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Es ist ein Klassiker im Business: Ein Bekannter fragt Sie, ob Sie jemanden kennen, der weiterhelfen kann oder vielleicht sogar die Idealbesetzung für eine freie Stelle ist. Und Sie kennen tatsächlich so jemanden. Also stellen Sie die beiden einander vor – per E-Mail. Eine solche Empfehlung per E-Mail vereinfacht die Arbeit ungemein, könnte man meinen. Tatsächlich aber stecken auch hier einige Tücken im Detail...

Empfehlungen sind Teil des Netzwerkens

Wenn es um soziale Kontakte geht, sind wir auf verschiedene Arten mit Menschen verbunden – da gibt es Kontakte durch Familie, Verwandtschaft, Schule, Arbeit, Sport oder andere Vereine. Durch soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Xing und Linkedin hat die Vernetzung sogar noch zugenommen. Oft lässt sich gerade hier erkennen, wer mit wem verbunden ist, ohne dass das vorher ersichtlich gewesen wäre.

Praktisch! Denn so können Sie natürlich auch gezielt Ihre direkten Bekannten bitten, Sie mit jemandem zusammenzubringen oder bekannt zu machen, den Sie selbst nur um zwei bis drei Ecken kennen.

Wissenschaftlichen Untersuchungen zufolge halten wir ohnehin nur mit zu 200 Leuten intensiven Kontakt. Der Rest ist gezieltes Netzwerken, Bekanntmachen und Empfehlen.

Aber wie geht das richtig? Gibt es hierfür formale Kriterien?

Im realen Leben bieten klassische Knigge-Regeln erste Hilfe. Aber wie sieht es in der digitalen Welt aus? Muss auch eine korrekt verfasste E-Mail bestimmten formalen Ansprüchen genügen?

Wir klären auf...

Empfehlung per E-Mail: Diese Informationen sollten Sie bieten

Das Wichtigste zuerst: Feste Knigge-Regeln, wie es sie beispielsweise bei der Begrüßung, bei der Anrede oder beim Händeschütteln gibt, existieren bei der Empfehlung per E-Mail nicht. Zumal sich bei der typischen Dreier-Konstellation meist schon zwei von drei Personen gut kennen - der Empfehlende und der Empfänger -, geht es dabei oft laxer zu als bei der anderen Geschäftskorrespondenz.

Das sollte aber nicht darüber hinweg täuschen, dass es sich immer noch einen beruflichen Kontakt handelt und nicht um das Verkuppeln für ein Date.

Überlegen Sie also bitte gut, wen Sie wem und wie empfehlen wollen: Letztlich fällt das immer auch auf Sie zurück. Wenn beide hinterher feststellen, dass das so gar nicht passt, leidet immer auch ihre Reputation darunter. Und passiert das mehrmals, wird man Ihrem Urteil bald gar nicht mehr vertrauen. Das Netzwerk nimmt dann regelrecht Schaden.

Manchmal gibt es aber auch die Situation, dass Sie von sich aus aktiv werden, weil Sie glauben, zwei Menschen aus Ihrem Bekanntenkreis sollten sich unbedingt einmal kennenlernen - eine Initiativ-Empfehlung sozusagen. In dem Fall sollten Sie bitte folgendes bedenken:

  • Datenschutz

    Ungefragt E-Mailadressen weiterzugeben, ist ähnlich wie Adressen oder Telefonnummern an Dritte herauszugeben: Am Anfang aller Beziehungspflege sollte die Erlaubnis stehen, eine E-Mailadresse weitergeben zu dürfen. Keiner ist entzückt, wenn Hinz und Kunz Zugriff auf die eigene E-Mailadresse hat. Im schlimmsten Fall erweist sich die Empfehlung als Zeitverschwendung oder schlimmer: als aufdringlicher Verkäufer oder nerviger Bittsteller.

    Agieren Sie daher ähnlich wie im E-Mail-Marketing - mit einem sogenannten Double Opt-in. Fragen Sie beide Parteien vorab, ob Sie eine Empfehlung aussprechen dürfen und versuchen Sie in der Vorabmail folgende Informationen in Erfahrung zu bringen:

    • Was ist der Hintergrund des Kontaktwunsches?
    • Worin liegt der Vorteil für beide Kontakte?
    • Welche Handlungen werden von Ihrem Kontakt erwartet?
  • Zeitfaktor

    Gehen Sie davon aus, dass beide Personen relativ beschäftigt sind. Erleichtern Sie also beiden, sich möglichst einfach und schnell kennenzulernen - zum Beispiel, indem Sie die Kontaktdaten und eine Minivita der beiden in die E-Mail packen und nicht nur die Mail-Adressen ins CC-Feld.

    Eine E-Mail kann auch mal untergehen, wenn eine Person zu sehr beschäftigt, im Urlaub oder auf Dienstreise ist. Achten Sie deshalb auch auf das optimale Timing. Falls zu viel Zeit vergeht, bis die Mail gelesen und beantwortet wird, kann sich das ungünstig auf die Empfehlung auswirken und mindestens ein Empfänger könnte verstimmt sein.

  • Verantwortung

    Die liegt bei einer Empfehlung per Mail zunächst immer bei demjenigen, der angeschrieben wurde. Er muss sich entweder beim anderen melden und Interesse bekunden sowie einen weiteren Termin abmachen - oder sich überlegen, wie er oder sie von Nutzen sein kann. Erleichtern Sie beiden diesen Schritt, indem Sie in Ihrer Mail gleich noch eine kurze (!) Begründung formulieren, warum sich beide vernetzen sollten und warum Sie den Kontakt herstellen.

  • Druck

    Bei jeder Empfehlung lastet auch ein sozialer Druck auf den beiden Empfängern der Mail. Schließlich erzwingen Sie - praktisch ungefragt - eine Reaktion. Wer gerade viel um die Ohren hat, kann mitunter gereizt reagieren, wenn er derart unfreiwillig in eine virtuelle Arena gezerrt wird und nun jemandem antworten muss, den er oder sie gar nicht kennt. Es empfiehlt sich daher, mindestens einen der beiden Empfänger vorab zu informieren und zu fragen, ob der Kontakt überhaupt erwünscht ist. Besser aber beide.

Um auf Nummer sicher zu gehen, fragen Sie Ihre Kontakte am besten auch, welches ihr bevorzugtes Kommunikationsmedium ist. Das ist die Chance für E-Mail-Muffel, noch rechtzeitig auszusteigen oder generell abzulehnen. Nicht wenige bevorzugen hierbei schlicht das Telefon. Daran sollten Sie sich dann auch bitte halten.

Empfehlung per Mail: Checkliste für den Inhalt

Gehen wir davon aus, dass alle Beteiligten zugestimmt haben und eine Empfehlung per E-Mail bevorzugen, geht es nun an die das konkrete Formulieren der Kontaktanbahnungs-Mail.

Je nachdem wie gut sich alle schon kennen, reicht hier auch ein kurzer Text. Zum Beispiel:

Lieber XY,

ich möchte dir gerne meinen Bekannten ABC vorstellen (in CC). Ich kenne ihn seit X Jahren und glaube, dass er dir bei deinem Projekt ZZZ weiterhelfen kann. Er hat schon CCC gemacht. Am besten tauscht ihre euch dazu direkt aus.

Beste Grüße

Kurz, formlos, funktional. Kann man so machen. Eine solche Mail setzt aber voraus, dass sich alle drei bereits auf einem informellen Niveau kennen und auch sonst diese lockeren Umgangston pflegen.

In allen anderen Fällen sind etwas mehr Text und Information nötig. Auch wenn es - wie gesagt - keine festen Regeln für derlei E-Mails gibt, hilft die folgende Checkliste zumindest, keine wichtigen Punkte zu vergessen:

  • Anrede

    Eine Empfehlung aufgrund einer beruflichen Profession gehört in den Bereich Geschäftsbrief und sollte daher auch so beginnen: "Sehr geehrte(r) Herr/Frau..." - das unterstreicht zudem den Ernst, die Seriosität und Gewissenhaftigkeit der Empfehlung.

  • Motivation

    Erläutern Sie kurz, woher Sie beide Kontakte kennen: Handelt es sich um einen guten Freund oder eher einen weitläufigen Bekannten, zum Beispiel über ein soziales Netzwerk wie Xing? Anschließend erklären Sie warum Sie diese Empfehlung aussprechen: Sind Sie darum gebeten worden und wurden Sie initiativ tätig?

  • Nutzen

    Welchen gegenseitigen Nutzen versprechen Sie den beiden Empfängern durch diesen Kontakt? Sind sich beide Parteien (unwissentlich) vielleicht einmal irgendwo begegnet? Wenn Sie Kenntnis davon haben, gibt es einen Anknüpfungspunkt und Sie ersparen Ihrem Kontakt peinliche Momente. Eventuell ist es auch erforderlich zu erklären, welche Rolle Sie in dieser neuen Konstellation einnehmen werden.

  • Kontaktdaten

    Zwar können Sie bereits durch die Adressfelder Kontaktdaten austauschen (AN: Empfänger; CC: Empfohlener). Besser ist es aber, am Ende der Mail noch einmal die wichtigsten Kontaktinformationen von beiden Beteiligten aufzuführen (E-Mailadresse, Telefon-, eventuell auch Handynummer) - natürlich nur im beiderseitigem Einverständnis. Das erleichtert beiden den weiteren Austausch.

  • Abschluss

    Neben einer formalen Grußformel am Schluss des Empfehlungsschreibens können Sie noch delegieren, wer den nächsten Schritt unternehmen sollte und sich selbst aus der Korrespondenz formal zurückziehen - allerdings nie desinteressiert, sondern verantwortungsvoll.

Grundsätzlich gilt: Halten Sie auch diese offizielle Mail so kurz wie möglich (time is money!) - und so präzise wie nötig.

Eine Musterempfehlung könnte dann zum Beispiel so formuliert sein:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau _____________,

Sie suchen zurzeit einen Experten für _____________. Ihr Unternehmen wächst seit einigen Jahren stark in dem Bereich, und Ihr x-köpfiges Team braucht dringend Verstärkung.

Ich möchte Sie daher mit meinem Freund _____________ bekannt machen. Ich kenne ihn bereits seit XX Jahren als zuverlässigen und versierten ABC-Experten. Wir haben sogar schon einmal ein Projekt zusammen abgeschlossen und dabei _____________ erzielt. Ich glaube, Sie beide würden gut zueinander passen und _____________ mit seinen Kompetenzen das Team perfekt ergänzen.

Am besten wäre, Sie tauschen sich direkt untereinander aus. Hier die Kontaktdaten:

Herr/Frau EMPFÄNGER
empfaenger@mail.de
0 12 34 / 56 78 90

Herr/Frau EXPERTE
experte@mail.de
0 98 76 / 65 43 21

Ich würde mich freuen, wenn Sie beide erfolgreich zusammenfinden und ich hierbei helfen konnte. Vielleicht schreiben Sie mir später noch kurz, wie das Gespräch verlaufen ist.

Mit besten Grüßen

Wenn beide Seiten von dem neuen Kontakt profitieren, haben Sie beste Arbeit geleistet und sogar Ihr eigenes Netzwerk gestärkt.

Wie sollte der Empfänger reagieren

Extra-Tipp-IconNach einer solchen Mail liegt der Ball nun im Feld des Empfängers. Der Höflichkeit halber sollte er oder sie nun die Initiative ergreifen, sich bedanken und den zart geknüpften Faden aufnehmen und weiterspinnen - und allen (!) antworten. Zum Beispiel so:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau EMPFEHLER,

vielen Dank für die nette Empfehlung. Das kommt mir gerade gelegen, wir suchen in der Tat nach einem solchen Experten.

Sehr geehrte(r) Herr/Frau EXPERTE,

ich freue mich Sie auf diesem Weg kennenzulernen. Wollen wir dazu in den nächsten Tagen telefonieren und alles Weitere besprechen? Gut passen würde mir das am kommenden Donnerstag zwischen 13 und 14 Uhr. Passt das bei Ihnen auch?

Mit freundlichen Grüßen

[Bildnachweis: StockLite by Shutterstock.com]