Anrufbeantworter besprechen: Tipps für die perfekte Ansage
Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Mailbox von ___________. Bitte sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton. Jeder kennt die mechanische Stimme des Anrufbeantwortes, die einen begrüßt, wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht erreichbar ist. Die Mehrheit der Anrufer legt dann entnervt auf, statt eine Nachricht zu hinterlassen. Falls Sie dies nicht schon längst getan haben, wird es jetzt höchste Zeit diese furchtbare Ansage auszutauschen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Ansage auf dem Anrufbeantworter so gestalten, dass sie besser ankommt...

Anrufbeantworter besprechen: Die Ansage ist Ihre Visitenkarte

Es gibt Menschen, die sind der Meinung, dass es egal ist, welche Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter zu hören ist. Es hinterlasse doch eh niemand eine Nachricht - oder höre gar nicht richtig zu. Wahrscheinlicher aber ist, dass niemand eine eine Nachricht hinterlässt, weil Ihnen die Ansage egal ist. Wer spricht schon gerne mit einer Roboterstimme?

Sehen Sie es einmal von der Seite: Die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter ist der erste Eindruck, den eine Person von Ihnen bekommt, die Sie noch nicht kennt. Es ist praktisch Ihre stimmliche Visitenkarte.

Mein Name ist Band, Ton Band...

Reale Anrufbeantworter-Ansagen, die im Job aber gar nicht gehen...

  • Die Nummer stimmt, der Zeitpunkt nicht. Aber Sie können eine Nachricht hinterlassen. Unwichtige Nachrichten sprechen Sie bitte VOR dem Signalton - alle anderen danach...
  • Sie sind noch nicht dran. Ziehen Sie eine Nummer und warten Sie, bis Sie aufgerufen werden...
  • Hallo. Ich sitze gerade neben dem Anrufbeantworter und höre zu, wer anruft. Formulieren Sie Ihren Wunsch also freundlich, dann nehme ich vielleicht ab...
  • Sie haben das Recht zu schweigen, alles was sie sagen kann und wird gegen Sie verwendet werden. Wenn Sie doch etwas sagen wollen, tun Sie es jetzt - oder schweigen sie für immer...
  • Wer nach dem Biep seinen Namen und seine Adresse fehlerfrei aufsagen kann, nimmt an der Verlosung nutzloser Sachpreise teil...
  • Tja, also... Ich hätte gerne eine Pizza Salami mit Champignons und ein paar Sardellen drauf. Das ganze bitte so in einer halben Stunde in die, moment, ich habs gleich...
  • Achtung. Die Nummer des Teilnehmers [eigene Nummer] wurde geändert. Sie lautet jetzt: [wieder die eigene Nummer]. Bitte versuchen Sie es unter der neuen Nummer...
  • Ihr Anruf wurde registriert. Bitte legen Sie auf.
  • Hallo Süßer! Ich bin die geile Chantall und schon ganz heiß auf dich. Dieser Anruf kostet dich 3,99 Euro die Minute. Also bleib dran und sag mir, was ich für dich tun kann...

Was häufig schief läuft

Eine gelungene Anrufbeantworter-Ansage zu formulieren, ist natürlich gar nicht so leicht. Was häufig zu schlechten Ansagen führt:

  • Nuscheln und undeutliche Sprechweise.
  • Eine monotone Ausdrucksweise.
  • Der Text Ihrer Ansage ist zu lang.
  • Ihre Ansage enthält nicht alle nötigen Informationen.

Tipps für die perfekte Ansage

Tipps für die perfekte AnsageDamit Sie auch einen guten Eindruck hinterlassen, wenn Sie gerade einmal nicht ans Telefon gehen können, haben wir einige Tipps für die perfekte Ansage für Sie:

  • Gehen Sie in einen ruhigen Raum.

    Bei der Aufnahme sollten Sie ungestört sein. Hintergrundgeräusche machen eine Ansage schwer verständlich.

  • Schreiben Sie vor.

    Ihre Ansage vorher schriftlich festzuhalten wird Ihnen helfen, alle wichtigen Informationen zu erwähnen, wie beispielsweise wann Sie zu erreichen sind. Es wird auch die Anzahl der Versuche, die Sie für eine gute Aufnahme brauchen, minimieren. Außerdem sind Sie nicht so nervös beim Sprechen. Allerdings sollten Sie jetzt nicht hergehen und alles ablesen. Das wirkt unnatürlich. Der Mensch am anderen Ende der Leitung registriert das sofort.

  • Bleiben Sie sachlich.

    Verzichten Sie auf allen unnötigen Schnickschnack: Musik, Fanfaren, Halleffekte, Pointen. Nennen Sie stattdessen Kurzen Gruß ("Guten Tag" – ist zwar nicht originell, passt aber immer), Name, Position, Firmenname sowie einen Hinweis, wann Sie wieder zu erreichen sind. Danach folgt das Angebot, eine Nachricht zu hinterlassen. Achtung: Wenn Sie anbieten, zurückzurufen, dann müssen Sie das auch tun. Solche Versprechen sind eine Art Lackmustest für Ihre Vertrauenswürdigkeit. Ansonsten: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten wollen.

  • Vermeiden Sie Floskeln.

    Sparen Sie sich Phrasen vom Typ "Dies ist der automatische Anrufbeantworter von..." oder "Ich bin zurzeit nicht im Büro..." – Das ist offensichtlich. Und falls Sie den Anrufer nicht gerade für Außerirdische oder geistig zurückgeblieben halten, sollte man sich auch den Hinweis erst "nach dem Piepton" zu sprechen, sparen. Wann sonst?

  • Fassen Sie sich kurz.

    Wenige Sätze reichen völlig. Die Ansage sollte nicht länger als 15 bis 20 Sekunden dauern. Sprechen Sie trotzdem ruhig und langsam, sodass der Anrufer alles deutlich verstehen kann. Nichts nervt mehr, als hektisch genuschelte Mobilnummern, die man stattdessen anrufen kann, für die aber mindestens drei weitere Anrufe nötig sind, um sie korrekt vom AB abzuhören.

  • Achten Sie auf Ihre Artikulation.

    Wie schon gesagt: Geben Sie Ihrem Gegenüber stets die Chance, Sie zu verstehen. Sprechen Sie sowohl langsam als auch klar und deutlich.

  • Lächeln Sie beim Sprechen.

    Man mag es kaum glauben, aber man kann hören, ob jemand lächelt. Das Lächeln und die gute Laune übertragen sich dann nicht nur auf Ihre Stimme, sondern auch auf den Zuhörer am anderen Ende der Leitung.

  • Denken Sie an Ihre Körperhaltung.

    Strecken Sie die Arme, lockern Sie die Schultern und stellen Sie sich aufrecht hin. Im Stehen ist Ihre Stimme deutlich kräftiger und hat mehr Volumen. Ihre Ansagen werden dadurch besser verständlich.

  • Beweisen Sie Empathie.

    Wir haben von 12 bis 14 Uhr geschlossen mag zwar faktisch richtig sein, ist aber der falsche Ansagetext. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Anrufers: Will der wissen, von wann bis wann Sie Pause machen, im Urlaub sind oder grundsätzlich nicht zu erreichen? Eben. Hier ruft jemand an, der Sie sprechen möchte. Also dokumentieren Sie Dienstleistungsmentalität und Empathie, und stillen Sie dieses Bedürfnis: "Sie erreichen uns wieder zwischen 14 und 18 Uhr."

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für Ihr Diensttelefon

Damit das alles nicht nur bloße Theorie bleibt, haben wir für Sie auch zwei konkrete Beispiele:

  • Guten Tag, Sie haben die Nummer von Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG, gewählt. Gern hätte ich Ihren Anruf persönlich entgegengenommen, aber ich bin momentan unterwegs. Wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie zeitnah zurück. Besten Dank und einen schönen Tag.
  • Guten Tag, hier spricht Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG. Leider kann ich Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Am besten erreichen Sie mich von 14 bis 18 Uhr. Nennen Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, und ich rufe Sie gerne zurück. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Erika Mustermann, Ihre Nummer: 01234-567890. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für Ihre Firma

  • Guten Tag, Sie haben die Nummer von der Fantasie GmbH gewählt. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Sie erreichen uns montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr. Gerne können Sie uns eine Nachricht mit Namen und Telefonnummer hinterlassen. Wir melden uns dann bei Ihnen. Auf Wiederhören.
  • Schönen guten Tag. Das ist der Anschluss der Fantasie GmbH. Momentan sind wir nicht zu erreichen. Wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufen wir Sie gerne schnellst möglich zurück. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.
  • Guten Tag. Sie sind verbunden mit der Fantasie GmbH. Im Moment erreichen Sie uns nicht persönlich, aber wir rufen gerne zurück. Hinterlassen Sie uns hierfür bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Vielen Dank.

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für den Urlaub

Ansagen, die über Ihren Urlaub informieren, sollten Sie allerdings nur für geschäftliche Telefone verwenden. Von der Nutzung für Privattelefone raten wir ab - auch Einbrecher finden solche Hinweise, wann und wie lange Haus und Wohnung leer stehen, sehr hilfreich...

  • Guten Tag. Hier spricht Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG. Die nächsten zwei Wochen bin ich nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Frau Francine Fastasie. Sie erreichen sie unter der Nummer 012345-5556667. Ab dem 15. August bin ich wieder persönlich für Sie da. Besten Dank und auf Wiederhören.
  • Guten Tag und herzlich willkommen bei der Fantasie GmbH. Vielen Dank für Ihren Anruf. Zurzeit ist unser Büro geschlossen. Sie können jedoch gerne eine Nachricht hinterlassen. Wir melden uns nach den Feiertagen bei Ihnen. Ab dem 2. Januar stehen wir Ihnen wieder persönlich zur Verfügung. Besten Dank und einen guten Start ins neue Jahr.

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele auf Englisch

Wer auch mit Kunden und Geschäftspartnern im Ausland zu tun hat, sollte seinen Anrufbeantworter auch auf Englisch besprechen. Hier zwei Beispiele:

  • Hello, this is Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. I am currently out of office. Please leave me a message and I will get back to you as soon as possible.
  • Hello, it's Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. Unfortunately you are calling outside our office-hours. Feel free to leave a message an we will return your call as soon as possible.

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für witzige Ansagen

Zur Erheiterung und vielleicht als Inspiration für den privaten Anrufbeantworter haben wir auch zwei witzige Beispiele.

  • Hi, das ist der Anrufbeantworter von Max Mustermann, der gerade zuhause ist, aber damit beschäftigt, die Herr der Ringe Trilogie in der extended Version inklusive Extras zu gucken. Rufen Sie also in einer Woche noch einmal an, oder hinterlassen Sie einfach eine Nachricht.
  • Hi, falls du es bist, Mutti: Ich bin zwei Wochen im Urlaub. Keine Sorge, ich habe genügend Sonnencreme mit, wurde geimpft und habe die Jacke dabei. Alle anderen hinterlassen bitte eine Nachricht.

Kostenloser Download von witzigen Anrufbeantworter-Ansagen als MP3

Alle, die noch nicht genug haben von witzigen Anrufbeantworter-Ansagen, sollten auf der Internetseite von SWR 3 vorbeischauen. Dort finden Sie lustige Ansagen von berühmten Persönlichkeiten, wie Angela Merkel, Jogi Löw oder Udo Lindenberg. Diese können Sie auf der Seite auch kostenlos als Mp3 downloaden.

[Bildnachweis: Maksym Dykha, BrAt82 by Shutterstock.com]