Einmal ist immer das erst Mal, und jeder Trainer und Coach steht irgendwann vor dem Moment der Wahrheit: dem ersten eigenen Workshop.

Nervosität und Anspannung gesellen sich zu der alles entscheidenden Frage: Wie baue ich den Workshop auf? Auch wenn es unzählige Methoden, Ratgeber und Konzepte gibt, einige grundlegende Prinzipien reichen bei der Planung und Gestaltung völlig aus. Wir zeigen Ihnen exemplarisch, wie der perfekte Tages-Workshop aussehen kann.

Der perfekte Workshop für einen Tag

Beim Aufbau des Workshops ist es wichtig, sich die vier Phasen bewusst zu machen, in denen dieser abläuft. Jede einzelne ist wichtig für den Erfolg und bietet ganz eigene Chancen und Risiken.

1. Ankunft

Diese Phase gehört genau genommen nicht zum eigentlichen Workshop und wird gerne vergessen. Diese Phase ist jedoch enorm bedeutend, da sie für die Stimmung des Workshops entscheidend sein kann. Die Rede ist von dem Zeitraum vor dem offiziellen Beginn, wenn die Teilnehmer einer nach dem anderen ankommen und sich ihre Plätze suchen. Vier Dinge sind hierbei zu beachten:

  • Sorgen Sie schon im Vorfeld für Ordnung. Bevor die ersten Teilnehmer eintreffen, sollten Sie alle Materialien und Unterlagen aufgeräumt haben.
  • Der Workshop-Raum und die Plätze der Teilnehmer sollten deutlich markiert sein. Minutenlanges Suchen ist der erste – vermeidbare – Frustfaktor für Teilnehmer.
  • Dieser Punkt sollte selbstverständlich sein: Sorgen Sie für ausreichende Verpflegung. Natürlich geht es nicht darum, die Workshop-Teilnehmer mit einem umfangreichen Büffet zu versorgen, doch Kaffee, Wasser und eine Kleinigkeit zu essen sollten angeboten werden.
  • Hängen Sie einen Zeitplan des Workshops aus. Die Themen müssen darauf nicht unbedingt vermerkt sein, viel wichtiger sind die Anfangs- und Pausenzeiten. Dann wissen alle Teilnehmer wann wo was stattfindet und sind pünktlich anwesend.

2. Eröffnung

Didaktik

Als Disziplin der Schulpädagogik bezeichnet Didaktik im engeren Sinne die Theorie des Unterrichts. Etwas weiter gefasst versteht man darunter die Theorie des Lehrens und Lernens. Umfangreiche Informationen zum Thema bietet der entsprechende Wikipedia-Artikel.

Die Eröffnung des Workshops entscheidet wesentlich über den weiteren Verlauf. Gelingt es Ihnen, die Teilnehmer zu erreichen und mitzunehmen, läuft der Rest meistens gut. Langweilen sich die Anwesenden schon zu Beginn, wird es sehr schwer, sie auch weiter zur Mitarbeit zu motivieren. Auch wenn es vielleicht jedem klar ist: Sie müssen Sinn, Thema und Ziel des Workshops in dieser Phase noch einmal klar ansprechen und definieren! Nur wenn sichergestellt ist, dass alle den gleichen Wissensstand und das gleiche Ziel haben, ist eine effektive Arbeit möglich. Die entscheidende Frage ist: Wie machen Sie das? Wir haben drei Vorschläge für Sie:

  • Visualisieren Sie das Ziel für alle deutlich sichtbar. Dazu können Sie ein passendes Bild oder ein Plakat mit einer klaren Zielformulierung anbringen, etwa auf einem Flipchart. Das hat den Vorteil, dass das Ziel die ganze Zeit über sprichwörtlich vor Augen steht. Diese Methode kann auch ergänzend zu den beiden folgenden verwendet werden.
  • Nutzen Sie einen Imuplsvortrag als Einstieg. Diese Art von Vortrag fast kurz und prägnant die wichtigsten Fakten zu einem Thema zusammen und benennt das Ziel klar und eindeutig. Diesen Vortrag halten Sie am besten ohne Powerpoint. Unsere Tipps für diese Präsentationsart finden Sie hier.
  • Starten Sie mit einem kurzen (!) Film, der Thema und Ziel des Workshops verdeutlicht. Schließen Sie daran eine – gerne auch provokative – These zum Workshop-Thema an. So initiieren Sie eine Diskussion unter den Teilnehmern.

3. Arbeitsphase

Wie der Name schon vermuten lässt, findet hier die eigentliche Arbeit des Workshops statt. In dieser Phase müssen die Teilnehmer aktiv werden und sich einbringen. Nur aktive Teilnehmer können auch gute Ergebnisse produzieren. Ihre Aufgabe als Trainer besteht jetzt darin, die Teilnehmer zu aktivieren, den Arbeitsprozess zu begleiten und zu moderieren. Hier führt in den meisten Fällen kein Weg an Gruppenarbeit vorbei. Die Gestaltung der Gruppenarbeit ist jedoch für Erfolg oder Misserfolg entscheidend. Dazu stellen wir Ihnen drei Methoden vor, die eines gemeinsame haben: die Arbeitsanweisung und die Methode müssen den Teilnehmern klar sein. Am besten erhält jede Gruppe dazu eine leicht verständliche Methodenbeschreibung.

  • Geht es darum, Ideen zu generieren, bietet sich die 365-Methode an. Die Kurzform: sechs Personen bilden ein Gruppe, jeder erhält ein A4-Blatt. In fünf Minuten schreibt jede Person drei Ideen auf das Blatt, die Blätter werden danach weitergereicht, und es werden drei Ideen zu den bereits bestehenden dazu geschrieben. Dieser Ablauf wiederholt sich so lange, bis jede Person wieder ihr eigenes Blatt in den Händen hält. Bei sechs Personen kommen so maximal 108 Vorschläge zusammen.
  • Konkrete Lösungsvorschläge lassen sich sehr gut mit der Open Space Methode erzielen. Dabei legen alle Teilnehmer gemeinsam die wichtigen Teilbereiche des Themas oder der Problemstellung fest. Diese Teilbereiche werden dann auf Karten geschrieben und ausgehängt. Zu den einzelnen Themen bilden sich Kleingruppen, die Lösungen für das gewählte Thema diskutieren und ausarbeiten. DIe Ergebnisprotokolle aller Gruppen werden am Ende ausgehängt. Die Open Space Methode lebt von ihrem offenen, flexiblen Ansatz. Ist eine Gruppe fertig, verteilen sich ihre Mitglieder auf die anderen Gruppen. Es gibt keine besonder gut geeigneten oder schlecht geeigneten Mitglieder einer Gruppe, die Anwesenden sind – so das Open Space Konzept – immer die besten für das anstehende Thema. Pausen- und Arbeitszeiten legen die Gruppen flexibel nach Bedarf fest.
  • Der Klassiker der Gruppenarbeit ist die Diskussion mit allen Teilnehmern. Das ist natürlich nur mit kleineren Gruppen möglich. Bei dieser Methode sind Sie als Trainer vor allem als Moderator gefragt. Von der Moderation der Diskussion hängt ganz wesentlich die Qualität der Ergebnisse ab. Zu dominante Teilnehmer sollten Sie bremsen, sehr ruhige aktivieren, bewusst miteinbeziehen und ansprechen.

4. Fazit

Es klingt so logisch und einleuchtend und wird doch häufig ignoriert: Am Ende eines Workshops müssen die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert werden! Fehlt dieser letzte Schritt, ist der Nutzen des Workshops praktisch Null, da die gesamte Arbeit in kürzester Zeit vergessen ist. Die Zusammenfassung kann auch durch die Teilnehmer geschehen, die Ihre erarbeiteten Ergebnisse den anderen vorstellen. Die Dokumentation ist jedoch meistens Ihre Aufgabe. Sie kann schriftlich oder in Form eines Foto-Protokolls erfolgen. Wichtig ist nur, dass die Ergebnisse weiter verwertbar sind und den Teilnehmern und Verantwortlichen zeitnah zugehen.

Für Sie selbst sind sicher auch die Rückmeldungwn der Workshop-Teilnehmer von großem Interesse. Diese können Sie durch eine kurze Feedback-Runde mündlich abfragen. Das Feedback kann natürlich auch visuell erfolgen. Dazu notieren Sie die Aspekte, die beurteilt werden sollen, auf einem Flipchart. Die Teilnehmer dürfen dann durch das Aufkleben von Punkten Ihre Wertung vergeben.

Zum Schluss noch ein Rat: Bleiben Sie bei aller Planung flexibel und spontan. Nur so können Sie auf ungeplante Situationen und Wünsche reagieren und diese zum Wohl der Workshop-Teilnehmer nutzen. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen…

Viel Erfolg bei Ihrem (ersten) Workshop!