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Ein Gastbeitrag von Hermann Rühle mit exklusiven Buchauszügen

Das chaotische Zeitmanagement funktioniert nach dem KISS-Prinzip: »Keep it simple and stupid.« Mach’s so einfach wie möglich! Also genau so, wie Sie es schon immer praktizieren.

Jetzt verrate ich Ihnen, welches Geheimnis hinter diesem Erfolgsrezept steckt: Man muss warten und verzichten können. Warten Sie ab, bis sich etwas von selbst erledigt hat. Wenn nicht, laufen Sie zur persönlichen Hochform auf und bekommen es schnell noch hin. Warten Sie, bis es ein Anderer erledigt hat. Die Arbeit geht schließlich dorthin, wo sie getan wird. Verzichten Sie möglichst darauf, dort zu sein. Verzichten Sie auf Planung, es kommt immer anders, als man denkt. Warten Sie lieber, wie es tatsächlich kommt. Dann improvisieren Sie, und garantiert werden Sie es irgendwie hinbekommen.

So trainieren Sie gleichzeitig Ihre Überraschungskompetenz und bald kann Sie gar nichts mehr erschrecken. Bleiben Sie unterorganisiert und verzichten Sie auf so sinnlose Aktivitäten wie Schreibtisch aufräumen und Ablegen. Sie haben mehr Zeit gespart, als Sie jemals für das Suchen benötigen. Verzichten Sie auf den Unfug, Wichtiges künstlich dringend zu machen, wie es die Geplanten tun. Warten Sie besser ab, bis eine Aufgabe dringend ist. Vielleicht bleibt sie wichtig und Sie haben Zeit und Arbeit gespart. »Keep it simple, stupid!«, können Sie zum Perfektionisten sagen, wenn er wieder einmal unnötigen Aufwand treibt: Halte es einfach, Dummkopf!

Warum das Dringende wichtig nehmen

Stephen Bayne: Ich bin eher wie ein Moskito im Nudistencamp. Ich weiß, was ich tun will, aber ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.

»Sagen Sie mal, wie machen Sie das eigentlich? Sie haben immer Zeit, wenn man etwas von Ihnen will. Sie sind immer freundlich und nie gestresst. Können Sie mir mal verraten, wie Sie das hinbekommen?«
»Mit dem richtigen Zeitmanagement geht das ganz einfach.«
»Und wie funktioniert das?«
»Das Wichtigste sind die richtigen Prioritäten.«
»Und wie setzen Sie die?«
»Das habe ich von Eisenhower gelernt.«

An der Reaktion auf den Namen »Eisenhower« erkennen Sie sofort, ob Sie es mit einem Perfektionisten zu tun haben. Der bekommt, wenn er »Eisenhower« hört, leuchtende Augen und meint: »Ach ja, das Eisenhower-Prinzip.« Dann setzen Sie zum K.O.-Schlag an und sagen: »Genau! Das Eisenhower-Prinzip. Der größte Blödsinn aller Zeiten. Dieses Prinzip hat Generationen von Zeitmanagement-Schülern in die Irre geführt. Sie sind vermutlich auch darauf reingefallen und liegen als Opfer auf dem Eisenhower’schen Soldatenfriedhof. Ich habe von Eisenhower gelernt, wie man es nicht machen soll. Das unterscheidet mich von Ihnen. Deshalb habe ich Zeit und Sie nicht.« Das sitzt!

Anschließend bieten Sie Ihrem verwirrten Gegenüber einen Waffenstillstand an: »General Eisenhower hat nicht nur Unheil angerichtet. Von ihm stammt sogar mein wichtigstes Lebensmotto.« Jetzt verschränkt der Perfektionist die Arme, weil er glaubt, Sie wollen ihn noch einmal veralbern. Dann will er das Motto doch wissen und Sie sagen es ihm: »Wenn du gefragt wirst, ob du etwas kannst, sage ja, und dann schau zu, wie du’s hinbekommst.«

Seine Körpersprache bleibt in Abwehrhaltung, weil er mit diesem Spruch überhaupt nichts anfangen kann. Der passt nicht in sein ordentliches Weltbild. Für den Perfektionisten sind Sie spätestens jetzt ein unseriöser Hochstapler, der dummes Zeug verzapft. Möglicherweise ist das Gespräch damit zu Ende. Wenn nicht, sollten Sie für die weitere Diskussion wissen, was mit dem Eisenhower Prinzip gemeint ist. Sonst sind Sie tatsächlich ein Hochstapler.

Tue ich etwas gleich oder später oder überhaupt nicht? Das ist die entscheidende Ausgangsfrage für das Setzen von Prioritäten. Fällt das Wort »Prioritäten«, dann sagt jeder Perfektionist: »Eisenhower-Prinzip!« Das ist eine geniale Methode, mit der man entscheiden kann, ob und wann man etwas tut. Der alliierte Oberbefehlshaber des Zweiten Weltkriegs, der US-amerikanische General Dwight D. Eisenhower, soll darauf gekommen sein, sagt die Legende.

Die Perfektionisten erklärten dieses Prinzip sofort zur Leitlinie ihres Handelns und rennen damit geradewegs ins Unglück, weil sie es falsch verstanden haben. Zum Glück haben Sie sich um Methoden im Allgemeinen und um das Eisenhower-Prinzip im Besonderen nie geschert, machen aber nach Eisenhower instinktiv alles richtig. Das muss ich Ihnen erklären.

Zuerst das Prinzip. Das ist ganz einfach. Leute, die freiwillig den Soldatenberuf ergreifen, mögen es nicht so kompliziert. Bei den Prioritäten geht es um Wichtigkeit und um Dringlichkeit. Ein Problem, das man lösen soll, kann wichtig sein oder unwichtig und es muss entweder sofort erledigt werden oder es kann bis später warten. Aus diesen vier Möglichkeiten hat Eisenhower sein Schema mit den vier Quadranten gebastelt. Am besten erklärt uns der Vertriebsassistent Jan Frühdran, wie es bei ihm funktioniert.

Das Eisenhower-Prinzip: Gut gemeint und falsch verstanden

»In fünf Wochen tagt die Geschäftsleitung. Auf der Agenda steht die Entscheidung, ob wir in den albanischen Markt gehen sollen oder nicht. Für meine Präsentation brauche ich von Ihnen in vier Wochen eine wasserdichte Geschäftsfeldanalyse.«

Das war der Auftrag von meinem Chef, dem Vertriebsleiter. Eine klare Q1-Aufgabe. Die albanische Geschäftsfeldanalyse ist wichtig und hochgradig karriererelevant. Mit hoher Wahrscheinlichkeit nimmt mich der Chef sogar mit zur Sitzung und ich darf dort meine Studie selbst erläutern, wenn Zwischenfragen kommen und er nicht mehr weiter weiß. Dann komme ich vor dem erlauchten Kreis groß raus. Dringend ist die Aufgabe nicht, ich habe vier Wochen Zeit. Früher bin ich bei langfristigen Aufgaben manchmal ins Schleudern geraten, weil es am Ende zeitlich eng wurde. Das soll mir diesmal nicht passieren. Nach dem Eisenhower-Prinzip muss man das Wichtige rechtzeitig dringend machen. In der ersten Woche erstelle ich das Grobkonzept. In der zweiten Woche sammle ich die relevanten Daten. Am Ende der dritten Woche soll meine Präsentation stehen. Die vierte Woche reserviere ich als Pufferzeit, falls etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt und ich in Zeitverzug gerate. In der dritten Woche, am Dienstagvormittag um 9 Uhr, sage ich zu meiner Kollegin: »Darf ich für die nächsten drei Stunden mein Telefon auf dich umstellen? Ende nächster Woche ist die Stunde der Wahrheit und ich will mit meiner Analyse rechtzeitig fertig wer den.«

In einer ungestörten Stunde erledigt man das Doppelte von dem, was man in einer »gestörten« Stunde vom Tisch bringt. Die Kollegin übernimmt für drei Stunden mein Telefon. Das beruht auf Gegenseitigkeit. Wenn sie ungestört arbeiten will, übernehme ich ihr Telefon. Ich setzte mich in ein leeres Besprechungszimmer und um 11.45 Uhr steht die Geschäftsfeldanalyse. Ich melde mich bei der Kollegin zurück. Sie drückt mir die Telefonliste in die Hand. Dort steht, wer in der Zwischenzeit angerufen hat, wen ich zurückrufen soll.

»Melde dich gleich mal bei Frau Hix, die hat kurz nach 9 Uhr angerufen und wollte dich sprechen, sie hat es ganz wichtig gehabt!« Frau Hix, die Vertriebsleitersekretärin, sagt: »Herr Frühdran, gut, dass Sie zurückrufen. Hoffentlich haben Sie mit der albanischen Geschäftsfeldanalyse noch nicht angefangen. Albanien ist gestorben. Der Tagesordnungspunkt ist gestrichen.« Zweieinhalb Wochen umsonst gearbeitet! Anschließend habe ich, Jan Frühdran, Eisenhower verflucht und nicht nur die fertige Studie in den Papierkorb geworfen, sondern auch die falschen Ratschläge, wie man angeblich Prioritäten richtig setzen soll.

Jan Frühdran, der umsichtige Vertriebsassistent, wollte alles richtig machen, leider hat er sich am falschen Wegweiser orientiert. Jetzt erläutere ich Ihnen kurz, wie die Ordentlichen mit Hilfe von Eisenhower ordentlich auf die Nase fallen, damit Ihnen das nicht passiert.

Bei den Perfektionisten hat das Wichtige Vorrang. Das tatsächlich Dringende mögen sie nicht so, das lassen Sie nicht so gern an sich ran. Sie machen lieber das Wichtige künstlich dringend. Geplante Menschen mögen keine Überraschungen. Sie suchen nach Rezepten, wie sie das Unvorhergesehene vermeiden oder in den Griff bekommen. Die Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix wurde schnell zu ihrer wichtigsten Prioritäten-Leitlinie.

Ein Geplanter ist glücklich, wenn er sich intensiv mit Q1-Aufgaben beschäftigen darf, das ist seine Welt. Mit den Unwägbarkeiten der Praxis hat er es nicht so. Lieber schwelgt er in der Zukunft. Aufgaben erledigt er lange vor dem Fälligkeitstermin, weil er mit der Endterminhektik, und dem damit verbundenen Finalstress, nicht so gut zurechtkommt. Sein Motto lautet: »Krisen meistert man am besten, indem man ihnen zuvorkommt.«

Die Analyse potenzieller Probleme ist eine seiner Lieblingsbeschäftigungen. Er investiert viel Zeit in Q1, weil er Q2 klein halten will. Vor Q2-Aktivitäten hat er Angst. Da muss er unvorbereitet Probleme lösen und Krisen bewältigen. Q2-Aufgaben bereiten ihm ein schlechtes Gefühl. Wenn er in Zeitdruck gerät, bildet er sich ein, er hätte im Vorfeld etwas falsch gemacht. Muss er eine Krise meistern, dann war seine Analyse potenzieller Probleme nicht sorgfältig genug. Besonders leidet er unter dem banalen Tagesgeschäft von Q3, weil es ihn von seinen Q1-Lieblingsbeschäftigungen abhält. Q4 ist für den gewissenhaften Arbeiter reine Zeitverschwendung, das gönnt er sich nicht oder nur mit schlechtem Gewissen.

Irgendwann ist er dann ausgebrannt, weil er es versäumt hat, sich regelmäßig zu regenerieren. Auch die Pflege eines Netzwerkes ist für ihn weder wichtig noch dringend. Wenn er Freunde brauchen könnte, die ihm aus der Patsche helfen, hat er keine.

Die Q1-Lastigkeit und Q2-Aversion des Perfektionisten haben fatale Auswirkungen. Die Zeitverschwendung durch die sinnlose Beschäftigung mit der unsicheren Zukunft ist ja noch das kleinere Übel. Schlimmer ist, dass der Geplante dauernd Krisen zuvor kommen will. Vorhersehbare Krisen sind unproblematisch. Die bewältigen Sie spontan auch ohne Vorbeuge und Alternativmaß nahmen und trainieren jedes Mal Ihre Überraschungskompetenz.

Ganz anders der Geplante, der geht sogar Pseudokrisen aus dem Weg, ist irgendwann total krisenungeübt. Echte Krisen kommen unvorhergesehen, sie sind plötzlich da und treffen den Perfektionisten mit voller Wucht. Er reagiert hilflos, weil er nur Krisenvermeidung drauf hat.

Wilhelm Busch kennt noch ein Problem: »In Ängsten findet manches statt, was sonst nicht stattgefunden hat.« Der Perfektionist macht sich dauernd einen Kopf, was alles passieren könnte. Er lebt in ständiger Angst vor Ereignissen, die nie eintreten. Da geht es Ihnen besser. Sie marschieren unbekümmert durchs Leben. Sie beunruhigt selten etwas. Sie plagen keine Hirngespinste. Sie wissen: »Es sind nicht die Dinge, die uns beunruhigen, sondern die Vorstellungen von den Dingen.«

Das Eisenhower-Prinzip für Chaoten

Sie haben schon immer nach dem richtig verstandenen Eisenhower-Prinzip funktioniert, obwohl Sie es möglicherweise überhaupt nicht kannten. Eigentlich brauchen Sie deshalb gar nicht weiterlesen, aber vielleicht interessiert es Sie doch.

Q1: Der Helmut-Schmidt-Quadrant

Ihr erstes Idol für das Setzen von Prioritäten ist kein General aus dem Zweiten Weltkrieg, der es später zum amerikanischen Präsidenten gebracht hat, sondern ein Leutnant, der nach dem Krieg erst Verteidigungsminister und dann deutscher Bundeskanzler wurde. Mit Helmut Schmidt verbindet Sie die Abneigung gegen den ersten Quadranten.

Vergessen Sie Q1! Warum sollen Sie so dumm sein und das Wichtige künstlich dringend machen? Entweder es wird von allein dringend, und dann geht es los, oder es bleibt bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag wichtig, und Sie haben zum Glück weder Gedanken noch Zeit dafür verschwendet. Lassen Sie langfristige Aufgaben erst mal liegen. Langfristig heißt, Ihnen bleibt eine lange zeitliche Schonfrist, bis es losgeht. Während dieser Zeit wird sich vieles ändern und manches von selbst erledigen. Vergeuden Sie keine Zeit für die Analyse potenzieller Probleme. Zermartern Sie sich nicht Ihr Hirn mit eingebildeten Krisen, sondern meistern Sie lieber tatsächliche Krisen, aber erst, wenn sie da sind.

Den Helmut-Schmidt-Quadranten können Sie einfach ignorieren und es wird keine negativen Konsequenzen für Sie haben.

Q2: Der Red-Adair-Quadrant

Q2 ist Ihr Quadrant! Da fühlen Sie sich wie Red Adair, Ihr zweites Prioritätenidol. Paul Neal Adair, bekannt als Red Adair, war der berühmteste Feuerwehrmann der Welt. »Gebt mir genügend Dynamit und ich blase euch das Höllenfeuer aus«, sagte der Texaner mit den feuerroten Haaren, der sich weltweit durch das Eindämmen katastrophaler Großfeuer einen Namen gemacht hatte. Noch mit 76 Jahren war er in seinem roten Overall in Kuwait im Einsatz und löschte mit seinen Männern 117 Ölquellen, die während des Golfkrieges in Brand gesteckt worden waren. Im Alter von 89 Jahren starb er in seiner texanischen Heimatstadt Houston eines natürlichen Todes.

Im Red-Adair-Quadrant wird es interessant. Hier warten zwei Aufgaben-Gruppen auf Sie. Erstens krisenhafte Ereignisse mit Katastrophen-Charakter: Die Steuerfahndung steht vor der Tür. Der Just-in-time-Lkw liegt im Graben und beim Kunden droht ein Bandstillstand. Das EDV-Netzwerk ist abgestürzt und Sie müssen es wieder zum Laufen bringen. Eine Baustelle säuft ab. In der Produktion passiert ein Unfall.

Zweitens müssen Sie im Q2 schnell Aufgaben anpacken, die sich nicht von selbst erledigt haben, bei denen der Termin »heiß« ist. Jetzt er leben Sie eine Leistungsexplosion, bewältigen Krisen und erledigen Aufgaben in einem Rutsch. Die ganze Energie steht Ihnen zur Verfügung, die haben Sie schließlich nicht für die frühzeitige Erledigung unnötiger Aufgaben verbraucht und nicht für eine sinnlose Analyse potenzieller Probleme verschwendet. Sie spielen Ihre Überraschungskompetenz und Ihre Improvisationsfähigkeit aus und trainieren beides für den nächsten Einsatz.

Q3: Der Dittsche-Quadrant

Wenn Sie der Q2 in Ruhe lässt, haben Sie ein Entscheidungsproblem: Wollen Sie sich dem normalen Wahnsinn von Q3 ausliefern oder sich im Q4 etwas Gutes tun? Im Q3 findet das wirklich wahre Leben statt. Da brauchen Sie weder planen noch arbeiten, da wer den Sie gearbeitet, da müssen Sie nur reagieren. Das Telefon läutet. Ein Kollege fragt. Der Chef ruft zu einer Ad-hoc-Besprechung. Ein unangemeldeter Besucher steht in der Tür. Eine neue Mail im Eingangskorb. Ein Kunde am Telefon. Die Bürokollegin erzählt von ihrem Urlaub. Sie sollen in die Werkstatt kommen. Den Personalchef zurückrufen. Der Einkauf hat ein Problem. Der Trainee will etwas loswerden. Alles sofort! Alles dringend! Alles gleichzeitig!

Geplante Typen verzweifeln, weil sie sich etwas anderes vorgenommen hatten, weil ihr schöner Tagesplan von der Realität niedergemacht wird. Da sind Sie realistischer. Sie nehmen sich gar nichts vor. Dann kann auch nichts dazwischenkommen. Ihr Plan ist die Realität. Ihr Motto lautet: »Mal sehen, was der Tag Schönes bringt.« Für Sie ist das Dringende wichtig. Im Q3 wird das Geld verdient. Das soll man nicht behindern.

Auch darf man Leute, die Informationen brauchen, nicht blockieren, sonst können sie nicht weiter arbeiten. Die Perfektionisten fühlen sich gestört, sie schotten sich ab und halten den ganzen Betrieb auf. Chaoten betrachten Störungen als Informationschancen. Jedes Mal, wenn man gestört wird, erfährt man etwas Neues. Ihre Kunden und Kollegen schätzen Sie, weil Sie immer ansprechbar sind und man Sie jeder zeit unterbrechen darf. Ganz im Gegensatz zu den unflexiblen Bürokratenkollegen, bei denen man sich immer einen Termin geben lassen muss, wenn man eine kurze Auskunft braucht, um weiter arbeiten zu können.

Sie knüpfen Kontakte und erweitern Ihr Netzwerk. Sie reagieren auf das, was man von Ihnen will, und entscheiden, ob Sie wollen oder nicht. Wenn Sie nicht wollen, flüchten Sie nach Q4. Diese zeitweilige Q3-Verweigerung steht Ihnen zu, normalerweise sind Sie ja für alle jederzeit da.

Q4: Der Goethe-Quadrant

Im Q4 dürfen Sie Mensch sein. Gönnen Sie sich kleine Fluchten. Surfen Sie im Internet. Gehen Sie auf bezahlten Betriebsrundgang. Schwätzer sucht Schwätzer, suchen Sie sich geeignete Opfer, und lassen Sie sich auch von den Suchenden finden.

Schauen Sie am modernen Dorfbrunnen vorbei, am Kaffeeautomaten stehen nette Kolleginnen und Kollegen. Dort versorgt man Sie mit den neuesten Nachrichten, die nicht in den offiziellen Rundschreiben stehen, aber für Ihre Arbeit trotzdem wichtig sind. Gönnen Sie sich eine größere Flucht, wenn Ihnen die Bürodecke auf den Kopf fällt. Besuchen Sie Ihren Lieblingskunden, auch wenn es keinen Anlass gibt und Sie erst vor kurzem bei ihm waren.

Q4 ist das Podium für den Informationsaustausch und die Kontaktpflege. Das so gepflegte Netzwerk hilft beim erfolgreichen Deadline-Working im Katastrophen-Quadranten. Wird es zeitlich eng, brauchen Sie schnell die richtigen Informationen und tatkräftige Unterstützung. Q4 schützt Sie vor dem Ausbrennen. Q4 ist eine Insel für die Regeneration und eine Quelle der Inspiration.

Fassen wir die erste Lektion für das chaotische Zeitmanagement zusammen. Die Wichtigkeit hat mit Zielen zu tun. Die sind unbestimmt, liegen in der Zukunft, ändern sich und werden nicht selten ganz aufgegeben. Das Wichtige ist eine untaugliche Leitlinie für das Setzen von Prioritäten, machen Sie es nicht künstlich dringend.

Im englischsprachigen Raum hat man das schon immer gewusst. Das englische »priority« hat eine eindeutige Nähe zum Dringenden und wird nie im Zusammenhang mit dem Wichtigen benutzt. Die Dringlichkeit hat etwas mit der Zeit zu tun. Zeitmanagement richtig verstanden heißt: Lassen Sie sich von der Dringlichkeit managen, nehmen Sie das Dringende wichtig.

Kümmern Sie sich nicht um das Wichtige. Das erledigt sich entweder von selbst oder es wird von selbst dringend. Im ersten Fall haben Sie Zeit gespart und im zweiten Fall sparen Sie Zeit, weil Sie es schnell hinbekommen müssen.