Gibt es einen Trick, wie man seinem Chef einen Brief oder eine E-Mail schreibt, damit er die schneller bearbeitet und die vielleicht sogar einen guten Eindruck auf ihn macht?
Ja, aber natürlich hängt das in erster Linie vom Kommunikationsstil deines Chefs ab. Die einen bevorzugen regelmäßige Wasserstandsmeldungen, sogenannte status reports. Andere wollen nur angemailt werden, wenn sie etwas entscheiden müssen. Wieder andere bekommen lieber eine Mail, in der alle wichtigen Meldungen und Fragen enthalten sind; andere bevorzugen für jeden Punkt eine separate Mail. Und nicht zuletzt bleibt die Frage, ob dein Chef schon morgens seine Post abarbeitet oder eher am Abend. Im letzten Fall ist es klüger, die Mail möglichst spät am Tag abzuschicken, dann liegt sie im Posteingang relativ weit oben und wird schneller beantwortet als eine, die schon einen Tag lang dort schmort.
Angenommen, es geht um die Beschreibung eines wichtigen Projektes…
…dann solltest du nicht versuchen, ihn mit der Länge deiner Zeilen zu beeindrucken! Das Gros der Manager hat wenig Zeit und noch weniger Lust, die Essenz aus 100 Zeilen herauszufiltern. Fasse dich kurz und komm sofort zum Punkt, lautet die oberste Regel für die Korrespondenz mit dem Boss. Kurze Notizen werden immer lieber gelesen als lange Briefe.
Aber manche Projekte lassen sich nun mal nicht in drei Zeilen verdichten.
Das Geheimnis der Langeweile ist, alles sagen zu wollen, meinte schon Voltaire. Aber im Ernst: Wenn es um komplizierte oder detaillierte Beschreibungen geht, ist es besser die E-Mail in Bulletpoints zu unterteilen – beginnend mit den wichtigsten Punkten. Das gliedert sie in übersichtliche und leichter verdauliche Happen. Ideal ist auch Stichwörter zu Beginn jedes Punktes zu verfassen und diese anzufetten. So springen Sie als Signalgeber direkt ins Auge und dein Chef muss nicht lange nach den für ihn relevanten Punkten suchen.
Und das reicht?!
Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht?! Gerade bei E-Mails solltest du allerdings unbedingt an eine knackige Betreffzeile denken. Sie wird viel zu oft unterschätzt und lediglich deskriptiv eingesetzt, Motto: „Die Antworten zu Ihren Fragen zum Projekt XY“. Das klingt so aufregend wie der Wetterbericht von gestern. Warum nicht auch hier schon Reizwörter verwenden, die neugierig machen: „Erste Erfolge des Projekts XY / Was nun zu tun ist“?! An der Stelle kannst du ruhig kreativ werden und leicht von der Norm abweichen. Das fällt mehr auf und wird deinen Boss sicher auch mehr beeindrucken.
