Peinlich-Fauxpas-Meeting
Bei dem Wort Meeting stöhnen die meisten Arbeitnehmer instinktiv auf. Meetings werden mit endlosen Redebeiträgen, Diskussionen, die sich im Kreis drehen und langweiligen Vorträgen assoziiert. Schlimmstenfalls hockt man stundenlang aufeinander, ohne zu einem Ergebnis zu kommen. Kein Wunder, dass manchen Mitarbeitern die Augen zufallen und andere verstohlen E-Mails auf Ihrem Smartphone checken. Doch Vorsicht! Wer sich im Meeting regelmäßig daneben benimmt, hat seine Karrierechancen schnell verbaut. Welche Fauxpas' Sie sich in Besprechungen nicht erlauben sollten...

Jedes Meeting ist eine Bühne

Mag das Meeting noch so langweilig sein, denken Sie daran, dass Sie vor Publikum agieren. Ihre Vorgesetzten und Kollegen sind in dieser Situation Ihre Zuschauer. Sie stehen unter Beobachtung, was Körpersprache und Ausdruck angeht. Ein Meeting kann Ihre Chance sein, sich mit Ihren Ideen zu profilieren. Aber es kann auch zu einer Stolperfalle werden, die den Chef an Ihren Fähigkeiten zweifeln lässt.

An grobe Schnitzer wird er sich auch noch erinnern, wenn es um eine Beförderung geht. Bekommen Sie den Oskar oder die goldene Himbeere?

Vier außergewöhnliche Tipps für bessere Meetings

  1. Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight.

    Der Auftakt eines Treffens kann den gesamten Verlauf enorm beeinflussen. Fragen Sie die Teilnehmer doch zuerst, was jeder einzelne vor kurzem Erfreuliches erlebt hat. Oder starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich diese Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen – entweder aus der Historie oder dem Unternehmen.

  2. Nutzen Sie Schweigeminuten.

    Meetings zeichnen sich meist dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Selbst wenn schon alles gesagt ist – im Zweifel hat es noch nicht jeder gesagt. Die meisten Menschen empfinden plötzliche Stille in einem Meeting unerträglich oder gar als Zeichen von akuter Ahnungslosigkeit. Unfug! Wer schweigt, denkt vielleicht noch zu Ende und erspart der Runde so nur Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen genannten Ideen und Gedanken zu einem neuen besseren zu verknüpfen.

  3. Unterbrechen Sie Ihr Meeting unregelmäßig.

    Kaum etwas blockiert Kreativität so sehr wie Routinen. Und nichts ermüdet schneller als ein Meeting, das sich scheinbar endlos zieht. Überraschende und kurze (!) Pausen durchbrechen diese Abwärtsspirale. Zudem sorgen Sie dafür, dass die Blickwinkel nicht zementieren. Fünf Minuten Zeit für aufstehen, strecken, umherlaufen, lüften, trinken, plaudern, ... reaktivieren Motivation und Vitalkräfte.

  4. Verzichten Sie auf Tische.

    Oder noch besser: Halten Sie Ihr Meeting gleich im Stehen ab. Erstens, weil sich damit die Laberzeit automatisch verkürzt. Zweitens, weil sich die Leute dann mehr und besser aufeinander zu bewegen. Ein Tisch symbolisiert immer eine Art Schutzwall. Drittens, weil sich dann keiner hinter seinem Tisch oder Nachbarn verstecken kann. Allein die sichtbare Position sorgt für weniger Herumlümmeln und mehr Engagement. Wenn überhaupt taugen Tische allein, um darauf Getränke oder Gebäck für die Pausen abzustellen.

    MeetingsImStehen

Peinliche Ausrutscher, die Ihnen im Meeting nicht passieren sollten

Diese Peinlichkeiten, Pannen und Unhöflichkeiten sollten Sie in Meetings unbedingt vermeiden:

  • Mittendrin eindösen.

    In einer langweiligen Theatervorstellung, bei der nur die Bühne beleuchtet und der Zuschauerraum im Dunkeln ist, mag es niemandem auffallen, dass Sie einschlafen. Im Konferenzraum werden Sie mit Sicherheit ertappt, spätestens wenn Sie wie vom Donner gerührt aufwachen und sich verwirrt im Raum umsehen. Wer bereits müde zur Arbeit kommt und sich dann noch lange Vorträge anhören muss, an denen er nicht mitwirken kann, wird automatisch schläfrig. Das ist zwar völlig nachvollziehbar, doch der Redner wird Ihr Verhalten als Affront empfinden. Ist ein längeres Meeting anberaumt und Sie sind müde, bewegen Sie sich vorher. Bewegung hilft gegen Müdigkeit. Während des Meetings hilft es mitzudenken und Ihr Gehirn arbeiten zu lassen. Dann fallen Ihnen auch nicht die Augen zu.

  • Mit dem Sitznachbarn tuscheln.

    Es ist Montagmorgen und eigentlich würden Sie Ihrer Arbeitskollegin viel lieber vom Wochenende erzählen, als im Meeting zu sitzen. Doch sich flüsternd zu unterhalten und eventuell unterdrückt zu lachen oder zu kichern, ist rücksichtslos gegenüber den anderen. Und das gilt selbst für die Minuten, bevor das Meeting losgeht. Denn mit diesem Verhalten schließen Sie Ihre Kollegen aus. Diese mögen sich dann fragen: Reden die beiden über mich? Das sorgt für schlechte Stimmung.

  • Anrufe annehmen.

    Zwischendurch E-Mails checken und beantworten. Das stört doch keinen. Das stimmt zwar, doch Sie sagen damit auch implizit, dass Ihnen andere Termine und Aufgaben wichtiger sind. Sie zeigen den Anwesenden damit auch Ihr Desinteresse am Thema. Sollten Sie auf eine wichtige Benachrichtigung warten, kommunizieren Sie das an Ihre Kollegen. Keiner wird es Ihnen übel nehmen, wenn Sie kurz vor die Tür gehen, um mit einem wichtigen Kunden zu telefonieren, weil dieser ein Problem hat. Doch sollten Sie das zu Beginn mitteilen, damit alle Bescheid wissen.

  • Einen Kollegen bloß stellen.

    Ein Meeting ist auch dazu da, um Vorschläge und Ideen kritisch zu diskutieren. Doch sollten Sie das nicht als Gelegenheit sehen, einem Kollegen eins reinzuwürgen. Sie sollten nie ausfallend und persönlich werden. Denn das fällt auch anderen Kollegen und dem Chef auf. Sie schädigen damit nicht nur Ihre Beziehung zum bloßgestellten Kollegen, sondern lassen auch Zweifel zu Ihrer Teamfähigkeit aufkeimen. Eine solche Aktion kann auch böse nach hinten losgehen, wenn sich beispielsweise alle anderen Kollegen auf die Seite des Bloßgestellten schlagen.

  • Den anderen ins Wort fallen.

    "Da bin ich völlig anderer Meinung" - mit diesen Worten unterbrechen Sie Ihren Kollegen mitten im Satz. Auch, wenn Sie die Ansichten des Kollegen nicht teilen, ist es respektlos ihn auf diese Art und Weise zu unterbrechen. Damit fördern Sie nur eine rücksichtslose Diskussionskultur. Im Handumdrehen lässt niemand mehr den anderen ausreden. Das sorgt für Frust und eine hitzige Stimmung. Doch was ist, wenn jemand kein Ende findet und nicht auf den Punkt kommt? In so einem Fall kann es helfen, dass Sie die Hand heben, um zu signalisieren, dass Sie eine Frage haben. Selbst wenn der Redner auf diese Geste nicht eingeht, weiß er nun, dass er seine Redezeit ausgereizt hat.

  • Sich mit Häppchen vollstopfen.

    Gibt es bei dem Meeting Häppchen, Kaffee und Kuchen, ist das jedoch nicht als Einladung zur Mittagspause zu verstehen. Stellen Sie das Essen nicht in den Vordergrund, indem Sie sich den Teller vollpacken oder lautstark kauen. Auch vom Platz aufzustehen, um sich am Essen zu bedienen, ist ein No-Go.

  • Frühzeitig das Feld räumen.

    Nur wenn Sie einen wichtigen Anschlusstermin haben, können Sie das Meeting frühzeitig verlassen. Doch auch dann sollten Sie Ihren Abgang vorher ankündigen und nicht wortlos den Raum verlassen. Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Zeit eingehalten wird. Es ist seine Aufgabe das Meeting zu beenden und die Diskussion zu vertagen, falls noch nicht alle Punkte geklärt wurden.

Bonus: Wann Sie sich im Meeting zu Wort melden sollten

Meeting-Knigge: Körpersprache nutzen

Pressmaster/shutterstock.comWir kommunizieren immer – auch wenn wir gerade nichts sagen. Auch und gerade in Meetings. Unser Körper spricht dann - für uns oder gegen uns: Er verrät, dass wir gelangweilt sind, das alles ganz anders sehen oder zu einer bestimmten Person auf Distanz gehen. Unsere Gesprächspartner empfangen solche Signale und interpretieren diese - ob wir wollen oder nicht. Das können Sie geschehen lassen - oder aber sich bewusst machen, was Ihre Haltung, Körpersprache und Blicke im nächsten Meeting verraten und dies vielleicht sogar gezielter einsetzen.

Eines vorab: Kopf hoch, Brust raus, ein Siegerlächeln im Gesicht... Nein, so einfach geht es dann doch nicht. Wenn Sie sich dem neuen Projekt nicht gewachsen fühlen, wenn Sie Angst vor kritischen Fragen haben, werden Sie allen Bemühungen zum Trotz nicht die Körpersprache eines Siegers ausstrahlen.

Auch gibt es keine Erfolgsmoves, die man sich antrainieren könnte. Die Signale des Körpers spiegeln die innere Gemütslage wieder. Wer innen ängstlich ist, transportiert das auch nach außen. Wer überzeugend wirken will, muss daher zuallererst selbst von dem überzeugt sein, was er da vorträgt. Wenn man im Kopf die Zweifel weglässt, zeigt das auch der Körper.

Das vorausgesetzt und mit inhaltlich wasserdichtem Konzept im Gepäck, gibt es bei aufkommender Nervosität aber doch das Eine oder Andere, das Sie tun können, um entspannt zu wirken.

Grundsätzlich hilft eine bewusste Haltung, den aufgeregten Geist zu beruhigen. Wer zu Hektik und Nervosität neigt, kann aber noch ein paar unauffällige Kniffe anwenden, die sofort beruhigen, ohne dass das die Kollegen merken:

  • Lächeln Sie. Kein Scherz. Studie belegen: Unserem Körper ist egal, ob das Grinsen aufgesetzt ist oder echt. Im gleichen Moment schüttet der Körper Glückshormone aus - und Sie entspannen sich.
  • Wackeln Sie mit den Zehen. Das sieht kein Mensch, wirkt aber sofort entspannend - sogar bei Prüfungsangst. Denn um sie bewusst bewegen zu können, muss das Gehirn etwas von seiner im Stress geblockten Energie abzweigen. Effekt: Es tritt sofort wieder Ruhe in der Oberstube ein. Durch die Bewegung löst sich zudem die – ebenfalls häufig unbewusste – stressbedingte Starre in den Muskeln.
  • Nutzen Sie die Atmung. Die meisten Menschen beginnen bei Stress flach zu atmen. Fehler. Tatsächlich lässt sich Stress - zum Teil - wegatmen. Atmen Sie bewusst langsam und gleichmäßig tief ein - in Brust und Bauch. Halten Sie die Luft kurz an, dann atmen Sie wieder langsam und gleichmäßig aus. Schon nach vier bis fünf Wiederholungen sinkt die Nervosität merklich.

Starke Gesten machen stark

Amy Cuddy, Sozialpsychologin an der Harvard Business School, ließ ihre Probanden eine Minute lang sogenannte Hoch- beziehungsweise Tiefstatus-Posen einnehmen. Typische Gesten für den Hochstatus sind: Arme im Nacken verschränken, Füße vor sich auf den Tisch legen oder mit breit ausgestreckten Armen an der Tischkante abstützen. Tiefstatus-Gesten wiederum sind: sitzen mit verschränkten Armen und über Kreuz gestellten Füßen. Zudem wurde den Probanden vor- und nachher Blut abgenommen.

Resultat: Bei der Hochstatus-Gruppe erhöhte sich der Gehalt des Sexualhormons Testosteron im Blut signifikant, der Anteil des Stresshormons Cortisol dagegen sank. Sie waren also selbstsicherer. Bei der anderen Testgruppe verhielt es sich genau anders herum.

In der Fachsprache wird dieses Phänomen auch Biofeedback genannt: Wie wir sitzen, gehen oder uns bewegen, beeinflusst massiv auch unsere Stimmung und Psyche.

Meeting-Knigge: Gesten für mehr Souveränität

Die Erkenntnisse von Amy Cuddy sollten Sie allerdings auch nicht überstrapazieren: Füße bleiben beim nächsten Meeting bitte auch weiterhin unsichtbar unter der Tischkante, und die Hände werden auch nicht hinterm Kopf gefaltet. Ein solch protziges Revierverhalten kommt nirgendwo gut an.

Was Sie aber durchaus tun können, um Ihre Rolle und Status zu unterstreichen, sind folgende Gesten...

  • Eine offene Körperhaltung - also keine verschränkten Arme, Hände sichtbar auf dem Tisch.
  • Eine aufrechte, leicht vorgebeugte Sitzposition. So strahlen Sie Selbstbewusstsein und maximale Konzentration aus.
  • Die Beine parallel auf den Boden. Das sieht vielleicht keiner, erdet sie aber. Die parallele Beinstellung macht Sie zugleich offener (im Gegensatz zu verschränkten Beinen).
  • Eine gerade und stille Kopfhaltung signalisiert zudem hohen sozialen Status. Der zur Seite geneigte Kopf, vielleicht noch mit kindlichem Augenaufschlag ist dagegen eine Unterwürfigkeitsgeste. Mit dem Kopf nervös hin und her wackeln, sich umschauen, wiederum signalisiert Unsicherheit bis Angst.
  • Keine Mikrogesten. Spielen mit den Ringen am Finger, nesteln an den Haaren oder an Halsketten - all das verrät wenig Souveränität im Meeting. Trainieren Sie lieber, langsam zu sprechen, mit ruhiger tiefer Stimme und ruhigen Bewegungen dazu. Sie entspannen so nicht nur, sondern wirken auch überlegter und überlegen.

Stets Blickkontakt halten

Egal, ob Sie etwas vortragen oder zur Diskussion beitragen: Halten Sie den Blickkontakt zu den anderen. Senken Sie den Blick oder schweifen Sie über die Köpfe hinweg, signalisieren Sie maximale Unsicherheit. Auch wenn der Inhalt Ihres Beitrags noch so gut sein mag - seine Wirkung verpufft, weil Sie sich sozial isolieren. Die Botschaft kommt nicht an.

Schauen Sie also möglichst offen und möglichst alle Teilnehmer nacheinander an, fixieren Sie nicht nur eine Person in der Runde. Das wird für diese irgendwann unangenehm und schließt die anderen aus. Sprechen Sie klar, in angemessenem Tempo und betonen Sie Punkte, die Ihnen wichtig sind, ein wenig lauter. Wer es ein bisschen manipulativer mag, kann zum gezielten In-die-Augen-schauen auch mit dem Kopf nicken und so provozieren, dass auch sein Gegenüber ebenfalls nickt und damit Zustimmung signalisiert.

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