Debriefing: Nachfolger richtig einarbeiten
Sie haben sich dazu entschieden, Ihr aktuelles Unternehmen ganz oder zeitweise zu verlassen. Nur noch wenige Wochen bis zu Ihrem letzten Arbeitstag. Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Abschied vorzubereiten. Dazu gehört es auch Ihren Nachfolger zu befähigen Ihre Position zu übernehmen - Debriefing nennt sich das Ganze. "Warum sollte ich das machen?" - fragen Sie sich vielleicht. Ganz einfach: Ab dem Moment, in dem Sie Ihre Entscheidung zu gehen mitgeteilt haben, arbeiten Sie nicht mehr nur für Ihren Chef, sondern auch für Ihre Reputation. Wer seinen Nachfolger gewissenhaft einarbeitet, zeigt damit, dass er auch in den letzten Wochen nicht nur Dienst nach Vorschrift schiebt, sondern sich engagiert und weiterhin am Wohl der Firma interessiert ist. Dann können Sie auch ruhigen Gewissens gehen. Wir zeigen, wie Sie einen Nachfolger richtig einarbeiten...

Debriefing: Worum geht's überhaupt?

Der Begriff Debriefing, was so viel wie Einsatzgespräch bedeutet, wurde ursprünglich in militärischem Kontext verwendet. Dabei berichteten Soldaten ihren Einsatzleitern von dem Ablauf einer Operation. Es ging um Fragen wie: Was ist wann passiert? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Diese Informationen sollen den Einsatz in einen Gesamtkontext rücken sowie Unklarheiten und Missverständnisse aus dem Weg räumen. Doch es zeigte sich, dass diese Gespräche einen weiteren Effekt mit sich brachten: Sie halfen den Soldaten das Erlebte zu verarbeiten. Über ihre Erlebnisse zu sprechen, bot den Soldaten eine Möglichkeit, ihre Emotionen zu kanalisieren.

Auch im Arbeitskontext werden derlei Gespräche geführt. Immer dann wenn ein Mitarbeiter aus einem Projektteam oder einem Unternehmen ausscheidet, stehen sie an der Tagesordnung. Debriefings sind eine Art Übergabe. Sie sollen dafür sorgen, dass der Nachfolger alle notwendigen Informationen für die Übernahme der Tätigkeit erhält. Damit sind Debriefings ein unersätzliches Tool im Wissensmanagement.

Warum das Debriefing so wichtig ist

Jobwechsel, interne Versetzung, Elternzeit, Sabbatical oder Ruhestand - im Unternehmen herrscht eine ständige Fluktuation an Mitarbeitern. Doch jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter geht, geht dem Unternehmen wertvolles Know-how und Erfahrung verloren. Es entsteht eine Lücke, die von einer anderen Person gefüllt werden muss. Ein systematisches Debriefing sorgt dafür, dass dies möglichst einwandfrei geschieht. Wissen wird weitergeben, Erfahrung für die Zukunft genutzt und Verbesserungspotenzial aufgedeckt.

Das bringt zwei Vorteile mit sich:

  • Die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters wird erleichtert.
  • Die Qualität der Arbeit wird aufrecht erhalten.

So arbeiten Sie Ihren Nachfolger richtig ein

bikeriderlondon/shutterstock.comDass Sie gehen, stellt für Ihren Arbeitgeber einen herben Verlust dar. Dieser hat von Ihrer Leistung, Ihrem Wissen und Ihrer Erfahrung über einen langen Zeitraum profitiert. Damit kommt Ihnen bei der Einarbeitung des Nachfolgers eine zentrale Rolle zu. Je besser Sie das schaffen, desto leichter wird dieser in seine neuen Aufgaben hinein finden. Schließlich wissen Sie genau, was auf den neuen Mitarbeiter zu kommt, welche Probleme er lösen muss, mit welchen Kunden er es zu tun bekommt und wie man mit diesem am besten umgeht. Damit das Debriefing zum Erfolg wird und alle wichtigen Informationen weitergegeben werden, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt:

  1. Beginnen Sie frühzeitig.

    Sobald die finale Entscheidung über Ihren Weggang gefallen ist und alle informiert sind, sollte an das Debriefing gedacht werden. Haben Sie sich um alle formalen Angelegenheiten gekümmert, sollte es nun Ihr Anliegen sein, für eine saubere Übergabe zu sorgen. Auf diese Weise laufen Sie nicht Gefahr, dass das Debriefing hinten runterfällt und den Kollegen das notwendige Wissen fehlt, um den Nachfolger anzuleiten. Planen Sie hierfür ausreichend Zeit ein, je nach Aufgabenbereich und Anzahl der Kunden und Projekte ist das in einer Stunde erledigt oder dauert mehrere Tage.

  2. Protokollieren Sie den Ist-Zustand.

    Eine grundlegende Information ist der Status Quo. Damit informieren Sie Ihren Nachfolger, aber auch Ihre Kollegen über den aktuellen Stand und die nächsten Entwicklungen. Welche Projekte sind noch nicht abgeschlossen? Was ist bereits passiert? Was muss noch getan werden und welche Ziele werden verfolgt?

  3. Listen Sie Prozesse und Arbeitsabläufe auf.

    Sie wollen den Nachfolger befähigen, Ihren Job zu übernehmen. Ein Einblick in Ihre Arbeitsabläufe kann dabei sehr hilfreich sein. Gehen Sie dabei systematisch vor und gliedern die Arbeit in Themenblöcke entsprechend Ihrer Projekte und Ihrer Kunden. Weisen Sie dabei auch auf Eigenheiten sowie Herausforderungen hin. So können Kunden vom Nachfolger ähnliche Leistungen erwarten und Sie verhindern, dass Ihr Nachfolger ins kalte Wasser geworfen wird.

  4. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen.

    Je nachdem ab wann Ihr Nachfolger die Stelle antritt, bleibt Ihnen nicht viel Zeit, um diesen ausführlich einzuarbeiten. Im schlimmsten Fall beginnt dieser erst nach Ihrem Weggang mit der Arbeit. Dann liegt es an Ihren Kollegen die Einarbeitung zu übernehmen. Für Ihre Kollegen ist es unnötiger Stress sich nach Ihrem Weggang alle Informationen zusammenzusuchen. Machen Sie Ihnen das Leben leichter und schreiben Sie ein detailliertes Übergabeprotokoll. In diesem können alle wichtigen Aspekte nachgeschlagen werden. Sprechen Sie dieses gemeinsam durch, um Unklarheiten zu beseitigen.

  5. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte.

    Es geht darum, Ihrem Nachfolger die fachliche Basis zu vermitteln, damit dieser übernehmen kann. In der Regel ist die Zeit kurz und es gibt viel zu erzählen. Achten Sie jedoch darauf den neuen Mitarbeiter nicht zu überfrachten. Legen Sie den Fokus auf all jene Punkte, die unerlässlich sind. Als Ergänzung zu Ihren Erklärungen dient Ihr Übergabeprotokoll sowie die Erfahrung Ihrer Kollegen. Sorgen Sie auch dafür, dass Ihr Nachfolger weiß, an wen er sich bei Fragen nach Ihrem Weggang wenden kann.

  6. Zeigen Sie Ihrem Nachfolger auch die Praxis.

    Die theoretische Vermittlung der Inhalte ist das eine, doch diese auch umzusetzen das andere. Bauen Sie nicht nur auf Erklärungen, sondern lassen Sie Ihren Nachfolger unter Ihrer Aufsicht und Anleitung Aufgaben übernehmen. Denn erst in der Praxis tauchen Fragen auf, werden Probleme und Unklarheiten deutlich. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit zu reagieren und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

  7. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef.

    Auch Ihr Chef sollte über den aktuellen Stand Ihrer Arbeit informiert sein. Ein abschließendes Gespräch bietet die Gelegenheit über Ihre Erfahrungen zu sprechen und diese Weiterzugeben. Sie können Anregungen zur Verbesserung der Kunden- und Projektarbeit geben. Dieses Feedback kann für Ihren Chef nützlich sein und dafür sorgen, dass die Dinge bei Ihrem Nachfolger zukünftig anders gehandhabt werden. Doch Vorsicht! Das sollte keine Einladung zur Schimpftirade sein. Nur konstruktive Vorschläge sind wertvoll.

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