Moderation-moderieren-Meeting-Tipps
Teamarbeit ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr weg zu denken. Omnipräsent scheint sie jede Branche und jedes Büro im Griff zu haben. Doch was sich nach spannenden Diskussionen, Meinungsaustausch und Ideenfindung anhört, entpuppt sich leider oft eher als frustrierend und fördert die Unzufriedenheit. Dabei hängt das Ergebnis eines Meetings in erster Linie vom Moderator ab. Er ist für eine produktive Atmosphäre, das Zeitmanagement und die Lösungswege verantwortlich. Aber keine Sorge, ein guter Moderator zu sein, lässt sich erlernen. Tipps, wie Sie Meetings und Besprechungen besser moderieren...

Warum scheitern so viele Meetings?

Studien haben einmal ergeben, dass Manager wie Angestellte im Schnitt pro Woche 4,9 Arbeitsstunden damit verbringen, solche Konferenzen überhaupt zu koordinieren. Dennoch bleiben viele Meetings ohne Ergebnis und die Teilnehmer verlassen am Ende frustriert den Raum und haben das Gefühl, ihre Zeit verschwendet zu haben.

Die häufigsten Fehlerquellen vor, während und nach einem Teammeeting:

  • Schlechte Organisation

    Besonders fehlende Angaben zu Ort, Zeit oder Thema des Meetings.

  • Schlechte Vorbereitung

    Fehlende Agenda oder wichtige Kollegen nicht eingeladen.

  • Keine Moderation

    Niemand übernimmt das Wort und leitet die Diskussion.

  • Kein roter Faden

    Es wird wild durcheinander diskutiert ohne ein wirkliches Ziel zu verfolgen.

  • Fehlendes Protokoll

    Die Ergebnisse des Meetings wurden nicht schriftlich festgehalten.

  • Fehlendes Feedback

    Es werden keine Kritik und Verbesserungsvorschläge geäußert.

Diese Fehler lassen sich mit einer guten Moderation vermeiden. Aber was zeichnet einen guten Moderator aus?

Moderieren lernen: Das Selbstverständnis des Moderators

Moderator moderiertDer Moderator vereint zahlreiche Rollen: Er ist Organisator, Kommunikator, Vermittler, Steuermann in einer Person. Als Moderator bringen Sie Ordnung in das Chaos und schaffen eine produktive Arbeitsatmosphäre. Wichtiger als Fachwissen ist es, dass Sie sich gut in ein Thema hineindenken können.

Um ein guter Moderator zu sein, sollten Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Organisationstalent

    Sie halten alle Fäden in der Hand: Im Vorfeld haben Sie zu dem Meeting eingeladen und haben sich über eine Agenda Gedanken gemacht. Während des Meetings führen Sie durch den Ablauf und organisieren Gruppen und Diskussionsphasen.

  • Neutralität

    Bei Diskussionen nehmen Sie eine Sonderrolle ein. Als Moderator rückt Ihre persönliche Meinung in den Hintergrund. Sie ergreifen nicht Partei und bewerten die Redebeiträge der anderen Teilnehmer nicht. Das heißt jedoch nicht, dass Sie unbeteiligt sind, denn Sie lenken die Diskussion, erteilen beispielsweise das Wort und stellen Fragen.

  • Durchsetzungsvermögen

    Sie leiten die Sitzung und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie Autorität ausstrahlen. Insbesondere wenn es bei einer Diskussion hoch her geht und zwei Teilnehmer aneinander geraten, sollten Sie in der Lage sein, sich Gehör zu verschaffen und Teilnehmer in die Schranken zu weisen.

  • Empathie

    Sie besitzen die Fähigkeit sich in die Anwesenden hineinzudenken und damit ihre Position besser zu verstehen. Sie können zwischen den Zeilen lesen und bemerken Einwände und Ressentiments, auch wenn diese nicht offen geäußert wurden. Schüchterne und zurückhaltende Personen können Sie dazu animieren, sich an der Diskussion zu beteiligen.

  • Konzentrationsfähigkeit

    E-Mails checken oder in Gedanken ganz woanders zu sein, können Sie sich als Moderator nicht erlauben. Nur wenn Ihre volle Aufmerksamkeit sich auf das Meeting richtet, behalten Sie den Überblick und können steuernd eingreifen.

Spielregeln schaffen beim Moderieren

Jede Zusammenarbeit sollte immer in einem geregelten Rahmen ablaufen. Dazu empfiehlt es sich, vor Beginn der eigentlichen Arbeit gemeinsam in der Gruppe einige Spielregeln zu erarbeiten und diese durchzusprechen.

  1. Ausreden lassen. Das ist der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit. Damit sich jeder Teilnehmer ernst genommen fühlt und merkt, dass seine Beiträge geschätzt und angenommen werden, sollte jeder die Chance haben, auszureden.
  2. Aktive Mitarbeit. Der Moderator alleine wird nicht zu einer Lösung kommen. Er ist auf die Mitarbeit der anderen Teilnehmer angewiesen. Es sollten sich also alle Beteiligten engagieren, um eine bestmögliche Lösung zu erreichen.
  3. Andere Meinungen tolerieren. Bei Teamarbeiten gibt es auch immer mehrere Meinungen. Und das ist eine gute Sache, denn nur so kommt es zu einer zufriedenstellenden Lösung. Fühlen Sie sich von anderen Meinungen nicht persönlich angegriffen, sondern sehen Sie diese als Alternative.
  4. Akzeptieren von Kritik. Kritik muss immer sachlich und fair geäußert werden und nicht zum Ziel haben, einen anderen Gesprächsteilnehmer schlecht aussehen zu lassen. Gibt es jedoch berechtigte Einwände an einem Vorschlag, sollten diese akzeptiert werden, um gemeinsam Verbesserungen zu erarbeiten.
  5. Auf Augenhöhe sein. In einer Teamarbeit sind die Vorschläge aller Beteiligten gleichwertig zu behandeln. Niemand sollte sich unterdrückt oder wenig beachtet fühlen.

Tipps für eine erfolgreiche Moderation

    Moderation Tipps

  • Bereiten Sie die Sitzung vor. Sie sollten als erstes vor Ort sein. In den Minuten vor dem Eintreffen der anderen Teilnehmer haben Sie Zeit, letzte Vorbereitungen zu treffen. Überprüfen Sie die Technik, packen Sie Materialien aus und legen Sie diese bereit. Gehen Sie auch gedanklich noch einmal die bevorstehende Sitzung durch: Haben Sie an alles gedacht? Können Sie direkt loslegen?
  • Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre. Nutzen Sie die ersten Minuten des Zusammentreffens, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Jeder Teilnehmer sollte sich ermuntert fühlen, etwas zum Ergebnis beizutragen. Erläutern Sie in diesem Zusammenhang die Spielregeln, damit die Anwesenden sich von Anfang an darüber im Klaren sind, welche Umgangsformen herrschen, was erwünscht ist und was nicht.
  • Beginnen Sie mit einer Aufwärmfrage. Bei einem Workshop oder bei einer Veranstaltung, bei der sich die Teilnehmer vorher noch nicht kennen, sollten Sie zu Beginn eine kleine Vorstellungsrunde einschieben. Auch können Sie an dieser Stelle erfragen, welche Erwartungen die Teilnehmer an das Treffen haben.
  • Stellen Sie das Ziel und die Tagesordnung vor. Warum sind Sie zusammengekommen? Welches Ziel hat die Sitzung? Welche Themen werden diskutiert und auf welche Art und Weise? - diese Fragen sollten Sie zu Beginn der Sitzung beantworten. Damit stimmen Sie die Gruppe auf das, was vor ihr liegt, ein.
  • Mobilisieren und motivieren Sie die Teilnehmer. Ermutigen Sie die Teilnehmer sich aktiv und konstruktiv an der Sitzung zu beteiligen. Stellen Sie beispielsweise Fragen, wenn die Diskussion ins Stocken gerät. Fordern Sie auch Teilnehmer, die sich eher im Hintergrund halten, dazu auf, sich zu beteiligen.
  • Sammeln und strukturieren Sie Beiträge. Mithilfe von Moderationskarten und Flipcharts können Sie die Vorschläge und Beiträge der Teilnehmer sammeln und visualisieren. Auf diese Weise kann jeder der Anwesenden den Prozess verfolgen. Um die Beiträge ordnen zu können, bietet es sich an mit Kategorien zu arbeiten, beispielsweise verschiedenfarbige Karten für Ideen, Einwände und Thesen.
  • Vermitteln Sie Arbeitstechniken. Ist eine Phase in Kleingruppen vorgesehen, ist es Ihre Aufgabe diese zu organisieren und den Kleingruppen Techniken an die Hand zu geben, die ihnen die Arbeit erleichtern. Das können Kreativtechniken, wie beispielsweise das Mindmapping oder das Brainwriting sein.
  • Fassen Sie Zwischenergebnisse zusammen. Kristallisieren sich erste Ergebnisse und Lösungen heraus, sollten Sie diese für alle noch einmal zusammenfassen. Sie zeigen damit erste Fortschritte auf. Die Anwesenden wissen dann, wo sie stehen.
  • Entschärfen Sie kritische Situationen. Läuft eine Diskussion aus dem Ruder und Teilnehmer geraten aneinander, sollten Sie eingreifen und die Gemüter beruhigen. Achten Sie darauf, dass Diskussionen nicht auf persönlicher Ebene ausgetragen werden, es nicht zu Gefühlsausbrüchen kommt und keiner sich auf die Füße getreten fühlt.
  • Behalten Sie das Ziel im Blick. Als Moderator sind Sie dafür verantwortlich, dass am Ende der Sitzung ein Ergebnis zustande kommt. Merken Sie, dass die Teilnehmer sich in eine falsche Richtung bewegen oder die Diskussion ausufert, ist es Ihre Aufgabe die Teilnehmer wieder an das eigentliche Ziel zu erinnern. Greifen Sie deswegen hin- und wieder steuernd in die Diskussion ein.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Zeit eingehalten wird. Nichts ist ärgerliche als Meetings, die kein Ende nehmen. Die Teilnehmer sind in Gedanken längst woanders und das schadet dem Output. Deswegen sollten Sie immer ein Auge auf die Uhr haben.
  • Verteilen Sie Aufgaben. Wurden Ergebnisse und Lösungsvorschläge gesammelt und die Anwesenden haben sich auf eine Vorgehensweise geeinigt, geht es nun darum die weiteren Handlungsschritte zu planen. Jeder der Teilnehmer sollte die Sitzung mit einer Aufgabe verlassen. Erstellen Sie hierfür eine Aufgabenliste und verteilen die zu erledigenden To-Dos unter den Teilnehmern. Es sollte klar sein, was zu tun ist und bis wann.

Fragetechniken

Fragen helfen Ihnen dabei die Diskussion zu lenken, Mitarbeiter zu motivieren und zu mobilisieren. Welche Fragetechniken Ihnen hierfür zur Verfügung stehen:

  • Die offene Fragen

    "Wie können wir das Problem lösen?" Offene Fragen lassen Spielraum für ein breites Spektrum an Antworten und sind daher gerade zu Beginn einer Diskussion ein geeignetes Mittel. Häufig gewähren offene Fragen Einblick in die Meinungen und Ansichten der Gesprächsteilnehmer, da diese sich nicht durch die Fragestellung zu einer bestimmten Antwort gedrängt sehen. Bei Vielrednern muss der Moderator bei offenen Fragen jedoch vorsichtig sein und diese gegebenenfalls ausbremsen, um auch anderen die Gesprächsbeteiligung zu ermöglichen.

  • Geschlossene Fragen

    "Finden Sie diesen Lösungsvorschlag gut?" Bei geschlossenen Fragen sind die Antwortmöglichkeiten entweder bereits durch die Frage selbst, oder durch die Nennung einiger Antwortmöglichkeiten (ja / nein / weiß nicht) begrenzt. Aufgrund dieser Einschränkung sind geschlossene Fragen in einer Diskussion mit Bedacht zu wählen, da sie zu einsilbigen Antworten verleiten und das Gespräch ins Stocken gerät.

  • Reflektierende Fragen

    "Sie denken also, dass dem Unternehmen höhere Kosten entstehen?" Diese Fragen haben eine Kontrollfunktion und vermeiden Missverständnisse. Besonders nach einem fachlichen Redebeitrag kann es sinnvoll sein, die Kernaussage durch eine reflektierende Frage für alle Anwesenden noch einmal festzuhalten, um zu garantieren, dass alle auf dem gleichen Informationsstand bleiben.

  • Zielgerichtete Fragen

    "Wer hatte schon Kontakt zu diesem Kunden?" Zielgerichtete Fragen treiben den Lösungsprozess voran, indem sie konkretisieren. Auf diese Weise ist es möglich, herauszufinden, ob der vorgeschlagene Ansatz für das Problem taugt oder nur in der Theorie gut aussieht. Zielgerichtete Fragen zielen auf die Expertenmeinung einiger Gesprächsteilnehmer ab, die die Gesprächsrunde mit ihrer Expertise in die richtige Richtung lenken können.

  • Frage nach Alternativen

    "Welche anderen Möglichkeiten gibt es?" Dies bietet den Gesprächsteilnehmern erneut die Gelegenheit, sich mit dem Problem auseinanderzusetzen und nach anderen Lösungsvorschlägen zu suchen. Auch bietet es ruhigeren und introvertierten Menschen, die sich an der Diskussion bisher weniger beteiligt haben, die Chance, Ihre Ansichten einzubringen.

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