Was ist eine Geschäftsmail?

Eine Geschäftsmail ist die geschäftliche Kommunikation über E-Mail mit Kunden, Geschäftspartnern, externen Projektbeteiligten und anderen Gruppen. Typische Beispiele sind Rechnungen, Mahnungen, aber auch Kontaktaufnahmen, Akquiseversuche und Angebote.

Davon müssen andere Mails eines Unternehmens abgegrenzt werden. Das E-Mail-Marketing (etwa durch Newsletter) ist keine klassische Geschäftsmail. Es soll für Produkte oder Dienstleistungen werben. Auch die sogenannte E-Mail-Servicekommunikation (zum Beispiel automatisierte Mails nach einer Anmeldung oder Passwortänderung) zählen nicht als Geschäftsmail.

6 Tipps für bessere Geschäftsmails

Eine Geschäftsmail ist schnell verfasst, sollte aber nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Einmal abgeschickt, lässt sich die elektronische Post nicht mehr rückgängig machen. Damit Ihre Geschäftsmails den gewünschten Eindruck hinterlassen, beginnen wir mit sechs grundsätzlichen Tipps:

Schriftart
Wählen Sie eine passende und gut lesbare Schriftart. Verzichten Sie auf allzu ausgefallene Fonts, klassische Schriftarten (Arial, Times) kommen meist am besten an. Zu viele Schnörkel und Designs wirken schnell unprofessionell.
Höflichkeit
Eine Geschäftsmail sollte unbedingt höflich formuliert sein und Respekt für den Empfänger zum Ausdruck bringen. In der beruflichen und professionellen Kommunikation ist ein freundlicher Umgang Pflicht.
Zeitpunkt
Wenn Sie auf eine Mail antworten, sollten Sie Ihren schriftlichen Gesprächspartner nicht zu lange warten lassen. Aber auch die Uhrzeit sowie der Tag sollten überlegt sein. Eine Geschäftsmail abends um 23 Uhr oder am Wochenende kann einen falschen Eindruck machen und Druck für eine schnelle Antwort aufbauen.
Fehlerfreiheit
Es sollte selbstverständlich sein, gehört aber zur Vollständigkeit: Ihre Geschäftsmails enthalten natürlich keine Rechtschreibfehler und sind auch grammatikalisch einwandfrei.
Kürze
Reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie zur Sache. In der Geschäftsmail sollten Sie keine halben Romane schreiben, sondern sich kurz fassen und die wichtigsten Informationen auf den Punkt bringen. Alles Weitere kann im persönlichen Gespräch geklärt werden.
Erwartungen
Clickbait nervt – besonders in einer Geschäftsmail. Wenn Sie Erwartungen wecken – etwa im Betreff – dann müssen Sie diese im Text einhalten. Alles andere führt zu Enttäuschung und frustrierten Lesern.

Die richtige Form für Geschäftsmails

Form ist wichtig, sollte aber nicht mit zu viel Förmlichkeit verwechselt werden. Der Inhalt darf ruhig lebendig und packend sein (wenn er gleichzeitig auch kurz und informativ ist). Die passende Form einer Geschäftsmail zeugt von Professionalität und Seriosität. Diese Punkte sollten dabei berücksichtigt werde:

Einheitliches Design
Ein Corporate Design sollte sich auch in Geschäftsmails spiegeln. Achten Sie zudem darauf, in allen Mails dieselben Schriftarten zu verwenden.
Keine Smileys
Smileys oder andere Emoticons haben in der professionellen Kommunikation keinen Platz. Sie wirken unseriös. Nur wenn Sie den Empfänger sehr gut kennen und informell kommunizieren, kann es eine Ausnahme sein.
Ganze Sätze
Formulieren Sie in vollständigen Sätzen. Satzbausteine und unvollendete Halbsätze können Sie in privaten Mails verwenden.
Wenige Abkürzungen
Verwenden Sie nur sehr gebräuchliche Abkürzungen wie etc., usw. oder z.B. – und auch diese sparsam. Auf andere Abkürzungen sollten Sie verzichten. Diese können zu Verwirrung beim Empfänger führen.
Mehr Lesbarkeit
Achten Sie auf die Lesbarkeit Ihrer Geschäftsmails. Nutzen Sie Absätze und Freizeilen, um den Text zu strukturieren. Ein endloser Textblock ist kaum lesbar und der Inhalt geht unter.

Geschäftsmail schreiben: Aufbau und Formulierungen

Eine gute Geschäftsmail folgt einem typischen Aufbau. In den folgenden Abschnitten erklären wir im Detail, wie Sie eine Geschäftsmail schreiben, worauf es bei den einzelnen Aspekten ankommt und geben zahlreiche Beispiele und Muster für geeignete Formulierungen:

Betreff

Noch bevor ein Empfänger den ersten Satz Ihrer Geschäftsmail liest, schaut er sich den Betreff an. Hier sagen Sie, worum es geht und können Interesse wecken. Besonders wichtig: Vergessen Sie nicht, die Betreffzeile auszufüllen. Die Formulierung selbst sollte kurz, aber verständlich sein. Der Betreff macht auf einen Blick klar, worum es geht.

Je nach Zweck der Mail entscheidet der richtige Betreff darüber, ob diese überhaupt gelesen wird – oder wann der Empfänger sich die Zeit dafür nimmt. Ein wenig Dringlichkeit kann deshalb helfen, sollte aber nicht zu aufdringlich wirken. Marktforscher der Nielsen Norman Group empfehlen, sich auf die ersten 40 Zeichen zu fokussieren. Hier müssen entscheidende Keywords untergebracht werden.

Formulierungen für den Betreff in Geschäftsmails

Beispiele für sinnvolle Betreffzeilen in Businessmails:

Aktueller Zwischenstand Projekt XY
Rückfrage zu Ihrem Anruf vom…
Angebot zu Produkt….
Terminabsprache Kick-off-Meeting

Wichtig: Keine Sonderzeichen oder fragwürdige Keywords benutzen. Das kann dazu führen, dass die Mail automatisch im Spam-Ordner des Empfängers landet.

Mehr zum Betreff

Anrede

Eine persönliche Anrede ist ein Zeichen von Höflichkeit und Wertschätzung. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, sollten Sie diesen deshalb auch unbedingt nennen. Dabei gilt: Achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise des Namens – kontrollieren Sie diesen etwa über vorherigen Schriftwechsel. Falsch geschriebene Namen machen keinen guten Eindruck und wirken nachlässig.

Die konkrete Formulierung der Anrede muss zur gesamten Kommunikation Ihres Unternehmens und zum Verhältnis zum Empfänger passen. Kennen Sie sich bereits gut, kann der Ton etwas lockerer sein. Bei einem ersten Kontakt sollte die Anrede der Geschäftsmail förmlicher sein.

Formulierungen für die Anrede in Geschäftsmails

Sehr geehrte/r Herr/Frau (förmlicher Erstkontakt)
Sehr geehrte Damen und Herren (wenn der Adressat nicht bekannt ist)
Liebe/r Herr/Frau (wenn man sich schon näher kennt oder bei lockerem Erstkontakt)
Hallo Frau/Herr (etwas salopp und weniger förmlich)
Guten Tag Frau/Herr (ein wenig steif, aber ein guter Mittelweg)

Verzichten Sie auf veraltete Anreden wie „Werte/r Frau/Herr“ oder „Verehrte/r Frau/Herr“. Dadurch wirken Ihre Mails – und damit auch Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen – altmodisch.

Mehr zur Anrede

Hauptteil

Der Hauptteil Ihrer Mail hängt vom Inhalt ab. Liefern Sie Informationen? Machen Sie ein Angebot? Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor? Haben Sie eine Frage? Orientieren Sie sich dabei an den W-Fragen.

Wer sind Sie?
Warum schreiben Sie die Mail?
Was erwarten Sie vom Empfänger?
Wann brauchen Sie eine Antwort oder Reaktion?

Formulieren Sie eine kurze Einleitung und kommen Sie möglichst schnell zum Anliegen Ihrer Geschäftsmail.

Schluss

Am Ende einer Geschäftsmail steht typischerweise ein Call-to-Action, also eine Handlungsaufforderung an den Empfänger. Zusätzlich ist der letzte Satz der freundliche Abschluss Ihrer Mail und sollte entsprechend höflich formuliert sein.

Auch haben Sie hier noch einmal die Gelegenheit, wichtige Informationen zu nennen. Gerade für Rückfragen oder die weitere Kommunikation kann das sinnvoll sein. Möglich ist auch eine persönliche und individuelle Note, um zu zeigen, dass es keine Standard- und Massenmail ist.

Formulierungen für den Schluss einer Geschäftsmail

Ich freue mich auf Ihren Anruf, um das weitere Vorgehen zu besprechen.
Bitte geben Sie mir bis zum … Bescheid.
Sollten Sie noch Fragen haben, erreichen Sie mich jederzeit unter der Telefonnummer 01234 / 56789

Mehr zum Schlusssatz

Grußformel

Die Grußformel am Ende ist unverzichtbar und gehört zu (fast) jeder Geschäftsmail. Ausnahmen gibt es nur bei sogenannten Ping-Pong-Mails, wenn Sie in kurzer Zeit viele Nachrichten hin- und herschicken und im aktiven Austausch stehen. Hier braucht es nicht am Ende jeder Mail einen entsprechenden Schluss.

Formulierungen für die Grußformel einer Geschäftsmail

Mit freundlichen Grüßen (Standard, allerdings sehr nüchtern)
Freundliche Grüße nach Berlin (kurze Variante mit Ortsbezug)
Herzliche Grüße (persönlich)
Schöne Grüße (modern)
Viele Grüße (klassisch)
Beste Grüße (salopp)
Liebe Grüße (bei Kollegen oder Bekannten)

Mehr zur Grußformel

Signatur

Die Signatur verleiht Ihrer Mail einen offiziellen Charakter, Glaubwürdigkeit und beinhaltet alle wichtigen Kontaktinformationen. Bei Signaturen gilt: Sie können auch länger sein, solange sie gut strukturiert und übersichtlich sind.

Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Signatur für Geschäftsmails in Ihrem E-Mail-Programm einrichten. So wird diese automatisch in Ihre Mails eingefügt.

Inhalt für die Signatur einer Geschäftsmail

Vor- und Nachname (gegebenenfalls Titel)
Unternehmensname mit Rechtsform
Adresse des Unternehmens
Firmenlogo
Position und Jobtitel
Kontaktdaten (Telefon und Mail)
Foto
Homepage des Unternehmens
Social-Media-Accounts des Unternehmens

Mehr zur Signatur

Anhänge

Anhänge sollten nur mit der Geschäftsmail verschickt werden, wenn diese wirklich sinnvoll oder notwendig sind. Es geht ausschließlich um zusätzliche und benötigte Informationen. Das können beispielsweise Dokumente, Grafiken, Präsentationen oder Verträge sein.

Wenn Sie Dateien anhängen, müssen diese verständlich beschriftet sein. Noch vor dem Öffnen muss für den Empfänger klar sein, worum es sich bei dem Anhang zur Geschäftsmail handelt. Idealerweise verschicken Sie Anhänge als PDF-Datei. Diese kann leicht geöffnet und nicht bearbeitet werden.

Mehr zu Anhang und Anlagen

Checkliste: In 5 Schritten zur perfekten Geschäftsmail

Sie wollen die perfekte Geschäftsmail schreiben? Die folgende Checkliste zeigt in fünf einfachen Schritten, woran Sie dabei denken sollten:

Anrede
Beginnen Sie mit einer Anrede, die zur Unternehmenskommunikation und dem Verhältnis zum Empfänger passt. Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Teichmann“ Oder: „Lieber Herr Köhler…“
Danksagung
Bedanken Sie sich – der Höflichkeit halber. Dafür gibt es (fast) immer einen Grund. Beispiel:
„Danke für Ihre Nachricht“, „danke für Ihre Anfrage“, „danke für Ihr Interesse“, „danke für das nette Gespräch…“
Anliegen
Legen Sie kurz und bündig den Grund Ihrer Mail dar. Ziehen Sie die Geschäftsmail nicht unnötig in die Länge. Beispiel:
„Ich wollte mich bei Ihnen erkundigen, ob…“, „Ich würde Ihnen gerne den Vorschlag machen, dass…“, „Ich bin der neue Kollege von XY und wollte mich bei Ihnen vorstellen.“
Schlusswort
Das kann noch mal ein Dankeschön sein oder ein indirekter Call to Action. Beenden Sie die Mail mit freundlichen Worten. Beispiel:
„Ich freue mich auf Ihren Rückruf…“, „Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.“
Grußformel
Zum Abschluss folgt die Grußformel, mit der Sie nette Grüße an den Empfänger senden. Beispiel:
„Schöne Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Viele Grüße.“

Zum Abschluss folgt das Korrekturlesen, um mögliche Fehler zu finden und zu verbessern. Dann können Sie die Geschäftsmail verschicken.

7 Todsünden einer Geschäftsmail

Neben vielen Tipps gibt es auch einige Todsünden beim Schreiben einer Geschäftsmail. Gleich sieben davon hat die Arbeitspsychologin Emma Russell von der Londoner Kingston Universität identifiziert. Diese Dinge sollten Sie in der E-Mail-Kommunikation vermeiden:

Ping-Pong-Mails
Erfordert ein Anliegen 15 Mails und Antworten in kurzer Folge, ist es nur noch nervig. In diesem Fall ist ein persönliches Gespräch die bessere Lösung.
Zeitpunkt
Spät nach Feierabend oder am Wochenende sollten Sie keine Geschäftsmails schreiben. Das erzeugt nur Druck beim Empfänger.
Gesellschaft
Lassen Sie sich beim Formulieren nicht von Kollegen oder anderen über die Schulter gucken. Das kann den Inhalt beeinflussen.
Ignorieren
Auf eine Mail gar nicht antworten? Das ist unprofessionell und zeugt von einem Mangel an Interesse für den Gesprächspartner.
Lesebestätigung
Die Forderung nach einer Lesebestätigung wirkt oft aufdringlich, unhöflich und gar unverschämt. Verzichten Sie besser darauf.
Alerts
E-Mail-Alerts enthalten oft eine klare Botschaft: Bitte nicht auf diese Mail antworten. Den Hinweis beherzigt aber nicht jeder.
Automatisierung
Automatisch erzeugte E-Mail-Antworten sind unpersönlich und kommen nicht gut an. Ausnahme sind beispielsweise Antworten bei urlaubsbedingter Abwesenheit.