Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg
Es ist der Traum von jedem Arbeitnehmer, der sich einen stressfreieren Arbeitstag wünscht und vermutlich ebenso von jedem Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Die Rede ist von Effizienz. Oder anders ausgedrückt: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein. Das mag auf den ersten Blick nach Wunschdenken aussehen, aber Sie können an Ihrer Effizienz am Arbeitsplatz arbeiten. Wir räumen mit einem häufigen Missverständnis zwischen Effizienz und Effektivität auf und geben Ihnen einige Tipps an die Hand, die Ihnen dabei helfen können, mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu erfahren...

Lange Arbeitszeiten machen nicht effizient

Ein Blick in deutsche Büros zeigt: In vielen Unternehmen wird die Leistung von Mitarbeitern leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Die Arbeitsergebnisse zeigen oft jedoch, dass diese Annahme meilenweit von der Realität entfernt ist.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird.

Soll heißen: In vielen Fällen macht es für die erbrachte Leistung einen kaum messbaren Unterschied, ob jeden Tag 12 Stunden geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Das Zauberwort für die Erklärung dieses Phänomens lautet Effizienz..

Effizienz: Ein wichtiger Unterschied zur Effektivität

Oftmals entstehen bei der Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität Missverständnisse, die zu einem verzehrten Verständnis der beiden Begriffe führen. Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten durch die Definitionen verdeutlichen:

Effektivität ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.

Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

Auch ein einfaches Beispiel zeigt den Unterschied: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes ist der Rasenmäher allerdings gleichzeitig auch effizient.

Der Ökonom Peter Drucker beschrieb den Unterschied wie folgt: Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.

Effizienz: Eine Frage der Arbeitshaltung

Ollyy/shutterstock.comEs mag hart klingen, aber die wenigsten Mitarbeiter arbeiten wirklich konzentriert und fokussiert. Wie oft werden Sie beispielsweise von Telefonaten, E-Mails oder kurzen Anfragen bei wichtigen Arbeiten gestört? Wann konnten Sie das letzte Mal 45 oder mehr Minuten am Stück, konzentriert und ohne Unterbrechung arbeiten?

Falls Sie sich daran nicht erinnern können: Keine Sorge, eine höhere Effizienz ist glücklicherweise keine Raketenwissenschaft, sondern eine Frage der richtigen Prioritäten und Routinen.

Die Grundlage für effizienteres Arbeiten ist jedoch Ihre Arbeitshaltung. Berater und Coaches können meist innerhalb der ersten Minuten erkennen, ob die Grundeinstellung des Klienten auf effizientes Arbeiten ausgerichtet ist oder nicht. Sätze wie "Meine Kollegen stören mich ständig", "Das Telefon steht einfach nie still" oder "Mein Chef unterbricht mich während wichtiger Aufgaben" haben alle eines gemeinsam: Sie externalisieren die Probleme und Ursachen. Hier passt wiederrum ein Leitsatz aus dem Coaching: Wem Sie die Schuld geben, dem geben Sie auch die Macht.

Übertragen auf die Arbeitssituation bedeutet das: Wenn Sie die Schuld für mangelnde Effizienz bei Ihren Kollegen oder dem Arbeitsumfeld suchen, fühlen Sie sich hilf- und machtlos und versuchen gar nicht erst, etwas zu ändern.

Das bedeutet nicht, dass die Probleme nicht vorhanden wären. Natürlich sind dauerhaft redende Kollegen oder ein ständig klingelndes Telefon Störfaktoren, die Ihre Arbeitseffizienz negativ beeinflussen. Doch es liegt an Ihnen, diese weitgehend - vollständig ist meist nicht möglich - auszuschalten und in den Griff zu bekommen. Hier einige Beispiele, wie das funktionieren kann:

  • Ihr Kollege redet dauernd? Klären Sie, ob Sie bestimmte Arbeiten im Home Office oder zumindest in einem leeren Besprechungsraum des Unternehmens erledigen können und dort Ihre Ruhe haben.
  • Ein ständig klingelndes Telefonlässt sich auf zwei Arten beruhigen. Sie können entweder bestimmte Zeiten festlegen - und diese auch klar kommunizieren - in denen Sie erreichbar sind und das Telefon sonst auf stumm schalten. Oder Sie programmieren Ihr Telefon so, dass zu bestimmten Zeiten nur die wichtigsten Nummern durchkommen und Sie erreichen können. Das funktioniert natürlich nicht im Kundenservice, doch hier gehört das Telefon auch zu Ihren zentralen Werkzeugen.
  • Manchmal können Ihnen auch ganz klassische Organisationstipps helfen. Fassen Sie beispielsweise kleinere Aufgaben - kurze Telefonate, die Beantwortung kurzer E-Mails, die Ablage von Akten und ähnliches - zusammen und erledigen Sie diese am Stück. So werden Sie bei anderen Arbeiten nicht dauernd unterbrochen.
  • Und noch ein Tipp: Notieren Sie alle anfallenden Aufgaben und Gedanken sofort. Wenn Sie diese ständig im Gedächtnis behalten wollen, blockieren Sie sich damit selbst und können sich nie ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Effizienz: Wie machen es die Profis?

Ollyy/shutterstock.comEffizienz hat also nichts mehr der wöchentlichen Arbeitszeit zu tun, sondern viel mehr darum die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. So fand man bei einer Microsoft Umfrage heraus, dass bei einer Wochenarbeitszeit von 45 Stunden insgesamt 17 Stunden im Job unproduktiv vertan wurden. Aber wie machen das eigentlich die Profis? Also jene Menschen, die mit effizientem Arbeiten scheinbar so gar keine Probleme haben.

Es gibt sicher zahlreiche Varianten, individuelle Tipps und persönliche Tricks. Aber auch ein paar Gemeinsamkeiten, von denen sich lernen lässt. Mindestens diese sechs sollten Sie kennen:

Effizienz Tipps: 1. Sie managen ihre Gefühle und Stimmungen

Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem - wie es so schön heißt - mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unseren Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken.

Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr.

Effizienz Tipps: 2. Sie klären, was überhaupt erledigt werden muss

Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist die älteste aller Übungen, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte.

Effizienz Tipps: 3. Sie lesen ihre E-Mails nicht am Morgen

Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind - ob Eule oder Lerche - zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

Effizienz Tipps: 4. Sie eliminieren Störquellen und Ablenkungen

Man kann versuchen, Zeit zu sparen und schneller zu werden. Oft aber ist das nur ein Laborieren an den Symptomen. Wer effizient arbeiten möchte, bekämpft stattdessen die Ursachen. Wie bereits oben liegt es am Ende an Ihrer Haltung, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen.

Im Job lauern leider gleich eine ganze Menge davon. Die sieben schlimmsten sind E-Mails, Meetings, Klatsch und Tratsch, Smartphones, das Internet, Helfersyndrom und Perfektionismus. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zu den Zeitfressern.

Effizienz Tipps: 5. Sie finden ihre eigene Formel für Effizienz

Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht sowieso immer gleich schnell und ist überdies noch höchst gerecht: Jeder Mensch hat 24 Stunden davon, jeden Tag. Allerdings liegt es an uns, wie wir mit der Zeit umgehen, sie nutzen und unsere Prioritäten setzen.

Hierzu gibt es längst gefühlte 15 Meter Ratgeberlieteratur – mit mehr oder weniger hilfreichen Tipps. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten. Beispiele hierfür sind die ABC-Methode, das GTD-Prinzip, die ALPEN-Methode oder auch die SMART-Methode.

Die Masche dahinter bleibt aber stets gleich: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte einteilen, die man erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Wichtiger aber ist, Sie finden den Trick, der am besten zu Ihnen passt.

Effizienz Tipps: 6. Sie stecken sich Ziele - schon am Vorabend

Wer keine Ziele hat, kann auch nichts erreichen. Das ist zwar eine Binse, trotzdem beherzigen sie nur wenige und leben in den Tag hinein. Daran ist nichts Falsches, nur hat es mit Effizienz nur wenig zu tun.

Der Trick ist, sich allerdings nicht nur die großen Lebensziele zu stecken und diese im Auge zu behalten. Wahrhaft effiziente Menschen brechen das auf jeden einzelnen Tag herunter - und das schon am Vorabend. Ein vorgeplanter Tag gibt Sicherheit, wichtige Dinge werden auf jeden Fall erledigt und Sie können selbst dafür sorgen, ein Erfolgserlebnis zu haben.

Es gibt aber auch einen psychologischen Effekt dahinter - den sogenannten Goal-Gradient-Effekt. Kurz gesagt bewirkt der: Je näher wir dem Ziel sind, desto mehr strengen wir uns an. Indem wir uns eine kürzer Deadline setzen (Morgen!), sind wir maximal motiviert.

[Bildnachweis: Ollyy by Shutterstock.com]