Zwar hat gut die Hälfte (52 Prozent) der deutschen Unternehmen inzwischen einen konferenzfreien Tag eingeführt, doch führt der nicht automatisch zu mehr Produktivität bei den Mitarbeitern. Das hat jetzt der Personaldienstleister Robert Half bei seinem „Workplace Survey 2009“ festgestellt, für das über 6000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt wurden. Allerdings muss man dazu sagen, dass der meetingfreie Wochentag nur in 33 Prozent der Fälle für die gesamte Belegschaft galt und in 19 Prozent sogar nur für einzelne Abteilungen. Dennoch liegt Deutschland damit weit über dem internationalen Durchschnitt, bei dem nur 28 Prozent der Büroarbeiter sitzungsfreie Tage kennen.

Doch obwohl zahlreiche Besprechungen zeitraubend und ineffektiv sind, steigern Arbeitstage ohne Konferenz nicht automatisch die Produktivität. So stellten 53 Prozent der Angestellten mit einem meetingfreien Tag in der Woche fest, dass sich das unterbrechungsfreie Arbeiten nicht spürbar auf ihr Arbeitsergebnis auswirkte. Demgegenüber stehen 39 Prozent, die glaubten dadurch produktiver geworden zu sein.

Womöglich liegt das auch daran, dass – so oder so – immer noch vier Wochentage mit nervigen und frustrierenden Sitzungen bleiben, die alles andere als produktivitätsfördernd, geschweige denn befriedigend sind. So werden etwa nach wie vor 31,5 Prozent aller Meetings von den Managern als überflüssig empfunden. 45 Prozent bemängeln ausufernde Diskussionen, 42 Prozent kritisieren die ungenügende Vorbereitung ihrer Gesprächspartner. Aber auch die Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner oder unklare Gründe für das Treffen (je 35 Prozent) führen zu Frust im Büro (siehe Grafik):

Meetingfrust

Wie Meetings besser werden

  1. Anzahl. Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  2. Auswahl. Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  3. Anfang. Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit.
  4. Aufmerksamkeit. Begrenzen Sie die Dauer der Sitzung auf 30 bis 45 Minuten – danach lassen Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nachweislich nach.
  5. Agenda. Entwerfen Sie deshalb auch vorab eine Agenda – und halten Sie sich daran! Das diszipliniert für künftige Treffen.
  6. Abschluss. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail. Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.

Drei Meetingtipps von Prominenten

  1. Marissa Mayer Die Google-Vizepräsidentin hat jede Woche mehr als 70 Teamtreffen. Zu meistern ist das nur, indem sie sich und ihren Mitarbeitern feste Regeln auferlegt. Eine davon: Gemeetet wird nur mit einer klaren Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.
  2. Warren Buffett Termine nur kurzfristig machen – besser noch von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie Warren Buffett treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht den Treffwilligen.
  3. Götz Klink Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A. T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen gemacht werden. Neue Gedanken bekommen so erst einmal eine Chance.