Prioritäten setzen im Leben: 9 Methoden, 5 Fehler

Definition: Was sind Prioritäten?

Prioritäten ordnen Aufgaben, Wünsche oder Optionen hierarchisch. Sie geben den einzelnen Positionen eine Bedeutung und bringen sie in eine sinnvolle Reihenfolge. Dazu kennzeichnen wir die Präferenzen mit Begriffen wie „wichtig“, „dringlich“, „nützlich“, „hilfreich“ oder „günstig“.

Indem wir Prioritäten setzen, bündeln wir nicht nur Ressourcen und Energie – wir helfen uns selbst dabei, besser zu entscheiden sowie eigene Ziele zu finden und zu erreichen. Typische Prioritäten Synonyme sind zum Beispiel: Gunst, Privileg, Sonderrecht, Vorrang, Vergünstigung, Vorrecht, Vortritt, Vorzug.

Prioritäten setzen können, ist ein Erfolgsfaktor

Die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor und Schlüssel zum Glück. Im Beruf wie im Privatleben.

Wer keine Prioritäten setzen kann, wird sich immer wieder verzetteln, Zeitrahmen und Deadlines sprengen oder falsche Entscheidungen treffen.

Priorisierung ist eine Notwendigkeit

Priorisierung ist nicht nur eine Form der Ordnung, sondern eine Notwendigkeit. Weil Ressourcen wie Zeit, Geld oder Arbeitskraft knapp sind, müssen wir uns täglich entscheiden, wie und wofür wir sie einsetzen. „Prioritäten setzen“ ist daher ein Kernthema im Zeitmanagement beziehungsweise Selbstmanagement.

Dahinter stecken Werturteile: Was uns (oder anderen) wichtig und dringlich erscheint, steigt in der Priorität nach oben, was weniger wichtig oder wertvoll ist, wird hintenan gestellt. In den meisten Fällen setzen wir solche Prioritäten intuitiv, ohne langes, bewusstes Abwägen.

Es gibt aber Entscheidungen, die deutlich mehr Gewicht, Tragweite oder Komplexität haben. Hierbei tun sich viele Menschen schwer, die Optionen in eine „richtige“ Reihenfolge zu bringen oder Unwichtiges herauszufiltern.

Die Bedeutung von Prioritäten im Leben

Prioritäten begegnen uns im Leben immer da, wo wir mehr als eine Option zur Wahl haben. Dann müssen wir auswählen, uns entscheiden. Im beruflichen Kontext betrifft das Aufgaben und Angebote, die Berufswahl und Bewerber, Projekte und Prototypen.

Im Privaten bestimmen Prioritäten über unsere Partnerwahl und die Freizeitgestaltung, die Freunde und Hobbys, was wir machen und mit wem wir unsere Zeit verbringen.

Wie sich Prioritäten im Lebensverlauf verschieben

Wesentlich daran ist, dass sich Prioritäten im Laufe des Lebens verlagern und verschieben können. Was uns heute wichtig und wertvoll ist, ist morgen etwas ganz anderes. Wie wir unsere Prioritäten setzen, ist daher auch ein Spiegel unserer Lebensziele und Seele, unserer aktuellen Sichtweisen und Werte und wofür unser Herz (gerade) schlägt – und wie sich das womöglich verändert hat. Meist verlieren materielle Ziele mit dem Alter an Wichtigkeit, bewahrende Werte rücken dagegen in den Fokus (siehe Grafik).

Gleichzeitig sollten wie regelmäßig hinter die Entscheidungen blicken und unsere Prioritätensetzung hinterfragen: Warum wähle ich so, wie ich wähle? Gibt es Muster, Auslöser, Manipulationen? Was sind meine Trigger? Je mehr wir diese Selbstreflexion üben und den Blick darauf schärfen, desto bewusster werden wir unsere Ziele und Prioritäten wahrnehmen – und besser entscheiden.

Warum fällt es manchen schwer, Prioritäten zu setzen?

Entscheidend ist, dass wir wissen, WAS wir wollen und WOHIN wir wollen. Hier und jetzt und in Zukunft. Der größte Fehler wäre, überhaupt keine Prioritäten zu setzen: Dinge zu priorisieren, ist selbst eine Priorität! Andernfalls: Prioritätenlos zu sein, bedeutet orientierungslos zu bleiben.

Irgendwann ändern sich nicht die Dinge, sondern die Bedeutung, die wir ihnen geben.

Aber wer hat schon immer alle seine Aufgaben und Termine stets im Griff? Die Folge: Wir verzetteln uns – und zwar regelmäßig. Aber warum?

❌ Ziele

Viele Menschen wissen einfach nicht, was sie WIRKLICH wollen. Entweder lassen sie sich von anderen oder den Umständen (fremd-)steuern. Oder sie sind sich (noch) nicht bewusst darüber, was Sie im Leben, im Job erreichen wollen, wohin sie sich entwickeln wollen und warum.

❌ Horizont

Nicht wenige neigen dazu, ihre Entscheidungen spontan und aus dem Bauch heraus zu fällen. Sie wählen, was ihnen adhoc und kurzfristig gut tut, statt den Horizont zu erweitern und ebenso im Blick zu behalten, was ihnen langfristig besser täte oder sie weiterbringen würde.

❌ Optionen

Entscheidungen machen müde. Buchstäblich. Mit steigender Zahl der Alternativen trübt sich der Überblick. Die Wahl fällt schwerer, die Chancen zur Fehlentscheidung steigen. Hinzu kommt, dass jede Entscheidung FÜR eine Sache zugleich eine GEGEN alle anderen Optionen ist. Viele Menschen verunsichert das oder es bereitet ihnen Verlustängste.

❌ Verantwortung

Wer wählt, trägt dafür die Verantwortung – und Konsequenzen. Auch das versuchen nicht wenige zu delegieren. Bloß nicht festlegen, indem sie ihre Priorisierung hinauszögern und die Entscheidung aufschieben (siehe: Prokrastination) – oder letztlich anderen überlassen, dem Zufall inklusive.

Die Gefahr dieser Strategien ist offensichtlich: Wir geben das Steuerrad unseres Lebens ab und riskieren, dass andere Dinge eine Priorität bekommen, die uns gar nicht wichtig sind oder sein sollten. Statt unsere Optionen sinnvoll zu priorisieren, lassen sich Betroffene fremdbestimmen – durch Umstände, Menschen, Schicksale. Das ist ein sicherer Weg ins Unglück.

Umgekehrt wird eher ein Schuh daraus: Weil wir den Fokus darauf legen, was UNS wichtig ist; weil wir unseren Wünschen, Werten und Zielen Vorrang geben, erreichen wir mehr, werden erfolgreicher und zufriedener. Überdies gewinnen wir dabei Zeit und senken den Stress, weil wir anstehende Aufgaben nach ihrer Bedeutung oder Dringlichkeit sortieren und abarbeiten. Also rechtzeitig und effizient. Kurz: Wir „agieren“ statt zu „reagieren“. Prioritäten setzen, heißt: selbstbestimmt handeln!

Wünsche bestimmen unsere Prioritäten, Prioritäten prägen unsere Entscheidungen, Entscheidungen bestimmen unser Handeln. (Dallin H. Oaks)

Wie setze ich die richtigen Prioritäten?

Die Frage nach den „richtigen“ Prioritäten führt häufig auf die falsche Fährte. Ein allgemeines „richtig“ oder „falsch“ gibt es nicht. Prioritäten setzen, hat vielmehr mit den EIGENEN Zielen zu tun. Die sind immer richtig oder wichtig (nur nicht immer dringlich).

Wer die richtigen Prioritäten setzen will, muss sich zuerst mit den eigenen Wünschen und Zielen befassen – und mit der Frage, wie sich diese erreichen lassen. Gerade bei langfristigen Zielen laufen viele Gefahr, sich im Kleinklein des Alltags und ihren gewählten Weg aus den Augen zu verlieren. Dabei sind wirkliche Ziele weniger Wunsch, sondern feste Absicht und konkretes Bestreben; keine Erwartung, sondern klare Überzeugung. Und sie basieren nicht auf rationaler Erkenntnis allein, sondern sind vor allem eine Sache des Herzens.

Um solche Ziele finden zu können, gibt es eine einfache Formel und Frage, die sich auf drei Arten betonen lässt:

Prioritäten setzen: 9 Methoden

Haben Sie für sich Ziele und Meilensteine formuliert, gibt es verschiedene Methoden und Instrumente diese zu priorisieren.

1. Prioritätenliste – Bullet Journal

Die vielleicht simpelste Methode Prioritäten zu setzen, ist die Prioritätenliste (auch „ToDo-Liste“ oder „Bullet Journal“ genannt). Das kann ein einfaches Blatt Papier sein oder ein Notizbuch (oder das Smartphone). Dort werden anfallende Aufgaben, Wünsche, Ziele eingetragen (weshalb man es ständig dabei haben sollte) und regelmäßig sortiert. Heißt: priorisiert.

So geht einerseits kein Gedanke verloren, gleichzeitig lassen sich erledigte Dinge in dieser Prioritätenliste wunderbar abhaken und so die Erfolge sichtbar machen. Sie können die Punkte im Notizbuch auch mit unterschiedlichen Symbolen versehen und damit deren Bedeutung (für Sie) kennzeichnen. Dadurch lässt sich ebenfalls Struktur in die Sammlung bringen und nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit differenzieren.

2. Ivy-Lee-Methode

Auch eine Art Prioritätenliste. Die Legende dazu geht so: Charles M. Schwab, damals Präsident des Stahlunternehmens Bethlehem Steel Corp., findet die Abläufe in seinem Betrieb ineffektiv. Deshalb trifft er sich mit dem renommierten Produktivitäts-Experten Ivy Lee. Der schlägt ihm daraufhin eine ungewöhnliche Methode vor – die heutige „Ivy-Lee-Methode„: Schwab soll sich ein Blatt Papier nehmen und darauf die sechs wichtigsten Dinge notieren, die er am nächsten Tag erledigen will.

Diese sechs Punkte sollen zuerst nach Wichtigkeit sortiert und dann diszipliniert abgearbeitet werden – ohne jede Ablenkung. Auch andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, kommt die zweite dran. Und so weiter. Was am Ende des Tages nicht geschafft wurde, kommt auf die Liste des Folgetages – plus die neuen Aufgaben, insgesamt aber wieder nur sechs. Schwab ist zunächst skeptisch, doch schon nach kurzer Zeit sind er und sein Führungsteam begeistert. Sie schaffen deutlich mehr und das effektiver. Vor lauter Dank stellt der Unternehmer Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar aus – heute wären das rund 450.000 Euro.

3. ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine weitere Variante der Prioritätenliste und nimmt angeblich Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die angeblich dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Für sie gibt es die sogenannte ABC-Methode oder „ABC-Analyse„.

Die Art der Priorisierung ist simpel. Anfallende Aufgaben werden lediglich nach ihrer Wichtigkeit geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig und werden sofort erledigt. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können deshalb später erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben schließlich sind kaum wichtig bis unwichtig. Sie werden gänzlich delegiert oder verworfen (siehe Grafik).

4. Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode (oder: „Eisenhower-Matrix„) ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower unterteilte Aufgaben damals in jeweils zwei Kategorien: wichtig oder unwichtig; eilig oder nicht eilig. Um das Ganze anschaulicher zu gestalten, werden diese Kategorien in eine Matrix übertragen (siehe Grafik).

Der Quadrant links unten ist nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten rechts), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben rechts: eilig und wichtig. Also sofort erledigen!

Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Eisenhower-Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es intuitiv anwenden können. Die große Schwäche dieser Methode ist, dass das Empfinden darüber, was „wichtig“ oder „dringend“ ist, subjektiv variieren kann, sodass die Einteilung in die einzelnen Quadraten fehleranfällig bleibt oder sich Kategorien gar vermischen.

5. ALPEN-Methode

Die sogenannte ALPEN-Methode ist ein Akronym und eine Art Tagesplan. Der Begriff „ALPEN“ steht für:

• A*ufgaben aufschreiben
• L*änge einschätzen
• P*ufferzeit einplanen
• E*ntscheidungen priorisieren
• N*achkontrollieren (was erreicht?)

Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

6. GTD-Prinzip

„GTD“ wiederum steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

7. Drei-Stufen-Methode

Diese Methode stammt von dem Bestseller-Autor Stephen R. Covey („Die 7 Wege zur Effektivität“) und besteht im Wesentlichen aus drei Thesen. Diese lauten:

1. Sei proaktiv!
Es ist vielleicht Corveys bekannteste Empfehlung: Als Menschen treffen wir täglich Entscheidungen und handeln danach. Allerdings unterscheiden wir uns, ob wir auf Veränderungen nur reagieren – oder sie antizipieren und proaktiv eingreifen – also unser Leben bewusst und vorausschauend steuern.

2. Erledige Wichtiges zuerst!
Zugegeben, im Englischen klingt „put first things first“ griffiger. Aber falscher wird es dadurch nicht: Wann immer Sie mit Krisen, Projekten oder Abgabefristen zu tun haben, erledigen Sie das Wichtige zuerst. Klingt wie eine Binse, ist aber leichter empfohlen als umgesetzt. Prokrastinierer wissen das.

3. Starte mit dem Ende vor Augen!
Man könnte auch sagen: „Habe stets das Ziel im Blick“. Für Corvey spielt Visualisierung eine wichtige Rolle. Zu Recht: Mental motiviert es, dem Ziel sichtbar näher zu kommen (siehe: Edwards Gesetz). Es dient aber auch zur Orientierung und hilft, sich nicht beirren zu lassen – trotz vieler kreativer Kollateralprodukte.

8. SMART-Methode

Die SMART-Methode wiederum soll beim Formulieren der eigenen Ziele helfen. Im Vordergrund steht, diese zunächst möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. Die SMART-Methode ist ein Klassiker im Prioritäten setzen und wurde 1956 entwickelt. „SMART“ ist ebenfalls ein Akronym und steht für:

9. 10-10-10-Methode

Bei der 10-10-10-Methode (auch „Zeitreise-Methode“ genannt) geht es im Kern um einen Perspektivwechsel: Sie sollen Distanz zu Ihrem Entscheidungsdilemma aufbauen und die Dinge langfristig betrachten. Erfunden hat diese Technik Suzy Welch, die Frau des Ex-General-Electric-Bosses Jack Welch. Hierbei müssen Sie sich lediglich drei Fragen stellen:

Wie werde ich über meine Entscheidung…

• …in 10 Minuten denken?
• …in 10 Monaten denken?
• …in 10 Jahren denken?

Klingt trivial. Ist es auch. Dennoch hilft die Methode, den Blick in Richtung Zukunft und auf die langfristigen Auswirkungen der Wahl zu fokussieren. Wer etwa einen neuen Job sucht, sollte das 10-10-10-Modell beziehungsweise die Zeitreise-Methode ruhig einmal durchspielen und sich fragen, ob ihn die Stelle wirklich dorthin bringt, wo er oder sie in zehn Jahren stehen möchte.

Bei all den Methoden und Instrumenten ist viel Wortgeklingel dabei, ja. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben sammeln und priorisieren sowie in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Welche die richtige Methode ist, um Prioritäten zu setzen? Letztlich muss jeder für sich herausfinden, was bei ihr oder ihm am besten funktioniert. Oft läuft es auf einen Mix unterschiedlicher Techniken hinaus – je nach Situation und Zeit. Hauptsache, Sie investieren diese Zeit, um besser zu priorisieren.

Falsche Prioritäten: 5 Fehler

Trotz ihres hohen Stellenwertes werden manche Prioritäten falsch gesetzt. Kann passieren – und liegt häufig an typischen Fehlern im Umgang mit Zielen und Prioritäten.

1. Prioritäten bekommen keine Zeit

Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und Zeit, Energie und Stress sparen. Dazu ist es im Vorfeld notwendig, ausreichend Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Anders formuliert: Die Prioritätensetzung selbst ist eine Priorität – und zwar die oberste. Wird dieser Umstand ignoriert, bekommen die falschen Aufgaben Vorrang, noch bevor die Rangfolge steht. Folge: Die Arbeit beginnt im Blindflug.

2. Ziele werden aus den Augen verloren

Eigentlich ist es nicht schwer, Prioritäten zu setzen: Man entscheidet, welche Aufgaben zuerst erledigt werden und arbeitet die Liste Punkt für Punkt ab. Dummerweise kommen dann neue Aufgaben hinzu. Effekt: Wir verlieren den Überblick über unsere Projekte und offenen Baustellen. Umso wichtiger ist, das Große Ganze im Auge zu behalten. Mit der langfristigen Perspektive vor Augen können die vielen kleinen Aufgaben besser organisiert und wie ein Puzzle zusammengefügt werden.

3. Prioritäten werden nicht eingehalten

Selbst die besten Prioritäten bringen nichts, wenn wir uns nicht daran halten. Der Mensch neigt leider zu Selbstbetrug. Ständig klingelt das Telefon, E-Mails machen sich lautstark bemerkbar, ein Kollege kommt ins Büro gestürmt… Schnell sind alle guten Vorsätze dahin und die Ziele vergessen. Fatal! Erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihre Prioritäten nicht ohne Grund festgelegt haben. Konzentrieren Sie sich darauf.

4. Aufgaben werden nicht oder falsch delegiert

Prioritäten setzen bedeutet nicht nur, sich die eigenen Aufgaben einzuteilen, sondern auch zu überlegen, ob jemand anderes besser geeignet ist, einen Teil zu übernehmen. So werden Ergebnisse nicht nur schneller erreicht – sie sind meist auch besser. Delegieren heißt allerdings nicht: „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Auch wenn sich nun ein Kollege um die Aufgabe kümmert: Den Fortschritt sollten Sie trotzdem kontrollieren. Oder die Aufgabe einem geeigneteren Kandidaten übertragen.

5. Neue Informationen werden ignoriert

Prioritäten sind keine Gesetze. Sie dürfen und sollten diese regelmäßig hinterfragen, neu definieren beziehungsweise neu setzen. Gerade wenn es neue Informationen oder Umstände gibt, sollten diese berücksichtigt und einkalkuliert werden, da sie bisherige Prioritäten möglicherweise verschieben. Prioritäten benötigen immer eine gewisse Flexibilität, um sich an Veränderungen anzupassen.

Was sind die Vorteile Prioritäten zu setzen?

Viele Vorteile der Priorisierung sind schon zwischen den Zeilen durchgeklungen. Zeit- und Selbstmanagement bieten uns die Chance, uns auf das Wesentliche, die (für uns) wirklich wichtigen Dinge im Leben zu konzentrieren und unsere gesamte Kraft, Leidenschaft und Energie dorthin zu bündeln. Im Fokus steht dabei stets die Frage: „Was bringt mich meinem Ziel näher?“ Entsprechend wählen wir die nächsten Schritte aus und gehen sie in dieser vorher festgelegten Reihenfolge – Schritt für Schritt.

Das gilt für weitreichende Entscheidungen, wie Partnerwahl, Hochzeit, Familiengründung, Karriereziele, Hauskauf oder Auswanderung ebenso wie für tägliche Aufgaben und Entscheidungen, wie Wohnung putzen, Kleidung wählen, Essen kochen, E-Mails beantworten oder Beziehungen pflegen. Die Listen ließen sich unendlich fortsetzen. Wir leben in einer „Multioptions-Gesellschaft“. Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen, wir können vieles (scheinbar) gleichzeitig tun und werden obendrein permanent mit Information überflutet – dem Smartphone sei Dank.

Prioritäten schaffen Spielräume

Forscher sprechen von einem „Triple Overload“: Prioritäten schaffen Ordnung in diesem Chaos, geben uns Klarheit und Sicherheit zurück, schaffen mehr Überblick und helfen uns, relevante Dinge voranzubringen. Sei es als simple Tagesplanung oder als Bucket List der wichtigsten Lebensziele.

Prioritäten wirken dabei wie ein Kompass. Sie verhindern unnötige Umwege und helfen so Zeit und Energie sparen. Dabei schaffen sie zugleich neue Spielräume, indem Sie Unwichtiges verschieben. Das wiederum führt zu mehr Selbstbestimmung und Zufriedenheit. Wir finden: Das sind Gründe und Vorteile genug, um künftig mehr und bessere Prioritäten zu setzen.

Niemand ist zu beschäftigt. Alles eine Frage der richtigen Prioritäten.