8 von Jochen Mai am 22. Juli 2010 → Wettbewerb in

No-Tech – Zeitmanagement auf Papier funktioniert besser

Ein Gastbeitrag von Sebastian Keil, COO bei WBN:Digital

Things, Basecamp, iGTD, Remember the Milk, TeuxDeux – kennen Sie alle? Sogenannte Produktivitäts-Apps, also Programme mit denen man im weitesten Sinne To-do-Listen verwaltet. Ob Desktop-Programm, Tool innerhalb der Email-Inbox, webbasierte Ordnung oder App fürs Smartphone – für jeden gibt es die passende Lösung, ob mit oder ohne David Allen’s Produktiviäts-Klassiker “Getting Things Done”.

Aber haben Sie darunter (oder woanders) Ihre ultimative Lösung gefunden, inklusive Synchronisation mit dem Smartphone? Also das System? Im Folgenden geht es um meines: Ich habe aufgehört zu suchen. Nicht, weil ich nicht fündig geworden wäre – die beiden webbasierten Lösungen TeuxDeux und Basecamp finde ich schon ziemlich gut. Sehr sauber und aufgeräumt designt, machen die beiden einem das Erfassen von Aufgaben einfach. Doch ein System ist einfach immer nur so gut, wie es in Stresszeiten funktioniert.

Bei mir zum Beispiel ist es in Stresszeiten so: Statt Notiz-Apps oder Kalender-Tasks tritt Papier in den Vordergrund. Immer. Keine Zeit, neue Einträge zu machen und diese dann gewissenhaft zu taggen. Aus diesem Grund habe ich irgendwann beschlossen, mein System von vornherein auf Papier auszurichten – so bricht auch in Stresszeiten, die in einer Agentur ja eher die Regel sind als die Ausnahme, nichts zusammen.

Idealerweise beginnt der Tag mit einem Blick auf den (digitalen) Kalender und einem kurzen Review dessen, was ansteht. Dann werden die drei wichtigsten großen Aufgaben definiert und mindestens eine vor der morgendlichen Emailrunde erledigt.

Das funktioniert! Dann ist es oft erst 10 Uhr und ich habe schon ordentlich was geschafft. Meine Zettel halten oft auch länger, dann wird es schonmal scheinbar unübersichtlich und farbiger. Rechts, in dem Abschnitt meiner DIN-A4-Seite, die Blogger wohl als „Sidebar“ bezeichnen würden, stehen Kurzzeitnotizen: Anrufliste, Themen über die ich bloggen könnte und Stichworte die später woanders abgelegt werden wollen. Da dieses Blatt aber immer neben meinem Computer liegt, ist eine Struktur vorgegeben.

Unter dem Computer liegt ein weiteres Blatt – meine „hochmoderne“ Zeiterfassung. In diesem sogenannten Bubble-Timer erfasse ich 15-minütig die erledigten Jobs.

Die Übersetzung von Zeit in Zentimeter auf der einen Seite und auf der anderen die Freiheit, auch Tätigkeiten zu erfassen, die nicht in unserer Agentursoftware vorgesehen sind, machen diese Art der Zeiterfassung für mich so wertvoll. Vor allem ist hier Raum, ehrlich mit sich selbst zu sein. Wie viel habe ich heute tatsächlich gearbeitet, wie viel Zeit habe ich auf karrierebibel.de verbracht? Mithilfe von RescueTime, einem Plugin, dass meine Computernutzung untersucht und mir aufschlüsselt, welche Webseiten ich am längsten Besuche und alle Computeraktivitäten auch in Kategorien wie Buchhaltung, Präsentation oder E-Mail unterteilt, erhalte ich außerdem Fakten, nach denen ich mich selbst korrigieren kann – wenn ich das möchte.

Ich führe einen Kalender für Termine, und der ist in der Tat digital, wird mit dem iPhone gesynct und liefert SMS-Erinnerungen, damit ich nichts versäume. Dennoch bietet Papier allein durch das freie Format Vorteile, die ein Monitor nicht hat. Manchmal ist es für mich hilfreicher, auf einen Blick wirklich alles sehen zu können, als papierlos zu arbeiten.

Ich habe einen Stapel Jobtaschen in einem Fach aktuelle Jobs, gefüllt mit: Papier. Ich schaue morgens hinein und entscheide dann, was zu tun ist. Um den Bogen zu den Stresssituationen zu spannen: Es ist die Kombination aus Haptik und Visualisierung, die mich entspannt. Der Haufen Arbeit muss geschafft werden, von oben nach unten, in der Reihenfolge die ich vorgebe. Stift und Papier sind dann oft schneller als die Maus, denn ich muss nicht erst warten, bis der Arbeitsspeicher Powerpoint freigibt, der Sat1-Ball verschwindet und sich meine To-do-App geöffnet hat. Außerdem notiere ich mir häufiger: „Ruf bitte noch X zurück“, „Die Druckerei braucht noch die RAL-Farbe“, „Deine Frau bittet, dass du auf dem Heimweg Butter einkaufst“, „Der Sand für die KiTa wurde nicht geliefert“ plus die zwei Ideen, die einem beim Telefonat mit der Anzeigenleitung kommen. Notiert in zehn Sekunden mit Stift und Papier! Und alle sind zufrieden.

Warum das Ganze?

Kommt es in meiner Branche nicht doch eher auf Resultate an, nicht auf den Weg, der zu ihnen führt? Eher auf das Was, als auf das Wie? Mag sein. Doch das Was kann ohne das Wie nicht funktionieren. Um Unordnung auszugleichen, muss man schon sehr kreativ sein, und auf dem Arbeitsmarkt ist der Platz für unorganisierte Kreative begrenzt. Außerdem kann eine Firma nur dann wirtschaftlich gute Ergebnisse liefern, wenn die Mitarbeiter effizient arbeiten – das gilt besonders für große Agenturen und Netzwerke. Auch wenn wir die meisten Daten in digitaler Form austauschen – auf Papier will ich nicht verzichten.

Über den Autor
Sebastian Keil, Jahrgang 1974, ist COO bei WBN:Digital, der jungen Online-Abteilung der Hamburger Agentur WBN: Büro für Kommunikation, in der der studierte Amerikanist bereits seit acht Jahren arbeitet.

Dieser Artikel wurde für den Autorenwettbewerb 2010 eingereicht. Am Ende der Veröffentlichungsphase entscheiden eine unabhängige Jury sowie die Leser darüber, welcher Gastbeitrag der beste ist.

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