Feedbackregeln: 10 goldene Regeln + einfache Beispiele

Einfach erklärt: Was sind Feedbackregeln?

Professionelles Feedback ist ein zentrales Element der Personalführung und Personalentwicklung. Es dient dazu, die Leistungen der Mitarbeiter zu verbessern, diese zu fördern, zu entwickeln und zu motivieren. Dabei werden entweder lobenswerte Ergebnisse angesprochen (Positives Feedback) oder es wird konstruktive Kritik geübt (Negatives Feedback).

Feedbackregeln helfen, die Kommunikation und Rückmeldungen so zu formulieren, dass diese weder verletzen, noch ihre Wirkung verfehlen. Dazu gelten die Feedbackregeln für Vorgesetzte wie für Mitarbeiter, für das Feedback geben ebenso wie für das Feedback nehmen.

Feedbackregeln Beispiele

Zum Einsatz kommen Feedbackregeln in allen möglichen Gesprächsformen. Hauptsächlich im klassischen Mitarbeitergespräch oder Jahresgespräch (auch: Feedbackgespräch). Aber auch im Vorstellungsgespräch und Assessment Center oder im Coaching sowie zwischen Mentor und Mentee.

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Allgemein gehören Rückmeldungen (Synonyme: Rückkopplung, Reaktion) zu den Grundlagen konfliktfreier und konstruktiver Kommunikation. Professionelles und ehrliches Feedback hilft bei der persönlichen Weiterentwicklung und stärkt das gegenseitige Verständnis und Vertrauen. Weil Feedback aber nicht immer willkommen ist, braucht es grundlegende Regeln.

10 goldene Feedbackregeln

Egal, ob Feedbackgeber oder Feedbacknehmer: Wenn alle Beteiligten die grundlegenden Feedbackregeln kennen und sich daran halten, wird das Gespräch erfolgreich verlaufen. Die Feedbackregeln dienen schließlich in erster Linie dazu, eine angenehme und konstruktive Feedbackkultur zu etablieren.

Die folgenden, sogenannten goldenen Feedbackregeln unterstützen Sie und Ihre Gesprächspartner dabei, einen Austausch auf Augenhöhe sowie eine angenehme Atmosphäre und professionelle Struktur zu schaffen.

1. Überblick verschaffen

Bevor Sie überhaupt qualifizierte Rückmeldungen geben, sollten Sie sich immer einen Überblick über Fakten, Prozesse und Zusammenhänge verschaffen. Gute Vorbereitung ist eine zentrale Feedbackregel: Nichts untergräbt die Glaubwürdigkeit von Feedback mehr, als haltlose und ungerechtfertigte Kritik. Sammeln Sie daher zunächst alle wichtigen Daten, Hintergründe und Beispiele zu Leistung oder Verhalten.

Das gilt übrigens auch für positives Feedback: Geben Sie anderen nur dann einen guten Rat, wenn Sie es können – wenn Sie es wirklich „besser“ wissen! Für den kurzen Selbstcheck ideal sind ebenso die „3 Siebe des Sokrates“: Ist das, was Sie sagen wollen wahr? Ist es gut (gemeint)? Und ist es nützlich? Trifft nichts davon zu, sagen Sie besser nichts.

2. Zeitpunkt finden

Konstruktives Feedback gelingt nicht zwischen Tür und Angel, sondern braucht einen festen zeitlichen Rahmen. Schon allein, weil die Bereitschaft dazu vom Feedbacknehmer dasein muss. Planen Sie für das Gespräch ausreichend Zeit ein. Das zeigt zugleich Wertschätzung und erhöht die Bedeutung der Rückmeldung. Gleichzeitig sollte Feedback (insbesondere negatives Feedback) möglichst zeitnah erfolgen, da sonst der Bezug zur Situation zunehmend verblasst.

3. Agenda festlegen

Noch bevor das eigentliche Gespräch beginnt, sollten Sie einen Leitfaden für das Feedbackgespräch entwickeln. Worüber möchten Sie sprechen und warum? Was ist das Ziel des Gesprächs? Wie können Sie das konstruktiv vermitteln und erreichen?

Klassisch ist hierbei der 3-teilige Ablauf aus Analyse und Feedback, Planung gemeinsamer Ziele, mögliche Perspektiven und Entwicklungsoptionen. Wichtig ist, dass Sie am Ende zu einer verbindlichen Einigung kommen, die alle akzeptieren.

4. Rahmen schaffen

Geben Sie einem Feedback- oder Beurteilungsgespräch möglichst einen privaten Rahmen, keine Arena. Ideal ist ein 4-Augen-Gespräch, in dem der oder die andere das Gesicht wahren kann. Vor allem wenn das Feedback kritisch ausfällt.

Kern Ihres Gesprächs muss eine wertschätzende Haltung und Atmosphäre sein. Gegenseitiger Respekt und Offenheit im Dialog sind wesentliche Schlüssel für ein konstruktives Feedback. Faustregel: Behandeln Sie Ihr Gegenüber immer so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Auch negative Kritik kann konstruktiv sein, solange die positive Absicht dahinter spürbar bleibt und eine gemeinsame (!) Lösung gesucht wird.

5. Ich-Botschaften formulieren

Professionelles Feedback bleibt nie vage, sondern ist immer konkret. Verallgemeinerungen und pauschale Aussagen helfen niemandem. Auch lassen sich aus unpräzisen Rückmeldungen keine sinnvollen Handlungen ableiten. Damit Feedback nachvollziehbar ist, sollte es möglichst konkret erklären, wie es besser geht. Das nimmt den Feedbackgeber zugleich in die Pflicht: Er muss letztlich beweisen, wie gut sein Rat wirklich ist.

Zu den goldenen Feedbackregeln gehören daher immer die sogenannten Ich-Botschaften. Subjektive Eindrücke lassen sich weder ignorieren, noch wegdiskutieren. Wenn Sie diese so schildern, fühlt sich die andere Person weniger angegriffen und nimmt das Feedback auch bereitwilliger an. Sprechen Sie daher immer von Ihren persönlichen Beobachtungen und sagen Sie, was SIE machen würden – nicht, was „man“ macht.

Beispiele für Ich-Botschaften und gute Feedback Formulierungen im Job:

• „Ich habe den Eindruck, dass…“
• „Ich habe beobachtet, dass…“
• „Ich fühle mich dabei so und so…“
• „Ich würde mir wünschen, dass…“
• „Mir ist in jüngster Zeit aufgefallen…“
• „Ich finde, dass Sie im Vergleich zu…“
• „Ich fände es besser, wenn Sie beim nächsten Mal…“
• „Ich würde mich freuen, wenn Sie künftig…“

Indem Sie mehr (Persönliches) beschreiben statt sofort zu bewerten, machen Sie es Ihrem Gegenüber leichter, das Feedback erst einmal anzunehmen und wirken zu lassen.

Noch mehr Fingerspitzengefühl beweisen Sie, wenn Sie anfangs keine Aussagen treffen, sondern Fragen stellen und den Feedbacknehmer selbst eine Einschätzung geben lassen. Beispiel: „Frau Muster, ich hatte den Eindruck, Sie waren bei Ihrer jüngsten Präsentation nicht optimal vorbereitet. Fragen konnten Sie nur ausweichend beantworten. Woran lag das?“

6. Sachlich bleiben

Ihr Gegenüber einschüchtern, bloßstellen oder beleidigen – grundsätzlich tabu! Selbst wenn die Emotionen hochkochen und es ans Eingemachte geht: Ihre Botschaften müssen stets sachlich und neutral formuliert sein. Bitte niemals aus eigenem Frust oder Ärger heraus argumentieren – selbst wenn ein Mitarbeiter etwas richtig verbockt hat. Nehmen Sie sich lieber vorher die Zeit, um die Gemüter zu beruhigen und wirklich alle Umstände zu prüfen (siehe Punkt 1).

Zu den weiteren Feedbackregeln gehört, dass Kritik (Lob aber auch) nachvollziehbar sein muss. Bloße Schuldzuweisungen bringen nichts. Erst wenn Einsicht darüber herrscht, was und dass etwas schief gelaufen ist, kann eine Veränderung und Verbesserung des Verhaltens in Zukunft erfolgen.

7. Zeit geben

Geben Sie Ihrem Gesprächspartner genug Zeit, die Rückmeldungen sacken zu lassen, zu verstehen und zu verarbeiten. Bedeutet: Halten auch Phasen des Schweigens aus und texten Sie diese nicht einfach zu. Es ist ohnehin zielführender, wenn der Feedbacknehmer die Möglichkeit bekommt, Fehler selbst zu erkennen oder eigene Lösungen zu entwickeln. Umgekehrt sollten Feedbackgeber Verständnis und Empathie gegenüber möglichen Reaktionen beweisen (siehe SARA-Modell).

Fragen Sie möglichst immer nach, was Ihr Gegenüber verstanden hat. Erst durch aktives Zuhören können Sie sicher sein, dass das Feedback genauso angekommen ist, wie es beabsichtigt war. Beispiel: „War das für Sie verständlich und nachvollziehbar? Können Sie mein Einschätzung bitte nochmal mit eigenen Worten zusammenfassen?“ Diese erneute Rückmeldung verhindert Missverständnisse und zeigt wieder Verständnis und Ihre hehre Absicht.

8. Perspektiven aufzeigen

Ein guter Ratgeber baut niemals Druck auf, das schürt nur Misstrauen. Ebenso tabu: den anderen dazu nötigen, sich zu rechtfertigen. Es geht beim Feedback darum, dem anderen neue und bessere Wege sowie attraktive Perspektiven aufzuzeigen, ohne die Person herabzuwürdigen oder zu beleidigen. Selbst wenn man manche zu ihrem Glück zwingen muss – an dieser Stelle ist es verboten!

Feedback Beispiel: „Ich kann mir vorstellen, dass Sie verunsichert sind, weil Ihre letzte Kundenpräsentation in die Hose ging. Hatten Sie sich darauf gründlich vorbereitet? Ansonsten kann ich empfehlen, dass Sie…“

9. Dialog führen

Feedback wird oft als Einbahnstraße in der Kommunikation verstanden. Zwar ist der Feedbackgeber anfangs in der Position, seine Sicht zu schildern und eine Rückmeldung zu geben. Für einen echten Dialog auf Augenhöhe muss der Feedbacknehmer aber stets die Gelegenheit bekommen, wiederum seine Geschichte zu erzählen oder sogar dem Feedback zu widersprechen und mit eigenen, sachlichen Argumenten dagegen zu halten.

Hören Sie in jedem Fall zu, was der oder die andere zu sagen hat. Das können Rechtfertigungsversuche sein. Sie erfahren aber vielleicht auch mehr über Hintergründe, Zusammenhänge und Missstände, die Ihnen vorher nicht bekannt waren. Eine wichtige Feedbackregel lautet: Feedback kann fehlbar sein. Es gegebenenfalls zu überdenken und zu korrigieren, ist keine Schande, sondern professionell.

10. Ergebnisse zusammenfassen

Konstruktives Feedback will verändern, verbessern, etwas bewirken. Feedback initiert einen Prozess. Deshalb gehört die Erfolgskontrolle unbedingt zu den goldenen Feedbackregeln dazu. Gemeinsam entwickelte Ziele und Vereinbarungen sollten immer am Ende des Gesprächs schriftlich fixiert und dokumentiert werden. Idealerweise halten Sie das Ergebnis in einem Gesprächsprotokoll fest, das alle unterschreiben. Solche Zielvereinbarungen bilden zugleich die Grundlage für folgende Feedbackgespräche.

Feedbackregeln für das Team

Auch Kollegen und Mitarbeiter untereinander sollten sich regelmäßig Feedback geben und die Chancen solch regelmäßiger Rückmeldungen nutzen. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch das gegenseitige Vertrauen. Nicht zuletzt trainiert das Feedback im Team den toleranten und konfliktfreien Umgang mit unterschiedlichen Meinungen oder Standpunkten.

Die Feedbackregeln im Team weichen im Wesentlichen nicht von den 10 goldenen Regeln ab. Grundsätzlich gilt auch für Gruppen untereinander:

• Schaffen Sie einen respektvollen Rahmen.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit.
• Formulieren Sie wertschätzende Ich-Botschaften.
• Beschreiben Sie Eindrücke und bewerten Sie diese nicht sofort.
• Nennen Sie nachvollziehbare Beispiele, Pauschalurteile sind tabu.
• Bleiben Sie stets auf der Sachebene.
• Lassen Sie jeden ausreden.
• Geben Sie jedem ausreichend Bedenkzeit.
• Hören Sie aktiv zu und beseitigen Sie Missverständnisse.
• Formulieren Sie konstruktive Lösungen und Wünsche.
• Seien Sie am Ende verbindlich und halten Sie Ergebnisse fest.

Überdies sollten sich alle für das jeweilige Feedback bedanken. Es kostet schließlich genauso Überwindung, einem Kollegen oder einer Mitarbeiterin ehrlich zu sagen, wie man ihre Leistungen bewertet oder sein Verhalten wahrnimmt. Dass persönliche Angriffe dabei tabu sind, versteht sich von selbst. Zulässiges Ziel eines solchen Teamfeedbacks ist immer, die Zusammenarbeit in der Zukunft zu verbessern – und nicht zu belasten.

Feedback Funktionen

Es hilft übrigens, wenn sich Teams an den Feedbackregeln und „Grundregeln der gewaltfreien Kommunikation“ (GFK) nach dem US-Psychologen Marshall B. Rosenberg orientieren. Diese sollen eine Eskalation der gegenseitigen Vorwürfe verhindern und sorgen dafür, dass sich niemand angegriffen fühlt oder in eine Verteidigungs- und Rechtfertigungshaltung gerät. Nach Rosenberg besteht diese optimale Kommunikation aus vier wichtigen Phasen (siehe Grafik):

Ebenso hilft es, sich die wichtigsten Feedback Funktionen vor Augen zu führen. Schließlich sollten alle im Team dieselben Absichten damit verfolgen und verbinden. Wichtige Feedback Ziele sind in der Regel:

• Leistung und Verhalten reflektieren
• (Unerwünschtes) Verhalten verändern
• Missverständnisse oder (personelle) Konflikte lösen
• Künftige Entscheidungen verbessern
• Einigkeit über Zusammenarbeit herstellen
• Erzielte Erfolge benennen und bewerten
• Neue Ziele und künftige Anforderungen formulieren
• Benötigte Kompetenzen analysieren
• Identifikation mit Arbeit und Arbeitgeber erhöhen

Feedbackregeln Beispiele und Muster

Die folgenden Beispielsätze zeigen Ihnen, wie Sie die obigen Feedbackregeln in der Praxis erfolgreich umsetzen können.

Beispiel Pauschalurteile

Falsch:

• „Sie geben sich keine Mühe mehr.“
• „Ihre Leistungen haben stark nachgelassen.“
• „Sie sind überhaupt nicht mehr vorbereitet.“

Vorwürfe diese Art, gepaart mit Du-Botschaften, sind weder nachvollziehbar noch präzise. Sie führen fast immer in eine Vorwärtsverteidigung oder Rechtfertigungsspirale. Dabei geht es besser…

Richtig:

• „Mir ist aufgefallen, dass Ihre Texte neuerdings mehr Tippfehler enthalten als früher. Im letzten waren es ganze Sieben. Wir erklären Sie sich das?“
• „Wenn ich mir Ihre Abschlüsse der vergangenen vier Wochen ansehe, liegen Sie 20 Prozent unter den Leistungen Ihrer Kollegen. Hat das einen Grund?“
• „Im Meeting heute Morgen kamen Sie häufig ins Stocken und hatten auf Rückfragen zu Ihrem Projekt keine konkreten Antworten. Ich möchte das nicht mehr erleben.“

Beispiel Verhältnismäßigkeit

Falsch:

• „Grundsätzlich hat mir Ihr Vortrag gut gefallen, aber…“
• „Eigentlich kamen wir bisher gut miteinander zurecht. Doch…“

Der Ansatz ist zu durchschaubar: Das anfängliche Lob, soll die Kritik leichter verdaulich machen. Doch folgt jetzt ein Trommelfeuer negativer Elogen, entwertet das jede Anerkennung und konditioniert Ihr Gegenüber sogar darauf, dass nach einem Lob jedesmal der eigentliche Hammer kommt.

Richtig:

• „Ihre Präsentation hat mich mehrheitlich überzeugt. Besonders gut gefallen haben mir die Details über die Markttrends. Die fand ich nachvollziehbar und fundiert belegt. Klasse! Zwei Punkte sind mir aber noch aufgefallen, die Sie überarbeiten und optimieren könnten…“
• „Ich empfinde unsere Zusammenarbeit als professionell und kollegial. Zusagen halten Sie verlässlich ein, Ihre Ziele haben Sie bisher immer erreicht. Das imponiert mir sehr. In den vergangenen Wochen ist mir allerdings aufgefallen, dass Sie…“

4 Feedback Fehler

Damit Feedback funktioniert, gilt es nicht nur bewährte Feeedbackregeln einzuhalten, sondern auch häufige Feedbackfehler zu vermeiden. Zum Abschluss daher noch eine Liste von Fallstricken, die Rückmeldungen disqualifizieren können.

Download: Warum Rückmeldungen scheitern

• Falsches Verhältnis
  Fragen Sie sich selbstkritisch: Geben Sie mehr positive Rückmeldungen oder negative? Oder anders gefragt: Kritisieren Sie lieber oder loben Sie öfter? Ein ausgewogenes Verhältnis von Anerkennung und Kritik ist ein wesentlicher Erfolgsschlüssel für willkommende Ratschläge.
• Schlechter Zeitpunkt
  Geben Sie niemals Feedback, wenn Sie selber frustriert sind. Das färbt immer ab. Schon gar nicht sollten Sie das Feedback zu einer persönlichen Mission machen. Neutralität ist oberste Pflicht: Der andere kann es annehmen – muss es aber nicht.
• Ohne Taktgefühl
  Ehrlichkeit und Direktheit können verletzen. Deshalb ist es wichtig, bei aller aufrichtiger Intention genug Taktgefühl zu bewahren und das Feedback zu dosieren. Posaunen Sie nicht alles heraus, was Sie immer schon einmal sagen wollten und was Ihnen (negativ) auffällt.
• Ohne Bedacht
  Übernehmen Sie Verantwortung. Wer andere spiegelt ohne die Konsequenzen zu beachten, handelt fahrlässig. Anderen Menschen in einer Notlage zu helfen, mag ein schönes Gefühl sein. Es beinhaltet aber auch eine Verantwortung gegenüber dieser Person, die den Rat umsetzt oder umsetzen muss.

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