Inbox Zero
Der Chef verteilt Informationen, gibt Aufgaben weiter und stellt Fragen zu laufenden Projekten, die Kollegen brauchen Unterstützung oder teilen den aktuellen Status der gemeinsamen Arbeit und Kunden äußern Wünsche und Kritik oder fragen, wann sie mit Ergebnissen rechnen können - und all das wird heutzutage vorzugsweise per E-Mail getan. Bis zu 40 elektronische Nachrichten erhalten Arbeitnehmer jeden Tag - nur eine Frage der Zeit, bis der Posteingang das absolute Chaos repräsentiert. Ein leerer Posteingang? Davon sind die meisten mehrere hundert Mails entfernt. Inbox Zero soll das ändern und zu mehr Produktivität verhelfen - allerdings nur, wenn man die neue Ordnung auch einhält...

Inbox Zero: Warum Sie sich die Mühe machen sollten

Inbox Zero - warum? ist vermutlich die erste Frage, die sich all jene stellen, die mehrere hundert Mails in ihrem Postfach bunkern und damit seit Jahren bereits keine größeren Schwierigkeiten haben. Doch ein leerer Posteingang kann tatsächlich einige Vorteile haben, die gerade für Arbeitnehmer sehr nützlich sind, die täglich mit einer regelrechten E-Mail-Flut überhäuft werden.

Spätestens wenn man den Überblick verliert und mit der Bearbeitung seiner E-Mails kaum noch hinterherkommt, sollte man den alten Gewohnheiten den Rücken kehren und den unzähligen Mails in seinem Postfach den Kampf ansagen. Heißt konkret: Raus mit all den unnötigen Mails, die seit Wochen, Monaten und Jahren den Posteingang verstopfen und für alle neuen und zukünftigen Nachrichten eine Ordnung schaffen, die es ermöglicht, den Status des Inbox Zero beizubehalten.

Was das bringt? Gleich mehrere positive Effekte:

  • Bessere Übersicht. Wer schon einmal versucht hat, in den hunderten Mails des Postfachs eine spezielle Nachricht herauszusuchen, brauchte sicherlich einige Geduld und starke Nerven. Je mehr Ordnung Sie in Ihrem E-Mail Postfach schaffen, desto mehr Übersicht über alte und auch aktuelle Mails erhalten Sie und haben so immer alle Informationen auf einen Blick.
  • Mehr Produktivität. Im Job können E-Mails ein großer Zeitfresser sein, der produktives Arbeiten erschwert. Hat man seinen Posteingang hingegen im Griff, verliert man weniger Zeit und kann diesen sogar nutzen, um die Produktivität zu steigern.
  • Weniger Stress. Das Prinzip der Inbox Zero ist darauf ausgelegt, Aufgaben organisierter zu erledigen und Deadlines im Überblick zu behalten. Sie beugen also Stress vor, wenn Sie Ihre E-Mails und die daraus entstehenden Aufgaben entsprechend organisieren.

Wir zeigen, wie Sie Inbox Zero umsetzen, worauf Sie dabei achten müssen und wie Sie langfristig einen leeren Posteingang erhalten:

So erreichen und halten Sie Inbox Zero

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  1. Beginnen Sie ganz von vorne

    Wenn Sie sich bisher eher wenig mit dem Thema Inbox Zero auseinandergesetzt haben, sieht Ihr Posteingang vermutlich alles andere als ordentlich aus. In den meisten E-Mail Accounts liegen hunderte alte Nachrichten herum, für die sich niemand wirklich verantwortlich fühlt. Der erste Schritt muss daher sein: Setzen Sie alles auf Anfang und räumen Sie erst einmal so richtig auf.

    Bevor Sie jedoch in Aktionismus verfallen und restlos jede Mail löschen, sollten Sie sich einmal die Zeit nehmen, um die wirklich wichtige elektronische Post auszusortieren und festzuhalten. Dabei handelt es sich zwar meist nur um einen Bruchteil der gespeicherten Nachrichten, doch ist es ärgerlich, wenn diese tatsächlich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal gebraucht werden. Es gilt aber die strikte Regel: Reden Sie sich nicht ein, dass manches nochmal wichtig werden könnte. Nur was wirklich relevant ist, wird aufgehoben - alles andere wandert in den Papierkorb.

  2. Entwickeln Sie eine Routine

    Ein häufiger und auch wirksamer Rat, für den effizienteren Umgang mit E-Mails, ist es das Postfach nur in regelmäßigen Abständen von einer oder auch zwei Stunden zu öffnen. So verliert man sich nicht darin, alle drei Minuten wieder eine einzelne Mail zu lesen und es bleibt mehr Zeit, um konzentriert und auch langfristig an den täglichen Aufgaben und Projekten zu arbeiten, die neben all den E-Mails auch noch anfallen.

    Nicht für jeden ist es aber möglich, erst mit solcher Verzögerung auf Nachrichten zu reagieren. In diesem Fall sollte jeder seine persönliche Routine entwickeln, wann und wie oft er sich um sein Postfach kümmert. Am besten funktioniert dies immer, wenn es auf die eigenen Bedürfnisse und die individuelle Arbeitsweise abgestimmt ist.

  3. Führen Sie ein klares System ein

    Für das System der Inbox Zero gibt es zwei zentrale Regeln: Jede E-Mail, die Sie erhalten, lässt sich einer klaren Kategorie zuordnen und sollte dementsprechend eingeteilt werden. Und zweitens sollten Nachrichten möglichst nur ein einziges Mal bearbeitet werden müssen. Für welche Art von Kategorie oder Bewertung Sie sich entscheiden, bleibt dabei Ihren persönlichen Vorlieben und den Möglichkeiten Ihres E-Mails Programms überlassen.

    Einige erlauben es, Mails in unterschiedlichen Farben zu markieren, andere vergeben Punkte oder Sterne. Entscheidend ist, dass Sie wissen, was die unterschiedlichen Kategorien bedeuten. Legen Sie sich für den Anfang beispielsweise eine kleine Notiz auf dem Schreibtisch an, um den Überblick zu behalten. Etwa rote Markierungen für Mails, die ein dringendes ToDo enthalten, gelbe Kategorie für Nachrichten, die noch bearbeitet werden müssen, die aber weniger zeitlichem Druck unterliegen.

  4. Organisieren und unterteilen Sie Ihr Postfach

    Auch wenn der Begriff Inbox Zero den Eindruck erwecken könnte, dass sich nie mehr auch nur eine einzige E-Mail im gesamten Postfach befindet, kann es in der Praxis ganz so drastisch natürlich meist nicht funktionieren. Es gibt immer Nachrichten, die einfach zu wichtig sind, um sie zu löschen oder deren Bearbeitung einfach noch nicht abgeschlossen ist, weil man beispielsweise noch auf Feedback oder die Antwort eines anderen Beteiligten in der Kommunikation warten muss.

    Chaos im Posteingang muss dennoch nicht sein. Was hilft: Klare Organisation und verschiedene Ordner - nicht nur Eingang, Gesendet und Papierkorb. Erstellen Sie beispielsweise Unterordner für Mails, die auf Ihre ToDo-Liste kommen, nutzen Sie das E-Mail Archiv oder einen Ordner, in dem Sie Mails zwischenlagern, bei denen Kunden, Chef oder auch ein Kollege noch etwas beisteuern muss, bevor Sie aktiv werden können.

  5. Schieben Sie die Bearbeitung nicht auf

    Wenn Sie Ihrer Routine folgen und es an der Zeit ist, sich den E-Mails zu widmen, sollten Sie alle dann angefallenen Mails bearbeiten, zuordnen und in die entsprechenden Ordner verschieben. Heißt im Klartext: Wenn Sie Ihre Mails bearbeitet haben, ist der Posteingang leer - Inbox Zero eben. Schieben Sie nichts auf und machen Sie auch keine Ausreden im Sinne von Da kümmer ich mich dann später drum... Einmal damit angefangen, stapeln sich die Nachrichten bald wieder und Sie kommen nicht mehr hinterher.

    Inbox Zero erfordert also immer auch Disziplin. Einmal Ordnung zu schaffen reicht nicht aus, sie müssen das neue System beibehalten und keine Ausnahmen machen. Das bedeutet auch: Wenn Sie beispielsweise im Urlaub waren, haben Sie zunächst einen ganzen Berg an Mails, der bearbeitet und zugeordnet werden will.

Abschließend noch eines der wichtigsten Prinzipien für jedes geordnete E-Mail Postfach: Lernen Sie zu löschen. Das mag simpel klingen, in der Praxis werden Mails jedoch einfach ignoriert, auch wenn diese unwichtig oder bereits bearbeitet sind. Auch wenn es schwer fällt, etwas endgültig zu löschen, sollten Sie sich dennoch daran gewöhnen, denn nur so können Sie von Ihrem leeren Posteingang profitieren.

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