Kanban Board Open Source Kanban Board Online
Von To-Do-Listen haben Sie natürlich schon gehört: simple, meist vertikale Aufzählungen von Dingen, die es zu erledigen gilt und die dann der Reihe nach abgearbeitet und abgehakt werden. Inzwischen wird jedoch deren horizontale, japanische Adaption zunehmend populärer: Kanban (japanisch kan = Signal, ban = "Karte") wird diese gar nicht mal so neue Methode genannt, mit deren Hilfe sich ebenfalls der Workflow besser planen, überwachen und steuern lässt. Wie funktioniert Kanban? Wie können Sie es für sich persönlich oder im Team einsetzen? Hier die besten Tipps...

Definition: So funktioniert ein Kanban Board

Kanban Board Online Kanban Board Open SourceEntwickelt wurde Kanban bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen.

Inzwischen wird das Kanban-Prinzip aber auch zunehmend in der IT und im Personalwesen eingesetzt, um...

  • den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten.
  • zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.

Ziel des Kanban Boards ist es, den Workflow sichtbar zu machen. So können eventuelle Engpässe erfasst und behoben und die Wertschöpfungskette kostenoptimal gelenkt werden.

Das Ganze funktioniert ebenfalls recht simpel und in Form einer Wandtafel, auch Board genannt (daher auch der Name Kanban). Die Kanban Tafel wird in der Grundversion in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgaben kommen.

Als typische Drei-Felder-Wirtschaft gelten diese Spaltenbezeichnungen:

  • Aufgabe (Backlog) Hier werden zunächst alle erforderlichen Prozesse erfasst.
  • Bearbeitung (Doing) Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
  • Erledigt (Done) Hier hin gelangen alle Haftzettel und Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind.

Das Resultat kann dann zum Beispiel so aussehen:

Kanban Board Online Kanban Board Deutsch Kanban Tafel

Keine Raketenwissenschaft, wie sich leicht feststellen lässt. Das macht die Methode aber nicht weniger wirkungsvoll.

So lässt sich vor allem die mittlere Spalte um diverse Analyse- oder Zwischenschritte erweitern, die Karten (beziehungsweise Aufgaben) wiederum lassen sich mit Anmerkungen versehen, sodass der gesamte Prozess sowie einzelne Zwischenstände für alle Teammitglieder ersichtlich und transparenter werden.

Überdies können Sie einzelnen Teammitgliedern unterschiedliche Post-it-Farben zuweisen und so bei einem gemeinsamen Projekt relativ schnell am Kanban-Board erkennen...

  • Wer gerade was macht
  • Wer wo steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Wer Zeit hat, zu helfen

Für die Wirksamkeit dieser Methode, die zum Lean-Management gehört, gibt es eine simple Erklärung: Prozesse können auf einen Blick erfasst werden. Das liegt daran, dass unser Gehirn Bildhaftes 60.000 Mal schneller verarbeiten kann als Text.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die visuelle Darstellung zeitraubende Meetings überflüssig werden. Eine Kanban Tafel sorgt für Transparenz, denn es ist für alle Mitarbeiter - und je nach Gusto auch den Kunden - sichtbar, was an welcher Stelle passiert.

Denn das Kanban Board hilft dabei, die Dauer von Prozessen zu erkennen, so dass auch Prognosen für Kunden möglich sind. Bis man eine durchschnittliche Durchlaufzeit von Prozessen allerdings ermitteln kann, brauchen Sie Erfahrungswerte aus den vorangegangenen Wochen, das heißt, es muss sich der Gebrauch eines Kanban Boards erst eingespielt haben.

Was ist SCRUM?

Kanban Board Online Kanban Board Open Source Kanban Board JiraOft werden Kanban und SCRUM in einem Atemzug genannt. Sie sind aber nur in Teilen ähnlich. Ursprünglich kommt die Scrum-Methode aus der Softwareentwicklung.

Es handelt sich dabei um ein Managementsystem des sogenannten agilen Projektmanagements. Das bedeutet: Das selbstorganisierte Entwicklerteam soll damit möglichst ohne einen Projektleiter auskommen. Das gelingt, indem ein sogenannter Scrum-Master (Methodenfachmann) gefunden wird, der dafür sorgt, dass der Entwicklungsprozess nicht zerbricht.

Er bildet zugleich die Schnittstelle zu den jeweiligen Product-Ownern (Produktverantwortlichen), die ihrerseits eigenverantwortlich die Anforderungen definieren und priorisieren. Innerhalb eines Produktionszyklus (Sprint) darf das Entwicklerteam jedoch nicht gestört werden und kann seine Aufgaben abarbeiten.

Die Scrum-Methode ist verhältnismäßig einfach und unmittelbar einsetzbar, um strukturiert aber dennoch flexibel zu entwickeln.

Theoretische Grundlagen von Kanban

David Anderson, einer der Begründer agiler Softwareentwicklung, beschrieb vier Grundprinzipien und sechs Praktiken, die Unternehmen bei der Anwendung von Kanban in ihre Arbeitsweise einbauen.

Die Grundprinzipien (Foundational Principles) sind:

  • Start with what you do now: Starte mit dem, was du jetzt machst
  • Agree to pursue incremental, evolutionary change: Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung
  • Respect the current process, roles, responsibilities and titles: Respektiere gegenwärtige Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprüche
  • Encourage acts of leadership at all levels in your organization – from individual contributor to senior management: Fördere Leadership auf allen Ebenen in der Organisation - vom einzelnen Mitarbeiter bis zur Geschäftsleitung

Von Bedeutung ist bei diesen Prinzipien der Gedanke, dass vorläufig am Bestehenden nichts geändert werden muss. Zwar versteht sich Kanban als eine evolutionäre Form des Change-Managements, aber die Veränderungen ergeben sich nach und nach aus der konkreten Anwendung des Kanban-Prinzips.

Die folgenden sechs Praktiken nach Anderson entfalten ihre Wirkung vor allem bei der Umsetzung der ersten Schritte mit Kanban:

  • Visualisierung

    Häufig werden die einzelnen Prozessschritte der Wertschöpfungskette mit einem Whiteboard sichtbar gemacht. Dieses wird mit Post-its zu einem Kanban-Board gestaltet, auf dem die Spalten die einzelnen Stationen darstellen. Auf den Haftnotizzetteln (wahlweise auch Karteikarten) stehen die die einzelnen Tasks, Features, User Stories und dergleichen, die im Laufe des Prozesses von links nach rechts auf dem Kanban-Board wandern.

  • Begrenzung

    Um einen gleichmäßigen Workflow zu gewährleisten, wird die Anzahl der Tickets (Work in Progress – WiP) begrenzt, die zur selben Zeit an einer Station bearbeitet werden dürfen. Wenn eine Station gerade an drei Tickets arbeitet und diese Station auf drei Tickets limitiert wurde, darf sie kein weiteres viertes Ticket annehmen, auch wenn die zuarbeitende Station ein weiteres liefern könnte. Dieses Vorgehen wird Pull-Prinzip genannt: jede Station holt ihre Arbeit bei der Vorgängerstation ab, anstatt fertige Arbeit einfach an die nächste Station weiterzureichen. So hat jede Station auch die Chance, ihre Aufgaben abzuarbeiten.

  • Steuerung

    Im gesamten Kanban-Prozess werden einzelne Bereiche wie Warteschlangen, Zykluszeit und Durchsatz überprüft. So lässt sich feststellen, an welchen Stellen die Arbeit gut organisiert ist und wo eventuell Verbesserungen notwendig sind. Auch lässt sich so eher planen, so dass Zusagen und Verlässlichkeit gesteigert werden.

  • Verdeutlichung

    Um zu gewährleisten, dass sämtliche Beteiligten von denselben Annahmen und Gesetzmäßigkeiten ausgehen, müssen alle Regeln festgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise:

    • Begriffsdefinitionen
    • Bedeutung der jeweiligen Spalte
    • Klärung, wer wann zieht, unter welchen Bedingungen das nächste Ticket aus der Warteliste gezogen wird.
  • Rückmeldung

    Kanban ist ein flexibles Modell, daher werden beständig Rückmeldungen und Überprüfungen durchgeführt. Ziel von Kanban ist es zu gucken, wo es zu Stauungen (bottlenecks) kommt - dafür wird ein Rückmeldungssystem eingeführt. Anhand von Feedbacks kann jede Station erkennen, wo es gerade hängt, wo vielleicht Unterstützung notwendig ist.

  • Verbesserung

    Wie im vorherigen Punkt erläutert, sind Rückmeldungen ein wichtiger Bestandteil von Kanban. Die eingeführten Feedback-Mechanismen führen zu Verbesserungen, indem in manchen Stationen verschlankt oder ergänzt werden kann - je nach Rückstau beziehungsweise Bedarf.

Vor- und Nachteile von Kanban

Kanban Definition Kanban SoftwareentwicklungKanban eignet sich vor allem für kleinere Softwareprojekte in kleinen Teams. Vorteile des Kanban-Systems liegen in den folgenden Punkten:

  • Die Visualisierung des Projektablaufs lässt Probleme anhand von Ticket-Häufungen erkennbar werden.
  • Kanban lässt sich mit anderen Methoden wie zum Beispiel Scrum kombinieren.
  • Durch die Begrenzung auf eine Höchstzahl an Tickets werden Stauungen vermieden und die Prozesse bleiben überschaubar.
  • Ist das Kanban-Board in Büroräumlichkeiten angebracht, bietet es eine Grundlage für den regelmäßigen Austausch des Teams.

Kanban Definition Kanban Softwareentwicklung Kanban ProjektmanagementDer Einsatz eines mechanischen Kanban-Boards funktioniert nur bei Teams mit fester Präsenz, anderenfalls muss mit Projektmanagement-Software (dazu weiter unten) gearbeitet werden. Weitere Nachteile sind:

  • Jeder kann auf das Kanban-Board zugreifen - dadurch können Tickets verloren gehen, was zu Prozessverzögerungen und Ärger führt.
  • Da Kanban Schwachstellen aufdeckt, können Minderleister identifiziert werden - das kann zur Ablehnung der Methode bei den Mitarbeitern führen.
  • Kanban bietet sich für kleinere Teams an, da sonst die Übersichtlichkeit leidet.
  • Kanban eignet sich nicht für große Projekte.

Personal Kanban: Tipps, wie sich die Methode anwenden lässt

Kanban konzentriert sich zunächst auf die Organisation von Aufgaben und kurzfristigen Projekten. Damit lässt sich der Arbeitsalltag gut organisieren. Doch gerade langfristige Projekte geraten so leicht aus dem Fokus. Personal Kanban liefert und ergänzt hier einen perspektivischen Blick.

Dazu wird ebenfalls wieder jedes Projekt auf einer Karte notiert und am Kanban-Board befestigt.

Das Personal-Kanban-Board bildet in dem Fall jedoch einen längeren Zeitraum ab. Das heißt Sie ergänzen Ihr Board noch um einige Spalten - entweder Wochen oder Monate - und blicken so perspektivisch in die Zukunft.

Das macht das Kanban Board natürlich etwas komplexer. Um beim Personal Kanban nicht die Übersicht zu verlieren, sollten Sie daher folgende Empfehlungen beherzigen:

  • Es befinden sich nie mehr als sechs Projekte in Wartestellung.
  • Es darf aktuell nur ein Projekt in Bearbeitung sein.
  • Alltägliche Aufgaben haben auf dem Board nichts zu suchen. Die packen Sie in eine ganz normale To-Do-Liste.

Das Kanban System bleibt so allein der (Projekt-)Planung und Steuerung vorbehalten und dient nicht der täglichen Organisation.

Kanban Board online: Jira und Trello

Kanban Board Open Source Kanban Board Jira Kanban Board TrelloAuch wenn die Originalmethode des Kanban Boards mit Zetteln und einer Tafel funktionieren, so sind mittlerweile etliche kostenlose und auch kostenpflichtige Anwendungen erhältlich, um Work in Progress abzubilden.

Es gibt allerdings Puristen, die der Meinung sind, dass ein Kanban Board unbedingt analog sein müsse. Und tatsächlich gibt es gute Argumente dafür:

  • Haptik

    Die Mitarbeiter können direkt auf die einzelnen Tickets zugreifen, sie verschieben. Der Tastsinn wird so aktiviert und jeder ist eingebunden.

  • Präsenz

    Eine Kanban Tafel hängt sichtbar an der Wand, macht sich gewissermaßen bemerkbar. Die Mitarbeiter versammeln sich davor und jeder kann ein Ticket gestalten.

Hingegen würde bei einem Kanban Board online sich ein Mitarbeiter darum kümmern, die jeweiligen Tickets auf Zuruf der anderen Kollegen zu bearbeiten. Das baue Hemmschwellen auf und natürlich ist die Sichtbarkeit eine andere als wenn eine große Kanban Tafel an der Wand hängt, die jederzeit ohne viel Aufwand vom Arbeitsplatz aus betrachtet werden kann.

Allerdings gibt es natürlich Fälle, in denen ein Kanban Board an der Wand nichts nützt: Beispielsweise Arbeitnehmer, die an verschiedenen Standorten oder in virtuellen Teams arbeiten. Hier kommen Kanban Board Online-Anwendungen ins Spiel. Zwei der bekanntesten sind Jira und Trello.

  • Kanban Board Jira

    Jira von Atlassian ist wohl die bekannteste webbasierte Software, die mit Kanban kombiniert werden kann. Ursprünglich als Plattform zur Fehlerbehebung entwickelt, wird es nun zum Projektmanagement verwendet.

    Zwar ist Jira generell kommerziell angelegt, jedoch können für Open-Source-Projekte, Wohltätigkeitsorganisationen und Einzelpersonen kostenlose Lizenzen erworben werden. Per drag and drop können die Karten in den einzelnen Spalten verschoben werden. Der Vorteil bei den virtuellen Karten von Jira ist, dass beispielsweise Zusatzinformationen wie Bilder, Anhänge oder auch weiterführende Links darauf platziert werden können.

  • Kanban Board Trello

    Auch diese webbasierte Anwendung dient dem Projektmanagement. Trello ist als kostenlose Basisversion bereits recht umfangreich und gehört mit zu den beliebtesten Jira-Alternativen. Trello ist auch als App fürs Smartphone erhältlich.

    Einer Liste können beliebig viele Tickets hinzugefügt werden, wobei die Tickets alles mögliche sein können: Aufgaben, Termine oder anderes. Per E-Mail werden Sie informiert, falls ein Ticket für Sie erstellt wird.

Kanban erklärt - in rund 4 Minuten (Englisch)

Weiterführende Artikel zu Kanban

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]