Job@E-Mail.de – Tipps für die Online-Bewerbung

Ein Gastbeitrag von Alexander Walz

Per Klick zum Job? Laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom veröffentlichen 79 Prozent der Unternehmen Stellenangebote in Online-Jobbörsen. Ein Drittel der Stellenangebote läuft zusätzlich über soziale Netzwerke wie Facebook, Linkedin und XING. Entsprechend hoch ist der Anteil der Online-Bewerbungen. Für diese recht junge Form des Bewerbens gibt es aber keine einheitlichen Standards. Entsprechend unsicher sind viele Stellensucher, wenn sie sich online bewerben. Immerhin lassen sich beim Online-Bewerben aber zwei Wege unterscheiden:

1. Das Bewerben über eine Eingabemaske, wie sie viele Großunternehmen auf ihrer Webseite nutzen.
2. Das Versenden der Bewerbungsunterlagen per E-Mail.

Beim Bewerben über eine Eingabemaske ist weitgehend vorgegeben, was Sie wohin schreiben müssen. Dabei kann man kaum Fehler machen. Anders ist dies bei Bewerbungen per E-Mail. Deshalb beziehen sich die folgenden Tipps weitgehend auf diese Bewerbungsform.

Viele Stellensucher gehen davon aus, dass sich per E-Mail versandte Bewerbungen von klassischen per Post nur in einem Punkt unterscheiden: Sie wurden noch nicht ausgedruckt. Das aber ist ein Trugschluss. Das Versenden der Unterlagen per Mail bedeutet nicht nur, dass Sie einen anderen Transportweg wählen. Personaler arbeiten auch anders damit. Die oberste Maxime lautet daher: Machen Sie dem Empfänger das Bearbeiten Ihrer Bewerbung so einfach wie möglich.

Oft vernachlässigt: Die Betreff-Zeile

Die erste Arbeitserleichterung ist eine eindeutige Betreffzeile. In dieser sollte stehen, auf welche Position Sie sich bewerben. Geben Sie zudem Ihren Namen und gegebenenfalls die Kennnummer an. Dann weiß der Empfänger sofort über den Gegenstand der Mail Bescheid. Sehr gut ist ein Betreff wie: „Klaus Weber – Bewerbung als Leiter Buchhaltung Werk A-Hausen – Nr. 66778“.

Vermeiden Sie Betreffzeilen wie „Meine Bewerbung“, „Bewerbungsunterlagen“ oder „Unser Telefonat“. Solche Betreffzeilen erzeugen Mehrarbeit. Denn der Bearbeiter muss zunächst einen Blick in die Unterlagen werfen, um diese einordnen zu können. Das macht keinen guten ersten Eindruck.

Das dosierte Anschreiben

Unglaublich, aber wahr: Bei nicht wenigen Bewerbern besteht das E-Mail-Anschreiben aus nur einem Satz: „Anbei meine Unterlagen nebst Anschreiben“. Das eigentliche Anschreiben ist dann in einer separaten Datei angehängt. Aber warum? Viel einfacher und auch arbeitserleichternd für den Empfänger ist, wenn die E-Mail bereits das Anschreiben darstellt. Lassen Sie sich aber von der fehlenden DIN-A4-Formatvorlage nicht dazu verleiten, in der Mail ausufernd Ihre Motivation für die Bewerbung darzulegen. Die Faustregel lautet: Das E-Mail-Anschreiben sollte nicht länger als eine gedruckte Seite sein.

Ansonsten gelten für Anschreiben per Mail weitgehend dieselben Regeln wie für Anschreiben, die per Post versandt werden: Aus ihnen sollte klar hervorgehen, warum Sie sich auf die Position bewerben. Zudem sollte darin stehen, wo Sie die Stellenausschreibung entdeckt haben – und zwar konkret. Schreiben Sie also nicht „Im Internet las ich …“, sondern zum Beispiel „In der Jobbörse von Karrierebibel.de las ich Ihre Stellenanzeige“.

Der empfängerorientierte Lebenslauf

Auch für den Lebenslaufs gilt: Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich. Packen Sie Dateien, die zusammen gehören, wie zum Beispiel Werdegang und Kompetenzprofil in eine Datei. So ersparen Sie dem Empfänger das Öffnen mehrerer Dateien und ein mühsames Suchen und Sortieren. Platzieren Sie Ihr Foto und Kontakt-Informationen gleich am Anfang des Lebenslaufs. Von Vorteil ist es auch, Ihre Kompetenzen gleich in die dazugehörigen Stationen Ihres Lebenslaufs einzufügen.

Und noch ein häufig vergessener Fallstrick: Achten Sie darauf, dass das Datum auf dem Lebenslauf nicht allzu stark vom Versanddatum der E-Mail abweicht. Die gesamte Bewerbung wirkt sonst lieblos und veraltet.

Die angehängten Dokumente

Scannen Sie etwaige Bewerbungsunterlagen – etwa Zeugnisse – möglichst einheitlich ein. Also nicht in unterschiedlichen oder gar exotischen Dateiformaten. Ein PDF ist ideal. Sollte aus irgendeinem Grund ein Lebenslauf im Word-Format verlangt sein, achten Sie beim Erstellen der Datei bitte auf die sinnvolle Verwendung von Formatierungszeichen wie Absatzzeichen und Tabulatoren. Je nach Word-Version werden die unterschiedlich dargestellt. Daher die Datei möglichst in einer alten Version abspeichern. Das Gesamtvolumen der Dateien sollte zudem nicht ein Megabyte pro Anlage und insgesamt fünf Megabyte nicht überschreiten. Auf keinen Fall sollten Sie Unternehmen Zip-Dateien senden. Die sind unbeliebt, da sie auch Schad-Software enthalten können.

Achten Sie auch darauf, dass alle Anlagen einen selbsterklärenden Dateinamen haben. Ganz wichtig: Ihr Name sollte immer (!) darin enthalten sein, dann kann es nicht zu Verwechslungen kommen. Und nennen Sie die Datei mit ihrem Namen im Lebenslauf, also nicht „CV“, sondern zum Beispiel „Mustermann_Max_CV“. Auch das erleichtert dem Adressaten das Finden und Bearbeiten Ihrer Bewerbung.

Die seriöse E-Mail-Adresse

Versenden Sie Ihre Bewerbung stets von einem E-Mail-Account, den Sie regelmäßig überprüfen. Unternehmen gehen davon aus, dass Bewerber einmal pro Tag ihre E-Mail-Postfächer auf neue Post prüfen. Sollten Sie länger abwesend sein, richten Sie einen Abwesenheitsassistenten ein, der dem Mail-Versender mitteilt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt antworten.

Die E-Mail-Adresse selbst sollte seriös sein. Erwartet wird in dem Zusammenhang eine Adresse nach dem Schema: IhrVornameNachnahme@provider.de. Falls die Adresse bereits belegt ist, verwenden Sie eine Kurzform Ihres Namens. Vermeiden sollten Sie unbedingt Spitz- oder Kosenamen vom Typ „baerchen69@provider.de“. Ebenfalls ungünstig ist es, die E-Mail-Adresse einer anderen Person – zum Beispiel eines Bekannten oder Verwandten – zu verwenden. Das wirkt so, als seien Sie nicht mal in der Lage mit E-Mails umzugehen. Und ein absolutes No-Go ist, die Online-Bewerbung vom Unternehmensserver des aktuellen Arbeitgebers zu versenden.

Und nach dem Absenden?

Wenn Sie Ihre Unterlagen elektronisch versenden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie auf demselben Weg eine Eingangsbestätigung erhalten – häufig in automatisierter Form. Geben Sie sich damit zufrieden. Ein (wiederholtes) Nachhaken in diesem Punkt ist keine gute Werbung in eigener Sache, da Sie dem Unternehmen unterstellen, die Prozesse nicht im Griff zu haben. Sollten Sie Unterlagen nachreichen (zum Beispiel ein nachträglich ausgestelltes Arbeitszeugnis), dann tun Sie dies bitte individuell – keinesfalls per Massenverteiler an alle Unternehmen, bei denen Sie Bewerbungen am Laufen haben.

Ein kluger Arbeitgeber geht zwar davon aus, dass Bewerber mehrere Eisen im Feuer haben. Doch sollte nicht jeder wissen, in welchen Feuern sich Ihre Eisen gerade befinden.