne Gewähr“, „unverbindlich“ oder „Preis vorbehalten“ bestehen.

Völlige Sicherheit bieten allerdings auch diese Formulierungen nicht, da sie von diversen Landesgerichten als Wettbewerbsverstoß bewertet wurden. Sollten Sie den Preis noch nicht endgültig definieren können, empfiehlt sich die Erstellung eines Kostenvoranschlags, den Sie später bis zu 20 Prozent des Gesamtpreises überschreiten können.

Grundsätzlich sollten Sie in jedes Angebot einen klar definierten Gültigkeitszeitraum aufnehmen. Diesen können Sie beispielsweise folgendermaßen integrieren:

Das Angebot ist bis zum 31.3.2017 gültig.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Eine solche Formulierung ist wichtig, da Angebote ohne entsprechende Einschränkung unbefristet gültig sind. Theoretisch sind Sie daher auch zwölf oder mehr Monate nach Abgabe eines Angebots an dieses gebunden. Da sich die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen in einem solchen Zeitraum jedoch enorm verändern können, sollten Sie die Gültigkeit Ihrer Angebote klar festlegen.

Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?

Geben Sie ein verbindliches Angebot mit festen Preisen ab, kann Ihr Kunde das Angebot exakt so annehmen. In diesem Fall ist eine Auftragsbestätigung Ihrerseits nicht zwingend erforderlich.

Weicht die Bestellung Ihres Kunden jedoch von Ihrem Angebot ab oder haben Sie ein unverbindliches Angebot eingereicht, sollten Sie die endgültige Bestellung in Form einer Auftragsbestätigung schriftlich fixieren und Ihrem Auftraggeber zukommen lassen.

Als Grundlage können Sie hierfür Ihr Angebot nutzen. Ändern Sie dazu einfach den Betreff in „Auftragsbestätigung“ und nehmen Sie die notwendigen Veränderungen am Inhalt vor. Lassen Sie sich den Eingang und die Richtigkeit der Auftragsbestätigung anschließend schriftlich vom Auftraggeber bestätigen. So schaffen Sie Klarheit und Sicherheit für alle Beteiligten.

Angebot schreiben: Gewinnen Sie den Kunden für sich

Ein gutes Angebot ist jedoch mehr als die schriftliche Fixierung von Absprachen, es dient gleichzeitig dazu, Ihren künftigen Kunden von Ihrer Kompetenz und Ihren Dienstleistungen zu überzeugen.

Dieser Aspekt wird leider oft vernachlässigt. Manche Freelancer stellen sich auf den Standpunkt: „Der Kunde hat bereits bei mir angefragt und will mit mir zusammen arbeiten. Das Angebot stellt nur eine Formalie dar.“ Diese Annahme ist leider oft genug falsch.

Unternehmen und Auftraggeber holen meist mehrere Angebote zu einer Dienstleistung oder einem Produkt ein und vergleichen diese miteinander. Über die endgültige Vergabe des Auftrags entscheidet dann nicht nur der Kontakt vorab, sondern auch das konkrete Angebot. Dabei muss der Preis nicht unbedingt ausschlaggebend sein.

Ein gutes Angebot, in dem sowohl die zu erbringenden Leistungen als auch deren Qualität nachvollziehbar und professionell dargestellt werden, kann einen etwas höheren Preis relativieren. Ihr Angebot sollte daher zeigen, dass…

Sie die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden verstanden haben.
Sie dem Auftraggeber die bestmögliche Qualität bieten.
Sie auf die individuellen Wünsche des Unternehmens eingehen.
sich der genannte Preis aus den Leistungen und deren Qualität ergibt.

Ihr Angebot ist daher auch die Chance, Ihre Dienstleistung und Ihr Unternehmen – oder sich selbst als Freelancer – zu präsentieren und Ihren potenziellen Auftraggeber von sich zu überzeugen. Diese fünf Tipps sollten Sie in jedem Fall beherzigen:

Schnelle Reaktion

Sie schaffen sich einen Vorteil, wenn Sie Ihr Angebot so schnell wie möglich (bestenfalls innerhalb von 24 Stunden) unterbreiten. Sie hinterlassen einen positiven Eindruck und können als Erster von einem Zuschlag profitieren.

Persönliche Anrede

Vermeiden Sie eine eine allgemeine Anrede. Stattdessen sollten Sie auf den Namen Ihres Ansprechpartners zurückgreifen, so fühlt er sich persönlich angesprochen. In Österreich wird auf akademische Titel großer Wert gelegt, daher sollten Sie diese in jedem Fall aufführen, falls Ihr Angebotsschreiben an einen österreichischen Kunden geht.

Klare Gliederung

Sie bauen Ihr Angebot klar auf, indem Sie folgende Informationen einbinden: Produkt: Was wird geliefert? Preis: Wie viel kostet es? Lieferzeitraum: Wann wird geliefert? Ansprechpartner: An wen kann ich mich bei Fragen richten? Zur klaren Gliederung gehört auch, dass Sie Zwischensummen bilden, damit Ihr Kunde erkennen kann, wie sich das Angebot genau zusammensetzt. Je transparenter das Angebot gestaltet ist, desto einfacher wird es für Ihren Kunden es nachvollziehen. Im Handwerk muss eine Gliederung in Lohn und Material aufgeführt sein.

Kulantes Angebot

Überzeugen Sie Ihre Kunden mit einem Rabatt. Selbst bei einem kleinen Rabatt werden Sie einen guten Eindruck machen und ersparen sich unter Umständen Nachverhandlungen.

Deutliche Frist

Setzen Sie eine klare Frist, innerhalb derer Ihr Angebot Gültigkeit besitzt. Platzieren Sie die Frist deutlich sichtbar im Angebot. Sie bleiben so Ihrem Kunden besser im Gedächtnis und bei Interesse wird er sich innerhalb dieser Frist bei Ihnen melden.

Angebotsschreiben: Beispiel und Muster

Wie ein Angebotsschreiben für Dienstleistungen aussehen könnte, haben wir hier als Beispiel für Sie zusammengestellt:

Fantasie Firma GmbH
Max Meier
Fantasiestraße 12
76543 Fantasieort

Angebotsdatum: 28.12.2016
Angebotsnummer: 123/2017
Kundennummer: 77
Angebot gültig bis: 29.01.2017
Ansprechpartner: Max Meier

Kreativ GmbH
Frau Martina Musterfrau
Ganztolle Straße 56
12345 Musterort

Angebot und Konditionen

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen. Ich freue mich, Ihnen folgendes Angebot machen zu können:

Rechnungssumme: 1177,98 EUR
Nettobetrag: 989,90 EUR
USt. 188,08 EUR

Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Fantasie Firma GmbH. Alle Angebote ohne Gewähr und nur solange der Vorrat reicht.

Mit freundlichen Grüßen

Max Meier

Beachten Sie bitte, dass wir für die Korrektheit und Vollständigkeit der Muster trotz sorgfältiger Recherche keine Gewähr oder Haftung übernehmen können. Diese Muster dienen lediglich als Basis und sollten nie eins zu eins übernehmen werden.

Die Vorlage als kostenloses Muster können Sie sich HIER herunterladen. Ein Angebotsschreiben auf Englisch als Muster finden Sie zudem noch HIER als Gratis-Download.

Angebot schreiben: Checkliste für Freelancer

Um etwas Übersicht in die zahlreichen Anforderungen und Richtlinien für Angebote zu bringen, fassen wir die wichtigsten Punkte und Aspekte in unserer Checkliste für Freelancer zusammen.

Diese hat keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit, kann Ihnen jedoch als Grundlage und Orientierung für Ihre Angebote dienen.

Schlussendlich sollten Ihre Angebot immer Ihren Stil, Ihre Kernwerte und Schwerpunkte widerspiegeln und potenziellen Auftraggebern dadurch einen Eindruck Ihrer Dienstleistungen und Ihres Unternehmens vermitteln. Angebote erfüllen so – bis zu einem gewissen Grad – die Funktionen von Bewerbungen und Präsentationen. Unsere Checkliste hilft dabei, alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen. Sie können Sie auch als PDF herunterladen: