Multitasking funktioniert nicht
So viel wie möglich auf einmal erledigen, ToDo Listen im Windeseile abarbeiten, Effizienz pur. Multitasking gilt in vielen Branchen und bei den meisten Arbeitgebern als Nonplusultra der Aufgabenerfüllung. Motto: Wer alles auf einmal macht, schafft einfach mehr und verbessert nicht nur die eigenen Ergebnisse, sondern den Erfolg der gesamten Abteilung. So weit zumindest die Theorie, denn in der Praxis zeigt sich immer wieder sehr deutlich Multitasking funktioniert nicht! Leider haben Unternehmen und auch Führungskräfte diese Erkenntnis noch nicht verinnerlicht und so werden Mitarbeiter immer noch oft zum Multitasking animiert und damit teils an den Rand der Verzweiflung gebracht, wenn ihnen im Anschluss auch noch die Schuld für Fehler oder schlechte Ergebnisse gegeben wird...

Multitasking und sein Mythos

Eine E-Mail schreiben, gleichzeitig das klingelnde Telefon nehmen, nebenbei noch schnell die Unterlagen für die anstehende Präsentation durchsehen, dem Kollegen bei einem Problem helfen, das Meeting um eine Stunde verschieben, um noch schnell ein Handout zu erstellen und natürlich alle alltäglichen Aufgaben, die zum Tagesgeschäft gehören, erledigen. Multitasking klingt wahrlich beeindruckend und ist der Traum aller Unternehmen.

Wer könnte es ihnen verübeln? Ein Angestellter, der verschiedenste Aufgaben auf einmal erledigt, ist der Inbegriff von effizientem Arbeiten - ein größerer Output bei gleicher eingesetzter Zeit. Ein Team, das multitaskingfähig ist, könnte demnach an einem Arbeitstag mehr schaffen, als ein gleich großes Team ohne Multitasking an vielleicht zwei oder gar drei Tagen. Durchaus nachvollziehbar, dass Arbeitgeber sich eine solche Arbeitsleistung wünschen.

Schon in Stellenanzeigen werden explizit Mitarbeiter gesucht, die für das Multitasking im Beruf ausgerüstet sind. Problematisch wird es allerdings immer dann, wenn der Wunsch auf die Realität trifft. Denn die vielen Vorteile, die dem Multitasking zugeschrieben werden, sind nur ein Mythos, der bereits in verschiedenen Studien widerlegt wurde.

Kurz gesagt: Multitasking führt nur dazu, dass man länger braucht, sich leichter von seinen Aufgaben ablenken lässt und dadurch mehr Fehler macht. Multitasking dauert also länger und liefert am Ende das schlechtere Ergebnis - es funktioniert schlichtweg nicht so, wie Arbeitgeber es sich wünschen würden. Leider wollen Führungskräfte das aber nicht wahrhaben und klammern sich an ihren Traum vom Multitasking.

Das Problem für Mitarbeiter: Sie werden mehr oder weniger zum Multitasking gezwungen, weil der Vorgesetzte es für richtig hält. Das kannst du doch noch irgendwo dazwischen schieben... und schon erwartet der Chef die Ergebnisse zu verschiedenen Aufgaben bei gleicher Deadline. Was bleibt da anderes übrig, als zu versuchen, alles irgendwie gleichzeitig in den Griff zu bekommen?

Leider lassen die Folgen meist nicht lange auf sich warten. Multitasking führt zu Überforderung, und der Versuch, sieben große Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, bringt anhaltenden Stress mit. Weiter geht es dann mit Frust über die schlechten Ergebnisse, mit denen man selbst unzufrieden ist, gefolgt von Ärger über den Chef, der sich auch noch erdreistet, die Arbeit zu kritisieren, die von vornherein nicht zu schaffen war.

Im schlimmsten Fall kann aufgezwungenes Multitasking also sogar dazu führen, dass Angestellte die Wahl ihres Arbeitgebers noch einmal überdenken, weil so so frustriert über die Situation sind und keinen anderen Ausweg sehen, solange in der Führungsetage kein Umdenken stattfindet.

Warum Multitasking nicht funktioniert

Der Grund, warum Multitasking nicht funktioniert, liegt im menschlichen Gehirn. Wir sind bei vielen Dingen einfach nicht in der Lage, diese gleichzeitig zu tun. Befürworter des Multitaskings bringen an diesem Punkt gerne an, dass der Mensch ständig die unterschiedlichsten Dinge zur selben Zeit tut und das Gehirn dabei in jeder Sekunde unzählige Abläufe koordiniert. So können wir beispielsweise ohne Probleme mit dem Telefon am Ohr durch die Gegend spazieren und dabei sogar noch genüsslich einen Kaffee trinken. Ja, das ist sicherlich möglich, allerdings nur, weil einige der Aufgaben dabei im wahrsten Sinne des Wortes No-Brainer sind.

Die Kapazitäten unseres Gehirns werden für diese Dinge nahezu überhaupt nicht belastet, es handelt sich um absolute Routineprozesse, die das menschliche Gehirn im Schlaf abspulen kann. Ganz anders sieht es aus, wenn schwierige und komplexe Denkprozesse gleichzeitig durchgeführt werden sollen. Dazu ist das Gehirn einfach nicht in der Lage und sucht sich stattdessen eine andere Lösung: Es findet ein schneller Wechsel der Aufmerksamkeit statt.

Eins nach dem anderen

Beim Multitasking machen wir deshalb nicht wirklich etwas gleichzeitig, wir konzentrieren uns nur abwechselnd auf verschiedene Dinge, was dazu führt, dass wir bei allen Aufgaben etwas übersehen, nirgendwo ganz bei der Sache sind und erst gar nicht fokussiert arbeiten können, weil sich unser Gehirn im ständigen Wechsel zwischen den Prioritäten befindet.

Die gute Nachricht für Frauen: Das weibliche Geschlecht brüstet sich gerne mit einer ausgeprägten Multitasking-Fähigkeit, die den Herren der Schöpfung abgesprochen wird. Für weibliche Gehirne gilt dabei natürlich auch die oben beschriebene Problematik, doch Studien konnten zeigen, dass Frauen tatsächlich besser darin sind, verschiedene Aufgaben in Einklang zu bringen. Dieser Vorteil ist jedoch jungen Frauen vorbehalten, im Alter gleicht sich die Fähigkeit zwischen den Geschlechtern wieder an.

Wie Sie dem Multitasking entgehen

Obwohl es sich um einen Mythos und Irrglauben handelt, ist das Multitasking in vielen Köpfen sehr präsent und zeigt sich auch in der täglichen Arbeitshaltung. Mal setzt der Chef es voraus, mal scheitert es an der eigenen Organisation während des Arbeitstages.

Um dem ewigen Multitasking zu entgehen, braucht es zunächst einmal die Einsicht, dass Sie sich damit selbst keinen Gefallen tun. Es mag Ihnen manchmal so vorkommen, als müssten Sie alles auf einmal erledigen, um noch rechtzeitig fertig zu werden, doch meist machen Sie es sich mit dieser Vorgehensweise nur noch schwerer, als es ohnehin schon ist. Damit Sie dem Multitasking endgültig entgehen können, haben wir noch einige Tipps für Sie:

  • Sprechen Sie mit Ihrem Chef

    Offenheit und klare Worte sind ein wichtiger Grundsatz, um nicht immer wieder ins Multitasking zu rutschen. Wenn Ihr Chef Ihnen mal wieder viel zu viele Aufgaben gibt und will, dass Sie alles gleichzeitig erledigen, sprechen Sie ihn darauf an, dass Sie in diesem Fall nicht dafür garantieren können, dass alle Ergebnisse optimal ausfallen werden.

    Begründen Sie Ihr Anliegen damit, dass Sie immer Ihr Bestes geben wollen und nicht mit sich selbst zufrieden sind, wenn Sie einer Aufgabe nur einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit schenken können. Ihrem Vorgesetzten sollte schließlich auch daran gelegen sein, dass die Qualität der Arbeit stimmt.


  • Setzen Sie Prioritäten

    Je besser Sie die Prioritäten Ihrer Aufgaben bereits im Vorfeld geklärt haben, desto leichter wird es Ihnen fallen, dem Multitasking fern zu bleiben. Wer nicht weiß, welche ToDos wichtig sind und was noch warten kann, hat oft das Gefühl, alles sofort machen zu müssen - dabei ist genau das in den meisten Fällen nicht nur falsch, sondern auch gar nicht nötig.

    Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, bevor Sie sich kopfüber in Ihre Aufgaben stürzen. Überlegen Sie, was wirklich als erstes erledigt werden sollte und welche Punkte noch warten können. Halten Sie sich dann an diese Prioritäten und überprüfen Sie regelmäßig, ob sich daran etwas geändert hat.


  • Passen Sie Ihre Arbeitsweise an

    Haben Sie ständig eine E-Mail offen, die Sie nebenbei bearbeiten, klingelt das Telefon alle fünf Minuten und Sie nehmen jeden Anruf entgegen oder steht ständig ein Kollege in Ihrer Tür, mit dem Sie kurz noch etwas besprechen, während Sie die Unterlagen vorbereiten? Oftmals sind es schlechte Gewohnheiten im Arbeitsablauf, die zum Multitasking beitragen.

    Man hat sich einfach daran gewöhnt, vieles auf einmal zu machen. Brechen Sie aus diesen alten Mustern aus und entwickeln Sie eine neue, bessere Arbeitsweise. Legen Sie beispielsweise feste Zeiten fest, an denen Sie sich Ihren E-Mails oder Telefonaten widmen - ohne gleichzeitig etwas anderes zu erledigen. Oder vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, dass Sie in bestimmten Phasen nicht unterbrochen werden wollen, weil Sie besonders konzentriert arbeiten.

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