Mitarbeiterbefragung Ziele Definition

Wenn es in einem Unternehmen oder in einem Team nicht so läuft, wie man es sich vorstellt, ist guter Rat oft teuer. Externe Experten werden hinzugezogen, die analysieren sollen, warum die Motivation der Mitarbeiter sinkt, Leistungen nachlassen oder die Fluktuationsrate in den letzten Monaten rapide angestiegen ist. Das kann zwar funktionieren, ist aber meist sehr aufwending und in erster Linie kostspielig. Dabei könnte es auch viel leichter und völlig kostenfrei funktionieren, denn das Wissen um die Fehlstände ist meist bereits vorhanden - es fragt nur niemand danach. Wir zeigen, was es mit einer Mitarbeiterbefragung genau auf sich hat, welche Ziele damit verfolgt werden und auf welche Fragen man dabei setzen sollte...

Mitarbeiterbefragung Definition: Worum geht es bei einer Mitarbeiterbefragung?

Mitarbeiterbefragung Definition Musterfragebogen Motivation ZufriedenheitZunächst einmal ist eine Mitarbeiterbefragung genau das, was auch der Begriff bereits verspricht: Eine systematisch durchgeführte Befragung des Personals eines Unternehmens. Dabei sollen Daten oder auch Meinungen über bestimmte Bereiche oder Abläufe in einem Unternehmen gesammelt werden - und zwar intern.

Führungskräfte nehmen es mit ihrer eigenen Jobbeschreibung in vielen Fällen leider ein wenig zu genau. Sie sehen sich tatsächlich größtenteils in der Rolle, die Mitarbeiter zu führen, also Anweisungen zu geben, zu kontrollieren, den Überblick zu behalten und natürlich auch die Verantwortung zu übernehmen.

Dies sind wichtige Punkte, die in den Aufgabenbereich eines Vorgesetzten fallen, doch wird dabei leider oft vergessen, dass man umgekehrt auch eine Menge von seinen eigenen Mitarbeitern lernen könnte.

Wer sollte besser wissen, in welchen Punkten es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt oder welche Probleme dringend thematisiert und gelöst werden sollten? Die Angestellten sind diesen tagtäglich ausgesetzt, erleben es entweder selbst oder hören von anderen Kollegen davon und wissen ganz genau, wo der Schuh drückt.

Das Problem: Niemand fragt sie nach ihrer Meinung. Führungsetagen leiden gerne unter dem Wir-wissen-alles-Syndrom oder sind zumindest davon überzeugt, schon irgendwie selbst eine Lösung zu finden. Dabei könnte es durch eine Mitarbeiterbefragung so viel einfacher und schneller gehen.

Immer wieder wird diese aber unterschätzt, als nicht effizient oder sogar nutzlos abgestempelt und beiseite geschoben. Ein großer Fehler, denn nicht nur die simple Durchführung, sondern gerade auch das direkte und ehrliche Feedback der eigenen Mitarbeiter macht die Mitarbeiterbefragung zu einem wichtigen Instrument, dass die Situation am Arbeitsplatz für alle verbessern kann.

Grundsätzlich ist eine solche Befragung vor allem geeignet, um interne Probleme aufzudecken und gibt Unternehmen die Chance, einmal aus Sicht der eigenen Mitarbeiter zu erfahren, woran gearbeitet werden sollte.

Alles, was es dazu braucht, ist ein Fragebogen, der entweder allgemein gehalten oder auf eine spezielle Thematik ausgerichtet ist, die genauer analysiert werden soll. Dieser wird den Mitarbeitern ausgehändigt, anonym beantwortet und anschließend ausgewertet.

Warum anonym?

Durch die Anonymität kann gewährleistet werden, dass jeder auch wirklich seine ehrliche Meinung und Sicht der Dinge äußert und nichts beschönt, aus Angst, den Arbeitgeber zu verärgern. In der Praxis gibt es aber vor allem bei der Auswahl der Fragen immer wieder Schwierigkeiten.

Mitarbeiterbefragung Musterfragebogen Checkliste Anonym Vorteile NachteileDamit Ihre nächste Mitarbeiterbefragung auch wirklich den gewünschten Nutzen bringt und die vorher festgelegten Ziele erreicht werden, haben wir eine kleine Checkliste zusammengestellt, an der Sie sich orientieren können, ob Sie an die wichtigsten Punkte gedacht haben.

  • Alle relevanten Mitarbeiter werden befragt
  • Es gibt ein festgelegtes Ziel der Mitarbeiterbefragung
  • Der Fragebogen wird einheitlich gestaltet
  • Die Mitarbeiterbefragung erfolgt schriftlich
  • Die Fragebögen werden anonym abgegeben und ausgewertet
  • Es sollte keinen Zwang zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung geben
  • Es werden Ergebnisse und Schritte aus den Antworten der Mitarbeiter abgeleitet
  • Es findet eine tatsächliche Umsetzung statt - und zwar relativ zeitnah
  • Die Fortschritte und die Erreichung der Ziele werden kontrolliert

Mitarbeiterbefragung Ziele: Welche werden verfolgt?

Mitarbeiterbefragung Ziele Musterfragebogen BetriebsratEs kann unterschiedliche Gründe für eine Mitarbeiterbefragung geben und so werden damit auch unterschiedliche Ziele verfolgt. In vielen Fällen gibt es einen konkreten Auslöser für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.

Möglicherweise zeichnen sich seit geraumer Zeit nachlassende Leistungen ab und man möchte dem auf den Grund gehen oder man sucht die Ursache für die hohe Wechselbereitschaft unter den eigenen Mitarbeitern. Hierbei hat die Befragung vor allem eine Analysefunktion.

In anderen Unternehmen werden Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durchgeführt, beispielsweise einmal im Quartal - auch ohne einen direkten Anlass. Hier ist das Ziel, mögliche Veränderungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend reagieren zu können. Dieses Vorgehen hat darüber hinaus die Vorteile, dass die Mitarbeiter merken, dass ihre Ansichten wirklich geschätzt und gefordert werden. Viele Arbeitnehmer haben den Wunsch, dem Unternehmen Input und Feedback zu geben, nur wird darauf zu selten eingegangen.

Wer auf sein Team zugeht, aktiv nach Rückmeldungen fragt und den offenen Austausch immer wieder anregt, sorgt so für mehr Loyalität und Zufriedenheit und damit verbunden einer gestiegenen Motivation und Leistungsbereitschaft, die sich auch in den Ergebnissen bemerkbar macht. Nicht zuletzt ist es also auch ein Ziel von Mitarbeiterbefragungen, glückliche und zufriedene Mitarbeiter zu beschäftigen, die obendrein noch bessere Leistungen bringen.

Mitarbeiterbefragungen: Was verbessert sich dadurch?

In einer etablierten Mitarbeiter-Feedback-Kultur sind Manager keine Despoten, sondern Mentoren. Statt Detail-Management und Beschwerden stehen Coaching und konstruktive Kritik auf der Tagesordnung.

Dies schafft eine positive Psychologie der Führung und ein Umfeld, in dem Innovation, optimierte Prozesse und tief gehendes Engagement nicht nur möglich werden, sondern florieren.

Manager, die auch angesichts schlechter Beurteilungen aus Mitarbeiterbefragungen nicht das Handtuch werfen, sondern Feedback zum Teil ihres Führungsstils machen, werden belohnt: Mit mehr Leistungsbereitschaft, mit wertvollen Tipps und Ideen für bessere Prozesse und damit eine effektivere Zusammenarbeit, mit mehr Motivation im Team und höherer Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und mit echter Beteiligung statt "Dienst nach Vorschrift".

Dies bedeutet außerdem weniger Fehltage, weniger Fluktuation und somit weniger Personalkosten und ein positives Image für die Arbeitgebermarke.

Mitarbeiterbefragungen sind das ideale Weiterbildungstool für Führungskräfte und ein zuverlässiger Weg, um die "erlebte Führung" der eigenen Mitarbeiter kontinuierlich zu überprüfen, zu verbessern und die Mitarbeiter dauerhaft zu motivieren.

Ein mutiges und beeindruckendes Beispiel ist das des Unternehmers Bodo Janssen: Kurz nach der Übernahme der Hotelkette seiner Eltern forderten seine Mitarbeiter in einer Befragung: Der Chef muss raus! Mit diesem vernichtenden Feedback setzte er sich ehrlich und selbstkritisch auseinander und krempelte seinen Führungsstil sowie den ganzen Betrieb radikal um.

Heute ist er ein beliebter Chef und zudem erfolgreicher denn je.

Mitarbeiterbefragung Musterfragebogen: Stellen Sie auch die richtigen Fragen?

Mitarbeiterbefragung anonym Vorteile NachteileMan stellt den Mitarbeitern ein paar fragen und schon erfährt man alles, was man wissen muss. Klingt verlockend und funktioniert im Prinzip auch genau so - nur ist es gar nicht so einfach, die richtigen Fragen zu stellen. Kluge Fragen fallen nun einmal nicht einfach vom Himmel und das Ergebnis einer Mitarbeiterbefragung kann nur so gut sein, wie die Fragen, die Sie gestellt haben.

Zunächst einmal ist es sinnvoll, die Ist-Situation an den einzelnen Punkten der Zusammenarbeit zu reflektieren. Dies funktioniert bereits angesprochen am besten schriftlich und anonym. So bekommen die Mitarbeiter die Chance, sich über die Antworten Gedanken zu machen und ehrlich festzuhalten, was sie zu den einzelnen Punkten denken. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, einzelne Mitarbeiter auszufragen, sondern um eine Einschätzung der gesamten Atmosphäre.

Wir haben einige beispielhafte Fragen als eine Art Musterfragebogen zusammengestellt, den Führungskräfte in diesem Zusammenhang stellen können:

  • Was mir bei uns am besten gefällt, ist: ...
  • Was mir bei uns am meisten fehlt, ist: ...
  • Was sich an meinem Arbeitsplatz konkret verbessern ließe: ...
  • Ich biete an, folgende Aufgaben zu übernehmen: ...
  • Ich biete an, folgende Aufgaben abzugeben: ...
  • Mein größter Wunsch an meine Führungskraft ist: ...
  • Was wir für die Kunden noch tun könnten: ...
  • Warum mir unser Unternehmen so wichtig ist: ...
  • Was ich Außenstehenden über uns sagen würde: ...
  • Woran ich bei mir selber arbeiten möchte: ...
  • Wo ich mir Unterstützung wünsche: ...
  • Was mich bewegen könnte, noch lange hier zu bleiben: ...
  • Was ich immer schon mal sagen wollte: ...
  • Was mir besonders am Herzen liegt: ...
  • Was man beim nächsten Mal noch fragen könnte: ...

Schließlich gibt es eine ultimative Frage, die jederzeit auch solo gestellt werden kann:

Würden Sie sich heute wieder für unser Unternehmen entscheiden? Und wenn ja, aus welchen Hauptgründen? Und wenn nein, weshalb nicht?

Das ist sicherlich keine leichte Frage - auch für Mitarbeiter nicht, die so zu einer Reflexion gezwungen werden. Allerdings bringt es die wichtigste Erkenntnis auf den Punkt: Ist die aktuelle Situation für Mitarbeiter attraktiv oder sprechen Gründe eher für die Konkurrenz?

Mitarbeiterbefragung: Regeln und Tipps

Mitarbeiterbefragung Regeln Motivation Zufriedenheit TippsNachdem ein geeigneter Fragebogen erstellt wurde, ist eine Mitarbeiterbefragung in der Durchführung keine große Herausforderung mehr. Unterschätzen sollten Sie es allerdings nicht und damit die Antworten der Mitarbeiter wirklich als nützliche Hilfe dienen und wertvolle Informationen liefern, gibt es ein paar wichtige Punkte zu beachten. 3 Regeln für eine gelungene Mitarbeiterbefragung:

  • Mitarbeiterbefragung Regel 1: Transparenz schaffen

    Unverzichtbar ist es, mit allen Mitarbeitern von Anfang an über die Pläne zu sprechen.War der Führungsstil im Unternehmen bisher wenig kooperativ, werden Mitarbeiter möglicherweise misstrauisch reagieren, wenn sie plötzlich nach ihrer Meinung gefragt werden.

    Im ersten Schritt sollten Führungskräfte daher präzise und deutlich erklären, was ihre Motivation ist, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, und welche Ziele sie damit verfolgen.Geschieht dies nicht, stellen die Befragten Spekulationen zum Sinn und Zweck der Befragungsagenda an. Unmotivierte oder "sozial erwünschte" und daher nicht zutreffende Antworten können die Folge sein.

  • Mitarbeiterbefragung Regel 2: Handlungen ableiten

    Eine Mitarbeiterbefragung hat nur dann Sinn, wenn die Ergebnisse in Entscheidungen und Maßnahmen umgewandelt werden. Es ist also wichtig, den Worten Taten folgen zu lassen. Sobald Mitarbeiter sehen, dass sich die Führungsqualität im Unternehmen dank ihres Feedbacks verbessert, haben sie mehr Vertrauen – sowohl in die neue Maßnahme, als auch in die Führungsperson selbst.

    Natürlich ist es für Manager eine Herausforderung, sich ehrlich und selbstkritisch mit dem Feedback der Mitarbeiter auseinanderzusetzen und ferner richtige und sinnvolle Maßnahmen abzuleiten. Ein möglicher Ansatz ist hier, die Mitarbeiter in die Auswahl und Planung von Maßnahmen zu involvieren.

  • Mitarbeiterbefragung Regel 3: Echtzeit-Feedback etablieren

    Einmal ist keinmal - ist vielleicht etwas überspitzt, Unternehmen sollten sich diesen Grundsatz bei Mitarbeiterbefragungen allerdings trotzdem zu Herzen nehmen. Es mag ein Anfang sein, die Belegschaft nach ihrer Meinung zu fragen, fällt man anschließend jedoch wieder in alte Muster zurück und kümmert sich höchstens einmal im Jahr um die Ansichten der Mitarbeiter, ist damit nichts gewonnen.

    Dies ist umso wichtiger, da regelmäßiger Austausch und Echtzeit-Feedback von den Mitarbeitern bisher immer noch die Ausnahme in Unternehmen ist. Hier können Arbeitgeber sich von anderen abheben, Mitarbeiter stärker einbeziehen und so eine Win-Win-Situation schaffen.

Mitarbeiterbefragung: So stellen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter loyal sind

Loyale Mitarbeiter sind der Wunsch eines jeden Unternehmens. Sie bleiben langfristig als Mitarbeiter erhalten und suchen nicht nach einem Jahr bereits den Sprung zur Konkurrenz, sie engagieren sich, sind ihrem Arbeitgeber emotional verbunden und agieren sogar als Botschafter und tragen das Image des Arbeitgebers nach außen. Nur wie findet man heraus, ob Mitarbeiter wirklich loyal sind? Auch dabei kann die Mitarbeiterbefragung helfen, wenn die Fragen entsprechend gewählt werden:

  • Ich kann mir gut vorstellen, noch länger hier zu arbeiten. Und dies, weil ...
  • Ich spreche mit Dritten (Bekannte, Freunde, Kunden) positiv über uns. Und dies, weil ...
  • Ich ermutige Interessenten, bei uns Kunde zu werden. Und dies, weil ...
  • Ich ermutige potenzielle Mitarbeiter, sich bei uns zu bewerben. Und dies, weil ...
  • Ich tue all dies nicht, weil ...

Solche offenen Fragen zwingen den Mitarbeiter nicht in ein festes Antwortschema und sie degradieren ihn auch nicht zum Kreuzchenmacher. Sie geben ihm vielmehr die Möglichkeit, sich frei auszudrücken. So wird er sich intensiver mit den einzelnen Punkten auseinanderzusetzen – und das Unternehmen erhält brauchbarere Antworten.

Fragen wie diese dienen auch dazu, den Mitarbeiter aktiv einzubinden. So gewinnt dieser das gute Gefühl, den Dingen nicht ohnmächtig ausgeliefert zu sein. Vielmehr wird er zum Mitgestalter und kann wertvolle Beiträge leisten. Verantwortungsbewusstsein und auch Akzeptanz entwickeln sich dabei fast wie von selbst. Und der Führungskraft verhelfen die Antworten zu wertvollen Informationen für zukünftig bessere Arbeitsergebnisse.

Mitarbeiterbefragung: Fokussierende Fragen stellen

Jeder Mitarbeiter ist auf seine Weise zu Lust auf Leistung zu motivieren. Mit fokussierenden Fragen kommen Sie seinen wahren Beweggründen am schnellsten näher – ohne ihm dabei zu nahe zu treten. Eine solche Frage geht beispielsweise so:

Welches sind die drei Dinge, die Sie sich von Ihrem Vorgesetzten am meisten wünschen?

Gerade hier ist es wichtig, die Formulierung der Frage so offen wie möglich zu lassen. Vermeiden Sie Suggestivfragen, die Antworten vorgeben oder als besonders wünschenswert darstellen. Überlassen Sie es dem Mitarbeiter, sich darüber klar zu werden, was er für wichtig erachtet. Es geht um ehrliche Antworten und nicht darum, bestimmte Erwartungen des Chefs zu erfüllen, indem man das sagt und antwortet, was dieser hören will.

Mitarbeiterbefragung: Noch mehr fokussierende Fragen

Es gibt auch die Möglichkeit, die Mitarbeiterbefragung nicht anonym durchzuführen. Dies ist beispielsweise dann eine gute Möglichkeit, wenn es um die Entwicklung der Mitarbeiter geht. Darauf verzichten sollten Sie allerdings immer dann, wenn es um Schwierigkeiten und Probleme geht, bei denen die Arbeitnehmer sich möglicherweise schwer tun, ehrlich zu antworten.

Um die Talente der Mitarbeiter zu fördern und auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen, bieten sich folgende Fragen an:

  • Wenn es eine Sache gibt, die Sie in Zukunft unbedingt übernehmen wollten, was wäre das für Sie?
  • Wenn es eine Sache gibt, die Ihnen in Hinblick auf Ihre Arbeit als besonders nutzlos erscheint, die also wirklich niemandem etwas bringt, was wäre das für Sie?
  • Und wenn es eine Sache gibt, die wir im Interesse der Kunden unbedingt verändern sollten, was wäre da aus Kundensicht betrachtet das Wichtigste für Sie?

So erhalten Sie (hoffentlich) auch endlich wichtige Informationen über schlechte Arbeitsplatzbedingungen, über betriebliche Zwänge, räumliche Enge, Doppelarbeit und Zeiträuber, über Kommunikations-, Schnittstellen- und Kundenprobleme und damit über die eigene Betriebsblindheit, deren Wirkung auf die Loyalität der Mitarbeiter und Kunden Sie womöglich deutlich unterschätzt hatten.

Ein weiterer Vorteil: Sie werden schnell. Heute gefragt kann morgen schon was geändert werden. Denn genau das ist der unerlässliche nächste Schritt nach der Befragung: Aktiv werden. Die besten Erkenntnisse bringen nichts, wenn sie nur verstauben, anstatt in die Tat umgesetzt zu werden. Und nicht vergessen: Ehrliche und mutige Mitarbeiter haben ein dickes Danke verdient.

[Mitarbeit: Ulrich Beckmann, Anne M. Schüller]
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