Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg
Es ist der Traum von jedem Arbeitnehmer, der sich einen stressfreieren Arbeitstag wünscht und vermutlich ebenso von jedem Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Die Rede ist von Effizienz. Oder anders ausgedrückt: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein. Das mag auf den ersten Blick nach Wunschdenken aussehen, aber Sie können an Ihrer Effizienz am Arbeitsplatz arbeiten. Wir räumen mit einem häufigen Missverständnis zwischen Effizienz und Effektivität auf und geben Ihnen einige Tipps an die Hand, die Ihnen dabei helfen können, mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu erfahren...

Lange Arbeitszeiten machen nicht effizient

Ein Blick in deutsche Büros zeigt: In vielen Unternehmen wird die Leistung von Mitarbeitern leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Die Arbeitsergebnisse zeigen oft jedoch, dass diese Annahme meilenweit von der Realität entfernt ist.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird.

Soll heißen: In vielen Fällen macht es für die erbrachte Leistung einen kaum messbaren Unterschied, ob jeden Tag 12 Stunden geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Das Zauberwort für die Erklärung dieses Phänomens lautet Effizienz..

Effizienz: Ein wichtiger Unterschied zur Effektivität

Effizienz-effizient arbeiten-effizientes Arbeiten Bedeutung-schneller und effizienter arbeitenOftmals entstehen bei der Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität Missverständnisse, die zu einem verzerrten Verständnis der beiden Begriffe führen. Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten durch die Definitionen verdeutlichen:

  • Effektivität ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.
  • Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

Auch ein einfaches Beispiel zeigt den Unterschied: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes ist der Rasenmäher allerdings gleichzeitig auch effizient.

Der Ökonom Peter Drucker beschrieb den Unterschied wie folgt:

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.

Effizienz: Eine Frage der Arbeitshaltung

Es mag hart klingen, aber die wenigsten Mitarbeiter arbeiten wirklich konzentriert und fokussiert. Wie oft werden Sie beispielsweise von Telefonaten, E-Mails oder kurzen Anfragen bei wichtigen Arbeiten gestört? Wann konnten Sie das letzte Mal 45 oder mehr Minuten am Stück, konzentriert und ohne Unterbrechung arbeiten?

Falls Sie sich daran nicht erinnern können: Keine Sorge, eine höhere Effizienz ist glücklicherweise keine Raketenwissenschaft, sondern eine Frage der richtigen Prioritäten und Routinen.

Die Grundlage für effizienteres Arbeiten ist jedoch Ihre Arbeitshaltung. Berater und Coaches können meist innerhalb der ersten Minuten erkennen, ob die Grundeinstellung des Klienten auf effizientes Arbeiten ausgerichtet ist oder nicht.

Sätze wie "Meine Kollegen stören mich ständig", "Das Telefon steht einfach nie still" oder "Mein Chef unterbricht mich während wichtiger Aufgaben" haben alle eines gemeinsam: Sie externalisieren die Probleme und Ursachen. Hier passt wiederum ein Leitsatz aus dem Coaching: Wem Sie die Schuld geben, dem geben Sie auch die Macht.

Übertragen auf die Arbeitssituation bedeutet das: Wenn Sie die Schuld für mangelnde Effizienz bei Ihren Kollegen oder dem Arbeitsumfeld suchen, fühlen Sie sich hilf- und machtlos und versuchen gar nicht erst, etwas zu ändern.

Das bedeutet nicht, dass die Probleme nicht vorhanden wären. Natürlich sind dauerhaft redende Kollegen oder ein ständig klingelndes Telefon Störfaktoren, die Ihre Arbeitseffizienz negativ beeinflussen. Doch es liegt an Ihnen, diese weitgehend - vollständig ist meist nicht möglich - auszuschalten und in den Griff zu bekommen. Hier einige Beispiele, wie das funktionieren kann:

  • Ihr Kollege redet dauernd? Klären Sie, ob Sie bestimmte Arbeiten im Home Office oder zumindest in einem leeren Besprechungsraum des Unternehmens erledigen können und dort Ihre Ruhe haben.
  • Ein ständig klingelndes Telefon lässt sich auf zwei Arten beruhigen. Sie können entweder bestimmte Zeiten festlegen - und diese auch klar kommunizieren - in denen Sie erreichbar sind und das Telefon sonst auf stumm schalten. Oder Sie programmieren Ihr Telefon so, dass zu bestimmten Zeiten nur die wichtigsten Nummern durchkommen und Sie erreichen können. Das funktioniert natürlich nicht im Kundenservice, doch hier gehört das Telefon auch zu Ihren zentralen Werkzeugen.
  • Manchmal können Ihnen auch ganz klassische Organisationstipps helfen. Fassen Sie beispielsweise kleinere Aufgaben - kurze Telefonate, die Beantwortung kurzer E-Mails, die Ablage von Akten und ähnliches - zusammen und erledigen Sie diese am Stück. So werden Sie bei anderen Arbeiten nicht dauernd unterbrochen.
  • Und noch ein Tipp: Notieren Sie alle anfallenden Aufgaben und Gedanken sofort. Wenn Sie diese ständig im Gedächtnis behalten wollen, blockieren Sie sich damit selbst und können sich nie ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Effizienz: Wie machen es die Profis?

Effizienz hat also nichts mit der wöchentlichen Arbeitszeit zu tun, sondern vielmehr geht es darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen.

So fand man bei einer Microsoft-Umfrage heraus, dass bei einer Wochenarbeitszeit von 45 Stunden insgesamt 17 Stunden im Job unproduktiv vertan wurden. Aber wie machen das eigentlich die Profis? Also jene Menschen, die mit effizientem Arbeiten scheinbar so gar keine Probleme haben.

Es gibt sicher zahlreiche Varianten, individuelle Tipps und persönliche Tricks. Aber auch ein paar Gemeinsamkeiten, von denen sich lernen lässt. Mindestens diese zwölf sollten Sie kennen:

  1. Effizienz Tipp: Sie managen ihre Gefühle und Stimmungen.

    Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem - wie es so schön heißt - mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

    Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unseren Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken.

    Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr.

  2. Effizienz Tipp: Sie klären, was überhaupt erledigt werden muss.

    Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

    Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist die älteste aller Übungen, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

    Effizient arbeiten mit Eisenhower-Matrix

    Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte.

  3. Effizienz Tipp: Sie lesen ihre E-Mails nicht am Morgen.

    Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind - ob Eule oder Lerche - zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

    Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

  4. Effizienz Tipp: Sie eliminieren Störquellen und Ablenkungen.

    Man kann versuchen, Zeit zu sparen und schneller zu werden. Oft aber ist das nur ein Laborieren an den Symptomen. Wer effizient arbeiten möchte, bekämpft stattdessen die Ursachen. Wie bereits oben gesagt, liegt es am Ende an Ihrer Haltung, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen.

    Im Job lauern leider gleich eine ganze Menge davon. Die sieben schlimmsten sind E-Mails, Meetings, Klatsch und Tratsch, Smartphones, das Internet, Helfersyndrom und Perfektionismus. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zu den Zeitfressern.

  5. Effizienz Tipp: Sie finden ihre eigene Formel für Effizienz.

    Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht sowieso immer gleich schnell und ist überdies noch höchst gerecht: Jeder Mensch hat 24 Stunden davon, jeden Tag. Allerdings liegt es an uns, wie wir mit der Zeit umgehen, sie nutzen und unsere Prioritäten setzen.

    Hierzu gibt es längst gefühlte 15 Meter Ratgeberliteratur – mit mehr oder weniger hilfreichen Tipps. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten. Beispiele hierfür sind die ABC-Methode, das GTD-Prinzip, die ALPEN-Methode oder auch die SMART-Methode.

    SMART-Methode

    Die Masche dahinter bleibt aber stets gleich: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte einteilen, die man erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Wichtiger aber ist, Sie finden den Trick, der am besten zu Ihnen passt.

  6. Effizienz Tipp: Sie planen kleinere Pausen ein.

    Auch Pausen gehören zur Effizienz; kein Mensch kann sich acht Stunden oder mehr am Tag konzentrieren. Untersuchungen zufolge steigen Fehlerquoten und Unfälle ab der achten Stunde sogar. Dass die Konzentration leidet, kann viele Gründe haben.

    BRAC-Prinzip

    Kollegen, Telefon, Mails - aber auch schlecht gelüftete Räume, ungünstige Lichtquellen oder eine starke Geräuschkulisse wie etwa in Großraumbüros. Damit Sie den Kopf wieder etwas frei bekommen, sind Pausen wichtig.

    Das können Mittagspausen sein, die Sie für einen Spaziergang oder ein Büro-Workout nutzen oder auch 5-Minuten-Pausen, in denen Sie sich strecken, kurz die Beine vertreten.

  7. Effizienz Tipp: Sie räumen Ihren Schreibtisch auf.

    Das Genie beherrscht das Chaos, heißt es. Aber es heißt auch: Ordnung ist das halbe Leben. Post-its überall, Akten türmen sich, Pflanzen, Kaffeetassen und diverse Stifte. Brauchen Sie alles gleichzeitig?

    Häufig verbringen wir viel zu viel Zeit damit, Dinge zu suchen, die doch irgendwo auf dem Schreibtisch liegen müssten. Untersuchungen haben einmal ergeben: Bis zu zweieinhalb Stunden (!) verbringen manche Arbeitnehmer pro Tag damit, irgendwelche Informationen zu suchen, weil sie nicht entsprechend abgeheftet wurden.

    Auf einem geordneten Schreibtisch finden Sie die wichtigen Dinge wesentlich besser als auf einem unaufgeräumten. Das spart Zeit und Geld am Ende. Darüber hinaus wirkt ein aufgeräumter Schreibtisch wesentlich einladender.

    Effizienz-effizient arbeiten-effizientes Arbeiten Bedeutung-schneller und effizienter arbeiten

  8. Effizienz Tipp: Sie erledigen Ihre Aufgaben sofort.

    Gerade Dinge, auf die wir nicht so richtig Lust haben, schieben wir vor uns her. Dabei ist Prokrastination keine Lösung. Wenn Sie erst noch lauter andere Dinge erledigen, wächst der Druck und damit der Stress nur. Viel schlimmer: Sie halten unter Umständen wirklich Ihre Deadline nicht ein und sind anschließend total gefrustet.

    Ein kleiner Trick kann Ihnen dabei helfen, auch unangenehme Dinge schnell zu erledigen: belohnen Sie sich anschließend mit einer Nettigkeit.

    Wenn Sie regelmäßig schwierige Termine wahrnehmen müssen, dann kann es Ihnen helfen, wenn Sie feste Zeiten dafür einplanen und diese direkt als Erstes erledigen - so bleibt der Rest des Tages für angenehme Aufgaben.

  9. Effizienz Tipp: Sie lernen nein zu sagen.

    Das ist kein Appell fürs Schuftigsein. Aber es gibt Menschen, die fühlen sich für alles verantwortlich. Wer räumt die Spülmaschine regelmäßig aus? Sie. Wer füllt den Kopierer wieder auf? Sie. Dabei haben andere Kollegen ebenfalls zwei Hände.

    Sagen Sie auch mal nein, wenn Sie gerade wenig Zeit haben. Natürlich sollten Sie auch weiterhin Kollegen unterstützen, wenn Sie um Hilfe gebeten werden. Aber es geht ums quid pro quo: Wer Ihnen hilft, dem sollte auch geholfen werden und umgekehrt.

  10. Effizienz Tipp: Sie praktizieren Monotasking.

    Es ist ein lang gepflegter Mythos, aber eben auch nur das: Das Multitasking. Telefonieren und gleichzeitig Mails beantworten? Funktioniert kaum bei gleicher Aufmerksamkeit für beide Dinge. Nicht nur, dass das dem Gesprächspartner am Telefon gegenüber unhöflich ist, sich gleichzeitig mit einer anderen Sache zu beschäftigen:

    Sie werden Ihrer Aufgabe höchstwahrscheinlich nicht gerecht. Es ist hohe Konzentration dafür erforderlich, die über einen längeren Zeitraum auf diesem Level nicht zu leisten ist. Das führt zur Erschöpfung.

    Pariser Wissenschaftler haben herausgefunden, dass das menschliche Gehirn viel besser arbeitet, wenn es nur eine Aufgabe zu bewältigen hat, denn dann können sich beide Hirnhälften auf diese konzentrieren. Andersherum muss sich bei zwei Aufgaben je eine Hälfte um eine Aufgabe kümmern.

    In der Summe dauert das jedoch länger, als wenn die Aufgaben einzeln nacheinander erledigt werden und zusätzlich steigt die Fehlerquote.

  11. Effizienz Tipp: Sie bremsen Ihren Perfektionismus ein.

    Perfektionismus kann lähmen. Bevor Sie überhaupt etwas anfangen, überlegen Sie viel zu lange, wie und ob eine Sache erledigt werden könnte - und schieben damit Entscheidungen vor sich her, die wesentlich schneller getroffen werden könnten.

    Dieses Vorgehen - aus Angst, Fehler zu begehen - ist äußerst ineffektiv. Zumal Fehler an sich nichts Schlimmes sind, sofern Sie daraus lernen. Fragen Sie sich, ob der Zeitaufwand, den Sie für diese Sache betreiben noch im Verhältnis zum Ergebnis steht.

  12. Effizienz Tipp: Sie stecken sich Ziele - schon am Vorabend.

    Wer keine Ziele hat, kann auch nichts erreichen. Das ist zwar eine Binse, trotzdem beherzigen sie nur wenige und leben in den Tag hinein. Daran ist nichts Falsches, nur hat es mit Effizienz recht wenig zu tun.

    Effizienz dank Zielen

    Der Trick ist, sich allerdings nicht nur die großen Lebensziele zu stecken und diese im Auge zu behalten. Wahrhaft effiziente Menschen brechen das auf jeden einzelnen Tag herunter - und das schon am Vorabend. Ein vorgeplanter Tag gibt Sicherheit, wichtige Dinge werden auf jeden Fall erledigt und Sie können selbst dafür sorgen, ein Erfolgserlebnis zu haben.

    Es gibt aber auch einen psychologischen Effekt dahinter - den sogenannten Goal-Gradient-Effekt. Kurz gesagt bewirkt der: Je näher wir dem Ziel sind, desto mehr strengen wir uns an. Indem wir uns eine kürzere Deadline setzen (Morgen!), sind wir maximal motiviert.

[Bildnachweis: Malinovskaya Yulia by Shutterstock.com]