Beurteilungsgespräch führen: Phasen, Ziele, Feedback-Tipps

Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Beim Beurteilungsgespräch handelt es sich um ein ein regelmäßiges und strukturiertes Mitarbeitergespräch. Dies kann einmal im Monat oder einmal im Jahr (Jahresgespräch) stattfinden. Teilnehmer sind der Mitarbeiter und dessen Führungskraft. Ziel des Beurteilungsgesprächs ist, die bisherige Arbeit und die Leistungen des Angestellten zu analysieren, zu bewerten und dem Mitarbeiter dazu ein konstruktives Feedback zu geben, damit sich dieser verbessern kann.

Inhalte des Beurteilungsgesprächs sind neben den bisherigen (und künftigen) Leistungen des Mitarbeiters auch dessen soziale Kompetenzen, Stärken und Schwächen sowie Aufgaben im Team. Die Rückmeldungen sollten stets transparent und nachvollziehbar sein, sodass die Beurteilung im Wesentlichen auf Fakten basiert. Den Kern im Beurteilungsgesprächs bilden die sogenannte Leistungsbeurteilung und
Potenzialbeurteilung.

Wesentliche Bestandteile der Beurteilung

Element	Details
Leistungsbeurteilung	Motivation Leistungsbereitschaft Arbeitsweise Zuverlässigkeit Sorgfalt Fähigkeiten
Verhaltensbeurteilung	Teamgeist Zusammenarbeit Lernwille Kompromiss-/Konfliktfähigkeit Verhalten gegenüber Vorgesetzten/Kunden Übernahme von Verantwortung
Potenzialbeurteilung	Ungenutzte Stärken/Talente Leistungsverbesserungen Weiterbildungschancen

Beurteilungsgespräch 6 Phasen

Feste Regeln für den Ablauf von Beurteilungsgesprächen gibt es nicht. Es haben sich aber bis heute 6 Phasen bewährt und etabliert:

1. Begrüßung

   Smalltalk zu Beginn sollte eine positive, wohlwollende Atmosphäre schaffen und dem Mitarbeiter die Angst oder Nervosität nehmen. Ziel ist, einen wertschätzenden Dialog zu führen, der am Ende motiviert und die Zusammenarbeit wie die Ergebnisse verbessert. Idealerweise sitzen sich beide dabei nicht gegenüber, sondern nebeneinander oder über Eck.

2. Anlass

   Der Mitarbeiter erfährt den Gesprächsanlass und dessen Ziele. Dazu stellt die Führungskraft kurz die Agenda des Beurteilungsgespräches vor, inklusive Gesprächsdauer und schafft so die Grundlage für einen professionellen Austausch mit Rückmeldungen von beiden Seiten.

3. Beurteilung

   Der oder die Vorgesetzte analysiert und bewertet die fachlichen Leistungen und Sozialverhalten des Arbeitnehmers – möglichst sachlich und belegt durch nachvollziehbare Fakten. Wichtig ist, dass dies kein Monolog bleibt, sondern immer wieder den Mitarbeiter einbindet und klärt, ob das Lob, die Kritikpunkte, Verbesserungspotenziale verstanden werden. Es hat sich bewährt, das Beurteilungsgespräch positiv mit Entwicklungspotenzialen zu beginnen.

4. Stellungnahme

   Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, zu der Beurteilung Stellung zu nehmen, sich zu erklären oder die Bewertung zu korrigieren. Der oder die Angestellte sollte zu Rückfragen animiert werden und die eigene Sichtweise darstellen dürfen. So werden unterschiedliche Standpunkte besser verstanden und nachvollziehbar. Läuft das Gespräch einseitig und nicht ergebnisoffen, fühlt sich der Arbeitnehmer unfair behandelt und nicht ernstgenommen.

5. Zielvereinbarung

   Beide Seiten – Vorgesetzter und Mitarbeiter – vereinbaren Formen und Ziele für die weitere Zusammenarbeit. Diese Zielvereinbarung sollten möglichst konkret und messbar formuliert werden.

6. Abschluss

   Die Ergebnisse des Gesprächs werden zusammengefasst und schriftlich als Protokoll fixiert, das beide unterschreiben. So können beide beim nächsten Beurteilungsgespräch nachprüfen, was davon erreicht wurde.

Beurteilungsgespräch in 3 Phasen

Beurteilungsgespräche sind ein zentraler Bestandteil der erfolgreichen Personalführung. Erst durch diesen regelmäßigen Dialog bekommen Vorgesetzte und Arbeitnehmer die Chance, die Zusammenarbeit zu verbessern sowie die individuellen Stärken und Potenziale des Mitarbeiters gezielt zu fördern. Gleichzeitig dienen sie der regelmäßigen Anerkennung und Wertschätzung von Leistungen und können die innerbetriebliche Weiterentwicklung und Mitarbeiterleistung massiv steigern.

Beurteilungsgespräch Ziele + Vorteile

Es gibt zahlreiche gute Gründe und Vorteile für Beurteilungsgespräche. Den größten Vorteil aber hat das Instrument bei der Personalentwicklung, die damit zugleich objektiviert wird. Daneben lassen sich mit einem Beurteilungsgespräch noch diese Ziele verfolgen:

• Führungskräfte erhalten einen Überblick über die Potenziale Ihres Teams.
• Die Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter können gezielt entwickelt werden.
• Ungenutzte Talente und Entwicklungen wird frühzeitig aufgedeckt.
• Fehler werden langfristig vermieden.
• Vorgesetzte können die fachliche Entwicklung der Mitarbeiter nachvollziehen oder nachjustieren.
• Der Personaleinsatz und Beförderungen werden optimiert.
• Sie etablieren transparente und positive Feedback-Systeme im Unternehmen.
• Sie stärken damit zugleich eine wertschätzende Feedback- und Unternehmenskultur.
• Arbeitgeber steigern so insgesamt die Leistungsbereitschaft der Belegschaft.

Laut Studien kann regelmäßiges Feedback – im Gegensatz zu Gehaltserhöhungen – die Motivation und Leistung von Mitarbeitern um zehn Prozent steigern. Wer obendrein dabei erreichte Ziele und gute Leistungen würdigt, hebt die Motivation um stolze 17 Prozent.

Beurteilungsgespräch Fragen und Antworten (Arbeitnehmer)

Auch Arbeitnehmer und Mitarbeiter können sich auf ein Beurteilungsgespräch sinnvoll und professionell vorbereiten. Hierbei helfen meist sogenannte Reflexionsfragen. Auch wenn Sie grundsätzlich mit dem Wohlwollen des Vorgesetzten rechnen sollten, ist es gut, von Anfang an keine Defensivhaltung einzunehmen. Sonst bleibt das Gespräch unter seinen Möglichkeiten.

Andersrum haben Sie mehr davon: Reflektieren Sie vor dem Gespräch Ihre Arbeit und sammeln Sie so sachliche fundierte Argumente für die Themen, die SIE ansprechen wollen. Oder überzeugende Gegenargumente falls der Chef Sie kritisiert. Die folgenden Fragen empfehlen wir seit Jahren zur Vorbereitung – sie können ebenso als Leitfaden während des Gesprächs dienen:

• Was habe ich alles erreicht?
• Welche Herausforderungen habe ich bewältigt?
• Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
• Was war das Ergebnis?
• Welche der vergangenen Ziele konnte ich realisieren?
• Welche der Ziele habe ich übererfüllt?
• Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
• Welchen Mehrwert habe ich geschaffen?
• Lässt sich das künftig fortsetzen oder steigern?
• Woran muss ich noch weiterarbeiten?
• Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
• Welche Veränderungen kann ich dazu anbieten?
• Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
• Woran möchte ich zukünftig arbeiten?
• Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
• Welche Weiterbildungen würde ich gerne absolvieren?
• Was nutzen diese dem Arbeitgeber?
• Welche Ziele setze ich mir selbst?
• Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
• Wo führt dieser rote Faden hin?
• Was könnte ich für das Unternehmen noch erreichen?
• Welche meiner Talente und Fertigkeiten werden nicht genutzt?
• Wo könnte ich sie künftig gewinnbringend einsetzen?

Beurteilungsgespräch Tipps + Leitfaden

Vorbereitung

Bereits im Vorfeld sollte das Beurteilungsgespräch organisiert werden. Dazu gehören neben dem Termin und der Dauer des Gesprächs auch der genaue Inhalt. Vorgesetzte sollten die wichtigsten Punkte kennen und klar formulieren können. Es kann hilfreich sein, den Mitarbeiter vorab darüber zu informieren, dass er sich auf eine kurze Selbsteinschätzung vorbereiten soll. So wird sichergestellt, dass dieser sich einige Gedanken dazu macht – und es entsteht ein Ausgangspunkt für die eigentliche Beurteilung.

Atmosphäre

Starten Sie immer mit einer positiven Atmosphäre. Die Stimmung ist entscheidend für den Verlauf und die Annahme der Einschätzung. Es sollte der Eindruck entstehen, dass sie beide auf Augenhöhe begegnen – auch wenn dies mit Blick auf die Hierarchie de jure nicht der Fall ist. Wer von Beginn an einschüchtert, kann kein offenes Gespräch erwarten.

Dialog

Es heißt BeurteilungsGESPRÄCH – und so sollte es auch geführt werden! Zwar hat der Chef oft den größeren Redeanteil. Doch sollte der Mitarbeiter nicht von sich aus das Wort ergreifen, dürfen ihn Vorgesetzte gerne dazu ermutigen oder Rückfragen stellen. Auf diese Weise erhalten sie zusätzliche Einblicke und Informationen und es entsteht gegenseitiger Respekt.

Entwicklung

Ein wichtiges Ziel des Beurteilungsgesprächs ist, die aktuelle und bisherige Entwicklung des Mitarbeiters festzuhalten und zu besprechen. Was hat sich seit dem letzten Gespräch verbessert? Welche Projekte waren ein Erfolg. Wer so einsteigt, öffnet Ohren und Herzen. Zwar muss in einem solchen Gespräch auch Platz für Kritik sein. Die sollte aber stets konstruktiv ausfallen. Nach Abschluss des Gesprächs sollte der Mitarbeiter genau wissen, wo er oder sie gerade steht, was gut läuft und woran noch gearbeitet werden kann.

Erstellen Sie einen Plan

Das zweite Ziel ist, gemeinsam einen Plan zu erstellen, wie es künftig weitergeht, um ungenutzte Potenziale auszuschöpfen, Fehler zu vermeiden und weitere Fähigkeiten zu entwickeln. Auch das ist wieder positiv und kann enorm motivieren – solange die Ziele überschaubar bleiben. Wird hier zu viel verlangt, entsteht zu großer Druck. Und Zielerreichung wird eher unwahrscheinlich.

Beurteilungsgespräch Fehler

Immer da, wo Menschen mit Menschen arbeiten, kann es natürlich zu Fehlern kommen. In diesem Fall zu Beurteilungsfehlern oder Gesprächsführungsfehlern. Zu den häufigsten Fehlern im Beurteilungsgespräch gehören diese Punkte:

• Mangelnde Vorbereitung
  Das gilt für beide Seiten. Wird das Beurteilungsgespräch nicht systematisch vorbereitet und klug strukturiert, kommt es über das Niveau von persönlichem Geplauder nicht hinaus. Schlimmstenfalls wirkt die Beurteilung erratisch und willkürlich. Siehe unser Leitfaden zum Personalgespräch.
• Zu wenig Zeit
  Ein qualitatives 4-Augen-Gespräch benötigt ausreichend Zeit. Als Minimum gelten 30 Minuten, bewährt haben sich allerdings eher 60 Minuten.
• Beurteilungsfehler
  Stellen Sie Ihre Einschätzungen und Beurteilungen unbedingt auf eine solide Basis – belegt durch Zahlen, Daten, Fakten. Ansonsten schleichen sich leicht Wahrnehmungs- und Beurteilungsfehler (Confirmation Biases) ein. Allen voran der sogenannte Halo-Effekt und sein Gegenspieler der Horn-Effekt.
• Störungen
  Suchen Sie sich für das Beurteilungsgespräch einen ruhigen und geschützten Raum. Nur dort wird sich der Mitarbeiter öffnen. Störquellen wie Telefonanrufe oder hereinstürmende Personen sind unbedingt zu vermeiden. Ablenkungen signalisieren zudem Desinteresse und sind respektlos.
• Kein Dialog
  Eine Beurteilung ist nur dann vollständig und wird auch nur dann akzeptiert, wenn beide Seiten die Chance bekommen, ihre Sichtweise darzustellen. Daher ist die 4. Phase essenziell für den Erfolg des Gesprächs. Zudem besteht ohne diese Dialogbereitschaft wieder die Gefahr, einem Beurteilungsfehler durch eine einseitige Perspektive aufzusitzen.
• Keine Nachbereitung
  Nach dem Gespräch ist vor dem nächsten Beurteilungsgespräch. Dessen Qualität hängt aber entscheidend von der Nachbereitung ab. Eine gemeinsam verabschiedete und schriftlich fixierte Vereinbarung ist dafür unverzichtbar. Überdies bekommt das Gespräch dadurch eine höhere Wertigkeit, künftige Entscheidungen werden nachvollziehbarer, Erfolge messbar.

Und der letzte und größte Fehler: Überhaupt keine Beurteilungsgespräche durchführen – oder nur sporadisch und unregelmäßig. Natürlich sind weiterhin auch spontane Rückmeldungen erlaubt und nützlich. Aber erst die systematische Etablierung solcher Feedbackgespräche erzeugt die oben genannten Vorteile.

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