Geschäftsbrief schreiben: Aufbau, Pflichtangaben, Vorlage

Alles auf einen Blick

• Definition: Geschäftsbriefe sind alle Arten der schriftlichen Korrespondenz, die Sie als Unternehmen an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten verschicken. Ein Geschäftsbrief kann in schriftlicher Form (Brief, Post) oder elektronisch (E-Mail, PDF) übermittelt werden.
• Form: Aufbau und Formatierung von Geschäftsbriefen werden durch die DIN 5008 näher bestimmt und festgelegt.
• Aufbau: Ein Geschäftsbrief beinhaltet stets Briefkopf (Absender, Firma), Empfänger und Datum, Betreffzeile, Anrede, Hauptteil und Grußformel.
• Pflichtangaben: Je nach Rechtsform müssen Angaben wie Handelsregisternummer, Geschäftsführer und Firmensitz auf dem Schreiben enthalten sein.
• Rechtskraft: Viele Geschäftsbriefe (z.B. Angebote) sind rechtlich bindend. Achten Sie deshalb immer auf größte Sorgfalt.

Geschäftsbriefe sind ein wichtiges Signal für Professionalität und Kompetenz. 70 % der Deutschen bevorzugen bei wichtigen Themen und offiziellen Anlässen einen klassischen Brief gegenüber einer E‑Mail. Durch eine professionelle Korrespondenz können Sie Kunden überzeugen und langfristig ans Unternehmen binden.

Arten von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe haben unterschiedlichste Funktionen. Entsprechend gibt es auch verschiedene Geschäftsbrief-Arten. Zu den wichtigsten Formen gehören:

• Anfrage
  Eine unverbindliche Bitte um Informationen (z.B. zu Produkten).
• Angebot
  Eine verbindliche Willenserklärung mit Leistungen und Preisen.
• Auftragsbestätigung
  Verbindliche Erklärung zur Annahme und Ausführung eines Auftrags.
• Dankschreiben
  Instrument zur Kundenbindung nach Kauf, Lieferung und Bezahlung.
• Kündigung
  Einseitige Beendigung eines laufenden Vertrages (z.B. Lieferanten, Mitarbeiter).
• Mahnung
  Erinnerung und Aufforderung zur Zahlung einer offenen Rechnung.
• Rechnung
  Abrechnung und Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung.
• Reklamation
  Mängelanzeige bei fehlerhaften Produkten oder Dienstleistungen.
• Werbebrief
  Informationsschreiben zu aktuellen Angeboten und Rabatten.

DIN 5008 für Geschäftsbriefe

Die DIN 5008 gibt die wichtigsten Regeln zur Gestaltung eines Geschäftsbriefs vor. Der Begriff „DIN“ steht für „Deutsche Industrie Norm“. Die DIN 5008 regelt unter anderem die Größe von Schreibpapier (Beispiel: DIN A4), macht Vorgaben zu Seitenrändern, Textausrichtung, Layout und Formatierung. Ziel ist, durch Einheitlichkeit mehr Übersichtlichkeit und Lesbarkeit von geschäftlichen Schreiben herzustellen.

Die wichtigsten Regeln

Element	Details
Seitenränder	Oben: 4,5 cm, links und unten: jeweils 2,5 cm, rechts: 2 cm.
Schriftgröße	Standard sind 12 Pt., bei viel Text sind 11 Pt. das absolute Minimum.
Zeilenabstand	Norm ist ein einzeiliger bis 1,5-facher Abstand. Empfohlen wird ein 1,2-facher Zeilenabstand.
Datum	Das Datum wird rechtsbündig und in der Form „TT.MM.JJJJ“ angegeben.
Betreff	Die Betreffzeile steht zwei Zeilen unter dem Datum – ohne das Wort „Betreff“ davor.
Anrede	Die persönliche Anrede folgt zwei Leerzeilen unter dem Betreff. Nach der Anrede kommt stets ein Komma.
Textkörper	Der Text beginnt mit einer Leerzeile Abstand nach der Anrede und kann linksbündig (empfohlen) oder als Blocksatz gesetzt werden. Zwischen Absätzen steht immer eine Leerzeile.
Grußformel	Zwischen dem letztem Absatz und der Grußformel liegt immer eine Leerzeile. Kein Komma danach!
Unterschrift	Unterschrieben wird mit vollem Vor- und Nachnamen, keine Abkürzungen. Die Unterschrift sollte nicht größer sein als die Höhe von zwei gedruckten Zeilen.

Eine bestimmte Schriftart ist bei der DIN 5008 nicht vorgeschrieben, Arial oder Times New Roman haben sich aber als gängige Schrifttypen durchgesetzt.

Geschäftsbrief Layout nach DIN 5008

Geschäftsbrief Aufbau

In der Regel sind Geschäftsbriefe nicht länger als eine DIN-A4-Seite. Die DIN ist jedoch lediglich eine Empfehlung – sie muss nicht zwingend eingehalten werden. Ein Geschäftsbrief-Aufbau nach den folgenden Regeln wirkt aber grundsätzlich professionell:

Briefkopf im Geschäftsbrief

Der Briefkopf ist ein wichtiges Aushängeschild und Hingucker zugleich. Er enthält alle wichtigen Informationen zu:

• Absender

  Ihr Firmenname (mit Logo) sowie Anschrift und Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmen-Webseite) können Sie linksbündig oder rechtsbündig setzen. Der Absender steht aber immer ganz oben. Bei einem rechtsbündigen „Informationsblock“ können Sie noch Bezugszeichen, Ansprechpartner und Abteilung ergänzen.

• Empfänger

  Die Empfängeradresse steht drei Leerzeilen unter dem Absender und ist maximal 4,5 cm hoch und 8,5 cm breit. So wird sichergestellt, dass der Empfänger später im Sichtfenster eines C6-Briefumschlags steht.

• Ort und Datum

  Ort und Datum (Format: TT.MM.JJJJ) schreiben Sie rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand zum Empfänger unter dem Adressfeld. Der Ort wird aber nur erwähnt, wenn er vom Wohnort bzw. Firmensitz abweicht.

Wenn Sie den Absender und die eigenen Kontaktdaten rechtsbündig setzen, können Sie oberhalb des Empfängers in kleiner Schrift (8 pt) und einer Zeile noch Rücksendeangaben einfügen. Das ist aber freiwillig.

Betreffzeile im Geschäftsbrief

Nach dem Briefkopf folgt die Betreffzeile des Geschäftsbriefs. Sie ist eine zentrale Information für den Leser und Empfänger und sollte den Anlass oder Inhalt des Schreibens möglichst kurz und prägnant auf den Punkt bringen. Für den Betreff gelten diese Regeln:

• Der Betreff steht 2 Leerzeilen unter dem Datum.
• Die Zeile darf durch Fettschrift hervorgehoben werden.
• Sie sollte eine größere Schrift haben (empfohlen: 13-16 Punkt).
• Der Betreff ist maximal 2 Zeilen lang, besser nur eine Zeile.
• Das Wort „Betreff“ (oder „Btr.“) wird nicht davor geschrieben – veraltet.

Anrede im Geschäftsbrief

Hier beginnt der eigentliche Inhalt Ihres Geschäftsbriefs. Neben der genauen Formulierung und möglichst persönlichen Ansprache des Empfängers müssen Sie ein paar formale Regeln beachten:

• Zwischen Betreff und Anrede liegen genau 2 Leerzeilen.
• Zwischen Anrede und Brieftext liegt eine Leerzeile.
• Die neutrale Anrede lautet: „Sehr geehrte Damen und Herren„
• Nach der Anrede folgt stets ein Komma. Danach wird klein weitergeschrieben (Ausnahme: Der erste Satz beginnt mit einem Substantiv).

Beispiele für Anreden

• „Sehr geehrte Damen und Herren“
• „Sehr geehrte Frau …
• „Sehr geehrter Herr …“
• „Guten Tag Herr / Frau …“
• „Hallo Herr / Frau …“

Geschäftsbrief Einleitungssatz

Mit dem Einleitungssatz gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Lesers und prägen mit der Tonalität den ersten Eindruck. Weil Empfänger sofort wissen wollen, worum es geht, sollten Sie hierin gleich aufs Wesentliche kommen.

Beispiele für Geschäftsbrief-Einleitungen

• „Danke für Ihr Feedback. Ihre Kritik haben wir uns zu Herzen genommen.“
• „Ihrer Beschwerde habe ich mich sofort persönlich gewidmet.“
• „Wir haben uns sehr über Ihre positive Rückmeldung gefreut.“
• „Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit.“
• „Wir bedanken uns herzlich für Ihr Interesse an unserem Produkt.“
• „Nach unserem Telefonat schicke ich Ihnen heute unser Angebot.“

Geschäftsbrief Hauptteil

Für den Inhalt und Hauptteil Ihres Geschäftsbriefs gibt es natürlich keine Vorgaben. Den Aufbau und Inhalt bestimmt der Zweck des Schreibens. Wichtig ist jedoch, dass Ihr Schreiben fehlerfrei (Rechtschreibung, Grammatik) ist und eine klare Struktur bzw. einen logischen Aufbau hat. Idealerweise gliedern Sie Ihr Schreiben in kurze Abschnitte (maximal 5-7 Zeilen). Das erleichtert das Verständnis und sorgt für bessere Lesbarkeit.

Geschäftsbrief Schlusssatz

Der Schlussteil beendet Ihren Geschäftsbrief. Er besteht in der Regel aus 2-3 Sätzen und bleibt oft länger im Gedächtnis. Die letzten Worte sollten deshalb besonders sorgfältig gewählt werden.

Beispiele für Schlusssätze

• „Ich freue mich sehr auf die anstehende Zusammenarbeit.“
• „Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich für unser Angebot entscheiden.“
• „Wir hoffen, dass wir alle Fragen und Zweifel ausräumen konnten.“
• „Wenn Sie noch weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich wissen.“
• „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter der Nummer 0123 45678 zur Verfügung.“
• „Wir hoffen auf Ihr Verständnis in den genannten Punkten.“
• „Bei Änderungen oder Anpassungen melden Sie sich gerne bei uns.“
• „Wir freuen uns auf Ihr Feedback.“
• „Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.“

Grußformel im Geschäfsbrief

Offiziell endet ein Geschäfsbrief stets mit einer mehr oder weniger förmlichen Grußformel. Der Klassiker hierbei ist: „Mit freundlichen Grüßen„. Je nach Anlass, Branche oder Verhältnis zum Empfänger kann die Verabschiedung auch persönlicher oder salopper ausfallen.

Beispiele für gängige Grußformeln

• „Mit freundlichen Grüßen“
• „Beste Grüße„
• „Viele Grüße„
• „Herzliche Grüße„

Hinweis: Zwischen Anschreiben und Grußformel liegt stets eine Leerzeile Abstand, zwischen Grußformel und Unterschrift liegen drei Zeilen.

Unterschrift im Geschäftsbrief

Persönlicher wirkt immer eine eigenhändige Unterschrift mit Füller oder Kuli (nie Bleistift!). Die Unterschrift kann heute aber ebenso elektronisch erstellt und digital (als Bild) eingefügt werden. Sie sollte aber immer lesbar und nicht größer als zwei Textzeilen sein.

PS (Postskriptum) im Geschäftsbrief Layout

Ein „PS“ (= Postskriptum) können Sie ebenfalls verwenden, wenn Sie noch eine wichtige Information ergänzen oder hervorheben wollen, die nichts mit dem eigentlichen Schreiben zu tun hat. Das kann der Hinweis auf Ihren neuen Newsletter oder eine aktuelle Sonderaktion sein. Das „PS:“ folgt mit einer Leerzeile Abstand nach der Unterschrift. Die richtige Schreibweise lautet übrigens „PS:“ – ohne Punkte zwischen den Buchstaben, aber mit Doppelpunkt am Ende. Die Varianten „P.S.“ oder „p.s.“ sind laut Duden falsch.

Anlagen

Alternativ oder zusätzlich zum PS können Sie nach der Grußformel und Unterschrift noch einen sog. Anlagenvermerk einfügen. Dieser ist z.B. in Bewerbungsschreiben üblich. Hierfür schreiben Sie das Wort „Anlagen“ in Fettschrift darüber und nennen darunter eine kurze Liste weiterer Anlagen zum Geschäftsbrief – etwa Lebenslauf, Zeugnisse oder Angebote und Produktbeschreibungen.

Fußzeile im Geschäftsbrief Layout

In die Fußzeile des Geschäftsbriefes kommen alle Pflichtangaben, zu denen Unternehmen gemäß ihrer Rechtsform verpflichtet sind. Dazu zählen meist Geschäftsführung, Handelsregisternummer, Steuer-ID und Bankverbindung sowie die Internetpräsenz. Die Fußzeile kann in kleiner Schriftgröße (8-9 pt) formatiert werden, muss aber Seitenränder der DIN 5008 einhalten.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister erfasst und hat eine HRB-Nummer, muss der Geschäftsbrief stets folgende Pflichtangaben enthalten. Diese können Sie entweder (klein) im Briefkopf oder in der Fußzeile nennen:

Pflichtangaben bei Handelsregister-Eintrag

• Firmenname und Rechtsform
• Firmensitz und Registergericht
• Handelsregisternummer (HRB-Nr.)
• Bei GmbH: Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen
• Bei Aktiengesellschaft (AG): Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder, Vorstandsvorsitzende und Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen

Angaben ohne Handelsregister-Eintrag

• Vor- und Nachname des Inhabers
• Geschäftsanschrift
• Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) muss der Zusatz „GbR“ genannt sowie die Gesellschafter aufgeführt werden.

Tipps für den Geschäftsbrief

Soweit die formalen Vorgaben, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben. Damit Sie diesen aber nicht nur professionell, sondern auch perfekt und positiv erstellen, haben wir noch ein paar Tipps zum Inhalt und den Formulierungen:

• Fassen Sie sich kurz

  Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit Ihres Lesers begrenzt ist. Deswegen sollten Sie immer direkt auf den Punkt kommen. Ihr Geschäftsbrief sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie lieber kurze Hauptsätze, statt langer Schachtelsätze.

• Nennen Sie das Wichtigste zuerst

  Bereits im ersten oder zweiten Satz sollte klar werden, warum Sie schreiben. Ist dem Empfänger der Anlass unklar, verlieren Sie die Aufmerksamkeit und riskieren Missverständnisse.

• Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt

  Insbesondere, wenn Sie im Geschäftsbrief ein Angebot machen oder eine Dienstleistung vorstellen, sollten Sie unbedingt kundenorientiert schreiben. Sprechen Sie den potenziellen Kunden direkt mit „Sie“ an und formulieren Sie stets einen konkreten Mehrwert. Schreiben Sie besser: „Gerne erhalten Sie eine kostenlose Beratung“ statt: „Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung an.“

• Formulieren Sie positiv

  Statt zu schreiben: „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“, formulieren Sie besser die Aussage positiv um: „Wir kümmern uns um eine schnellstmögliche Lieferung.“ Mit der zweiten Formulierung klingt Ihr Geschäftsbrief deutlich kundenorientierter.

• Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an

  Am Ende des Briefs sollten Sie dem Empfänger anbieten, Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. Auch das wirkt offen und serviceorientiert. Der letzte Satz bietet Ihnen überdies eine Chance, den Leser zu einer konkreten Handlung aufzufordern (sog. Call-to-Action, CTA). Das kann etwa eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder ein Rückruf sein.

Karrierebibel-Tipp: Achten Sie unbedingt immer auf die richtige Schreibweise von Namen. Beim eigenen Namen ist jeder besonders sensibel. Rechtschreibfehler wirken nie gut. Aber ein falsch geschriebener Name wirkt immer wie mangelnde Sorgfalt und fehlender Respekt.

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