12 von Jochen Mai am 9. Oktober 2009 → Gastbeitrag in Büro

Freeware – Open Source Programme für den Büroalltag

Ein Gastbeitrag von Susann Nicklaus, Media Designerin

Zu Beginn jeder Selbstständigkeit, freiberuflichen Tätigkeit oder Unternehmensgründung steht das Kapital. Nicht jeder hat eine Finanzspritze, die es ihm oder ihr erlaubt, sich alles zu kaufen, was man benötigt um sein Geschäft zu beginnen. Sogenannte Open Source Programme (kostenfreie Softwareprogramme) können hier nicht nur die Startkosten senken, sondern machen den Benutzer oft sogar zu einem unabhängigen Anwender, der nicht an die Bedingungen des Softwareanbieters gebunden bleibt.

Was ist Open Source?

Open Source (engl. quelloffen) sind Programme, deren Quellcode (Computerprogrammtext in Programmiersprache) für jeden frei zu lesen ist und die man kopieren, verändern und lizenzfrei veröffentlichen darf. Es gibt keine Nutzungseinschränkungen, da man die Software so häufig herunterladen kann, wie man möchte und sich nicht an Lizenzgebühren oder anderen Kosten beteiligen muss.

Die Open Source Philosophie

Sie besteht im Kern aus zwei Grundsätzen:

• Jeder hat ein Recht auf Wissen und Open Source stellt keine Barrieren, um an dieses Wissen zu gelangen.
• Jeder hat ein Recht auf dem Markt zu überleben mit den gleichen Programmen und Werkzeugen.

Die Erfindung von Open Source Programmen basiert auf der Grundlage des unabhängigen und benutzerfreundlichen Umgangs mit Softwarelösungen für jeden, der einen Computer hat. Es soll niemand aufgrund irgendwelcher Defizite benachteiligt und schon gar nicht von irgendwelchen Herstellern abhängig sein. Außerdem sorgen viele freiwillige Programmierer weltweit dafür, das diese Programme verbessert werden und stets auf dem neuesten Stand sind – ohne Extrakosten zu verursachen.

Auch Geschäftspartner, mit denen wir in Kontakt stehen und denen wir irgendwann mal ein Dokument schicken, zwingen wir somit auch nicht dazu, kostenpflichtig das Programm zu beschaffen, nur damit er oder sie in der Lage ist, es zu öffnen und zu lesen. Wir wollen schließlich faire Geschäftspartner werden.

Was Open Source kann

Mittlerweile gibt es für fast jedes kostenpflichtige Markenprogramm, wie zum Beispiel Microsoft Word (Textverarbeitung) eine Open Source-Alternative, in diesem Fall Open Office Writer. Der Leistungsumfang ist der gleiche, die Handhabung ähnlich und die Installation sogar einfacher. Der Unterschied liegt meist lediglich in der Anwenderoberfläche und kann mit etwas Übung sehr leicht beherrscht werden.

Open Source Programme für den Start

1. Betriebsprogramm für den Computer: Ubuntu kommt aus dem Hause Linux und ersetzt das kostenpflichtige Microsoft Betriebssystem (2000, XP, Vista). Die Anwenderoberfläche ist minimalistisch, enthält aber alle Funktionen, die man benötigt, um mit dem Computer arbeiten zu können. Viel entscheidender sind die Extratools und Softwareprogramme, die man sich ganz leicht und kostenfrei über den Menüpunkt Anwendungen dazu holen kann.
2. Officeprogramm für Briefe und Rechnungen, Tabellenkalkulationen: OpenOffice hat alles, was das Microsoft Office Paket auch hat. Die Anwenderoberflächen haben einen sehr ähnlichen Aufbau und auch hier gibt es keine funktionellen Unterschiede zu dem kostenpflichtigen Programm.
3. Grafikprogramm zum gestalten von Flyern, Visitenkarten & Co: Scribus reicht vollkommen für graphische Gestaltungen. Es sind nicht alle Funktionen enthalten, wie das Adobe Programm InDesign, aber diese fehlenden Funktionen machen vielleicht zwei Prozent aus, und die brauchen nur die wirklichen Profis.
4. Grafikprogramm für Fotos oder Mockups (grafische Vorschaubilder) für Webseiten: Gimp kennen mittlerweile viele. Es ist eine sehr gute Alternative zu Adobe Photoshop. Ein ausführliches Handbuch erklärt einfach, wie man damit umgeht und was man alles damit machen kann. Es besitzt zwar eine andere Anwenderoberfläche, verfügt aber über die gleiche Funktionalität. Wer einmal damit arbeitet, merkt: hier fehlt es an nichts.
5. PDF Konverter, damit wichtige Dokumente die offen (von anderen bearbeitet werden können) per Mail geschickt werden, vor Missbrauch geschützt sind:Free PDF.
6. Buchhaltungsprogramm: Die kostenlose Standardversion von Taxpool reicht aus, um alle Buchungsvorgänge zu erfassen und mit der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung dem Finanzamt gerecht zu werden. Für mehr Funktionen (doppelte Buchhhaltung) kann man das Paket mit wenig Geld erweitern. Sehr leicht zu handhaben, auch für Buchungsmuffel.

Individuelle Open Source Programme

Natürlich braucht man persönlich manchmal noch andere Programme für sein Unternehmen (Adressbuch, Terminkalender, Urlaubsplaner, etc.). Doch auch hierbei lässt sich schnell etwas im Internet finden. Wichtig ist dann nur, sich stets andere Meinungen von Benutzern einzuholen. Oftmals findet man so auch noch beliebte und nützliche Tools (Extraprogramme), um das Paket der Büroprogramme aufzurüsten.

Man braucht also keine großen Ausgaben, um ein Unternehmen effektiv führen zu können, zumindest was den Büroalltag betrifft. Unterm Strich spart man mehrere Tausend Euro, die für wichtigere Dinge ausgegeben werden können. Außerdem hat man ein gutes Gefühl, da die Unabhängigkeit, die man als Unternehmer so schätzt, nicht einmal von Computer oder Internet beschränkt wird.

Über die Autorin:
Susann Nicklaus, Jahrgang 1981, absolvierte zunächst eine Ausbildung zur Hotelfachfrau. Seit 2003 lebt sie in Berlin und unterstützt als Selbstständige Freiberufler und Kleinunternehmer im Büroalltag.

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