9 von Jochen Mai am 15. November 2007 → Artikel in Psychologie

Das Zeitlos – Die Wahrheit über Zeitmanagement

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Sagen die einen. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal, ob wir ihn managen oder nicht. Das ist einerseits höchst gerecht, andererseits lässt sich auch nicht verleugnen, dass das einigen Menschen mehr Probleme bereitet als anderen.

Wer also seine (fehlende) Zeit besser in den Griff kriegen und weniger aufschieben will, sollte deshalb von Selbstmanagement sprechen. Letztlich geht es genau darum: sich selbst besser zu organisieren, sich einen Überblick zu verschaffen, seine Aufgaben zu planen, zu priorisieren und natürlich motiviert zu bleiben – oder kurz: bessere Entscheidungen zu treffen. Allerdings ist dabei essenziell, sich vorher schon zu überlegen, was man mit der gewonnenen Zeit anstellen will. Mehr Zeit zu haben, macht nicht automatisch zufriedener. Und die Erfahrung lehrt: Freunde, Chef und Kollegen nehmen einem die freie Zeit gerne wieder weg. “Was du bist schon fertig? Na, dann kannste ja noch dieses Projekt übernehmen…”

Nun gibt es inzwischen rund 15 Meter Literatur zum Thema Zeitmanagement. Zahllose Ratgeber sind auf der Suche nach der verlorenen Zeit und geben – mehr oder weniger – hilfreiche Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei gar zu Wortschöpfern und Erfindern – mehr oder weniger – kruder Methoden. Ein paar Beispiele:

• Die ABC-Methode wiederum nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Die meisten Selbstmanagement-Methode richten sich an sie. Rechtshirner dagegen sind chaotisch, kreativ, spontan. Mit starren Plänen kommen sie nicht zurecht. Deshalb gibt es für sie die ABC-Methode. Sie steht dafür, anfallenden Aufgaben einfach nur nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).
• Die ALPEN-Methode: ist eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und Nachkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.
• Das GTD-Prinzip steht für Getting Things Done und geht auf David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan intergriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag aufs Neue Prioritäten zu setzen.
• Die PIDEWaWa-Methode steht für: Positiv, Ist-Zustand, Detailliert, Erreichbar, Wann, Warum, wurde von der Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum erfunden und bedeutet nichts anderes als seine Ziele positiv, im Präsens und konkret zu formulieren, damit man motiviert bleibt, sofort beginnen kann und auch genau weiß wie. Die Ziele müssen erreichbar, sprich realistisch sein. Man sollte sich dafür einen Zeitrahmen setzen (bis wann?) und auch begründen können, was einem daran so wichtig ist (warum?).
• Die SMART-Methode soll bei der Formulierung von Zielen helfen und steht für: Ziele so spezifisich wie möglich zu beschreiben, sich dabei an messbaren Fakten zu orientieren, aktionsorientiert zu planen – sprich: so, dass man auch Lust hat, das umzusetzen und schließlich ebenso realistisch wie terminlich zu planen, also etwa: Bis Ende des Jahres will ich 10 Prozent mehr verdienen.

Sie merken schon, das alles ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität – die Methodik aber bleibt dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte einteilen, die man erreichen kann, damit man motiviert bleibt (oder im Duktus moderner Zeitmanager: die Üvapptem-Methode… hrhrhr). Mehr ist es nicht. Ob Sie dazu nun Kalender, teure Planer, Listen oder Tabellen führen, bleibt Ihnen überlassen und ist letztlich irrelevant. Hauptsache, Sie halten sich dran.

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