Produktivität ist eines der Themen, zu denen es unzählige Bücher, Artikel, Workshops und Vorträge gibt. Immer wieder werden neue Tipps und Tricks veröffentlicht, mit denen der moderne Arbeitnehmer oder Chef seine Aufgaben noch besser und schneller erledigen kann. Dabei ist eine Vielzahl von Organisationssystemen entstanden, zwei der bekanntesten sind das GTD-System nach David Allen und das darauf aufbauen ZTD-System von Leo Babauta. Die große Bandbreite an Systemen hat den Vorteil, dass sich jeder genau das zu ihm passende System suchen und adaptieren kann. Doch die Masse an Organisationssystemen kann auch verwirren und viele Tipps beschäftigen sich bereits mit den Details, noch bevor die Grundlagen wirklich klar sind. Daher stellen wir Ihnen heute die sieben Methoden und Werkzeuge vor, die als Pfeiler die Grundlage für produktives Arbeiten bilden.

Wenn Sie sich bereits intensiv mit GTD und ZTD beschäftigt haben, werden Ihnen einige der Elemente bekannt vorkommen. Das liegt einfach daran, das David Allen mit seinem System die Grundlagen produktiven Arbeitens gut zusammengefasst hat. Leo Babauta hat dieses System in seiner Abwandlung – ZTD – dann noch weiter vereinfacht. Doch auch wenn Sie ein GTD- oder ZTD-Profi sind empfehlen wir Ihnen, den folgenden Artikel zu lesen. Warum? Weil Organisationssysteme im Alltag an Schwung verlieren und manchen Gewohnheiten im Lauf der Zeit vergessen oder nur noch halbherzig eingesetzt werden. Da hilft es, sich hin und wieder an die Grundlagen zu erinnern und diese wieder bewusst anzuwenden.

1. Die Projektliste

Dieses Element stammt direkt aus dem GTD-System. Auf der Projektliste werden alle laufenden Projekte und deren aktueller Fortschritt und Stand gesammelt. Als Projekt gelten nach David Allen alle Aufgaben, die in mehrere Teilschritte zerlegt werden können. Ein Projekt kann beispielsweise “Konzept erstellen” sein. Die Teilschritte des Projektes wären dann zum Beispiel “Titel festlegen”, “Zeitplanung erstellen” oder “Zahlen recherchieren” als Punkte, die Sie konkret angehen können.

2. Die Ideenliste

Auf der Ideenliste sammeln Sie alle Ideen, Einfälle und Projekte, die Sie in Zukunft angehen wollen, für die jedoch aktuell keine Zeit ist. In manchen Systemen wird sie auch die “Vielleicht”-Liste genannten, doch der Titel Ideenliste beschreibt die Funktion treffender. Bitte notieren Sie wirklich alle Ideen auf dieser Liste, es ist dabei völlig egal, wie konkret oder schwammig die Idee formuliert ist. Wichtig ist nur, dass es schriftlich fixiert wir und Sie später darauf zurück kommen können.

3. Die To-do-Liste

Der Klassiker der Organisationswerkzeuge: Die To-do-Liste. Auch wenn der Begriff in wirklich jedem Vortrag oder Buch zum Thema Produktivität auftaucht, wird darunter oft etwas anderes verstanden. Wir empfehlen Ihnen, sich an der Definition von David Allen zu orientieren. Seiner Definition zu Folge finden sich auf der To-do-Liste nur die nächsten Schritte wieder. Das sind Aufgaben, die Sie wirklich konkret umsetzen können. Dort steht also nicht “Jahresplanung erstellen” – das wäre ein Projekt – sondern Schritte wie “Projekte von Kollegen per E-Mail abfragen” oder “Bereits feststehende Termine im Kalender eintragen”. Das Muster ist klar: Es geht um konkret ausführbare Handlungen, die Sie direkt umsetzen können.

4. Die Not-to-do-Liste

Diese Liste findet sich längst nicht in allen Systemen, dennoch ist sie wichtig. Denn im Gegensatz zur To-do-Liste landen auf der Not-to-do-Liste die Aufgaben, die Sie garantiert nicht mehr tun werden. Das klingt im ersten Augenblick vielleicht seltsam, wird an einem Beispiel allerdings deutlich. Nehmen Sie an, ein Kollege bitte Sie darum, einige Zahlen für ihn herauszusuchen. Sie sagen ihm zu das zu tun, kommen vor lauter Arbeit aber nicht dazu. Am nächsten tag entschuldigen Sie sich bei Ihrem Kollegen, doch der hat das schon vergessen und die Zahlen selbst herausgesucht. Diese Aufgabe “Zahlen für Kollege XY heraussuchen” landet ab sofort auf Ihrer Not-to-do-Liste, denn offensichtlich müssen Sie sich dar nicht darum kümmern. Auch Aufgaben die Sie problemlos delegieren können sollten Sie auf dieser Liste sammeln. So hilft die Not-to-do-Liste Ihnen dabei, Zeit und Energie zu sparen und unnötige Aufgaben zu ignorieren.

5. Der Kalender

Ein weiterer Klassiker im Werkzeugkasten der produktiven Arbeiter: der Kalender. Seine Funktion ist auf den ersten Blick klar: Hier tragen Sie Ihre Termine ein, die zeitlich ganz klar fixiert sind. Und das ist auch schon alles. Mehr sollte im Ihrem Kalender nicht stehen. Für Aufgaben und Notizen haben Sie andere Werkzeuge, die haben im Kalender nichts zu suchen. Einzige Ausnahme stellen hier Abgabetermine dar, aber das sind ja auch wieder Termine.

6. Die Ablage

Hier handelt es sich um den am häufigsten unterschätzten Bereich eines Organisationssystems. Ihr Ablage hat eine entscheidenden Einfluss auf Ihre Produktivität. Denn Sie können alle Aufgaben minutiös organisieren und dann trotzdem viel Zeit bei der Suche nach den passenden Unterlagen und Informationen verschwenden. Der Spruch “Nur ein Genie beherrscht das Chaos” mag gut klingen, produktiver macht er Sie jedoch nicht. David Allen empfiehlt in seinem GTD-System Hängeregister während Leo Babauta möglichst alles digital und papierlos ablegt. Im Endeffekt spielt es keine Rolle, mit welchem Werkzeugen und Methoden Sie Ihre Ablage organisieren. Wichtig ist nur, dass Sie eine Organisationsstruktur konstant anwenden und sich in Ihrem System auskennen. Wenn Sie Unterlagen udn Informationen schnell und problemlos ablegen und wieder finden können, ist das Ziel erreicht.

Hipster-PDA

Der Hipster PDA wurde durch den US-amerikanischen Produktivitäts-Guru Merlin Mann bekannt. Im Grunde handelt es sich dabei um einen Stapel Karteikarten oder Blätter, die von einer Klammer zusammen gehalten werden. Durch diese Form ist der Hipster PDA einerseits günstig und kann von jedem selbst hergestellt werden. Andererseits ist der Hipster PDA sehr flexibel und kann perfekt auf die Bedürfnisse jedes Nutzers angepasst werden. Merlin Mann hat den Hipster PDA als flexible und günstige Alternativ zu Notizbüchern vorgestellt und bis heute gibt es eine aktive Nutzerschaft, die sich untereinander mit neuen Ideen und Hacks für den Hipster PDA versorgt.

7. Das Notizbuch

Okay, der Begriff Notizbuch steht hier stellvertretend für ein Werkzeug, mit dem Sie immer und überall Ihre Ideen, Aufgaben und Fragen dokumentieren können. Das kann das traditionell Notizbuch aber auch das Smartphone oder ein Hipster-PDA sein. Auch hier gilt. Es spielt keine Rolle, mit was Sie arbeiten. So lange Sie das Werkzeug immer greifbar haben und wirklich alle Ideen und Aufgaben dort notieren, erfüllt es seinen Zweck. Ach ja, Sie sollen darauf achten, dass Sie dieses Werkzeug gerne nutzen, denn Sie werden es – wenn Sie konsequent damit arbeiten – oft benutzen.