Es ist schon seltsam. Mit jedem Meeting scheint die Meinungsvielfalt im Büro regelmäßig abzunehmen. Eben noch strotzten die Kollegen vor Eloquenz und dezidierten An- und Einsichten, jetzt sitzen sie stumm da, wortlos, einsilbig, maulfaul.

Nicht wenige Menschen verbringen die Hälfe ihrer Arbeitszeit in Konferenzräumen, diskutieren dort Wenns und Abers, grübeln über Szenarien, malen auf Flipcharts und ziehen sich eine um die andere Powerpointfolie rein – und mögen doch nicht recht zugeben, was sie längst spüren. Dass nämlich solche Zusammenkünfte zuweilen nichts weiter sind als ein enges Korsett. Es sind Marktplätze der Eitelkeiten – mit hohen Risiken und Nebenwirkungen.

Die dort versammelten Mitarbeiter berauschen sich an der fortwährenden Kakophonie der Gedanken, inhalieren sich selbst und mühen sich darum, möglichst viel knappe Redezeit und Aufmerksamkeit für sich zu beanspruchen – sei es durch geschicktes Phrasendreschen, hochspuriges Zahlenzitieren oder schlichtes Namedropping mit wem man neulich erst wieder essen war. Und selbst wenn schon alles gesagt wurde, dann aber eben noch nicht von allen, weshalb die dominanten Beiträge stets dieselben zwei bleiben: Zustimmung und Wiederholung. Apropos: Gehören Sie auch zu den Rittern der Schwafelrunde?


Damit Meetings besser werden – und wie ursprünglich vorgesehen auch funktionieren –, müssen sie sich von den typischen Schwafelrunden wegentwickeln, in denen der Wert eines Beitrages an dessen Dauer sowie der Anzahl der verschossenen Worthülsen und gedro-schenen Phrasen bemessen wird. Die folgenden fünf Regeln könnten helfen, bessere Meetings zu erzeugen:

  • Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich! Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  • Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  • Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit!
  • Entwerfen Sie deshalb auch vorab eine Agenda – und halten Sie sich daran! Das diszipliniert für künftige Treffen.
  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail! Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.