Bewerbungsgespräche sind heikel: Binnen weniger Minuten soll man das Schlauste sagen, was einem jemals über die Lippen gekommen ist, soll vor Inspiration und Engagement nur so sprühen, soll sympathisch und motiviert sein, einen guten ersten Eindruck hinterlassen und obendrein auch noch subtil herausstreichen, warum das die einmalige Chance für das Unternehmen ist, die Bestbesetzung für die offene Position einzustellen. Jetzt, hier und heute. Und das alles unter dem hohen Stress einer typischen Prüfungssituation. Na, haben Sie noch Lust auf das Bewerbungsgespräch?

Keine Bange, so schlimm ist es nun auch wieder nicht. Denn natürlich ist diese Hürde zu meistern – wie rund 40 Millionen Erwerbstätige hierzulande beweisen, die vermutlich alle irgendwann mal durch ein solches Bewerbungsgespräch mussten und es offenbar geschafft haben, sonst hätten sie jetzt kaum ihren Job. Der Trick dabei ist: Reden Sie sich die Nervosität nicht einfach weg – und den Job gleich dazu. Etwa, indem Sie später im Gespräch eine Reihe irrelevanter Informationen aneinander reihen oder sich um Kopf und Kragen reden. Sondern bereiten Sie sich auf das Gespräch mit den folgenden Hilfestellungen gründlich vor und legen Sie sich eine stimmige Geschichte zurecht. Schließlich verlaufen die meisten Bewerbungsgespräche nach einem klassischen Muster – eben 5 typischen Phasen.

Die lassen sich in Teilschritten vorbereiten – und schon sieht diese riesige Mauer nur noch wie ein Stapel aus Bausteinen aus. Also los…

So ein Vorstellungsgespräch dauert in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten. 30 Minuten sind dabei allerdings eher die Unteruntergrenze, also wenn es eher schlecht läuft. Wenn es gut läuft, dauern sie tendenziell länger. Und bei höher qualifizierten und -dotierten Positionen ziehen sich solche Jobinterviews auch schon mal über ein bis zwei Stunden sowie mehrere Auswahlrunden. Schließlich geht es dann um mehr Gehalt und mehr Verantwortung, da wollen und können sich Unternehmen keinen Fehlgriff leisten. Aber gehen wir mal von einem Standard-Bewerbungsgespräch und einem Mittelwert von 45 Minuten aus (was freilich jetzt nur eine Richtgröße darstellt): Dann erwartet Sie bei diesem klassischen Vorstellungsgespräch in etwa dieser Ablauf:

Vorbereitungstipps für die 5 Phasen des Bewerbungsgesprächs

Phase 1: Smalltalk (5 Minuten)

Der Horn-Effekt

Manchmal reicht schon eine einzige Eigenschaft, ein einziges Wort, ein simpler Eindruck, der dem Personaler übel aufstößt – und schon kippt die ganze Bewerbung. Jede Aussage wird dann anders aufgenommen als sie der Kandidat meint. Ein Wahrnehmungsfehler zwar – aber mit verheerender Wirkung. Dabei wirkt eine einzelne negative Eigenschaft eines Menschen so dominant, dass sie alles andere überstrahlt. Typisch etwa: Tippfehler in der Bewerbung. Sie gelten als Indiz für eine schlampige Arbeitsweise. Alles was der Bewerber beim Vorstellungsgespräch sagt (falls er oder sie überhaupt eingeladen wird) steht dann unter dem Generalverdacht, der Kandidat habe noch weitere Defizite. Der Horn-Effekt überstrahlt jetzt alle oder viele andere positive Eigenschaften.

Ob wir jemanden sympathisch finden oder ihm vertrauen entscheidet sich bereits in den ersten Sekunden. Rund 20 Sekunden, um etwas präziser zu sein, so das Ergebnis einer Studie der Universität von Kalifornien in Berkeley. Murray Barrick, Management-Professor an der Texas Universität geht sogar soweit zu sagen: Egal, wie strukturiert ein Bewerbungsgespräch auch abläuft, wie sehr die Personaler betonen, ihre Auswahl auf Fakten und fachliche Eignung zu stützen – entschieden wird bereits in den ersten Minuten, ob der Kandidat den Job bekommt oder nicht. Etwas einfacher drückt es der Volksmund aus: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Diese erste Phase ist also enorm wichtig für Sie und prägend für den weiteren Gesprächsverlauf. Die gute Nachricht: Man weiß heute recht viel darüber, was gut ankommt.

Zu viel Eigenlob etwa turnt Personaler ab. Auch wer später im Vorstellungsgespräch zu lange redet, kassiert Minuspunkte. Das kam zum Bespiel mal bei einer Umfrage der Personalberatung Korn/Ferry International unter 212 Personalern heraus. Luftpumpen, die sich als Gottes Gabe an die Wirtschaft verkaufen, fallen mehrheitlich durch. Gleiches gilt für diejenigen, die bei Gehaltsvorstellungen das Normalmaß um 20 Prozent überziehen. Selbstvertrauen im Vorstellungsgespräch ist zwar wichtig, Personaler ziehen aber Natürlichkeit spürbarer Arroganz vor. Nichts stößt mehr ab als ein eitler Selbstdarsteller. Geben Sie sich also ruhig locker oder gar zu, dass Sie gerade ein bisschen nervös sind. Dafür hat jeder Verständnis.

Das Zweite: Achten Sie auf Ihre Kleidung, die Körpersprache und Mimik, denn wer sagt schon in den ersten zwei Minuten soviel Überzeugendes, dass der Rest total egal wird? Eben. Ihre Kleidung sollte entsprechend gepflegt und der Branche angepasst sein. Bis dato herrscht die Auffassung, dass wer sich schlampig kleidet, vermutlich auch so denkt und arbeitet. Natürlich sollte Ihr Outfit zu Ihnen passen, aber tappen Sie nicht in die Falle, vor allem hierüber Ihre Individualität ausdrücken zu wollen. Letztlich geht es bei einem Vorstellungsgespräch immer um die Frage, ob Sie in das bestehende Team passen, sich also auch zu einem gewissen Grad anpassen können (und wollen). Zudem signalisieren Sie mit einer formal richtig gewählten Kleidung, dass Sie sich auf das Gespräch vorbereitet haben und die Gepflogenheiten Ihres Wunscharbeitgebers kennen.

Der Chamäleon-Effekt

Je ähnlicher uns ein Mensch ist – in Aussehen, Kleidung, Körpersprache, Wortwahl – desto sympathischer finden wir ihn. Derselbe Effekt funktioniert natürlich auch anders herum – und dann zu spontaner Antipathie. In diesem Fall hilft nur noch spiegeln: Ahmen Sie Ihr Gegenüber behutsam (!) nach ohne den anderen nachzuäffen – und versuchen Sie ihm so zu suggerieren, dass sie sich ähnlicher sind, als er oder sie denkt.

Rennen Sie bitte auch nicht mit ausgestreckter Hand auf den Personaler zu, sondern warten Sie ab, bis der Ihnen die Hand reicht – und legen Sie ihm dann bitte keinen toten Fisch in die Handflächen. Ein kurzer, fester Händedruck sollte es schon sein. Dabei halten Sie stets Blickkontakt und stellen sich mit Vor- und Zunamen vor. Bedanken Sie sich für die Einladung, aber setzen Sie sich nach dieser kleinen Zeremonie bitte noch nicht hin. Das dürfen Sie erst, wenn man Ihnen einen Platz zuweist und Sie bittet, sich zu setzen. Falls Sie den Eindruck haben, dass das Eis irgendwie noch nicht gebrochen ist, erzählen Sie ruhig eine amüsante (aber kurze) Anekdote zur Auflockerung.

Klassische körpersprachliche Tabus sind: sich in den Stuhl zu lümmeln, die Arme zu verschränken, hektische Mikrogesten (Fingertrommeln, Nasenkratzen, Haarezupfen), die Beine übereinander schlagen und dabei nervös mit dem oberen wippen, die Arme hinter dem Kopf verschränken, Pseudo-Denkerposen (Daumen und Zeigefinger um Wange und Kinn reiben) sowie zu weites Vorlehnen im Stuhl. All das lässt Sie entweder aggressiv, abwesend, desinteressiert, unsouverän, unfreundlich, reserviert oder manierlos erscheinen.

Stattdessen sollten Sie sich aufrecht (signalisiert Aufrichtigkeit) hinsetzen, leicht vorgelehnt (Engagement und Interesse) und Ihre Sitzhaltung derjenigen des Gesprächspartners anpassen. Profis sprechen in dem Zusammenhang auch vom Spiegeln der Körpersprache Ihres Gegenübers. Mit dieser Technik lassen sich subtil und schnell Vertrauen und Sympathie herstellen. Wichtig aber: Die andere Person nicht nachäffen! Nur behutsam seine Gestik und Sprache der des anderen angleichen.

Falls Sie von zwei oder gar drei Personalern interviewt werden, sollten Sie bei Ihren Antworten alle Teilnehmer nacheinander ansehen und ansprechen (dabei aber bitte nicht dreinschauen, als würden Sie gerade ein Tennismatch verfolgen) und zum Schluss zu jener Person zurückkehren, die die Frage gestellt hat. Und das Wichtigste: immer viel lächeln!

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Phase 2: Kennenlernen (15 Minuten)

Nachdem jeder von Ihnen beiden einen ersten Eindruck hat, geht es nun ans Eingemachte: Die anwesenden Personaler oder gar der Chef wollen Sie besser kennenlernen. Gern genutzte Gesprächsöffner hierfür sind Fragen, wie:

  • Erzählen Sie etwas über sich.
  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Warum möchten Sie diesen Job?
  • Warum sollten wir Sie einstellen?
  • Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?

Sie dürfen davon ausgehen, dass Ihre Gesprächspartner die Bewerbungsunterlagen kennen. Deshalb geht es jetzt nicht darum, Station für Station noch einmal runter zu beten, sondern gleich strukturiert und überzeugend wichtige Qualifikationen für den angestrebten und ausgeschriebenen Job herauszustreichen. Kurz: Zeigen Sie, dass Sie …

    a) für die angestrebte Stelle optimal qualifiziert sind.
    b) die Stelle für sich als logischen Karriereschritt betrachten.

Gerade der zweite Punkt wird oft vergessen, signalisiert Personalern aber, dass Sie Ihren beruflichen Werdegang analytisch und strategisch planen und daran arbeiten, sich stets weiter zu entwickeln. Und das mögen sie sehr. Es gibt Ihrem Lebenslauf einen roten Faden. Und damit beantworten Sie indirekt zugleich eine weitere Frage des Bewerbungsgesprächs: Dass Sie sich heute, hier bewerben ist eben kein Zufall und auch keine Notlösung, sondern es gehört zu Ihrer Karrierestrategie.

An diesen Teil können sich auch noch Rückfragen der Personaler sowie klassische (Psycho-)Testfragen anschließen. Stellen Sie sich darauf ein, indem Sie sich gute Antworten auf gängige Fragen zurechtlegen und vielleicht schon einmal mit Freunden durchsprechen – insbesondere im Hinblick darauf, wie Ihre Antworten wirken.

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Phase 3: Vorstellung (10 Minuten)

Natürlich ist so ein Bewerbungsgespräch kein Verhör. Und Sie sind auch kein Bittsteller, schließlich haben Sie Ihre wertvolle Arbeitskraft, Ihr Know-how, Ihre Kontakte und Erfahrungen anzubieten. Deshalb wird sich Ihnen jetzt auch das Unternehmen etwas vorstellen – insbesondere die Stelle, die es zu besetzen gilt.

Achtung: Schalten Sie jetzt bloß nicht ab, sondern beweisen Sie unbedingt Präsenz! Gemeint ist natürlich Weniger die physische Anwesenheit, sondern vielmehr die geistige. Ist der Kandidat voll konzentriert und engagiert bei der Sache? Hört er aufmerksam zu? Und sind ihm die Basisdaten bekannt?

Tatsächlich erkennt man anhand des Gesprächsverlaufs und der Art der Gesprächsführung sehr schnell, ob sich jemand im Vorfeld gründlich mit dem Unternehmen, seiner Struktur, den Produkten, Märkten und Traditionen auseinander gesetzt hat. Zwar werden Ihnen die Personaler hierzu ein grobes Bild malen. Aber durch entsprechende Anmerkungen (ohne natürlich Ihrem Gegenüber jedes Mal ins Wort zu fallen) können Sie zeigen, dass Sie gut vorbereitet sind – und umso schneller ins Detail gehen. Kandidaten, die hierbei gelangweilt dreinschauen oder lustlos Fragen erbrechen, sind jedem Personaler ein Graus und könnten ebenso gut daheim bleiben.

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Phase 4: Rückfragen (10 Minuten)

Klasse. Sie haben sich beide kennengelernt, wissen worum es geht. Es war ein langes und vielleicht auch für Sie anstrengendes Gespräch – und nun stellt Ihnen der Personaler die Frage, ob Sie noch etwas wissen möchten oder noch Fragen haben… Ja, haben Sie! Unbeding!!! Zu dieser Frage sollten Sie auf keinen Fall schweigen oder gar den Kopf schütteln. Schon aus zwei Gründen:

  1. Dies ist Ihre einmalige Chance, noch mehr über das Unternehmen und Ihren vielleicht zukünftigen Job, den Chef, die Anforderungen und die Kollegen zu erfahren.
  2. Dies ist ein Test, der Ihr wahres Interesse an dem Job abklopft, aber auch ob und wie intensiv Sie sich auf das Vorstellungsgespräch und das Unternehmen vorbereitet haben. An der Tiefgründigkeit und Cleverness Ihrer Rückfragen kann selbst ein ungeübter Personaler schnell erkennen, wie sehr sie sich für die Stelle interessieren und ob Sie die Webseiten des Unternehmens aufmerksam studiert haben.

Denn natürlich gibt es dabei auch dumme Rückfragen. Unklug wäre es etwa, Fragen zu stellen, die der Interviewer sowieso nur auf eine Weise beantworten kann: Ist das Betriebsklima gut? Ist mein künftiger Chef nett? Habe ich gute Aufstiegschancen? Nein, haben Sie nicht! Wer solche Fragen stellt, ist offensichtlich naiv, unvorbereitet und katapultiert sich gleich wieder ins Aus.

Aber auch Fragen zu Arbeits- oder Urlaubszeiten, zu Zusatzleistungen, Vergünstigungen oder baldigen Gehaltserhöhungen sollten Sie nicht stellen. Die stellen Ihre Motivation gewaltig in Frage. Ebenso wenig sollten Sie Unsicherheit durchblicken lassen und sich danach erkundigen, ob Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben oder wie Ihre Chancen auf den Job stehen.

Deutlich besser wirkt, wer sich während des Vorstellungsgesprächs Notizen macht und anschließend Detailfragen zum Job stellt. Sie können diese sogenannten Bewerberfragen aber auch dazu nutzen, um noch einmal Kernaussagen (über sich) zusammenzufassen: Habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie sich von mir … wünschen? Der ideale Mitarbeiter verfügt also über …? Oder Sie betonen am Ende, dass das Gespräch Ihre Motivation erhöht hat, für dieses Unternehmen zu arbeiten: Zu meinen künftigen Aufgaben wird also gehören …? Das würde ich sehr gerne übernehmen! Wie heißt es so schön: Wer (richtig) fragt, der führt.

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Phase 5: Abschluss (5 Minuten)

Das Gespräch ist fast zu Ende – und hoffentlich gut gelaufen. Aber auch jetzt bleiben Ihnen noch ein paar Optionen. Klären Sie möglichst alle wichtigen Fristen. Falls es im Bewerbungsgespräch bisher nicht zur Sprach kam, sollten Sie jetzt noch klären, wie es weitergeht, wie lange der Auswahlprozess dauert und wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Frühestens zwei Wochen nach dem Jobinterview dürfen Sie sich auch noch einmal telefonisch erkundigen, ob es schon eine Entscheidung gibt.

Mancher Ausleseprozess dauert allerdings etwas länger. Das kann an der internen Bürokratie liegen oder daran, dass ein Entscheidungsträger krank ist. In diesem Fall: Bitte nicht allzu forsch auftreten oder gar nerven. Mit Verständnis und Freundlichkeit kommt man hier meist schneller zum Ziel.

Was Sie stattdessen tun können: Schicken Sie ein Dankschreiben! In Deutschland ist das zwar noch die Ausnahme, umso mehr hebt Sie ein solcher Brief oder auch eine E-Mail aber von der Masse ab und bietet die Chance, Schiefgelaufenes gerade zu rücken. Betonen Sie darin, dass Sie das Gespräch positiv fanden und es Ihren Wunsch verstärkt hat, für dieses Unternehmen zu arbeiten. Wiederholen Sie maximal zwei Erkenntnisse des Jobinterviews und beantworten Sie offen gebliebene Fragen. Danken Sie für die Zeit und Aufmerksamkeit (falls Sie gemeinsam Essen waren auch dafür), und freuen Sie sich auf eine baldige Antwort. Das alles sollte nicht länger als eine halbe Seite sein.

Und selbst wenn das Bewerbungsgespräch bei Ihrem absoluten Wunscharbeitgeber stattfand: Hören Sie sich weiter um! Alles auf eine Karte zu setzen, wäre töricht. Auch nach einem (aus Ihrer Sicht) erfolgreichen Vorstellungsgespräch, sollten Sie weiterhin Einladungen zu Jobinterviews wahrnehmen und sich weiter bewerben. Erstens, weil Sie so die Initiative behalten und zweitens, weil Sie Ihre Chancen auf einen Job erhöhen.

Manchmal schicken Unternehmen nicht einmal eine Absage. In diesem Fall sollten Sie nachhaken, Motto: „Ich bin noch immer an der Position interessiert, wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen? Ich spreche allerdings auch mit anderen interessierten Unternehmen und muss mich hier ebenfalls bald entscheiden.“ All das verbessert Ihre Marktposition.

PS: Kennen Sie eigentlich schon unser Jobbörse?