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Nette, hilfsbereite Kollegen sind der Humus auf dem das gute Betriebsklima gedeiht. Solche Mitarbeiter mag jeder. Sie machen das Leben leichter – das eigene vor allem. Nie schlagen sie eine Bitte aus oder lehnen Hilfe ab. Wenn andere schon murren oder offen rebellieren, opfern sie sich immer noch selbstlos auf. Das ist, keine Frage, ungeheuer sozial, aber auch ungeheuer blöd.

Der Klügere gibt solange nach, bis er der Dumme ist. Wer anderen seine Hilfe allzu bereitwillig zukommen lässt, zahlt dafür einen hohen Preis: Nicht nur, dass sich derjenige hernach fühlt wie ein Teebeutel nach dem dritten Aufguss, Stress wegen Überforderung gehört heute zu den häufigsten Bürokrankheiten. Hilfsbereite stehen stets in der Gefahr, skrupellos ausgenutzt zu werden. Zum Beispiel durch jemanden, der sich vor einer unangenehmen Arbeit drücken möchte. Oder vom Chef, der einen mit einem zusätzlichen Projekt überrumpelt, obwohl man schon bis über beide Ohren mit Arbeit eingedeckt ist. Mal geht es darum, Arbeit einfach nur abzuwälzen, mal um Risikostreuung: Geht der Auftrag in die Hose, ist der Helfer Schuld. Schafft er es, fühlt sich der Boss bestätigt: „Sehen Sie, geht doch!“ Eine böse Zwickmühle.

Obendrein laufen die Wohltäter permanent Gefahr sich zu verzetteln, weshalb sie wenig souverän wirken und am Ende sogar weniger respektiert werden als jene, die zögern und ab und an einfach „Nein“ sagen. Es ist das Gesetz von Angebot und Nachfrage: Was leicht zu haben ist, hat weniger Wert. Wer sich dagegen vornehm zurückhält, verweigert und rar macht, wird viel mehr geachtet.

Wenn Sie also im Büro jemandem einen Korb geben müssen, dann kommen dafür letztlich drei Gruppen infrage: Kollegen, Kunden oder Chefs. Für alle drei gilt, dass Sie ihnen die Abfuhr möglichst schonend beibringen sollten. Das heißt nicht, dass Sie lange um den heißen Brei herumreden sollen, im Gegenteil: Eine klare, deutliche Absage gehört sich einfach. Mit einer Wischiwaschi-Abfuhr tun Sie sich keinen Gefallen, weil die nur Missverständnisse erzeugt, und Sie stehen am Ende da wie ein Wortbrüchiger.

NEIN zum Chef

Verletzend und respektlos werden sollten Sie aber auch nicht. Einem Boss einen Korb zu geben, ist immer heikel, erst recht, wenn der gerade schlecht auf einen zu sprechen ist, miese Laune hat oder künftig Entlassungen drohen. In diesem Fall ist ein achtungsvoller Ton, gepaart mit einer subtilen Ausweichstrategie essenziell für das Gelingen Ihrer Mission. Oder anders formuliert: Die richtige Antwort gegenüber dem Chef beginnt immer mit der Phrase: „Ja, aber …“ Versuchen Sie vielmehr sanft auszuweichen, etwa indem Sie …

• … Alternativen anbieten. „Ich habe leider nicht die Zeit, später bei der Präsentation dabei zu sein. Aber ich könnte helfen, vorher die Folien aufzubereiten.“ „Ich muss unbedingt vorher noch diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern. Falls es eilig ist, vielleicht hat Klaus ja gerade etwas Zeit …“
• … die Folgen verdeutlichen. „Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegenbringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X zwangsläufig nach hinten verschieben. Ist das in Ihrem Sinne?“ „Ich kann das gerne machen, Sie wissen aber, dass ich dafür nicht die qualifizierteste Person im Team bin?“
• … dramatisieren. „Ich bin zurzeit enorm eingespannt, sodass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.“ „Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.” „Ich kann das mit meinem Gewissen nicht vereinbaren.“
• … den Chef an sein Wort erinnern. „Wir hatten seinerzeit verabredet, dass das andere Projekt unbedingt Vorrang hat. Können Sie mir bitte kurz erklären, wieso die Prioritäten gewechselt haben?“ „Sie hatten mir für heute Nachmittag freigegeben. Inzwischen habe ich eine paar wichtige Termine, die ich nicht mehr absagen kann.“ Mit solchen Erinnerungen dürfen Sie den Boss allerdings weder bedrängen noch brüskieren. Sie wollen ihn schließlich nicht zum Armdrücken herausfordern.
• … um Mithilfe bitten. „Sie wissen, ich arbeite gerade auch an X und Y. Um alles tiptop zu erledigen, bräuchte ich Unterstützung, sonst wird das nichts.“ Der Vorteil dieser Strategie ist: Wenn Sie den Beistand gut begründen, der aber nicht greifbar ist, sucht Ihr Boss womöglich selbst nach einer Alternative.

Einige Ratgeber empfehlen, die Begründungen so knapp wie möglich zu halten, weil sie sonst wie eine Rechtfertigung aussehen könnten – und deren Glaubwürdigkeit sinkt zudem mit steigendem Textumfang. Das stimmt. Dennoch empfehle ich diese Strategie wirklich nur bei verständnisvollen Bossen. Andernfalls braucht er eine plausible Erklärung. Sonst laufen Sie Gefahr, dass er Sie für einen renitenten Phlegmatiker hält. Unabhängig davon, wie Ihr Chef tickt, gilt eines jedoch bei allen Abfuhren: Niemals, wirklich niemals sollten Sie Ihren Vorgesetzten anlügen, wenn Sie Ihr Nein begründen! Früher oder später kommt so etwas heraus, und dann ist Ihre Reputation flöten. Sie haben einen schweren Vertrauensbruch begangen und obendrein dem Chef die Hilfe versagt. Spätestens jetzt stehen Sie auf seiner persönlichen Abschussliste.

NEIN zu Kunden

Das eben Gesagte trifft Kunden gegenüber übrigens genauso zu. Doch haben die zuweilen die Angewohnheit, deutlich verständnisloser und unbarmherziger zu sein – zumal, wenn Sie sich wie Könige fühlen, weil Sie einen Großteil zu Ihrem Umsatz beisteuern. Bei solchen Typen lässt sich ein Ja manchmal partout nicht vermeiden. Sie können dann aber wenigstens versuchen, künftige Anfragen vorsorglich zu kanalisieren, indem Sie …

• … gemeinsam vorplanen. Zeigen Sie zunächst Verständnis („Ich sehe Ihren Punkt“), und kommen Sie dem Wunsch des Kunden bereitwillig entgegen. Sagen Sie ihm aber auch, dass es Ihre Kapazitäten gewaltig belastet. Fragen Sie deshalb: „Wie können wir unsere Zusammenarbeit verbessern, um künftig auszuschließen, dass so etwas erneut passiert?“
• … eine Frist vorgeben. Sagen Sie Ja, setzen Sie zugleich aber ein Zeitlimit: „Ich kümmere mich sehr gerne darum. Dann müssen Sie mir aber bis Ende der Woche dafür Zeit geben.“ Oder: „Ich erledige das sofort, aber nur, wenn es nicht länger als eine Stunde dauert. Danach habe ich einen wichtigen Termin.“
• … einen Gefallen einfordern. „Ich werde versuchen, was sich machen lässt. Wir können dann ja einen Ausgleich finden, wenn ich einmal in Bedrängnis gerate.“

NEIN zu Kollegen

Bei Kollegen wiederum sieht die Sache noch mal anders aus. Befüllen die Ihren Schreibtisch zum wiederholten Mal mit zusätzlicher Arbeit, haben Sie etwas mehr Reaktionsspielraum. Allerdings: Auch hier sollten Sie Ihrem Ärger nicht ungebremst Luft machen und lospoltern. Besser, Sie hören sich deren Anliegen erst einmal an und lehnen dann gegebenenfalls ab, indem Sie …

• … um Verständnis werben. Ein Büronachbar fragt Sie, ob Sie sich an einem Geburtstagsgeschenk für einen Kollegen beteiligen wollen. Sie denken: Wenn ich jetzt Nein sage, halten mich alle für geizig und einen Eigenbrötler. Tatsache aber ist: Keiner ist verpflichtet, einem Kollegen etwas zu schenken – erst recht, wenn man sich kaum kennt. Deshalb wäre es völlig ausreichend, wenn Sie die Frage mit einem „Eigentlich kenne ich Klaus kaum. Ich denke, ich werde ihm lieber persönlich gratulieren“ quittieren. Alternative Antworten in anderen Situationen sind: „Ich finde das Angebot sehr schmeichelhaft, aber ich habe offen gestanden gerade andere Pläne.“ „Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Jahr nicht schon wieder übernehmen.“
• … konsequent bleiben. Auch Sie haben Pläne, Abgabetermine, Grundsätze. Das alles sind gute Gründe, warum Sie der Bitte nicht stattgeben können. Und die dürfen Sie durchaus nennen: „Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.” „Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.“ „Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.“ „Es tut mir leid, aber ich leihe Freunden grundsätzlich kein Geld.“
• … den Ball zurückwerfen. Vielleicht steckt hinter der Bitte auch nur Unsicherheit: Statt selbst die Verantwortung zu übernehmen, versucht der Kollege die Last zu verteilen. Verantwortungsvoller von Ihnen wäre es, den Mitarbeiter an seiner Herausforderung wachsen zu lassen: „Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, unterstützen kann ich später immer noch.“ Oder: „Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe übertragen. Er hat sich sicher etwas dabei gedacht.“ Das ist überhaupt nicht herzlos. In der größten Not können Sie immer noch einspringen. Und wenn Ihre Motivation dabei wirklich ist, den anderen indirekt zu fördern, wird er das spüren – und verstehen.
• … die Unverschämtheit der Bitte offenbaren. „Mir macht diese Arbeit auch keinen Spaß – aber es ist deine Aufgabe!“ Auch das ist zulässig, wenn Sie das Ganze nicht scharf, sondern mit einem Lächeln sagen. Wenn es allzu offensichtlich ist, dass der Kollege nur einen lästigen Job loswerden wollte, wird er spüren, dass er Sie nicht für dumm verkaufen kann. Versucht er das weiterhin, dürfen Sie ihn auch öffentlich bloßstellen. Das ist nicht unkollegial – er ist es.
• … sich sehr kurz fassen. „Nein.“ (Und für internationale Kollegen: Unter dieser Internetadresse finden Sie das Wort Nein in 520 Sprachen)

Ich weiß, die Versuchung ist groß, einem Konflikt auszuweichen und zu sagen: „Ich denke darüber nach und sage dir dann Bescheid.“ Wobei diejenigen allerdings nie Bescheid sagen, sondern hoffen, das Problem aussitzen zu können. Glauben Sie mir, so verschieben Sie den Ärger nur und machen ihn noch größer. Nicht wenige werten eine unbestimmte Antwort als Zusage und sind dann (zu Recht) stocksauer, weil Sie sie haben sitzenlassen. Wie heißt es so schön in der Bibel: „Eure Rede sei ja, ja oder nein, nein. Alles andere ist von Übel.“