„Ich bin beschäftigt“: Aber sind Sie auch produktiv?

Mancher Arbeitstag kann – zugegeben – richtig anstrengend sein: Eine Aufgabe reiht sich an die nächste. Stündlich kommen weitere dazu. Dann noch die Kollegen, die um Hilfe bitten oder der Kunde, der wieder einmal Extrawünsche hat… Kurz gesagt: Sie sind von morgens bis abends beschäftigt. Aber bedeutet das auch, dass Sie produktiv sind?

Die ernüchternde Antwort: Nein. Dass Sie etwas zu tun haben, heißt nicht automatisch, dass dies effektiv oder effizient wäre und Ihre Aufgaben voranbringt. So gibt es ein paar klassische Zeitfresser und Produktivitätskiller, die uns glauben lassen, viel zu leisten, obwohl wir eigentlich gar nichts machen. Zum Beispiel:

E-Mails

Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails erhalten Sie pro Tag? Angenommen, die Bearbeitung jeder E-Mail dauert nur fünf Minuten. Dann sind das bei 30 E-Mails schon zweieinhalb Stunden des Arbeitstages, die nur von E-Mails beansprucht werden. Ohne, dass Sie auch nur einen Punkt Ihrer To-do-Liste abgearbeitet hätten.

Perfektionismus

Die Präsentation wird noch ein siebtes Mal korrigiert. Mögliche Probleme zum achten Mal antizipiert… Mal ehrlich: Sorgfalt ist eine feine Sache. Aber Perfektionismus kann auch aufhalten. In einigen Fällen kostet er nur Zeit, ohne zusätzlichen Nutzen zu stiften (siehe: Pareto-Prinzip).

Meetings

Sie sind der vermutlich schlimmste Zeitdieb in jedem Job. Rund 30, 60 oder gar 90 Minuten lang sitzt man zusammen, tauscht sich aus, diskutiert – und ist am Ende genauso schlau wie vorher. Sagen wir es, wie es ist: Das Gros der Meetings ist schlecht vorbereitet, die Teilnehmer falsch gewählt und am Ende wird sowieso nur gemacht, was der Chef sagt. Zeitverschwendung pur.

Sie sehen: Man kann durchaus beschäftigt aussehen – und doch nichts machen oder erreichen. Und genau in dieser Doppeldeutigkeit liegt das Problem der Aussage „Ich bin beschäftigt“. Beschäftigen können Sie sich auch mit Bildern und Memes auf Facebook, Instagram oder Pinterest. Arbeit ist das aber in den wenigsten Fällen.

Ich bin beschäftigt: Synonyme Formulierungen auf Englisch

Statt „Ich bin beschäftigt“ könnten Sie auch anders formulieren. Besonders dann, wenn Sie Ihr Gegenüber nicht verprellen wollen. Synonym könnten Sie sagen:

„Ich bin beschäftigt.“ – „I am busy.“
„Ich habe gerade (viel) zu tun.“ – „I have (a lot) to do right now.“
„Zurzeit bin ich ausgelastet.“ – „At the moment I am working to capacity.“
„Ich habe viel um die Ohren.“ – „I have a lot on my plate.“
„Momentan habe ich alle Hände voll zu tun.“ – „At the moment I’ve got my hands full.“
„Ich habe kaum Zeit.“ – „I hardly have time.“

Entschärfen können Sie solche Aussagen übrigens damit, dass Sie einen späteren Zeitpunkt in Aussicht stellen oder anderweitig entgegenkommen. Zum Beispiel: „Ich bin beschäftigt mit den Vorbereitungen zum Kongress Ende des Jahres. Wenn Du mir eben mit XY hilfst, könnten wir uns danach gemeinsam um Dein Projekt kümmern.“ Oder: „Ich bin für die nächsten 20 Minuten noch mit dieser Ausarbeitung beschäftigt. Danach habe ich für Dich Zeit – ich melde mich.“

Auf Englisch: „I am busy with the preparations for the congress at the end of the year. If you help me with XY, we can work on your project together afterwards.“ Oder: „I’m still busy with this draft for the next 20 minutes. After that I have time for you – I’ll be in touch.“

Warum es schadet, immer beschäftigt zu sein

Beschäftigt zu sein, bedeutet nicht zwangsläufig produktiv zu sein. Mehr noch: Auch wenn es oft so scheint, als wäre es ein gutes Zeichen, immer beschäftigt zu sein – häufig bedeutet das das genaue Gegenteil.

Es macht vielleicht einen geschäftigen und auch wichtigen Eindruck, wenn Sie bei jeder Gelegenheit sagen, dass Sie leider gerade etwas Wichtiges (Berufliches) zu tun haben. Zu oft eingesetzt, schaden Sie sich mit der Aussage aber nur selbst. Sieben Gründe, warum der Satz „Ich bin beschäftigt“ Ihnen auf Dauer schadet:

1. Sie sind überfordert

Immer beschäftigt zu sein, bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie durcharbeiten. Tatsächlich schwingt im Subtext mit, dass Sie zugleich permanent im Stress sind und ganz offenbar auch überfordert. Wer immerzu beschäftigt ist, dem fehlt die Zeit zur Erholung. Und das schadet nicht nur der eigenen Gesundheit, sondern auch dem Ruf. Souveräne Leistungsträger beherrschen ihren Job – nicht umgekehrt. Wer also immer nur beschäftigt ist, outet sich zugleich als Opfer seiner Arbeit.

2. Sie setzen keine Prioritäten

Unsere Prioritäten sagen uns, womit wir uns zuerst beschäftigen sollten und welche Dinge noch warten können. Wer permanent beschäftigt ist, setzt ganz offenbar keine Prioritäten mehr (zu denen übrigens auch regelmäßige Pausen gehören), sondern lässt sich von anderen oder Umständen den Tag bestimmen (beziehungsweise priorisieren). Im Extrem kann das dazu führen, dass die wirklich wichtigen Aufgaben zu spät oder gar nicht erledigt werden. Nehmen Sie also besser wieder die Zügel in die Hand – und gönnen Sie sich auch mal Auszeiten.

3. Sie verpassen Chancen

Chancen können Ihnen überall und zu jeder Zeit begegnen. Während der Arbeit an einem Projekt. In der Mittagspause. Oder im Gespräch mit einem Kollegen. Wer selbst dafür zu beschäftigt ist, läuft Gefahr, die Möglichkeiten, die sich ihm bieten, zu verpassen. Resultat: Sie verfallen in einen Tunnelblick und nehmen außerhalb Ihres Pensums nichts mehr wahr. Öffnen Sie lieber Ihre Wahrnehmung, um Chancen wieder zu erkennen und sich später nicht ärgern zu müssen, was Sie alles hätten erreichen können, wenn Sie nur aufmerksamer gewesen wären.

4. Sie verlieren Ihre Ziele aus den Augen

Neben all den Aufgaben, denen Sie sich täglich widmen, bleibt kaum noch Zeit, um sich um die eigenen Ziele zu kümmern. Wer aufhört, an seinen Zielen zu arbeiten, tritt nur noch auf der Stelle. Die dauerhafte Beschäftigung führt also letztlich nicht zu Fortschritt, sondern zu dessen Gegenteil. Behalten Sie daher – trotz der alltäglichen Aufgaben – Ihre langfristigen Pläne im Blick und nehmen Sie sich bewusst Zeit, an deren Umsetzung zu arbeiten. Nur so schaffen Sie es, sich weiterzuentwickeln.

5. Sie suchen Ausreden für Probleme

Wer beschäftigt ist, hat weder Zeit noch Lust, sich um andere oder deren Fragen oder Probleme zu kümmern. „Ich bin beschäftigt“ kann also auch eine geschminkte Ausrede sein für: „Ich kümmere mich später darum.“ „Das ist mir nicht so wichtig.“ Oder: „Du bist mir gerade nicht wichtig.“ Verdrängte Probleme oder Konflikte verschwinden aber nur selten. Eher gehen sie nur weg, um Verstärkung zu holen. Nutzen Sie den Satz „Ich bin beschäftigt“ also bitte nicht als faule Ausrede, um Hindernisse (vorläufig!) zu verbannen. In dem Fall kann es besser sein, die Arbeit zu pausieren und das Problem zu lösen.

6. Sie vernachlässigen Beziehungen

Kollegen oder Freunde vertragen natürlich auch mal eine Abfuhr – erst recht, wenn sie berechtigt ist. Sie sind aber kein sozialer Prellbock. Auch das ist letztlich eine Frage der (richtigen) Prioritäten: Nicht selten helfen uns solche sozialen Ablenkungen, auf neue Gedanken zu kommen oder im Dialog eine bessere Lösung zu finden, weil man selbst vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Seien Sie also gegenüber den ungeahnten Helfern nicht zu beschäftigt. Niemand wird gerne jedes Mal mit einem „Ich bin beschäftigt“ abgefertigt – Sie auch nicht. Und Sie wissen ja: Zwei Bier gehen immer!

7. Sie laufen Gefahr, auszubrennen

Wer wirklich nonstop arbeitet, steht im Verdacht ein Workaholic zu sein. In dem Fall tun Sie zwar nicht nur so, als ob Sie beschäftigt seien. Allerdings sollten Sie ausreichend Platz für Regeneration lassen. Das fördert nicht nur die Kreativität und anschließende Konzentration. Es hilft Ihnen, gesund zu bleiben und Herz-Kreislauferkrankungen vorzubeugen. Auch für die seelische Gesundheit sind Ruhephasen wichtig – ansonsten riskieren Sie einen Burnout.