Kennen Sie auch das Phänomen: Für jede E-Mail, die Sie versenden, bekommen Sie im Verlauf der Konversation im Schnitt zwei Mails zurück, die Sie jeweils wieder beantworten und dann noch mehr E-Post bekommen, und so weiter. Angeregt durch Promi-Blogger Robert Scoble habe ich mal meinen persönlichen Schnitt ausgerechnet: Mit jeder versendeten Mail wachsen meine Konversationen im Durchschnitt um den Faktor 2,7.

Aber auch andere Zahlen sind alarmierend: Sechs Billionen Geschäftsmails werden jährlich weltweit verschickt und von den Angestellten anschließend abgearbeitet. Schon bis zu zwei Stunden täglich sind Manager mit ihren E-Mails beschäftigt. Allerdings ist mindestens ein Drittel davon irrelevant. So das Ergebnis einer europaweiten Befragung des britischen Henley Management College unter 180 Führungskräften.

Das raubt natürlich unglaublich viel Zeit und kann die Produktivität empfindlich behindern – erst recht, wenn man wie ich dazu neigt, Neutzugänge im Posteingang sofort zu lesen. Von den zahlreichen BACNs mal abgesehen. Deshalb frage ich mich gelegentlich, wie man den E-Mail-Terror effizient eindämmen kann. Das ist das vorläufige Ergebnis meiner Recherchen:

  • Die eine Möglichkeit ist, seine Post, sagen wir, nur noch zwei Mal am Tag zu lesen. Zum Beispiel kurz vor dem Mittagessen und kurz vor Feierabend, wenn es den Arbeitsfluss ohnehin nicht unterbricht. Wer sich dafür entscheidet, sollte dann zugleich in seiner Signatur darauf hinweisen: “Ich beantworte E-Mails zwischen 11 und 12 sowie zwischen 18 und 19 Uhr. In dringenden Fällen, rufen Sie mich bitte an unter 0123-456789″ So wundern sich die Absender nicht, dass die Antwort etwas später kommt und können immer noch telefonisch erreichen.
  • Wenn Sie selbst E-Mails versenden, achten Sie darauf, dass diese möglichst abschließend und lösungsorientiert formuliert sind. Wer viele Fragen stellt und vage bleibt, darf sich nicht wundern, wenn noch mehr Fragen zurück kommen. Ganz schlecht sind in diesem Zusammenhang E-Mails vom Typ BIV – Bevor ichs vergesse…
  • Bei diesem Tipp herrscht Uneinigkeit: Es gibt Leute, die empfehlen, nicht viele verschiedene E-Mail-Accounts zu unterhalten, sondern einen, in dem alle Mails zusammenlaufen. Das spart Zeit und vereinfacht vieles, hat aber den Nachteil, dass Sie dabei private und geschäftliche Mails mischen. Strikt getrennte Accounts haben dagegen den Vorteil, dass Sie etwa am Wochenende auch weiterhin private Post empfangen können – ohne sich die freien Tage mit Krisenmeldungen zu versauen.
  • Dann gibt es noch die hier bereits beschriebenen Tipps gegen die täglichen E-Mail-Unterbrechungen.
  • Greifen Sie öfter zum Telefon. Oft spart das viel mehr Zeit und ist obendrein auch viel persönlicher. Insbesondere bei kontroversen Diskussionen wirken Telefonate im Gegensatz zu E-Mails deeskalierend.

Falls Ihnen auch noch etwas einfällt – nur zu…