Kanban-Board-System-Scrum
Von To-Do-Listen haben Sie natürlich schon gehört: simple, meist vertikale Aufzählungen von Dingen, die es zu erledigen gilt und die dann der Reihe nach abgearbeitet und abgehakt werden. Inzwischen wird jedoch deren horizontale, japanische Adaption zunehmend populärer: Kanban (deutsch: "Karte", "Tafel", "Beleg") wird diese gar nicht mal so neue Methode genannt, mit deren Hilfe sich ebenfalls der Workflow besser planen, überwachen und steuern lässt. Wie funktioniert Kanban? Wie können Sie es für sich persönlich oder im Team einsetzen? Hier die besten Tipps...

Kanban Definition & Tipps: So funktioniert ein Kanban Board

Entwickelt wurde Kanban bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen.

Inzwischen wird das Kanban-Prinzip aber auch zunehmend in der IT eingesetzt, um...

  • den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten.
  • zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.

Das Ganze funktioniert ebenfalls recht simpel und in Form einer Wandtafel, auch Board genannt (daher auch der Name Kanban). Die Tafel wird in der Regel in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgaben kommen.

Als typische Drei-Felder-Wirtschaft gelten diese Spaltenbezeichnungen:

  • Aufgabe (Backlog) Hier werden zunächst alle erforderlichen Prozesse erfasst.
  • Bearbeitung (Doing) Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
  • Erledigt (Done) Hier hin gelangen alle Haftzettel und Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind.

Das Resultat kann dann zum Beispiel so aussehen:

Keine Raketenwissenschaft, wie sich leicht feststellen lässt. Das macht die Methode aber nicht weniger wirkungsvoll.

So lässt sich vor allem die mittlere Spalte um diverse Analyse- oder Zwischenschritte erweitern, die Karten (beziehungsweise Aufgaben) wiederum lassen sich mit Anmerkungen versehen, sodass der gesamte Prozess sowie einzelne Zwischenstände für alle Teammitglieder ersichtlich und transparenter werden.

Überdies können Sie einzelnen Teammitgliedern unterschiedliche Postit-Farben zuweisen und so bei einem gemeinsamen Projekt relativ schnell am Kanban-Board erkennen...

  • Wer gerade was macht
  • Wer wo steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Wer Zeit hat, zu helfen

Was ist SCRUM?

Oft werden Kanban und SCRUM in einem Atemzug genannt. Sie sind aber nur in Teilen ähnlich. Ursprünglich kommt die Scrum-Methode aus der Softwareentwicklung. Es handelt sich dabei um ein Managementsystem des sogenannten agilen Projektmanagements. Das bedeutet: Das selbstorganisierte Entwicklerteam soll damit möglichst ohne einen Projektleiter auskommen.

Das gelingt, indem ein sogenannter ScrumMaster (Methodenfachmann) gefunden wird, der dafür sorgt, dass der Entwicklungsprozess nicht zerbricht. Er bildet zugleich die Schnittstelle zu den jeweiligen Product-Ownern (Produktverantwortlichen), die ihrerseits eigenverantwortlich die Anforderungen definieren und priorisieren. Innerhalb eines Produktionszyklus (Sprint) darf das Entwicklerteam jedoch nicht gestört werden und kann seine Aufgaben abarbeiten.

Die Scrum-Methode ist verhältnismäßig einfach und unmittelbar einsetzbar, um strukturiert aber dennoch flexibel zu entwickeln.

Personal Kanban: Tipps, wie sich die Methode anwenden lässt

Kanban konzentriert sich zunächst auf die Organisation von Aufgaben und kurzfristigen Projekten. Damit lässt sich der Arbeitsalltag gut organisieren. Doch gerade langfristige Projekte geraten so leicht aus dem Fokus. Personal Kanban liefert und ergänzt hier einen perspektivischen Blick.

Dazu wird ebenfalls wieder jedes Projekt auf einer Karte notiert und am Kanban-Board befestigt.

Das Personal-Kanban-Board bildet in dem Fall jedoch einen längeren Zeitraum ab. Das heißt Sie ergänzen Ihr Board noch um einige Spalten - entweder Wochen oder Monate - und blicken so perspektivisch in die Zukunft.

Das macht das Kanban Board natürlich etwas komplexer. Um beim Personal Kanban nicht die Übersicht zu verlieren, sollten Sie daher folgende Empfehlungen beherzigen:

  • Es befinden sich nie mehr als sechs Projekte in Wartestellung.
  • Es darf aktuell nur ein Projekt in Bearbeitung sein.
  • Alltägliche Aufgaben haben auf dem Board nichts zu suchen. Die packen Sie in eine ganz normale To-Do-Liste.

Das Kanban System bleibt so allein der (Projekt-)Planung und Steuerung vorbehalten und dient nicht der täglichen Organisation.

Kanban erklärt - in rund 4 Minuten (Englisch)

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