Moderationstechniken: Meetings besser moderieren
Die Moderation einer Konferenz oder eines Meetings ist nicht immer eine dankbare Aufgabe. Der Moderator muss die Teilnehmer im Griff haben, als Spielmacher agieren und akzeptiert werden und auf die Zeit achten - auch auf die einzelnen Redezeiten, selbst von Vorgesetzten. Nicht selten hängt der Erfolg eines Workshops oder Meetings vom Talent des Moderators ab - und der oder die braucht vor allem Mut, Selbstsicherheit, ein dickes Fell und die richtigen Moderationstechniken. Wir zeigen Ihnen die besten handwerklichen Tricks und (Frage-)Techniken für eine gelungene Moderation, damit Diskussionen spannend bleiben und der Meinungsaustausch zu guten Ideen führt...

Warum scheitern so viele Meetings?

Umfragen zeigen, dass Manager wie Angestellte ein Großteil ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Im Schnitt benötigen sie noch mal 4,9 Arbeitsstunden pro Woche, um diese Konferenzen zu koordinieren. Viel Arbeitszeit. Trotzdem bleiben viele Meetings ohne konstruktives Ergebnis. So mancher Teilnehmer verlässt die Runde am Ende frustriert mit dem Gefühl, seine Zeit verschwendet zu haben.

Schaut man sich die zahlreichen Umfragen und Studien dazu genauer an, stellt man fest: Fast immer werden dieselben Fehlerquellen vor, während und nach einem Meeting genannt:

  • Schlechte Organisation

    Besonders fehlende Angaben zu Ort, Zeit oder Thema des Meetings.

  • Schlechte Vorbereitung

    Eine Agenda fehlt oder wichtige Kollegen wurden nicht eingeladen.

  • Keine Moderation

    Niemand übernimmt das Wort und leitet die Diskussion.

  • Kein roter Faden

    Es wird wild durcheinander diskutiert ohne ein wirkliches Ziel zu verfolgen.

  • Fehlendes Protokoll

    Die Ergebnisse des Meetings werden nicht schriftlich festgehalten.

  • Fehlendes Feedback

    Es werden keine Kritik und Verbesserungsvorschläge geäußert.

Zugegeben, nicht alle diese Versäumnisse lassen sich durch einen Moderator korrigieren. Der ist schließlich auch kein Wunderheiler. Manches aber ließe sich zumindest noch während der Sitzung optimieren, sodass - die passenden Moderationstechniken vorausgesetzt - die Debatten strukturierter und damit auch konstruktiver verlaufen (was in der Regel auch zu besseren Ergebnissen führt).

Aber was zeichnet einen guten Moderator aus?

Moderieren lernen: Das Selbstverständnis des Moderators

Der Moderator vereint zahlreiche Rollen: Er ist...

  • Organisator
  • Kommunikator
  • Vermittler
  • Zeitwächter
  • Spielmacher
  • Motivator
  • Steuermann

...in einer Person. Als Moderator bringen Sie Ordnung in das Chaos und schaffen eine produktive Arbeitsatmosphäre. Wichtiger als Fachwissen ist es, dass Sie sich gut in ein Thema hineindenken können.

Moderation Aufgaben Ziele Techniken

Um ein guter Moderator zu sein, sollten Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Organisationstalent

    Sie halten alle Fäden in der Hand: Im Vorfeld haben Sie zu dem Meeting eingeladen und haben sich über eine Agenda Gedanken gemacht. Während des Meetings führen Sie durch den Ablauf und organisieren Gruppen und Diskussionsphasen.

  • Neutralität

    Bei Diskussionen nehmen Sie eine Sonderrolle ein. Als Moderator rückt Ihre persönliche Meinung in den Hintergrund. Sie ergreifen keine Partei und bewerten die Redebeiträge der anderen Teilnehmer nicht. Das heißt jedoch nicht, dass Sie unbeteiligt sind, denn Sie lenken die Diskussion, erteilen beispielsweise das Wort und stellen Fragen.

  • Durchsetzungsvermögen

    Sie leiten die Sitzung und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie Autorität ausstrahlen. Insbesondere wenn es bei einer Diskussion hoch her geht und zwei Teilnehmer aneinander geraten, sollten Sie in der Lage sein, sich Gehör zu verschaffen und Teilnehmer in die Schranken zu weisen.

  • Empathie

    Sie besitzen die Fähigkeit sich in die Anwesenden hineinzudenken und damit ihre Position besser zu verstehen. Sie können zwischen den Zeilen lesen und bemerken Einwände und Ressentiments, auch wenn diese nicht offen geäußert wurden. Schüchterne und zurückhaltende Personen können Sie dazu animieren, sich an der Diskussion zu beteiligen.

  • Konzentrationsfähigkeit

    E-Mails checken oder in Gedanken ganz woanders zu sein, können Sie sich als Moderator nicht erlauben. Nur wenn Ihre volle Aufmerksamkeit sich auf das Meeting richtet, behalten Sie den Überblick und können steuernd eingreifen.

Spielregeln schaffen beim Moderieren

Spielregeln schaffen beim ModerierenJede Zusammenarbeit sollte immer in einem geregelten Rahmen ablaufen. Dazu empfiehlt es sich, vor Beginn der eigentlichen Arbeit gemeinsam in der Gruppe einige Spielregeln zu erarbeiten und diese durchzusprechen.

  1. Ausreden lassen. Das ist der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit. Damit sich jeder Teilnehmer ernst genommen fühlt und merkt, dass seine Beiträge geschätzt und angenommen werden, sollte jeder die Chance haben, auszureden.
  2. Aktive Mitarbeit. Der Moderator alleine wird nicht zu einer Lösung kommen. Er ist auf die Mitarbeit der anderen Teilnehmer angewiesen. Es sollten sich also alle Beteiligten engagieren, um eine bestmögliche Lösung zu erreichen.
  3. Andere Meinungen tolerieren. Bei Teamarbeiten gibt es auch immer mehrere Meinungen. Und das ist eine gute Sache, denn nur so kommt es zu einer zufriedenstellenden Lösung. Fühlen Sie sich von anderen Meinungen nicht persönlich angegriffen, sondern sehen Sie diese als Alternative.
  4. Akzeptieren von Kritik. Kritik muss immer sachlich und fair geäußert werden und nicht zum Ziel haben, einen anderen Gesprächsteilnehmer schlecht aussehen zu lassen. Gibt es jedoch berechtigte Einwände an einem Vorschlag, sollten diese akzeptiert werden, um gemeinsam Verbesserungen zu erarbeiten.
  5. Auf Augenhöhe sein. In einer Teamarbeit sind die Vorschläge aller Beteiligten gleichwertig zu behandeln. Niemand sollte sich unterdrückt oder wenig beachtet fühlen.
  6. Zeit im Blick behalten. Der Moderator ist immer auch Zeitwächter. Im Laufe jedes Meetings schweifen die Diskussionen irgendwann ab, die Teilnehmer verlieren sich in Details und Nebenaspekten. Mit Blick auf die Uhr bringt der Moderator alle zum roten Faden zurück und achtet darauf, dass das Zeitlimit eingehalten wird.

Tipps für eine erfolgreiche Moderation

Es ist sinnvoll, den Moderator schon vor dem eigentlichen Meeting zu benennen (es muss ja nicht immer derselbe Kollege sein). Dann gehören zu dessen Pflichten auch die Vorbereitung, die Durchführung und das abschließende Fazit der Konferenz. Das Team ist damit von allen organisatorischen, technischen und methodischen Vorgängen befreit. Das minimiert mögliche Fehlerquellen und Abstimmungsfallen.

Der Konferenzmoderator achtet auch darauf, dass das Meeting systematisch, strukturiert und transparent abläuft.

  • Systematik: Jeder Schritt baut logisch auf dem vorhergehenden auf.
  • Struktur: Jeder Aufgabenbereich wird rational aufgeteilt.
  • Transparenz: Manipulationen jeglicher Art werden ausgeschlossen.

Ebenso klärt der Moderator am Anfang des Meetings die Rollen. Er setzt Ziele, Regeln und Möglichkeiten für das Feedback fest, er geht situationsbedingt mit Konflikten um, steuert und kanalisiert sie.

Der Aufbau einer Moderation bei Konferenzen und Meetings besteht dann in der Regel aus drei Phasen – je nach Unternehmen und Branche werden sie im Umfang und Zeit angepasst – sie folgen aber immer demselben Schema:

  • Anfangsphase

    Die Teilnehmer lernen den Moderator (falls er unbekannt ist) und einander kennen, es werden Regeln der Durchführung festgelegt. Das Bedürfnis der Teilnehmer nach Orientierung, Transparenz, Führung und Struktur wird schon am Anfang befriedigt. Der Moderator stellt einen Draht zu den Beteiligten her, hebt die Botschaft der Konferenz und ihren Nutzen hervor.

  • Arbeitsphase

    Sie bildet das Kernstück der Moderation. Hier werden die gewünschten Ergebnisse erreicht. Das Ziel des Moderators ist es, den Austausch konstruktiv zu fördern und zugleich den roten Faden nicht aus den Augen zu verlieren. Auch Möglichkeiten zur Aussprache werden hier geschaffen, es werden Aktivierungsinseln eingebaut und relevante Punkte visualisiert.

    Einsatz der Metaplan-Technik

    Insbesondere um kreative Prozesse zu fördern, wird gerne auf die sogenannte Metaplan-Technik zurückgegriffen. Dazu arbeitet der Moderator vorwiegend mit Stellwänden, Pinboards oder Flipcharts auf denen die Themen, Ideen und Anregungen auf Zuruf oder per ausgefüllten Karten durch die Teilnehmer aufgebracht und sortiert werden. Zusammenhänge werden so sichtbar, Abläufe lassen sich strukturieren und priorisieren oder gar durch Klebepunkte (und deren Anzahl) demokratisch durch die Gruppe bewerten.

    Die Visualisierung der einzelnen Beiträge und Anregungen erinnert nicht zufällig an agile Management-Methoden wie Kanban oder klassische Brainstormings beziehungsweise das Brainswarming. Tatsächlich lassen sich so oft schneller Assoziationen gewinnen und Lösungen finden.

    Kreativer Prozess Ablauf

  • Schlussphase

    Nun kommt es zur Fixierung der Ergebnisse und Bewertung der gemeinsamen Arbeit. Das gemeinsam erarbeitete Konzept wird auf die Anwendbarkeit und den Nutzen überprüft. Der Moderator fasst zusammen, resümiert die Ergebnisse und sendet eine Schlussbotschaft. Er kann sich auch Feedback von Teilnehmern einholen – so werden Moderationsfehler erkannt und können beim nächsten Meeting vermieden werden.

    Nachbereitung nicht vergessen

    NachbereitungLeider wird sie oft vergessen, ist aber für künftige Erfolge nicht unwesentlich: die Nachbereitung eines Meetings. Nur so lassen sich die Prozesse gezielt verbessern und Fehler vermeiden. Auch der Moderator selbst kann seine Maßnahmen und Methodenkompetenz dabei (kritisch) reflektieren. Hilfreiche Fragen hierbei sind:

    • Was ist gut, was ist weniger gut gelaufen?
    • Welche Techniken haben funktioniert, welche nicht und warum?
    • Wurden alle Spielregeln eingehalten?
    • Kam jeder zu Wort?
    • Wie lief der kreative Austausch?
    • Ist das Ziel in der vorgegebenen Zeit erreicht worden?
    • War das Ziel klug gewählt und verständlich formuliert?
    • Wie war das Feedback der Teilnehmer?
    • Was lässt sich künftig besser machen?

Moderationstipps für die Arbeitsphase

Wie schon gesagt: Die sogenannte Arbeitsphase bildet den Kern der Moderation. Speziell hierfür haben wir einige Tipps und Kniffe gesammelt, die Ihre Moderation verbessern:

  • Bereiten Sie die Sitzung vor. Sie sollten als erstes vor Ort sein. In den Minuten vor dem Eintreffen der anderen Teilnehmer haben Sie Zeit, letzte Vorbereitungen zu treffen. Überprüfen Sie die Technik, packen Sie Materialien aus und legen Sie diese bereit. Gehen Sie auch gedanklich noch einmal die bevorstehende Sitzung durch: Haben Sie an alles gedacht? Können Sie direkt loslegen?
  • Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre. Nutzen Sie die ersten Minuten des Zusammentreffens, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Jeder Teilnehmer sollte sich ermuntert fühlen, etwas zum Ergebnis beizutragen. Erläutern Sie in diesem Zusammenhang die Spielregeln, damit die Anwesenden sich von Anfang an darüber im Klaren sind, welche Umgangsformen herrschen, was erwünscht ist und was nicht.
  • Beginnen Sie mit einer Aufwärmfrage. Bei einem Workshop oder bei einer Veranstaltung, bei der sich die Teilnehmer vorher noch nicht kennen, sollten Sie zu Beginn eine kleine Vorstellungsrunde einschieben. Auch können Sie an dieser Stelle erfragen, welche Erwartungen die Teilnehmer an das Treffen haben.
  • Stellen Sie das Ziel und die Tagesordnung vor. Warum sind Sie zusammengekommen? Welches Ziel hat die Sitzung? Welche Themen werden diskutiert und auf welche Art und Weise? - diese Fragen sollten Sie zu Beginn der Sitzung beantworten. Damit stimmen Sie die Gruppe auf das, was vor ihr liegt, ein.
  • Mobilisieren und motivieren Sie die Teilnehmer. Ermutigen Sie die Teilnehmer sich aktiv und konstruktiv an der Sitzung zu beteiligen. Stellen Sie beispielsweise Fragen, wenn die Diskussion ins Stocken gerät. Fordern Sie auch Teilnehmer, die sich eher im Hintergrund halten, dazu auf, sich zu beteiligen.
  • Sammeln und strukturieren Sie Beiträge. Mithilfe von Moderationskarten und Flipcharts können Sie die Vorschläge und Beiträge der Teilnehmer sammeln und visualisieren. Auf diese Weise kann jeder der Anwesenden den Prozess verfolgen. Um die Beiträge ordnen zu können, bietet es sich an mit Kategorien zu arbeiten, beispielsweise verschiedenfarbige Karten für Ideen, Einwände und Thesen.
  • Vermitteln Sie Arbeitstechniken. Ist eine Phase in Kleingruppen vorgesehen, ist es Ihre Aufgabe diese zu organisieren und den Kleingruppen Techniken an die Hand zu geben, die ihnen die Arbeit erleichtern. Das können Kreativtechniken, wie beispielsweise das Mindmapping oder das Brainwriting sein.
  • Fassen Sie Zwischenergebnisse zusammen. Kristallisieren sich erste Ergebnisse und Lösungen heraus, sollten Sie diese für alle noch einmal zusammenfassen. Sie zeigen damit erste Fortschritte auf. Die Anwesenden wissen dann, wo sie stehen.
  • Entschärfen Sie kritische Situationen. Läuft eine Diskussion aus dem Ruder und Teilnehmer geraten aneinander, sollten Sie eingreifen und die Gemüter beruhigen. Achten Sie darauf, dass Diskussionen nicht auf persönlicher Ebene ausgetragen werden, es nicht zu Gefühlsausbrüchen kommt und keiner sich auf die Füße getreten fühlt.
  • Behalten Sie das Ziel im Blick. Als Moderator sind Sie dafür verantwortlich, dass am Ende der Sitzung ein Ergebnis zustande kommt. Merken Sie, dass die Teilnehmer sich in eine falsche Richtung bewegen oder die Diskussion ausufert, ist es Ihre Aufgabe die Teilnehmer wieder an das eigentliche Ziel zu erinnern. Greifen Sie deswegen hin- und wieder steuernd in die Diskussion ein.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Zeit eingehalten wird. Nichts ist ärgerliche als Meetings, die kein Ende nehmen. Die Teilnehmer sind in Gedanken längst woanders und das schadet dem Output. Deswegen sollten Sie immer ein Auge auf die Uhr haben.
  • Verteilen Sie Aufgaben. Wurden Ergebnisse und Lösungsvorschläge gesammelt und die Anwesenden haben sich auf eine Vorgehensweise geeinigt, geht es nun darum die weiteren Handlungsschritte zu planen. Jeder der Teilnehmer sollte die Sitzung mit einer Aufgabe verlassen. Erstellen Sie hierfür eine Aufgabenliste und verteilen die zu erledigenden To-Dos unter den Teilnehmern. Es sollte klar sein, was zu tun ist und bis wann.

Moderationstechniken: Diese 19 sollten Sie kennen

Darüber hinaus gibt es einen ganzen Handwerkskoffer, wie sich Meetings leiten und durchführen lassen. Die folgenden Moderationstechniken eignen sich allerdings nicht nur für Konferenzen - sie sind auch bei Arbeitsgruppen, Workshops oder Seminaren anwendbar.

Einige von ihnen passen nur für bestimmte Phasen des Meetings, zum Beispiel die Kennenlerntechniken, andere hingegen können in jedem Stadium angewandt oder immer wieder aufgegriffen werden, um Blockaden zu lösen.

Hier die einzelne Moderationstechniken im Überblick:

  1. Kennenlern-Matrix oder Gruppenspiegel

    Der Moderator bereitet vor dem Meeting eine Tabelle vor - am besten so groß, dass alle Teilnehmer sie vom Sitzplatz erkennen können. Die Spalten werden in Tätigkeit, organisatorische Einheit, Abteilungsname und so weiter eingeteilt, in die Zeilen kommen Namen und die jeweiligen Angaben. Jeder Konferenzteilnehmer füllt die Tabelle schon beim Reinkommen aus – auf diese Weise können alle Beteiligten einander auf den ersten Blick zuordnen.

  2. Selbst-Präsentation

    Dabei spricht jeder Teilnehmer kurz in drei Sätzen über sich selbst, zum Beispiel nennt er den eigenen Namen, Laufbahn, Ausbildung, Verantwortlichkeit und die Abteilung. Eine klassische Kennenlern- und Aufwärmtechnik.

  3. Paar-Interview

    Bei dieser Technik interviewen sich zwei ausgewählte Teilnehmer. Der Vorteil dabei ist, dass die Fragen nicht vorgegeben werden und frei gestaltet werden können. Dadurch bauen die Beteiligten schon am Anfang der Konferenz einen persönlichen Draht zueinander auf. Allerdings ist das Paar-Interview ziemlich zeitaufwendig.

  4. Steckbrief

    Jeder Teilnehmer schreibt Informationen über sich selbst auf ein Plakat, je nach Möglichkeit kann die Gestaltung auch variieren. Ist genügend Zeit vorhanden, können diese kurz vorgestellt werden, sonst reicht es auch, sie gut sichtbar aufzuhängen.

  5. Blitzlicht

    Jeder Teilnehmer hat hier die Möglichkeit, in Worten oder kurzen Sätzen die eigenen Erwartungen und Gefühle mitzuteilen, die das Thema des Meetings betreffen. Dabei gelten grundsätzliche Regeln: Die Betroffenen reden nur in der ich-Form und es gibt keine Diskussionen oder Stellungnahmen zu fremden Aussagen.

  6. Erwartungs-Abfrage

    Jeder Beteiligte bekommt eine Karte, auf der er seine Erwartung mitteilt. Der Moderator kann auch eine Gegenüberstellung der Erwartungen gestalten: Teilnehmer schreiben auf, was passieren und nicht passieren soll. Die fertigen Karten werden dann auf einer Pinnwand befestigt. Der Moderator hat dann im Laufe der Konferenz die Möglichkeit, auf die einzelnen Punkte Bezug zu nehmen.

  7. Ein-Punkt-Frage

    Für diese Technik muss der Moderator im Vorfeld eine Pinnwand vorbereiten, auf der entweder eine gleitende Skala, eine gestufte Skala oder ein Koordinatenfeld abgebildet ist. Bei der Konferenz stellt er eine Frage, zum Beispiel Wie stark ist ihr Interesse am Thema? und gibt jedem Teilnehmer einen Klebepunkt, der dann entsprechend angeklebt wird. Er kann auch um eine Erläuterung bitten, die an einem Plakat daneben als Stichpunkt notiert wird.

  8. Neugierdepunkte / Tagesordnung

    Die Tagesordnung der Konferenz wird übersichtlich auf einem Plakat dargestellt – am besten in einer Tabelle. In den Zeilen stehen die jeweiligen Themen, die Spalten klären die Betreuung, den Zeitraum und die Reihenfolge. Teilnehmer müssen mit einem Klebepunkt oder einem Marker die Tagesordnungspunkte markieren, die sie am meisten interessieren oder die sie am spannendsten finden. Je nach Ergebnis kann der Moderator die Arbeitsphasen flexibel verändern.

  9. Reizwortplakate

    Im Konferenzraum werden Themenstichpunkte oder passende Sätze auf Plakaten gut sichtbar festgemacht. Die Teilnehmer gehen von Plakat zu Plakat und schreiben auf, was ihnen zum Stichpunkt oder zum Satz einfällt.

  10. Verteilungskuchen

    Diese Moderationstechnik eignet sich gut, um aus einem komplexen Thema das jeweilige Einzelthema herauszuarbeiten und gleichzeitig zu gewichten. Dabei bekommt jeder Teilnehmer einen Kreis – er stellt einen ganzen Kuchen dar. Nun wird dieser in Einzelaspekte geteilt – je wichtiger das Teilthema, desto größer das Kuchenstück.

  11. Themenspeicher

    Der Moderator sammelt relevante Themen, die zur Konferenz gehören. Diese werden in einen Themenspeicher aufgenommen und priorisiert. Idealerweise ergeben sich Diskussionen, die eine Steuerung benötigen. Dabei werden sich alle Teilnehmer des Themas bewusst, sie nehmen sich auf eigene Faust die Themenschwerpunkte vor. Der Vorteil daran ist, dass die Aspekte aus der Gruppe kommen, einzelne Teilnehmer identifizieren sich damit und übernehmen gleichzeitig Verantwortung für die Ergebnisse. Für den Moderator ist es wichtig, alle Anwesenden mit einzubinden, die Informationen zu visualisieren und festzuhalten.

  12. Zuruf-Frage

    Der Moderator fordert die Teilnehmer auf, schnell und ungeordnet Stichpunkte in den Raum zu rufen, die das Thema betreffen. Diese werden dann am Plakat festgehalten – wenn möglich in einer sichtbaren Zuordnung. Durch diese Moderationstechnik wird die Kreativität der Gruppe gefördert – sie hat einen Brainstorming-Effekt, es gelten auch dieselben Regeln. Sie eignet sich aber nur, wenn keine Anonymität gefordert wird.

  13. Karten-Abfrage

    Die Teilnehmer schreiben einen Satz zur gestellten Frage auf Karten, die vom Moderator gesammelt und an einer Pinnwand geordnet werden. Die Anzahl der Karten ist beliebig – je nach Zeitlimit kann sie auch begrenzt werden oder die Betroffenen werden in Kleingruppen eingeteilt. Dabei darf der Moderator keine Karte außer Acht lassen, sie müssen alle gut sichtbar angepinnt werden – bei gleicher Aussage übereinander. Bei erforderlicher Anonymität, bei längerer Bedenkzeit oder bei nötiger Visualisierung der Häufigkeit ist diese Technik gut anwendbar.

  14. Cluster

    Clustern bedeutet auch Klumpen, dabei werden die Karten von der Abfrage auf verschiedene Arten angeordnet. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Der Moderator kann sie hart clustern, das heißt ähnliche Aussagen werden übereinander in eine Spalte gepinnt. Oder er kann sie weich clustern – vergleichbare Aspekte werden beieinander, verschoben oder je nach Ähnlichkeit weit voneinander befestigt. Die Zuordnung der Karten nehmen die Konferenzteilnehmer gemeinsam vor. Sie arbeiten so Aspekte heraus und legen dafür einen Oberbegriff, eine Überschrift oder einen Titel fest.

  15. Mehrpunktabfrage

    Die Festlegung der Priorität wird mit dieser Methode gemeinsam entschieden. Teilnehmer kleben Punkte an das jeweilige Thema aus dem Themenspeicher fest – dabei hat jeder Teilnehmer nur halb so viele Punkte, wie es Themen gibt. Am Ende wird die Punktzahl festgestellt, Themen werden in absteigender Reihenfolge aufgeschrieben.

  16. Maßnahmeplan

    Wurden die Prioritäten gesetzt und die einzelnen Themen diskutiert, wird nun ein Maßnahmeplan erstellt. Zur besseren Übersicht eignet sich auch dort eine Tabelle – in den Zeilen stehen die Maßnahmen, die Spalten werden nach Tätigkeit (was), Verantwortlichkeit (wer), Zuordnung (mit wem) und Zeitlimit (bis wann) aufgeteilt. Auch für Bemerkungen sollte sich Platz finden lassen. Es ist eine kritische Phase, weil die Teilnehmer nun Farbe bekennen müssen. Vor allem hier ist vom Moderator Ruhe und Übersicht gefragt – er darf nicht zulassen, dass Aufgaben zugeschoben oder eingenommen werden. Er muss die Kompetenzen und Erfahrungen der Teilnehmer berücksichtigen, ohne jemandem auf die Füße zu treten.

  17. Abschlussfrage

    Diese Technik ähnelt der Ein-Punkt-Frage. Der Moderator stellt die Frage Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis? und vergibt wieder Klebepunkte. Die Teilnehmer bewerten dann das Ergebnis durch die Skalierung. Alternativ kann der Moderator das Plakat aus der Anfangsphase aufgreifen und den Teilnehmern Punkte mit anderen Farben geben. So wird der Erfolg der Konferenz visualisiert und mit der Anfangsstimmung verglichen.

  18. Protokoll

    Alle erstellten Ergebnisse, Plakate, Gruppenarbeiten und so weiter werden fotografiert und digital an alle Teilnehmer verteilt.

  19. Zielscheibe

    Eine Zielscheibe wird auf ein Flipchart oder ein Plakat gemalt. Die Teilnehmer kennzeichnen die Zufriedenheit, den Sinn der Konferenz oder ihre Ergebnisse – die Mitte bedeutet ins Schwarze getroffen, Punkte außerhalb der Scheibe bedeuten Zeitverschwendung.

Fragetechniken

FragetechnikenFragen helfen enorm bei der Gesprächsführung und dabei die Diskussion zu lenken, Mitarbeiter zu motivieren oder zu mobilisieren. Welche Fragetechniken Ihnen hierfür zur Verfügung stehen:

  • Die offene Fragen

    "Wie können wir das Problem lösen?" Offene Fragen lassen Spielraum für ein breites Spektrum an Antworten und sind daher gerade zu Beginn einer Diskussion ein geeignetes Mittel. Häufig gewähren offene Fragen Einblick in die Meinungen und Ansichten der Gesprächsteilnehmer, da diese sich nicht durch die Fragestellung zu einer bestimmten Antwort gedrängt sehen. Bei Vielrednern muss der Moderator bei offenen Fragen jedoch vorsichtig sein und diese gegebenenfalls ausbremsen, um auch anderen die Gesprächsbeteiligung zu ermöglichen.

  • Geschlossene Fragen

    "Finden Sie diesen Lösungsvorschlag gut?" Bei geschlossenen Fragen sind die Antwortmöglichkeiten entweder bereits durch die Frage selbst, oder durch die Nennung einiger Antwortmöglichkeiten (ja / nein / weiß nicht) begrenzt. Aufgrund dieser Einschränkung sind geschlossene Fragen in einer Diskussion mit Bedacht zu wählen, da sie zu einsilbigen Antworten verleiten und das Gespräch ins Stocken gerät.

  • Reflektierende Fragen

    "Sie denken also, dass dem Unternehmen höhere Kosten entstehen?" Diese Fragen haben eine Kontrollfunktion und vermeiden Missverständnisse. Besonders nach einem fachlichen Redebeitrag kann es sinnvoll sein, die Kernaussage durch eine reflektierende Frage für alle Anwesenden noch einmal festzuhalten, um zu garantieren, dass alle auf dem gleichen Informationsstand bleiben.

  • Zielgerichtete Fragen

    "Wer hatte schon Kontakt zu diesem Kunden?" Zielgerichtete Fragen treiben den Lösungsprozess voran, indem sie konkretisieren. Auf diese Weise ist es möglich, herauszufinden, ob der vorgeschlagene Ansatz für das Problem taugt oder nur in der Theorie gut aussieht. Zielgerichtete Fragen zielen auf die Expertenmeinung einiger Gesprächsteilnehmer ab, die die Gesprächsrunde mit ihrer Expertise in die richtige Richtung lenken können.

  • Frage nach Alternativen

    "Welche anderen Möglichkeiten gibt es?" Dies bietet den Gesprächsteilnehmern erneut die Gelegenheit, sich mit dem Problem auseinanderzusetzen und nach anderen Lösungsvorschlägen zu suchen. Auch bietet es ruhigeren und introvertierten Menschen, die sich an der Diskussion bisher weniger beteiligt haben, die Chance, Ihre Ansichten einzubringen.

Das Parkinson’sche Gesetz: Behalten Sie die Zeit im Blick

Die wohl wichtigste Aufgabe des Moderators aber bleibt, die Uhr beziehungsweise die Zeit im Blick zu behalten und immer wieder auf dieses Limit hinzuweisen. Das hängt schlicht und ergreifend mit dem sogenannten Parkinson’schen Gesetz zusammen.

Das geht auf den britischen Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Deshalb sollte der Moderator immer eine Deadline setzen - nicht für die gesamte Konferenz, sondern für die einzelnen Konferenzphasen und für Diskussionen der jeweiligen Einzelaspekte.

Der kreative Prozess

Edwards Gesetz wiederum ist eine Regel, die besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Oder einfacher ausgedrückt: Je näher die Deadline rückt, desto mehr klotzt man ran.

So oder so: Je stärker Sie als Moderator Limits setzen und auf deren Einhaltung achten, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen.

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