Bitte sprechen Sie nach dem Signalton… *Biep* Auch wenn digitale Anrufbeantworter inzwischen längst das gute alte Tonband verdrängt haben – aus dem Alltag sind die akustischen Abwesenheitsassistenten kaum wegzudenken. Ob privat, dienstlich oder am Handy: Wo manche Menschen früher genant aufgelegt haben, erwartet heute jeder, der anruft, doch zumindest das Angebot, eine kurze Nachricht zu hinterlassen.

Mit den Ansagesprüchen auf dem Anrufbeantworter (vulgo AB) ist das allerdings so eine Sache. Humorvolle, provokante oder gar pseudo-lustige Kreativtexte sollten allein dem privaten Anschluss vorbehalten bleiben (und selbst da taugen sie nur eingeschränkt). Im Büro dagegen kommt der Ansagetext einer akustischen Visitenkarte gleich. Zu lange Bandansagen (der häufigste Fehler übrigens!) oder effektheischende Kunstwerke wirken nicht nur unprofessionell, sie nerven auch die Anrufer, die ohnehin lieber einen Menschen am Apparat gehabt hätten. Die folgenden Beispiele scheiden daher kategorisch aus…

Anrufbeantworter-Ansagen, die im Job gar nicht gehen

  • Die Nummer stimmt, der Zeitpunkt nicht. Aber Sie können eine Nachricht hinterlassen. Unwichtige Nachrichten sprechen Sie bitte VOR dem Signalton – alle anderen danach…
  • Sie sind noch nicht dran. Ziehen Sie eine Nummer und warten Sie, bis Sie aufgerufen werden…
  • Hallo. Ich sitze gerade neben dem Anrufbeantworter und höre zu, wer anruft. Formulieren Sie Ihren Wunsch also freundlich, dann nehme ich vielleicht ab…
  • Sie haben das Recht zu schweigen, alles was sie sagen kann und wird gegen Sie verwendet werden. Wenn Sie doch etwas sagen wollen, tun Sie es jetzt – oder schweigen sie für immer…
  • Wer nach dem Biep seinen Namen und seine Adresse fehlerfrei aufsagen kann, nimmt an der Verlosung nutzloser Sachpreise teil…
  • Tja, also… Ich hätte gerne eine Pizza Salami mit Champignons und ein paar Sardellen drauf. Das ganze bitte so in einer halben Stunde in die, moment, ich habs gleich…
  • Achtung. Die Nummer des Teilnehmers [eigene Nummer] wurde geändert. Sie lautet jetzt: [wieder die eigene Nummer]. Bitte versuchen Sie es unter der neuen Nummer…
  • Ihr Anruf wurde registriert. Bitte legen Sie auf!
  • Hallo Süßer! Ich bin die geile Chantall und schon ganz heiß auf dich. Dieser Anruf kostet dich 3,99 Euro die Minute. Also bleib dran und sag mir, was ich für dich tun kann…
    • Passend dazu…

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So geht’s richtig

Eine professionelle AB-Ansage sollte dagegen die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Sachlich bleiben. Verzichten Sie auf allen unnötigen Schnickschnack: Musik, Fanfaren, Halleffekte, Pointen. Nennen Sie stattdessen Kurzen Gruß („Guten Tag“ – ist zwar nicht originell, passt aber immer), Name, Position, Firmenname sowie einen Hinweis, wann Sie wieder zu erreichen sind. Danach folgt das Angebot, eine Nachricht zu hinterlassen. Aber Achtung: Wenn Sie anbieten, zurückzurufen, dann müssen Sie das auch tun. Solche Versprechen sind eine Art Lackmustest für Ihre Vertrauenswürdigkeit. Ansonsten: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten wollen.
  • Floskeln vermeiden. Sparen Sie sich Floskeln vom Typ „Dies ist der automatische Anrufbeantworter von…“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro…“ – Das alles ist offensichtlich. Und falls Sie Ihre Anrufer nicht gerade für Außerirdische oder Besitzer eines IQ knapp über Toast halten, sind derlei Hinweise nur noch altbacken. Gleiches gilt übrigens für die Empfehlung „nach dem Piepton“ zu sprechen. Wann sonst?
  • Kurz halten. Die Ansage sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern (das ist eine Menge!). Sprechen Sie trotzdem ruhig und langsam, sodass der Anrufer alles deutlich verstehen kann. Nichts nervt mehr, als hektisch genuschelte Mobilnummern, die man stattdessen anrufen kann, für die aber mindestens drei weitere Anrufe nötig sind, um sie korrekt vom AB abzuhören.
  • Stehend lächeln. Die Stimme transportiert mehr, als manche meinen. Wer sympathisch wirken will, sollte deshalb unbedingt bei der Aufnahme der Ansage lächeln. Gleiches gilt für die Frage: sitzen oder stehen? Stehen! Die Stimme wirkt danach sofort kräftiger und dynamischer.
  • Empathisch bleiben. „Wir haben von 12 bis 14 Uhr geschlossen.“ Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Anrufers! Will der wissen, wann Sie Pause machen, in Urlaub sind oder grundsätzlich nicht zu erreichen? Nein. Hier ruft jemand an, der Sie sprechen möchte – also dokumentieren Sie Dienstleistungsmentalität und stillen Sie Bedürfnisse: „…Sie erreichen mich wieder zwischen 14 und 18 Uhr.“

Und für alle, die sich nun fragen, wie die optimale Hinterlassenschaft klingt: Genauso, nur anders. Bleiben Sie sachlich, knapp, deutlich, lächeln Sie und teilen Sie dem Angerufenen mit, was der wissen muss: „Mein Name ist XXX von der Firma YYY. Ich würde Sie gerne wegen ZZZ sprechen und würde mich über einen Rückruf unter 01234-567890 freuen. Guten Tag!“