E-Mail-Management-Tipps-System-Definition
E-Mail-Management: Hand aufs Herz, wie oft meldet sich Ihr E-Mail Postfach jeden Tag? 10, 15 oder 20 Mal? Klingt bereits viel, doch durchschnittlich erhalten Arbeitnehmer noch deutlich häufiger Online-Post. Bis zu 40 Mal täglich ertönt das bekannte Geräusch und verkündet, dass es neue Aufgaben, Informationen oder Nachfragen gibt, um die man sich kümmern soll. Schon die schiere Anzahl macht ein funktionierendes E-Mail Management notwendig, um den vielen Nachrichten von Chefs, Kunden und Kollegen Herr zu werden. Hier liegt leider oft die Schwachstelle und man verzettelt sich in elektronischen Nachrichten. Dabei muss es gar nicht kompliziert sein. Wenn Sie sich an diese 5 einfachen Regeln des E-Mail Managements halten, wird Ihr Postfach - und Ihr Arbeitstag - aufgeräumt...

E-Mail Management Definition: Was ist das?

E-Mail Management Software Definition SystemOb nun tägliche Arbeit im Büro, Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern oder der Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten: E-Mails sind aus dem täglichen Leben nicht wegzudenken. Sie sind schnell, werden meist zeitnah gelesen und vereinfachen die Verständigung, wenn ein Telefonat gerade nicht möglich ist. Doch E-Mail Management? Darüber machen sich nur die wenigsten wirkliche Gedanken. Und das zeigt sich leider in den oft chaotischen Zuständen der Postfächer.

Nachrichten der vergangenen Monate stapeln sich, täglich laufen neue E-Mails ein, werden angesehen, vielleicht bearbeitet oder ohne erkennbares Muster auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Bekanntlich beherrscht nur ein Genie das Chaos, doch wer mit all seinen Mails so umgeht, kann den Überblick auf lange Sicht nicht behalten - und genau hier setzt das E-Mail Management ein.

E-Mail Management bezeichnet ein System, um den Umgang mit der großen Menge an elektronischer Post zu optimieren, mit denen gerade Arbeitnehmer im Büro täglich zu kämpfen haben.

E-Mail Management: Warum eigentlich?

Die Frage nach dem Warum fällt zum E-Mail Management immer wieder, obwohl die Antwort verblüffend simpel ist. E-Mails können der Kommunikation zuträglich sein, doch können sie auf der anderen Seite Unmengen an Zeit kosten, wenn man sich unorganisiert mit ihnen beschäftigt oder gar den Überblick über die Dinge verliert, die noch erledigt werden müssen.

Bei 30 oder 40 Mails am Tag reichen bereits 5 Minuten pro Nachricht aus, um mehr als drei Stunden und damit fast die Hälfte des gesamten Arbeitstages nur im eigenen Postfach zu verbringen. E-Mail Management kann Abhilfe schaffen und lohnt sich gleich mehrfach.

  • Sie sparen Zeit. Die Zeitersparnis durch den korrekten Umgang mit den eigenen E-Mails kann verblüffend sein. Plötzlich bleibt eine Menge Zeit für andere und vor allem wichtigere Aufgaben.
  • Sie reduzieren Stress. Ein prall gefülltes E-Mail-Postfach, über das man langsam aber sicher den Überblick verliert, führt bei vielen zu Stress. Es fördert die Angst, nicht schnell genug zu sein und wichtige Aufgaben noch nicht angefangen zu haben.
  • Sie arbeiten besser. Ein gutes E-Mail Management trägt aktiv dazu bei, dass Sie im Job bessere Leistungen bringen. Sie reagieren schneller auf Anfragen, können konkretere Aussagen zu laufenden Projekten machen und Ihre gesamte Kommunikation läuft schneller und professioneller ab.

E-Mail Management Software: Ist sie nützlich?

E-Mail-Management Software Outlook AblagestrukturBeim Thema E-Mail-Management kommt man an der Frage nach einer geeigneten Software beziehungsweise nach dem richtigen Anbieter nicht vorbei. Es gibt eine Vielzahl an Seiten, die ein kostenloses E-Mail Postfach anbieten und genauso viele Anbieter von E-Mail Management Software, die mit vielen Funktionen aufwarten und den Umgang mit E-Mails erleichtern sollen.

Aber braucht man eine solche Software wirklich? Allgemein lässt sich das nur schwer beantworten und für manche bieten solche Programme sicherlich einen großen Nutzen, die meisten Privatpersonen und Arbeitnehmer werden jedoch auch mit den klassischen Funktionen ihres E-Mail Postfachs auskommen, wenn diese richtig genutzt werden.

  • Verschiedene Ordner.
  • Ein Archiv.
  • Ein Adressbuch.
  • Eine Suchfunktion.

Bereits mit diesen einfachen Mitteln lässt sich E-Mail Management durchführen, dass Ihnen dabei helfen wird, Ihre Nachrichten besser zu sortieren und effizienter zu bearbeiten.

E-Mail Management: Das richtige Timing für Ihre Mails

Die Hauptaufgabe und das große Ziel des E-Mail Managements ist es, Ihr persönliches Postfach optimal zu verwalten und die elektronische Post zum eigenen Vorteil zu nutzen. Dazu zählt jedoch nicht nur, wie Sie mit empfangenen Mails umgehen (dazu viele Tipps weiter unten), sondern auch, wann Sie selbst E-Mails verschicken. Denn Sie können sich zwar relativ sicher sein, dass Ihre Nachricht gelesen wird, doch nicht immer ist dies auch wirklich zeitnah.

Ärgerlich, gerade wenn es sich um eine Mail handelt, auf die Sie eine schnelle Antwort benötigen, weil Sie ohne die Informationen nicht weitermachen können oder vor einer Entscheidung stehen, die von der Reaktion abhängt.

Garantieren, dass Ihre Mails sofort gelesen werden, können Sie zwar nicht, doch indem Sie den Zeitpunkt geschickt wählen, erhöhen Sie zumindest die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Rückmeldung.

E-Mail-Timing: Ihr Zeitplan

  • 7.30 bis 10 Uhr: Morgenstund

    Frühmorgens ist die beste Zeit zum Mailen. Im Morgengrauen sortieren die Kollegen ihren Posteingang, gehen die Mails vom Vortag durch. Außerdem ist das Visier noch nicht scharfgestellt, der Kollege mental auf neuen Input eingerichtet. Meetings und wichtige Termine fallen meist nicht in die ganz frühen Morgenstunden, der Empfänger sitzt also mit hoher Wahrscheinlichkeit auch vor seinem Monitor. Wenn jetzt eine Mail neu aufpoppt, nimmt er sie zügig wahr - und hat Zeit und Motivation, um schnell darauf zu reagieren. Speziell am Montag könnte der Effekt allerdings geschmälert sein, weil der Posteingang noch unter massiver Wochenend-Verstopfung leidet.


  • 10 bis 12 Uhr: Frühschicht

    In der Regel ist das Postfach jetzt geleert und geordnet. Die ersten Meetings und Kundentermine beginnen, die Kollegen haben eine konkrete Aufgabe vor der Brust. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mail unbeachtet liegenbleibt, steigt. Vorteil: Es bleibt noch genügend Zeit, um die Mail im Laufe des Tages wieder hervorzukramen.


  • 12 bis 14 Uhr: Mittagspause

    Essenszeit. Der Platz vorm Monitor ist leer. Natürlich linsen viele auch in der Kantine oder beim Lieblings-Italiener ständig aufs Handy. Aber die Blicke gehen bevorzugt zu Facebook und Nachrichten-Apps rüber. Mit E-Mails beschäftigt sich in der Mittagspause niemand freiwillig. Wenn’s wirklich schnell gehen soll, müssen Sie jetzt direkt zum Hörer greifen.


  • 14 bis 15: Comeback

    Ab 14 Uhr sind Kunden und Kollegen wieder aus der Mittagspause zurück und sitzen vor ihren Rechnern. Erster Arbeitsschritt für nahezu jeden: E-Mails checken. Die Betriebssysteme werden wieder hochgefahren, der Tatendrang steigt. Bevor es ins nächste Meeting geht, kann Ihre Mail also noch schnell beantwortet und abgehakt werden.


  • 15 bis 17 Uhr: Feierabendlaune

    Die Gedanken kreisen schon um den Feierabend. Kurz vor Toreschluss möchte niemand mehr mit einer komplexen Aufgabe per Mail belästigt werden. Das mag zwar zum Job gehören, aber die Chancen sind dennoch hoch, dass Ihre Nachricht auf die To-do-Liste des Folgetags rutscht.


  • 17 bus 19 Uhr: Rush Hour

    Feierabend. Jetzt beginnt die schlechteste Zeit zum Mailen. Nicht überraschend. Die Leute stehen ja schließlich im Stau, kaufen ein, holen die Kinder ab, kochen Essen ... Ihre Mail landet im Nirwana. Aussicht auf schnelles Feedback: nahezu null.


  • 19 bis 22 Uhr: Geheimtipp

    Die Feierabend-Hektik ist vorbei, so mancher justiert die Synapsen schon wieder für den morgigen Arbeitstag. Natürlich können Sie jetzt nicht mehr mit einer schnellen Antwort auf Ihre Mail rechnen. Und sollten Ihre Kollegen ja im Grunde auch gar nicht mit einer beruflichen Anfrage belästigen. Aber: Die Chancen stehen zumindest gut, dass Ihre E-Mail wahrgenommen wird. Rund drei Viertel der Deutschen surfen laut Umfragen abends im Netz. Vielleicht gehört Ihr Empfänger ja zu der Sorte Mitarbeiter, die abends gerne noch mal in den Posteingang schauen und sich schon mal ein paar Gedanken zu morgen machen (was Ihnen hilft). Wenn nicht, findet er Ihre Nachricht zu Beginn des nächsten Arbeitstages wenigstens als Erste in der Inbox vor.

E-Mail Management: Diese Phrasen bitte streichen!

E-Mail Management Tipps Outlook Software UnternehmenEgal ob Sie als Bewerber eine E-Mail an Ihren Wunscharbeitgeber schreiben oder sich als Mitarbeiter an einen Kunden wenden: Immer benutzen Sie dazu die ein oder andere Phrase. Sie gehören einfach zur beruflichen Kommunikation dazu. Doch so selbstverständlich sie auch sein mögen, oftmals werden sie einfach überlesen, da sie keinen Mehrwert besitzen. Es sind schlichtweg Lückenfüller. Sparen Sie sich selbst und den Lesern Ihrer Nachrichten also von Anfang an überflüssige Phrasen und kommen Sie gleich auf den Punkt.

  1. Sehr geehrte Damen und Herren

    Sie wissen nicht einmal, an wen genau Sie Ihre E-Mail schreiben? Dann könnten Sie es eigentlich auch ganz bleiben lassen, da Ihr Anliegen Ihnen scheinbar nicht einmal den kleinen Aufwand wert ist, den Namen Ihres Gegenübers in Erfahrung zu bringen. Zwar kann es einige Ausnahmen geben, in denen die unpersönliche Anrede genutzt werden kann, doch normalerweise sollten Sie wissen, an wen sich Ihr Schreiben richtet und diese Person sollten Sie dann auch namentlich erwähnen.


  2. Ich schreibe Ihnen, weil...

    Diese Wörter werden gerne als Einleitung verwendet, die aber im Grunde vollkommen überflüssig ist. Sie verschicken eine E-Mail, also ist es selbsterklärend, dass Sie etwas schreiben und ebenso selbstverständlich ist es, dass Sie einen Grund haben, um diese Nachricht zu schicken. Die Einleitung sagt daher überhaupt nichts aus, was dem Leser nicht ohnehin bekannt ist. Lassen Sie die Phrase daher weg und gehen Sie gleich auf dem Grund Ihrer E-Mail ein.


  3. Hiermit...

    Hiermit möchte ich Sie einladen..., Hiermit möchte ich mich erkundigen... oder auch Hiermit möchte ich Ihnen anbieten... Phrasen mit hiermit werden gerne verwendet. Es stellt sich aber die Frage: Womit sonst? Wenn nicht mit der E-Mail, womit sonst wollen Sie sich erkundigen? Eben. Streichen Sie eine solch komplizierte Formulierung und kommen Sie auf den Punkt. Ich möchte Sie gerne einladen... sagt das gleiche aus, ist direkter, mindestens genauso freundlich und professionell und verzichtet auf jegliche Phrase oder Floskel.


  4. Sollten Sie noch etwas benötigen...

    Ob Unterlagen bei der Bewerbung oder Daten für einen Kunden: In vorauseilendem Gehorsam wird diese Phrase gerne verwendet, um dem Empfänger zu versichern, dass er sich bei Problemen jederzeit melden kann. Allerdings geht daraus auch hervor, dass Sie schon jetzt davon ausgehen, dass Sie im Anhang oder bei Ihren mitgesendeten Unterlagen etwas vergessen haben.


  5. Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören

    Ein häufig gewählter Abschluss für eine E-Mail, gerade bei Bewerbungen oder Anfragen, aber nicht die richtige Wahl. Der Konjunktiv schwächt die Aussage ab und wirkt unsicher. Diese Phrase wirkt zwar sympathisch und auch bescheiden, weckt aber auch den Eindruck, Sie würden selbst zweifeln. Direkter ist ein Call-to-action. Ich freue mich darauf, Sie in einem persönlichen Gespräch zu überzeugen. Eine solche Formulierung ist zwar forscher, zeigt aber auch Ihr Selbstbewusstsein, die beste Besetzung für eine Stelle zu sein.

Einfache Regeln für das E-Mail Management

GaudiLabE-Mail Management soll Ihre Arbeit erleichtern und den Aufwand verringern, den Sie tagtäglich in Ihre E-Mails investieren müssen, um nicht im Chaos zu versinken. Kurz gesagt: Auch das E-Mail Management muss einfach sein und sollte keine unnötige zusätzliche Arbeit mitbringen. Damit Ihnen genau das gelingt, haben wir fünf einfache Regeln zusammengefasst, die Ihnen helfen können, Ihren Umgang mit E-Mails zu verbessern, weniger Zeit darauf verwenden zu müssen und mit weniger Stress bessere Ergebnisse zu liefern.

  1. Beginnen Sie nicht gleich am Morgen

    Wie sehen Ihre ersten Minuten am Arbeitsplatz aus, nachdem Sie im Büro angekommen sind? Nach einem kurzen Guten Morgen geht es für die meisten erst einmal an den Computer - und dann sofort zu den E-Mails. Man möchte schließlich nichts verpassen und sofort auf dem aktuellen Stand sein. Grundsätzlich eine lobenswerte Einstellung, doch bleiben so möglicherweise andere Aufgaben liegen.

    Im besten Fall nutzen Sie die ersten Stunden des Tages, um die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu bearbeiten. Beginnen Sie hingegen mit Ihren Mails, fehlt an anderer Stelle die Zeit. Gehen Sie deshalb zunächst Ihre ToDo-Liste an, bevor Sie sich den Dingen zuwenden, die im Postfach auf Sie warten.


  2. Legen Sie konkrete Zeiten für Ihre E-Mails fest

    Werfen Sie jedes Mal sofort einen Blick in Ihre E-Mails, wenn das Programm den Eingang einer neuen Nachricht signalisiert? Mit diesem Verhalten gehören Sie zur großen Mehrheit, doch machen damit auch einiges falsch.

    Die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe ist verloren und es dauert meist eine ganze Zeit, bis man wieder komplett bei der Sache ist. Kommt dann jede halbe Stunde eine neue Mail, kann man das Arbeiten fast vergessen.

    Legen Sie stattdessen zwei feste Zeitpunkte am Tag fest, die Sie Ihren E-Mails widmen - beispielsweise vormittags und nachmittags. In dieser Zeit konzentrieren Sie sich voll und ganz darauf, alle Nachrichten zu bearbeiten und können den Rest des Tages ungestört wichtigen Projekten widmen.


  3. Fokussieren Sie sich auf das E-Mail Management

    Nicht jede E-Mail ist dringend oder besonders wichtig, aber wenn Sie sich mit Ihren Nachrichten beschäftigen, sollten Sie dies nicht tun, während Sie noch eine andere Aufgabe erledigen. Viele machen den Fehler, E-Mails als eine Art Nebenbeschäftigung anzusehen. Kurze Pause von der Hauptaufgabe, also mal schnell ins Postfach und sehen, was so angefallen ist.

    Wenn Sie von Ihrem E-Mail Management profitieren wollen, sollten Sie sich angewöhnen, den vollen Fokus auf die Bearbeitung Ihrer Nachrichten zu legen. So können Sie der Bearbeitung und Ordnung Ihre volle Aufmerksamkeit zukommen lassen


  4. Sorgen Sie für Ordnung

    Wenn Sie täglich mit vielen Mails zu tun haben, sollten Sie sich unbedingt eine geeignete Ablagestruktur für Ihr E-Mail Management überlegen. Die Grundvoraussetzung hierfür sind verschiedene Ordner in Ihrem Postfach. Erstellen Sie beispielsweise Ordner für bestimmte Projekte oder auch Verzeichnisse mit Aufgaben, die noch zu erledigen sind oder bei denen Sie selbst noch auf eine Rückmeldung warten.

    Die Ordner helfen Ihnen dabei, auf den ersten Blick zu erkennen, ob wichtige Mails angekommen sind, um die Sie sich sofort kümmern müssen und die Übersicht hilft dabei, langes Suchen zu vermeiden, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal einen Blick in ein Schreiben werfen wollen.

    Ein weiterer positiver Effekt: Wenn Sie Ihre E-Mails in die entsprechenden Ordner kopiert und umgeleitet haben, bleiben Sie am Ende tatsächlich mit einem leeren Posteingang zurück. Klingt nicht nach viel, sorgt aber dafür, dass Sie sich weniger gestresst fühlen.


  5. Schieben Sie es nicht auf

    Oft werden E-Mails erst einmal geordnet. Besonders wichtige E-Mails werden markiert und sollen schnellstmöglich bearbeitet werden. Doch warum nicht sofort? Die Zeit, die Sie investieren, um E-Mails zu organisieren, könnten Sie nutzen, um einen Teil bereits zu erledigen.

    Die Regel lautet also: Fassen Sie jede E-Mail falls möglich nur einmal an. So vermeiden Sie, dass sich lange Staus von noch nicht bearbeiteten - aber farblich organisierten - Emails bilden.


  6. Lernen Sie zu löschen

    Wenn Sie jetzt in Ihr E-Mail Postfach schauen: Wie viele Mails befinden sich darin? Und gleich als Anschlussfrage: Wie viele von diesen werden Sie wirklich noch einmal brauchen? Oft befindet sich eine aberwitzige Anzahl von Nachrichten im Speicher, einfach aus dem Grund, dass sie nicht gelöscht werden. Vielleicht wird das ja noch einmal wichtig...

    Fast immer gilt: Nein, wird es nicht! Was wirklich von Relevanz ist, sollten Sie in einem E-Mail Archiv speichern. Alles andere kann gelöscht werden, anstatt es über Monate oder gar Jahre aufzuheben.


  7. Achten Sie auf Ihre E-Mail Verteiler

    Kaum ein Angebot, in dem man heutzutage nicht seine E-Mail angeben kann, um über Neuigkeiten informiert zu werden oder Angebote zu erhalten. Auch im Büro gilt ähnliches beispielsweise in diversen Verteilern. Natürlich sind einige davon sinnvoll, um notwendige Informationen zu erhalten, doch oft erhält man auch nur Nachrichten, mit denen man nichts anzufangen weiß.

    Denken Sie deshalb immer an die Auswirkungen auf Ihr Postfach, wenn Sie Ihre E-Mail Adresse weitergeben und vergessen Sie nicht, sich aus einem E-Mail Verteiler streichen zu lassen, wenn etwa ein Projekt abgeschlossen ist.


  8. Fassen Sie sich kurz

    Der Großteil der täglichen E-Mails beschäftigt sich mit kleinen Dingen. Aufgaben, die noch zu erledigen sind, eine Frage, die beantwortet werden soll oder ein Termin, der sich verschoben hat. Vieles davon lässt sich in wenigen Sätzen sagen, findet sich stattdessen aber verpackt in einem langen Text.

    Kunden gegenüber ist dies nachvollziehbar, da es sich um professionelle Kommunikation handelt, die entsprechend freundlich und stilsicher ausfallen sollte. Doch ist es meist nicht nötig, auch intern solche Formen zu wahren. Ihre Kollegen werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie sich kurz und prägnant in Ihren E-Mails fassen.

    Gleichzeitig gehen Sie so mit gutem Beispiel voran und erhalten im Gegenzug genauso kurze Nachrichten zurück.


  9. Schalten Sie das Postfach aus

    Auch wenn es widersprüchlich klingt, ist es ein wichtiger Aspekt des E-Mail Managements, dass Sie Ihr Postfach nicht im Dauerbetrieb laufen lassen. Selbst wenn Sie sich angewöhnt haben, nicht ständig jede einzelne neue Mail anzusehen, allein das Wissen im Hinterkopf, dass gerade wieder eine neue Nachricht angekommen ist, kann bereits zu mehr Stress führen.

    Das altbekannte Piepen schlägt immer dann Alarm, wenn Sie eine E-Mail erhalten und in Gedanken spielen Sie bereits einige Szenarien durch. Ist es Feedback vom Chef zum letzten Projekt, eine Frage des Kunden zu Ihrer Präsentation oder jemand ganz anderes? Einmal angefangen zu Grübeln lassen die Gedanken meist nicht mehr nach, bis Sie endlich nachgeschaut haben.

    Ist Ihr Postfach hingegen geschlossen, entsteht dieser Druck erst gar nicht, da Sie nicht jede neue Mail angekündigt bekommen.


  10. Nutzen Sie andere Kommunikationswege

    Ein wichtiger Punkt des E-Mail Managements ist es auch zu verstehen, wann eine E-Mail angebracht ist. Auch wenn die elektronischen Nachrichten immer und überall eingesetzt werden, heißt es noch nicht, dass sie auch die beste Lösung für die Situation darstellen.

    Manchmal wäre ein kurzes Telefonat - oder bei räumlicher Nähe auch ein Besuch im Nachbarbüro - die bessere Alternative. Anstatt immer wieder auf die Antwort des jeweils anderen zu warten, kann im direkten Gespräch schneller und zielführender kommuniziert werden.

E-Mail Management: 7 Todsünden

E-Mail Management Fehler Tipps SoftwareStudienergebnissen gleich 7 Todsünden des Mailens destilliert hat...

So berichteten einige von Russells Probanden, sie litten unter der wachsenden Permapräsenz und der damit abnehmenden Fähigkeit sprichwörtlich abzuschalten. Andere sagten gar, dass sie immer häufiger ein sogenanntes Phantom-Klingeln wahrnehmen, obwohl da gar nichts ist. Und wieder andere gaben zu, manchmal das Bedürfnis zu haben, ihr Smartphone in die Hand zu nehmen - nur wegen des Gefühls so in Kontakt mit anderen zu bleiben.

Als Russell diese E-Mail-Nutzer noch eingehender befragte, identifizierte sie ein paar Verhaltensweisen, die die Menschen schleichend aber zunehmend stressen und mental blockieren - eben jene 7 Todsünden...

  1. Pingpong-Mails - ein ständiges Hin und Her mit wenig Inhalt
  2. E-mailen außerhalb der Bürozeiten
  3. E-mailen während eines Gesprächs
  4. E-Mails komplett ignorieren
  5. Lesebestätigungen anfordern
  6. Sofort auf den E-Mail-Alert im Posteingang reagieren
  7. Automatische Antworten

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