Kick-off Meeting: Teams richtig begeistern
Sie wurden zur Mitarbeit an einem neuen Projekt eingeteilt und warten nun darauf, dass es endlich losgeht? Dann werden Sie wohl bald an einem Kick-off Meeting teilnehmen. Viele gehen aufgeregt und mit hohen Erwartungen in das erste Treffen zu einem neuen Projekt. Doch leider kann nicht jedes Meeting diese Erwartungen erfüllen. Schnell verwandelt sich Vorfreude dann in Frustration. Worauf es bei diesem besonderen Treffen ankommt und Tipps, wie Ihr Kick-off Meeting zum Erfolg wird...

Das Kick-off Meeting

Das Kick-off Meeting steht, wie der Name schon sagt, am Auftakt beziehungsweise Start eines neuen Projekts. Es ist das erste Mal, dass Projektleitung und Projektmitarbeiter aufeinander treffen und ein gelungener Start soll das gesamte Projekt auf den richtigen Weg bringen. Doch ein schlecht vorbereitetes oder durchgeführtes Kick-off Meeting kann auch das Gegenteil bewirken und die Beteiligten von Anfang an daran zweifeln lassen, ob das Projekt gelingen wird. Für ein gelungenes Kick-off Meeting, sollten folgende Ziele im Fokus stehen.

  • Kennenlernen. In der Projektarbeit treffen häufig Mitarbeiter aufeinander, die im normalen Arbeitsalltag in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten. Während des Kick-off Meetings sollte jeder die Chance bekommen, seine neuen Kollegen kennenzulernen.
  • Projekt. Natürlich steht während des Kick-off Meetings das Projekt im Mittelpunkt. Der Projektmanager stellt den Beteiligten das neue Projekt vor, zeigt, welche Ziele erreicht werden sollen und welcher Zeitrahmen für das Erreichen vorgesehen ist.
  • Motivation. Dieser Punkt steht in der Regel nicht auf der Agenda des Meetings, doch spielt er dennoch eine große Rolle. Das Kick-off Meeting sollte dazu genutzt werden, die Teilnehmer auf das Projekt einzustimmen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Mögliche Durchführungsarten eines Kick-off Meetings

Welche Durchführung für Ihr Kick-off Meeting geeignet ist, hängt maßgeblich davon ab, wie viele Mitarbeiter am neuen Projekt beteiligt sind und ob diese auf mehrere Standorte verteilt sind, oder bereits alle in einem Büro (oder zumindest in derselben Stadt) arbeiten. Die drei häufigsten Durchführungsarten eines Kick-off Meetings sind...

  • ...das Standard-Meeting. Für viele interne Projekte ist der Rahmen eines normalen Meetings völlig ausreichend. Für einen reibungslosen Ablauf sollte die Teilnehmerzahl aber nicht zu hoch sein. Es wird davon ausgegangen, dass die optimale Zahl zwischen 5 und 7 Teilnehmern liegt. Ein Meeting mit mehr Beteiligten wird schnell unübersichtlich. Auch die Länge des Meetings ist relevant, da nach spätestens 90 Minuten die Konzentration stark nachlässt.
  • ...das ganztägige Meeting. Steigt die Größe des Projekts oder die Teilnehmerzahl, muss auch das Kick-off Meeting entsprechend größer ausfallen. Im Vorfeld eines ganztägigen Meetings muss ein Ablaufplan erstellt und den Beteiligten rechtzeitig mitgeteilt werden. Achten Sie darauf, den Termin frühzeitig bekannt zu geben, um sicherzustellen, dass alle Projektmitarbeiter anwesend sein können.
  • ...die Klausurtagung. Bei wirklich großen Projekten kann es auch schon einmal vorkommen, dass ein Kick-off Meeting länger als einen Tag dauert. Häufig werden Klausurtagungen an Wochenenden durchgeführt. Es erfordert jedoch auch einen großen Planungsaufwand, denn eine passende Location muss gefunden, Einladungen geschrieben und ein genauer Ablaufplan erstellt werden.

Tipps, wie Ihr Kick-off Meeting zum Erfolg wird

Meeting-TippsUnabhängig davon, welche Variante sich für Ihr Kick-off Meeting am besten eignet, sollten Sie die Hauptziele der Veranstaltung nicht aus den Augen verlieren: Einführung und Motivation der Mitarbeiter. Auch der Einfluss des ersten Meetings auf den gesamten Projektverlauf ist nicht zu unterschätzen. Entsteht der Eindruck, das Projekt sei schlecht organisiert oder vielleicht sogar unwichtig, wird kein Teilnehmer angespornt, sein Bestes zu geben. Doch durch ein gutes Kick-off Meeting kann bereits der Weg zu einem erfolgreichen Abschluss geebnet werden. Wie Ihnen das gelingt, zeigen diese zehn Tipps:

  1. Stellen Sie das Team vor. In der Projektarbeit können die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen, die sich bisher vielleicht nur aus dem Büroflur oder dem Mittagessen in der Kantine kennen. Nutzen Sie das erste Treffen, um das neu entstandene Projektteam miteinander bekannt zu machen. Dieses wird in nächster Zeit viel gemeinsam arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit E-Mail Adressen und Telefonnummern zu kommunizieren, sondern auch die Menschen dahinter zu kennen. Denn ein gut funktionierendes Team ist mehr als die Summe seiner Teile. Wie Ihr Teambuilding gelingt, sehen Sie hier.
  2. Erklären Sie die Rollenverteilung. Es sollte von Beginn an klar sein, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist. Geben Sie deshalb klar zu verstehen, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Wenn jeder Teilnehmer seine Aufgabe kennt und versteht, wie diese zum Erfolg des Projekts beiträgt, wird auch die Leistungsbereitschaft steigen. Ein weiterer positiver Effekt: Missverständnissen und Streit über Kompetenzen wird von Anfang an vorgebeugt.
  3. Bringen Sie alle auf einen Stand. Wo verschiedene Mitarbeiter - gerade aus unterschiedlichen Abteilungen - zusammen kommen, kann nicht vom selben Wissensstand ausgegangen werden. Die einen sind bereits in die Materie eingearbeitet, die anderen brauchen noch ein genaueres Briefing. Ein Kick-off Meeting sollte dazu genutzt werden, jeden Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. So wird von Anfang an verhindert, dass ein Mitarbeiter hinter den anderen zurückfällt und gemeinsam an den Zielen gearbeitet werden kann.
  4. Diskutieren Sie die Kommunikationswege. Leider gestaltet es sich in der Projektarbeit oft als schwierig, alle Beteiligten zur gleichen Zeit zu einem Meeting zusammen zu trommeln. Besonders, wenn einige der Beteiligten an anderen Standorten arbeiten. Gemeinsames Arbeiten fällt dann oft schwer. Bereits zu Beginn sollte daher geklärt werden, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Können Telefonkonferenzen durchgeführt werden? Wie oft sollte das gesamte Team zusammenkommen, um den Fortschritt zu besprechen? Gibt es einen E-Mail Verteiler? Diese Dinge bereits vorab zu klären, spart während der eigentlichen Projektphase Zeit und Nerven.
  5. Schaffen Sie Klarheit über die Ziele. Eine Aufgabe auferlegt zu bekommen ohne zu verstehen, warum man diese erledigen soll, ist sehr frustrierend. Wer hingegen weiß, auf welches konkrete Ziel er hinarbeitet, wird auch motiviert sein, dieses zu erreichen. Während des Kick-off Meetings sollten deshalb das Gesamtziel des Projekts, aber auch die Teilziele auf dem Weg dorthin erläutert werden. Gerade auf die Motivation der Beteiligten wirken sich mehrere kleinere Teilziele positiver aus, als ein großes Ziel, das unerreichbar erscheint.
  6. Schaffen Sie Vertrauen. Der Projektmanager sollte das Kick-off Meeting dazu nutzen, Vertrauen in die eigene Person sowie die eigenen Fähigkeiten aufzubauen. Entstehen bereits beim Kick-off Meeting Zweifel, ob die Person, die das Projekt leiten soll, geeignet ist, werden sich diese Zweifel durch das gesamte Projekt ziehen und sich auch in den Ergebnissen widerspiegel. Der Planung und Durchführung des Meetings sollte also große Sorgfalt gewidmet werden. Vertrauen lässt sich auch über Glaubwürdigkeit schaffen. Wer den Eindruck erweckt, Informationen zurückzuhalten oder Verantwortung von sich zu schieben, wird das Vertrauen der anderen nicht gewinnen können.
  7. Erzeugen Sie Emotionen. Wenn die Teilnehmer eines Kick-off Meetings nur mit Zahlen und Fakten konfrontiert werden, kann keine Bindung zum Projekt entstehen. Wer erreichen will, dass die Mitarbeiter motiviert und begeistert an ihre Aufgaben gehen, muss positive Emotionen rüberbringen. Wer einen Fallschirmsprung einfach als Sprung aus einem Flugzeug mit anschließender Landung beschreibt, wird niemanden motivieren können. Setzen Sie aber auf den einzigartigen Adrenalinschub und den unvergleichlichen Nervenkitzel, werden auch andere den Sprung wagen wollen.
  8. Sprechen Sie bildhaft. Wörter können Ihre Botschaft zwar transportieren, doch besser wird Ihnen dies mit Bildern gelingen. Bildhafte Sprache aktiviert einen großen Bereich des Gehirns, nämlich sowohl die linke, als auch die rechte Gehirnhälfte, und sorgt so dafür, dass die damit verbundenen Inhalte länger gespeichert werden. Für die bildhafte Sprache sind besonders Metaphern, aber auch Redewendungen geeignet.
  9. Erstellen Sie ein Protokoll. Über die Ergebnisse des Kick-off Meetings sollte in jedem Fall Protokoll geführt werden. Werden diese nach Abschluss des Meetings an alle Beteiligten ausgehändigt, kann garantiert werden, dass sich auch im weiteren Verlauf jeder an die Absprachen erinnert. Zur Durchführung sollte vor Beginn des Meetings ein Protokollführer bestimmt werden, der bereits während des Meetings Notizen machen kann.
  10. Wiederholen Sie wichtige Botschaften. Der erste wichtige Schritt ist geschafft, wenn die Teilnehmer informiert und motiviert aus dem Kick-off Meeting gehen. In einem weiteren Schritt muss nun aber dafür gesorgt werden, dass die vermittelte Motivation langfristig aufrecht erhalten wird. Da unser Gehirn dazu neigt, Dinge, die nicht wiederholt werden, wieder zu löschen, müssen die wichtigsten Botschaften des Kick-off Meetings den Teilnehmern regelmäßig wieder ins Gedächtnis gerufen werden. Ein guter Zeitpunkt ist beispielsweise das nächste gemeinsame Treffen oder nach Abschluss einer Aufgabe, zusammen mit dem Feedback.

Extratipp - Suchen Sie einen Projektnamen

Apple nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger. Microsoft bedient sich geographischer Kenntnisse mit Namen wie Chicago, Memphis oder Daytona. Gerade während des Kick-off Meetings kann es eine schöne Gruppenaufgabe sein, sich einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise wird nicht nur eine erste Interaktion aller Beteiligten angeregt. Wichtiger ist, dass sich durch einen Projektnamen jeder Einzelne mehr mit dem gemeinsamen Ziel identifizieren kann. Der positive Effekt: Die Motivation und Leistungsbereitschaft steigt.

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