Ich bin beschäftigt: Warum der Satz schadet
Es gibt immer eine Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, auf der To-Do Liste ist kein Ende in Sicht und Zeit für Pausen bleibt nur in Ausnahmefällen - das klingt im ersten Moment nach einem sehr produktiven Arbeitstag. Doch ist beschäftigt sein wirklich gleichbedeutend mit produktiv sein? Ihr Vorgesetzter findet es wahrscheinlich vorbildlich, dass Sie immer etwas zu tun haben, doch es kann sich sogar negativ auswirken. Warum es Ihnen schaden kann, immer beschäftigt zu sein...

"Ich bin beschäftigt": Aber sind Sie auch produktiv?

Ein Arbeitstag ist zugegeben sehr anstrengend: Es steht eine ganze Liste an Aufgaben an, stündlich kommen noch weitere dazu, dann noch die Kollegen, die um Hilfe bitten oder der Kunde, der wieder einmal Extrawünsche äußert. Kurz gesagt: Sie sind von morgens bis abends beschäftigt.

Aber bedeutet das auch, dass Sie produktiv sind? Die ernüchternde Antwort: Nein, denn das Sie etwas zu tun haben, heißt nicht, dass es auch immer sinnvoll ist und Ihre Arbeit voran bringt. Besonders Produktivitätskiller lassen uns glauben, viel zu leisten, obwohl wir eigentlich kaum voran kommen.

  • E-Mails. Einige Arbeitnehmer erhalten unzählige E-Mails pro Tag. Angenommen die Bearbeitung jeder E-Mail dauert nur fünf Minuten, so sind bei 30 E-Mails bereits zweieinhalb Stunden des Arbeitstages nur durch E-Mails verplant, ohne dass auch nur eine Aufgabe begonnen wurde.
  • Perfektionismus. Die Präsentation wird noch ein siebtes Mal korrigiert oder die E-Mail an de Kunden noch einmal neu getippt. Perfektionismus kann bei einigen Aufgaben angebracht sein, doch in den meisten Fällen kostet es viel Zeit, ohne großen zusätzlichen Nutzen.
  • Meetings. 30, 60 oder gar 90 Minuten lang sitzt man zusammen, versucht den aktuellen Stand zu besprechen und am Ende ist jeder der Teilnehmer genauso schlau wie vorher. Einige Meetings bringen wirklich gar nichts - außer zusätzlichen Zeitdruck für die Mitarbeiter.

Warum es Ihnen schadet, immer beschäftigt zu sein

Ollyy/shutterstock.comBeschäftigt zu sein bedeutet also nicht zwangsläufig auch Produktivität. Aber das ist noch nicht alles. Auch wenn es oft so erscheint, als wäre es ein gutes Zeichen, immer beschäftigt zu sein, trifft eigentlich eher das Gegenteil zu. Zwar macht es einen geschäftigen und vielleicht auch wichtigen Eindruck, wenn Sie bei jeder Gelegenheit sagen, dass Sie leider gerade etwas wichtiges berufliches zu tun haben, doch im Endeffekt schaden Sie sich mit dieser Arbeitsmoral nur selbst. Sieben Gründe, warum der Satz "Ich bin beschäftigt" Ihnen auf Dauer schadet.

  1. Sie haben dauerhaften Stress.

    Immer beschäftigt zu sein, bedeutet natürlich auch immer im Stress zu sein. Es fehlt die Zeit zur Erholung und auch wenn Ihr Körper diesen Zustand für einige Zeit aushält, werden Sie schnell merken, dass Sie Ihrer Gesundheit schaden. Kopfschmerzen, Schlaflosigkeit aber auch schwere psychische Erkrankungen wie Depressionen oder das Burnout-Syndrom können durch Stress ausgelöst werden. Vergessen Sie vor lauter Arbeitswillen nicht Ihre Gesundheit und gönnen Sie Ihrem Körper die notwendigen Ruhe- und Erholungsphasen.

  2. Sie verpassen große Chancen.

    Chancen können Ihnen überall und zu jeder Zeit begegnen. Während der Arbeit an einem Projekt, in der Mittagspause oder im Gespräch mit einem Kollegen. Wenn Sie jedoch zu beschäftigt sind, laufen Sie Gefahr, die Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten, erst gar nicht zu erkennen. Sie verfallen in einen Tunnelblick und nehmen außerhalb Ihres strikten Arbeitsplans nichts mehr wahr. Öffnen Sie Ihre Wahrnehmung, um große Chancen zu erkennen und sich später nicht ärgern zu müssen, was Sie hätten erreichen können, wenn Sie nur aufmerksamer gewesen wären.

  3. Sie verlieren Ihre Ziele aus den Augen.

    Neben all den Aufgaben, denen Sie sich täglich widmen, bleibt einfach keine Zeit mehr, sich um die Ziele zu kümmern, die Sie sich selbst gesetzt haben. Wer jedoch aufhört, an seinen Zielen zu arbeiten, tritt nur noch auf der Stelle. Die dauerhafte Beschäftigung führt also letztlich nicht zu Fortschritt, sondern zu dessen Gegenteil. Behalten Sie trotz der alltäglichen Aufgaben Ihre langfristigen Pläne im Blick und nehmen Sie sich bewusst Zeit, an deren Umsetzung zu arbeiten. Nur so schaffen Sie es, sich weiterzuentwickeln.

  4. Sie suchen Ausreden für Probleme.

    Wer beschäftigt ist, hat weder Zeit noch Lust, sich auch noch um andere Probleme zu kümmern. Also werden Ausreden gefunden, um diese Einstellung zu rechtfertigen. "Ich kümmere mich später darum", "Das ist nicht so wichtig" oder "Das kann auch jemand anders machen". Unterbewusst machen Ihnen die Probleme allerdings weiterhin zu schaffen, auch wenn Sie diese vorläufig aus Ihren Gedanken verbannt haben. Gehen Sie die Dinge lieber sofort an und warten nicht, bis auf einem kleinen Problem ein scheinbar unlösbares Hindernis geworden ist.

  5. Sie setzen keine Prioritäten.

    Unsere Prioritäten sagen uns, womit wir uns zuerst beschäftigen sollten und welche Dinge noch warten können, da sie eher unwichtig erscheinen. Wer jedoch permanent beschäftigt ist, setzt keine Prioritäten mehr, sondern nimmt sich jeder Aufgabe an, ganz gleich ob diese dringend ist oder nicht. Was bei unwichtigen Aufgaben noch kein Problem ist, kann aber auch dazu führen, dass wichtige Aufgaben zu spät erledigt werden. Nehmen Sie sich Zeit, um die Prioritäten Ihrer Aufgaben zu klären, bevor Sie sich kopfüber in Arbeit stürzen.

  6. Sie beginnen mit dem Multitasking.

    Je mehr Aufgaben in Ihrem Arbeitsplan stehen, desto größer wird die Versuchung, diese Masse durch Multitasking in den Griff zu bekommen. Wer an mehreren Baustellen gleichzeitig arbeitet, wird schließlich auch schneller fertig, oder? Schneller mag vielleicht sogar stimmen, doch leider nicht besser, denn die Konzentrationsfähigkeit leidet stark, wenn das Gehirn sich mit mehreren Dingen gleichzeitig beschäftigen muss. Versuchen Sie es doch stattdessen einmal mit Single-Tasking. Sie beschäftigen sich mit nur einer Aufgabe, bis diese abgeschlossen ist. Keine Ablenkungen, keine weiteren Aufgaben. Vielleicht finden Sie so heraus, dass Sie plötzlich viel produktiver arbeiten.

  7. Sie vernachlässigen Ihre sozialen Kontakte.

    Familie und Freunde spielen eine große Rolle als Ausgleich neben anstrengenden und stressigen Arbeitstagen. Sie helfen uns dabei auf andere Gedanken zu kommen und die Welt positiver zu sehen. Doch wie viel Zeit Sie mit diesen Personen verbringen, entscheiden Sie immer noch selbst. Nehmen Sie sich diese Zeit, denn niemand wird gerne jedes Mal mit einem "Ich bin leider zu beschäftigt" abgefertigt.

[Bildnachweis: Ollyy by Shutterstock.com]