Dankschreiben-Kundenbrief-Tipps
In der rauen Realität des heutigen Geschäftslebens wirken Dankschreiben, besonders in Briefform, auf manche wie ein Relikt aus vergangenen Tagen. Manche tun sie vielleicht auch als aufdringliche Speichelleckerei ab, als unnötig vergeudetes Papier. Diese und andere Vorurteile haben die schriftliche Danksagung in der Businesswelt in ein undankbares Nischendasein gedrängt. Zu Unrecht...

Wann und warum Dankschreiben angebracht sind

Dabei können gut gemachte Dankschreiben Sympathien wecken, Beziehungen stärken und nicht zuletzt den Ausschlag geben, ob einer den Auftrag oder Job bekommt.

Hand aufs Herz: Haben Sie jemals ein Dankschreiben wutschnaubend zerrissen und den Verfasser als heuchlerischen Zeitdieb beschimpft? Eben.

Generell ist ein persönliches Dankschreiben zunächst nicht mehr Ausdruck von Höflichkeit. Sich die Zeit dafür zu nehmen, zeugt von Klasse, Sorgfalt und Wertschätzung für den Empfänger.

Ganz uneigennützig ist es natürlich auch nicht. Egal, ob Sie nun die Zeit, das Vertrauen oder die Mühe Ihres Adressaten würdigen – mit einem Dankschreiben erhöhen Sie die Chance, dass Sie diese irgendwann wieder in Anspruch nehmen können. Auch kleinere Missverständnisse in der Kommunikation können durch ein Wort des Dankes aufgewogen werden.

Es gibt also viele gute Anlässe, ein Dankschreiben zu versenden. Im Beruf sind es jedoch vor allem drei Auslöser:

  • Bewerbungsgespräch
  • Kundenkontakt
  • Networking

Viele Personaler und Chefs begrüßen es, nach dem Bewerbungsgespräch ein Dankschreiben des Kandidaten zu erhalten. So können Sie sich angenehm von anderen Bewerbern abheben.

Auch im Kontakt mit Kunden können Dankschreiben wahre Wunder vollbringen. Wir machen besonders gern Geschäfte mit Menschen, die wir kennen, die wir mögen und denen wir vertrauen. Ein gut gemachtes Dankschreiben kann beim Kunden all diese Empfindungen wecken oder verstärken.

Besonders wichtig ist das für kleine Unternehmen und Selbstständige, die so eine gute Mundpropaganda erzielen können. Mancher kann gar mit dem Dankschreiben seine Umsätze erhöhen – plötzlich ist die höfliche Geste sogar bares Geld wert.

Beim Netzwerken wiederum lassen sich zwei Arten von Dankschreiben unterscheiden:

  • Nach einem Networking-Event kann es ratsam sein, Ihren Gesprächspartnern einen kurzen Dank für die Unterhaltung zukommen zu lassen, um sich länger im Gedächtnis zu halten.
  • Auch Ihr firmeninternes Netzwerk können Sie mit Dankesnachrichten ausbauen und stärken: Gerade in großen Konzernen ist es nicht selbstverständlich, dass unbekannte Kollegen sich für kleinere und größere Gefallen erkenntlich zeigen.

In der Regel können Sie hier jedoch auf Briefverkehr verzichten und sich besser noch als per E-Mail persönlich bedanken (übrigens auch als Chef bei Mitarbeitern!).

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Was ein gelungenes Dankschreiben ausmacht

Bleibt noch die Frage: Wie sieht ein gutes Dankschreiben denn nun aus?

  • Die Formalia

    Dankschreiben sollten nicht länger als eine halbe Seite sein (Postkarte geht auch). Im Job ist auf ein elegantes, zurückhaltendes und professionelles Design zu achten – oft reicht schon ein Logo oder Monogramm als Gestaltungselement. Ihr Name, Ihr Unternehmen sowie Ihre Adresse sollten sich ebenso darauf befinden wie Ort, Datum und Unterschrift. Ob Sie das Schreiben handschriftlich oder am PC verfassen, ist Ihre Entscheidung – wägen Sie selbst ab, was dem Anlass entsprechender ist (die Ästhetik Ihrer Handschrift ist möglicherweise ein Kriterium). Glaubwürdiger und authentischer wirkt aber immer das von Hand geschriebene "Danke".

  • Der Inhalt

    Machen Sie dem Leser schon im ersten Satz deutlich, dass er ein Dankschreiben in der Hand hält. Natürlich müssen Sie auch den Grund oder den Auslöser Ihres Schreibens nennen. Dann denken Sie an die verschiedenen Details der gemeinsamen Zusammenarbeit – was ist Ihnen besonders positiv in Erinnerung geblieben? Was unterschied Ihren Kontakt vom Alltäglichen? Auch bei der Kommunikation entstandene komische Situationen und "Insider" können Sie unterbringen – das kommt allerdings besser an, wenn Sie den Adressaten schon etwas länger kennen. Werbung für andere Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens haben im Dankschreiben jedoch nichts zu suchen. Als Anfänger können Sie auf Vorlagen zurückgreifen. Im Gedächtnis haften bleibt aber eher ein Brief, der auf den Empfänger oder das auslösende Ereignis maßgeschneidert wurde.

  • Die Organisation

    Halten Sie stets passendes Briefpapier (weiß oder creme) für Ihre Dankschreiben bereit – gängiges 08/15-Kopierpapier wird sich kein Kunde an die Pinnwand hängen. Ein ausreichender Vorrat an Briefmarken sollte selbstverständlich sein, um dem inneren Schweinehund zuvorzukommen, der geplante Dankesbriefe sonst platzen lässt. Zur Zeitplanung ist zu sagen, dass Sie besser einmal pro Woche alle Dankschreiben abhaken, als jeden Tag welche zu verfassen. Ausnahme ist der Dank nach dem Bewerbungsgespräch: Der ist unverzüglich abzuschicken.

Formulierungen für Ihre Dankschreiben

Die folgenden Empfehlungen, Vorlagen und Muster sollten Ihnen möglichst nur zur Inspiration beim Verfassen dienen. Letztendlich sollten Sie Ihren eigenen Stil finden: Mit individuellen Nachrichten heben Sie sich von der Masse ab und werden früher oder später die Früchte des Dankschreibens ernten...

Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen / die gelungene Zusammenarbeit / das angenehme Gespräch / Ihre Zeit / Ihre Mühe...

Besonders gut hat mir an unserer Zusammenarbeit […] gefallen. Das ist heutzutage nicht selbstverständlich.

Natürlich würde es mich freuen, in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten / Sie auch bei der nächsten Veranstaltung begrüßen zu dürfen...

Das Gespräch hat meinen Wunsch, für Ihr Unternehmen zu arbeiten, verstärkt. […] Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Ich weiß die gute Zusammenarbeit mit Ihnen / Ihr Vertrauen / Ihr Engagement / unseren guten Kontakt wirklich zu schätzen.

Leserumfrage: Welche Erfahrungen haben Sie mit Dankschreiben gemacht?


Schreiben uns zu dem Thema gerne auch einen ausführlicheren Kommentar!

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