Das schlimmste am Bewerbungsprozess ist das lange Warten. Sie haben viel Zeit und Mühe in Ihre Bewerbung gesteckt und müssen nun entweder auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch warten - oder auf die Entscheidung, ob Sie den Job bekommen oder nicht. Oft vergehen Wochen, bis Sie etwas vom potenziellen Arbeitgeber erfahren, wenn überhaupt. Was also tun? Nachfassen! Doch da fängt es schon an: Sollte man nach der Bewerbung per Telefon nachfassen? Oder besser per Mail? Und wann ist der beste Zeitpunkt und wie formuliert man das - ohne dass der Personaler genervt ist und man seine Chancen verspielt? Der folgende Ratgeber zeigt, welche Optionen Sie haben, und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten...

Bewerbung Nachfassen Email Formulierungstipps Bewerberin

Umfrage: Das nervt Bewerber am meisten

Erst kürzlich haben wir unsere Leser gefragt, was sie bei der Bewerbung am meisten nervt oder ärgert. Inzwischen haben mehr als 1500 Leser abgestimmt. Das Ergebnis ist alarmierend:

Umfrage: Das nervt Bewerber am meisten

Unter den Top3-Antworten sind mangelndes Feedback bei Absagen und überhaupt keine Rückmeldung von Seiten der Arbeitgeber. Zählt man die Stimmen der ersten drei Punkte zusammen, sind das mehr 47 Prozent - oder knapp jeder zweite Bewerber, der mangelnde Rückmeldung moniert. Das ist reichlich respektlos gegenüber Kandidaten.

PS: Hier die Umfrage im Detail...


Nachfragen nach der Bewerbung? Das ist Ihr gutes Recht

Um es gleich vorweg zu sagen: Wenn Bewerbungsprozesse sich scheinbar endlos in die Länge ziehen, ist es Ihr gutes Recht als Bewerber, beim entsprechenden Personaler nachzuhaken und nachzufassen, um sich über den aktuellen Stand der Bewerbung zu informieren. Nur bitte nicht zu früh oder voreilig. Denn das lange Warten kann viele Gründe haben:

Keine-Antwort-nach-Bewerbung-Gruende-Grafik

Wie viel Zeit gerade nach dem Vorstellungsgespräch vergeht, bis die Firma sich für einen Bewerber entscheidet, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  1. Mittelständler oder Konzern

    In Konzernen brauchen die Entscheidungsprozesse fast immer länger, weil mehr Personen daran beteiligt sind.

  2. Anzahl der Bewerber

    Bei wenigen Kandidaten geht das Aussieben schneller als bei einer größeren Menge. Je beliebter der Arbeitgeber, desto mehr Bewerbungen gibt es auf eine Stelle. Und eine Gesprächsrunde mit vielen Kandidaten kann sich leicht über mehrere Wochen hinziehen. Oft wird erst nach Sichtung des letzten Bewerbers entschieden, wer in die zweite Runde kommt.

  3. Erstvorstellung oder Folgegespräch

    Da sich in der zweiten und jeder folgenden Runde die Anzahl der Kandidaten verringert, brauchen Sie für die Zeit nach dem ersten Gespräch die meiste Geduld.

Faustregel: 2 bis 6 Wochen warten

Faustregel: 2-6 Wochen wartenWer sich auf eine Stelle bewirbt, muss Geduld mitbringen: Die Unternehmen brauchen immer länger, um sich für einen Kandidaten zu entscheiden - im Schnitt sind es 28,8 Tage vom ersten Bewerbungsgespräch bis zur Einstellung. Das ist das Ergebnis einer internationalen Studie des Arbeitgeberbewertungsportals Glassdoor (344.250 anonym Befragte). Grund sind zunehmend aufwendigere Auswahlverfahren und Interviews.

Eine lange Wartezeit muss also nicht zwangsläufig mit Nachlässigkeit oder gar bösem Willen zu tun haben. Aus den Fragebögen in unserem Arbeitgebercheck wissen wir, dass die Frist bis zu einer ersten Reaktion nach dem Versand der Bewerbungsunterlagen zwischen zwei und sechs Wochen dauern kann.

Time-to-Hire Bewerbung warten keine Antwort Infografik

Damit es erst gar nicht dazu kommt, dass ein Unternehmen Sie nach dem Vorstellungsgespräch am langen Arm verhungern lässt, können Sie allerdings schon im Vorfeld einiges tun:

  • Lassen Sie sich - etwa bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch - die Namen Ihrer Ansprechpartner und deren Funktion im Unternehmen nennen.
  • Bitten Sie im Gespräch um die Visitenkarten Ihrer Gesprächspartner.
  • Fragen Sie am Ende des Gesprächs, wie es weitergeht, und lassen Sie sich für den nächsten Schritt einen Termin nennen - oder wenigstens einen groben Zeitrahmen.
  • Brennen Sie sich positiv ins Gedächtnis Ihrer Gesprächspartner, indem Sie sich nach dem Bewerbungsgespräch ein Dankschreiben verfassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um noch einmal Ihr Interesse an einer Mitarbeit in diesem Unternehmen zu bekunden.

Solche einfachen Maßnahmen machen es Ihrem Gesprächspartner schwer, einen so netten Menschen einfach ohne Rückmeldung zappeln zu lassen. Andererseits erleichtern Sie sich dadurch das Nachfassen für den Fall, dass Sie über einen unangemessen langen Zeitraum nichts mehr von der Firma hören.

Stand des Bewerbungsverfahrens – wie formulieren?

Die Frage, wie man per Mail nachfassen und sich nach dem Stand des Bewerbungsprozesses informieren kann, tauchte erst kürzlich in unserem Schwesterportal Karrierefragen.de auf. Gerne können Sie sich auch dort anmelden, mitdiskutieren - oder eigene Fragen stellen.

Tipps für das Nachhaken: Wie aufdringlich darf ich sein?

Angenommen, Sie haben aber bereits eine angemessene Zeit gewartet und trotzdem nichts gehört. Es gab auch noch keine Einladung zum Bewerbungsgespräch. Vielleicht sind Sie sogar in der Luxus-Situation sich zwischen zwei Jobangeboten entscheiden zu müssen. Deshalb wüssten Sie gerne, wie es um Ihren Wunscharbeitgeber steht...

Dann geht es jetzt an das Nachfassen. Leider ist der Grat zwischen angemessenem Interesse und Aufdringlichkeit schmal. Deshalb hier ein paar Anregungen, wie Sie nachfassen können, ohne damit Ihrer Bewerbung zu schaden:

  1. Fragen Sie zuerst telefonisch nach

    In der ersten Phase ist es am besten, wenn Sie sich telefonisch erkundigen. Über die Stimme könne Sie mehr Informationen transportieren und auch einen falschen Eindruck sofort korrigieren. Kontaktieren Sie hierfür idealerweise die Person, an die Sie die Bewerbung geschickt haben. Eine E-Mail zu schreiben sollte erst die zweite Wahl sein, weil Sie dem Unternehmen dadurch (unter Umständen) zusätzliche Arbeit machen. Außerdem werden Sie bei einer E-Mail auch wieder einige Zeit auf eine Rückmeldung warten müssen.

  2. Bereiten Sie sich auf das Telefonat vor

    Bevor Sie den Personaler anrufen, sollten Sie sich genau überlegen, was Sie sagen möchten. Das verhindert, dass Sie ins Stottern geraten oder den falschen Ton anschlagen. Auf mögliche Rückfragen, zum Datum der Bewerbung oder einer Referenznummer aus der Stellenanzeigec sollten Sie unbedingt antworten können. Alles andere wirkt unorganisiert.

  3. Bleiben Sie freundlich und vorwurfsfrei

    Personaler reagieren empfindlich auf Vorwürfe - erst recht, wenn Sie durch die eigene Bürokratie schon genervt sind. Wie gesagt: Häufig stecken nicht böser Wille sondern Sachzwänge hinter der Wartezeit. Signalisieren Sie also Verständnis und bleiben Sie am Telefon immer höflich (Lächeln!). Einsteigen können Sie zum Beispiel so: "Ich wollte kurz nachfragen, ob meine Unterlagen angekommen sind." Oder aber: "Ich weiß, Sie haben viel zu tun und sicher auch viele Bewerbungen auf dem Tisch. Ich habe deshalb lange überlegt, ob ich mich melden soll. Aber vielleicht können Sie mir trotzdem kurz den Stand des Bewerbungsverfahrens sagen?" Nur Eines sollten Sie nie machen: einen Vorwurf formulieren, Motto: "Ich warte jetzt schon sechs Wochen..."

  4. Üben Sie keinen Druck aus

    Es wäre allerdings genauso falsch, den Personaler zu einer Entscheidung zu drängen. Nötigungen vom Typ: "Ich habe noch weitere Angebote und brauche nun eine Entscheidung von Ihnen" enden selten so, wie Sie sich das wünschen. Nicht selten vermuten Personaler dahinter einen arroganten Bluff - und wollen sehen, Motto: "Dann nehmen Sie den anderen Job." Blöd, wer dann zurückrudern muss. Der richtige Tenor ist: Sie möchten weder Druck machen, noch penetrant erscheinen, aber ein kurzes Feedback würde Ihnen helfen.

  5. Erwarten Sie keine direkte Auskunft

    Allgemeine Informationen wird man Ihnen bei dieser Art Überfallanruf ad hoc mitteilen können. Erwarten Sie aber bitte nicht, dass der Personaler Ihnen aus dem Stegreif eine Jobzusage oder Einladung ausspricht. Was Sie aber konkret nachfragen können: Wann Sie - ungefähr - mit einem von beiden rechnen oder sich wieder melden können.

Nachfassen per Mail: So bitte nicht!

Natürlich gibt es auch Bewerber, die das persönliche Telefonat scheuen - aus welchen Gründen auch immer. Oder aber Sie kommen per Telefon einfach nicht weiter, immer ist die Leitung besetzt oder der Ansprechpartner ruft partout nicht zurück... So oder so: Sie können nach der Bewerbung auch per Mail nachfassen. Entscheidend ist aber auch hier wieder, wie Sie dieses Vorhaben in die Tat umsetzen.

So eine Nachfass-Mail kann beim Leser leider leicht einen falschen Eindruck erwecken. Mit einer einzigen unbedachten Formulierung machen sich manche Bewerber dann alle Chancen zunichte, obwohl Sie bis dato noch gut im Rennen um die begehrte Position waren.

Damit Ihnen ein solcher Fauxpas erspart bleibt, beginnen wir mit vier Mails, die Sie so lieber nicht formulieren und verschicken sollten...

  1. Warum haben Sie noch nicht geantwortet?

    Es ist der Klassiker in Sachen Nachfassen - und ein grober Patzer: Hinter der - durchaus berechtigten - Frage steckt ein frecher Vorwurf. Der Ton erweckt den Eindruck, der Personaler würde seine Arbeit nicht richtig erledigen. Zugleich offenbart der Absender darin Wut und Verzweiflung. Also nichts, was ihn als Profi oder Leistungsträger auszeichnet. Nicht wirklich verwunderlich, wenn Kandidaten hierauf gleich die Absage erhalten.

    Wenn Sie Ihre Bewerbung schon vor einer Weile abgeschickt, aber noch keine Antwort bekommen haben, schreiben Sie lieber eine E-Mail, in der Sie nachfragen, ob alle Unterlagen angekommen sind, ob Sie diese noch mal schicken sollen oder ob noch weitere Unterlagen benötigt werden. Damit beweisen Sie konstruktives Denken, Problemlösungskompetenz und bekräftigen noch mal Ihre Motivation für die ausgeschriebene Stelle, ohne aufdringlich zu wirken.

  2. Sie wollten sich am Montag zurück melden, heute ist Dienstag!

    Klingt ähnlich wie der erste Punkt, mit dem wichtigen Unterschied, dass der Personaler in diesem Fall schon ein konkretes Datum für seine Rückmeldung genannt hat. Verstreicht dieser Tag ohne eine Antwort, ist der Frust zwar verständlich, ihn derart zu ventilieren, ist aber unprofessionell. Mit dieser Formulierung beschuldigen Sie den Adressaten der Unpünktlichkeit ohne die Umstände zu kennen. Das Weitere kann kein Gespräch mehr auf Augenhöhe sein - und ist damit Ihren Jobchancen wenig zuträglich.

    Zeigen Sie lieber Verständnis dafür, dass einige Prozesse mehr Zeit in Anspruch nehmen, als angenommen. Warten Sie lieber noch ein bis zwei Tage ab und fragen Sie dann nach, ohne das Verhalten zu verurteilen. Vielleicht ist Ihr Ansprechpartner auch einfach krank geworden, Motto: "Da ich bislang nichts von Ihnen gehört habe, wollte ich nur nachfragen, ob alles in Ordnung ist oder ich Sie noch irgendwie unterstützen kann?"

  3. Ich bin dankbar für jede Antwort...

    Diese Mail sagt vor allem eines aus: Ich bin verzweifelt. Gerade nach mehreren Absagen ist die Reaktion zwar nachvollziehbar. Doch rücken sich Bewerber damit nicht unbedingt ins beste Licht. "Jede Antwort" ist einfach viel zu beliebig. Sie wollen den Job doch und sind auch davon überzeugt, der oder die Beste dafür zu sein?! Also können Sie eigentlich nur mit einer positiven Antwort und Einladung zum Bewerbungsgespräch zufrieden sein. Besser wäre: "Ich bin dankbar für eine baldige Antwort."

  4. Haben Sie schon eine Entscheidung getroffen? Ich habe auch andere Angebote.

    Gefährlich! Falls die Aussage stimmt, müssen Sie sich sowieso selbst entscheiden. Der Versuch, dies indirekt zu delegieren, wirkt latent unentschlossen. Die meisten Bewerber versuchen an der Stelle aber auch einfach nur zu bluffen. Und Nötigung hat noch nie ans Ziel geführt, wenn es darum geht, einen Job zu bekommen. So oder so steckt in der Aussage eine folgenschwere Subbotschaft - die, dass Sie die Stelle eigentlich gar nicht so dringend wollen und sie nur eine Möglichkeit von vielen darstellt. Aber welcher Arbeitgeber stellt schon derart opportune Mitarbeiter ein?

    Sicher: Da sich die meisten Bewerber auf mehrere Stellen bewerben, kann es vorkommen, parallel zwei oder mehr Jobangebote zu haben - auch wenn es sich dabei um ein Luxusproblem handelt. Hat sich Ihr Favorit noch nicht gemeldet, bitten Sie lieber bei den anderen Unternehmen um ein wenig Bedenkzeit. So erhalten Sie sich die Chance, doch noch eine positive Rückmeldung zu erhalten, ohne den Personaler zu erpressen. Sprechen Sie ruhig an, dass es Ihr Wunsch ist, für diesen Arbeitgeber tätig zu werden. Auf diese Weise erscheinen Sie ehrlich und offen.

Nachfassen per Mail: Diese Formulierungen wirken positiv

Nachdem Sie nun wissen, wie es besser nicht geht, folgen hier noch ein paar Beispiele und Formulierungen, wie Sie per Mail nachfassen können, ohne dabei frustriert oder vorwurfsvoll zu klingen. Letztlich geht es immer darum, beim Nachfragen keine Brücken zu zerstören, über die man vielleicht noch mal laufen will.

So können Bewerber schriftlich nachfassen:

Sehr geehrte Frau Mustermann,

es ist schon ein bisschen her, dass ich Ihnen meine Bewerbung auf Ihre Stelle als _________ geschickt habe. Ich bin mir bewusst, dass Sie vermutlich viele Zuschriften erhalten haben und der Bewerbungs- und Auswahlprozess einige Zeit in Anspruch nimmt. Weil ich aber noch überhaupt nichts gehört habe, mache ich mir allerdings Sorgen, ob meine Unterlagen überhaupt angekommen sind oder ob Ihnen noch wichtige Informationen fehlen. Falls dem so ist, würde ich mich über ein kurzes Signal freuen, und ich schicke Ihnen die fehlenden Unterlagen per Mail oder postalisch zu.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich bedanke mich ganz herzlich für Ihre freundliche Mail vom 1.5.2016. Sie haben inzwischen bestimmt noch mehr Bewerbungen bekommen und benötigen einige Zeit zur Durchsicht der Kandidaten. Dennoch wollte ich mich erkundigen, wann ich - ungefähr - mit Ihrer Antwort rechnen kann. Ich bin noch immer sehr an der Stelle als _________ in Ihrer Firma interessiert und würde mich natürlich über eine baldige und positive Rückmeldung freuen.

Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Nachfassen nach Vorstellungsgespräch: So geht's

Angenommen, Sie sind schon eine Runde weiter, waren beim Vorstellungsgespräch, haben dieses mit Bravour absolviert. Trotzdem ist Ihre persönliche Wartefrist plus eine Woche Puffer ergebnislos verstrichen. Auch dann können Sie zu Recht nachfragen.

Rufen Sie dazu am besten diejenige Person an, mit der Sie bisher am meisten zu tun hatten. Das wird häufig jemand aus der Personalabteilung, manchmal aber auch der Fachvorgesetzte sein.

Auch hierbei gelten die obigen Empfehlungen:

  • Bleiben Sie stets freundlich und höflich.
  • Machen Sie weder Druck, noch Vorwürfe.
  • Zeigen Sie keine Ungeduld und stellen Sie kein Ultimatum.

Bekunden Sie stattdessen noch einmal deutlich Ihr Interesse an der Position und fragen Sie, wann Sie voraussichtlich mit einer Entscheidung rechnen können.

Wenn Ihnen tatsächlich die Zeit davonläuft, tragen Sie Ihre Argumente sachlich vor: etwa die in Kürze auslaufende Kündigungsfrist oder das erwartete Angebot eines anderen Arbeitgebers, das Sie annehmen würden, wenn es bei dieser Firma nicht klappt.

Versuchen Sie zwischen den Zeilen herauszuhören, ob Sie eine reale Chance auf den Job haben oder ob Ihr Gesprächspartner nur versucht, die Sache weiter hinauszuzögern. Wenn Sie das Gefühl haben, ein Kandidat zweiter Wahl zu sein, den man nur hinhält, bis die erste Wahl unterschrieben hat, können Sie vorsichtig auf den Busch klopfen, etwa so:

Kann es sein, dass meine Bewerbung auf dem Stapel mit dem Fragezeichen liegt?

Mit viel Charme und einer Prise Humor ist es Bewerbern schon gelungen, auf diese Frage eine ehrliche Antwort zu erhalten. Und selbst wenn die Antwort darauf zögerlich kommt und man versucht, Ihnen auszuweichen, ist das ja auch schon eine Antwort...

Leider ist die Hinhaltetaktik bei vielen Arbeitgebern beliebt, und es wird sich kaum vermeiden lassen, dass auch Sie ihr hin und wieder zum Opfer fallen.

Immerhin: Nachhaken, nachfassen und nachfragen sind absolut legitime Mittel der Gegenwehr - solange Sie selbst dabei ganz Profi bleiben.

Extra-Tipp: Immer weiter bewerben!

Extra-Tipp: Immer weiter bewerbenEgal, ob und wann Sie ein Feedback erhalten: Hören Sie sich bitte weiter um und bewerben Sie sich auch noch woanders! Alles auf eine Karte zu setzen, wäre töricht.

Selbst nach einem (aus Ihrer Sicht) guten Vorstellungsgespräch, sollten Sie sich weiterhin bewerben und Einladungen zu Jobinterviews wahrnehmen:

  • Erstens, weil Sie so die Initiative behalten.
  • Zweitens, weil Sie Ihre Chancen auf einen Job erhöhen.
Mitarbeit: Dr. Cornelia Riechers, Vera Moor
[Bildnachweis: puhhhaby Shutterstock.com]

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