Haben Sie eine Ahnung wie viele E-Mails täglich versandt werden? Sicher nicht. Ich ja auch nicht. Und genau weiß das sowieso keiner, aber es gibt Schätzungen. Immerhin: Das IDC etwa schätzt, dass an jedem Werktag 35 Milliarden E-Mails verschickt werden. Radicati wiederum geht von 1,1 Milliarden E-Mail-Nutzern, 1,4 Milliarden aktiven E-Mail-Accounts und sogar 171 Milliarden verschickten E-Mails pro Tag aus. Betrachtet man allein die elektronische Geschäftspost erhält danach jeder vernetzte Arbeitsplatz rund 126 Mails pro Tag.

Auch das sind natürlich bloß grobe Hochrechnungen. Aber selbst die lassen unschwer erkennen, wie viel Wildwuchs es im elektronischen Briefverkehr inzwischen gibt und wie sehr das alles die eigene Produktivität belastet.

Professor Michael Nippa von der TU Freiberg hat gerade eine umfassende E-Mail-Studie abgeschlossen, die allerdings nicht repräsentativ ist, weil er keine Zufallsstichprobe gemacht hat, sondern die sogenannte Schneeballtechnik angewendet hat. Dabei wurden zwischen dem 16. April und 4. Juni 2008 zunächst ausgewählte Adressaten der Umfrage angeschrieben und ihrerseits gebeten, diese an Freunde weiterzuleiten. Insgesamt haben 327 E-Mail-Nutzer daran teilgenommen. Das Ergebnis ist damit eben nicht repräsentativ, interessant aber allemal. Hier ist es:

  • 28,7 geschäftliche E-Mails erhalten die Befragten pro Tag. Führungskräfte noch mehr: Die Mehrheit (31,3 Prozent) erhält am Tag 37,7 Geschäfts-Mails.
  • 63 Prozent der erhaltenen Mails stammen von Unternehmens internen Absendern, nur 37 Prozent sind externe Mails. In Konzernen ist das Verhältnis noch dramatischer: 69 Prozent intern, 31 Prozent extern.
  • Nur 39 Prozent der erhaltenen Mails stufen die Betroffenen als sehr wichtig ein. 32 Prozent nennen sie “bedingt wichtig”, 29 Prozent gar unwichtig.
  • Nur 20 Prozent sind zudem dringend, 38 nur “bedingt dingend”, 42 Prozent haben gar Zeit.
  • 51 Prozent der Befragten fühlen sich durch diese Mails jedoch überhaupt nicht gestört. Nur 20 Prozent empfinden die E-Mail-Flut als sehr störend.
  • 23 Prozent lesen ihre Geschäftsmails immer während der Arbeitszeit und mit wenigen Ausnahmen auch immer in der Freizeit.
  • 47 Prozent lesen sie dagegen nur während der Arbeitszeit und allenfalls gelegentlich in der Freizeit oder im Urlaub.
  • 30 Prozent lesen ihre E-Mails ausschließlich während der Arbeitszeit.
  • 86 Prozent aller Befragten kontrollieren allerdings den Eingang neuer Mails über einen PC oder eine Art Blackberry.
  • Durchschnittlich wenden die Befragten für die Bearbeitung ihrer Mails jeden Tag eineinhalb Stunden auf, Führungskräfte kommen gar auf täglich eine Stunde und 45 Minuten.
  • Was für E-Mails spricht: Die Befragten halten sie für ein effizientes Kommunikationsmedium, nutzen sie zur Dokumentation von Absprachen und Fakten und sie finden es einfach, so mit anderen in Kontakt zu treten.
  • Dagegen spricht: Die Befragten leiden teilweise unter der Erreichbarkeit, bemängeln die zunehmende Informationsflut und E-Mails, die keinen klaren Regeln folgen.
  • Die Gegenstrategie: 28 Prozent der Befragten delegieren ihre E-Mails an ihre Mitarbeiter, 36 Prozent beantworten unwichtige Mails nicht mehr und 6 Prozent lassen die E-Mail-Flut durch ihr Sekretariat filtern.