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Es war gerade das Jahr 1955 als der Historiker Cyril Northcote Parkinson im britischen Wirtschaftsmagazin "The Economist" einen denkwürdigen Beitrag unter der Überschrift "Parkinson’s Law" veröffentlichte. Es war ein Essay über die bürokratische Ineffizienz und sicher nicht ganz ernst gemeint. Typisch britischer Humor eben. Doch auch wenn dazu bis heute jede wissenschaftliche Grundlage fehlt - das Parkinsonsche Gesetz hat Welt- und Wirtschaftsgeschichte geschrieben, denn es ist wahr und lässt sich immer wieder im Alltag beobachten...

Das Parkinsonsche Gesetz: Oh, schon sooo spät?!

Das angeblich neu entdeckte Gesetz stand damals im zweiten Absatz. Es lautet lapidar:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).

Mit anderen Worten: Je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir auch dafür, Motto: Warum eine Sache in drei Minuten erledigen, wenn man drei Stunden dafür hat?

Parkinson-Gesetz-Grafik

Parkinsons Kritik zielte damals vor allem auf die britische Verwaltung und Bürokratie, insbesondere jene in der Marine. Dort war die Zahl der Admiräle zwischen 1914 und 1928 um stolze 78 Prozent gestiegen, während die Anzahl der Schiffe um 67 Prozent gesunken war und die der Offiziere um 31 Prozent. Mit anderen Worten: Es gab weniger Arbeit, aber mehr Chefs.

Deshalb formulierte Parkinson auch noch zwei weitere Lehrsätze, die in vielen Büros dieser Welt ebenfalls Gültigkeit haben dürften:

  • Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.
  • Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit.

Der Mann hatte Humor. Parkinson verstarb 1993 im Alter von 83 Jahren. Den Sinn für Satire hat er sich allerdings über das Grab hinaus bewahrt. Sein Gesetz steht sogar auf seinem Grabstein.

Parkinsonsches Gesetz: Gearbeitet wird zum Schluss

Natürlich war Parkinsons Essay Satire - jedoch mit wahrem Kern, der sich jeden Tag aufs neue im Job offenbart:

  • Beispiel Meetings: Egal, ob sie 10 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde dauern - die Beschlüsse fallen immer erst ganz zum Schluss. Vorher wird gelabert, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen.
  • Beispiel Projekte: Bis kurz vor Deadline daddeln alle rum - mit Diskussionen, Bedenken, Eventualitäten, mit Alle-ins-Boot-holen. Wirklich gearbeitet und realisiert wird aber erst kurz vor knapp.
  • Beispiel Arbeitszeit: Ist es nicht komisch, dass manche Arbeitnehmer immer exakt gleich lange im Büro werkeln, obwohl ihre tatsächliche Arbeitsmenge starken Zyklen unterliegt? Anwesenheit gilt immer noch vielen als Indiz für Produktivität. Leider.

Tatsächlich es ist so: Wer für die Erledigung einer Aufgabe 20 Minuten eingeplant hat und plötzlich 40 Minuten Zeit zur Verfügung hat, wird prompt auch die 40 Minuten für die Aufgabe in Anspruch nehmen.

Wir schöpfen den Rahmen gerne voll aus – nur nicht immer zu unserem Besten.

Aufgaben aufschieben: Warum machen wir das überhaupt?

Das dauert ja eine Ewigkeit! - Soviel Zeit muss sein!

Zugegeben, eine Aufgabe in die Länge zu ziehen und die echte Arbeit zu verschieben, kann Vorteile haben. Manchmal erledigt sich ein Problem so von selbst - Geduld und Abwarten können sind schließlich auch Tugenden.

Gegen das bewusste und entschiedene Aufschieben ist auch schwer etwas zu sagen. Die Haltung wird aber dann gefährlich, wenn sie unbewusst und chronisch abläuft.

Wissenschaftler unterscheiden in dem Fall zwischen zwei Aufschieber-Typen:

  1. Den Erregungsaufschieber.

    Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.

  2. Den Vermeidungsaufschieber.

    Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen. Und viele setzen - fälschlicherweise - Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse. Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese Erfolgserlebnisse subjektiv zu weit entfernt. Mitunter entsteht sogar die Angst zu versagen, die Angst vor falschen Entscheidungen oder Angst vor Ablehnung.

Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, E-Mails lesen,...), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Und wer über viel Arbeit klagt, erntet meistens auch noch Mitgefühl...

Das Ergebnis sieht dann aus, wie in dieser Grafik:

Prokrastination-aufschieben-morgens

Dahinter steckt meist eine geringe Frustrationstoleranz. Die aber - und das ist die gute Nachricht - lässt sich trainieren.

Parkinsonsches Gesetz: Was hilft?

Im Grunde gibt es gegen das Parkinsonsche Gesetz eine einfache Lösung:

Setzen Sie beherzt knappere Limits.

Statt Meetings ewig laufen zu lassen, sparen Sie besser Laberzeit und setzen für die Konferenz von vorne herein 15 Minuten an, die Sie auch strikt einhalten. Mag sein, dass das beim ersten und zweiten Mal noch für Hektik und überstürzte Entscheidungen sorgt. Beim dritten und vierten Mal aber erscheinen die Kollegen schon pünktlich und kommen auch schneller zum Punkt. Limits disziplinieren.

Hinzu kommt noch ein anderer Effekt, der in der Wissenschaft (diesmal keine Satire) auch als Goal-Gradient-Effect bekannt ist - oder als Edwards Gesetz.

Dieses Gesetz wiederum besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt.

Klingt unglaublich wissenschaftlich und kompliziert, bedeutet aber einfacher gesagt, dass wir uns umso mehr anstrengen, je näher die Deadline rückt.

Parkinsonsche-Gesetz-Edwards-Gesetz-Grafik

Den Goal-Gradient-Effect entdeckt hat übrigens der Verhaltensforscher Clark Hull – und das bereits 1932. Ob bewusst oder nicht, die Wirkungsweise machen sich zahlreiche Menschen ebenfalls zunutze: Fitness-Trainer etwa, die uns anfeuern: Komm, eine Runde geht noch! Oder raffinierte Verkäufer, die uns in einer zähen Verhandlung offenbaren: Das Angebot gilt aber nur noch bis Montag!

Vor kurzem entlarvte ein Forscherteam um Ran Kivetz von der amerikanischen Columbia Universität eine noch viel perfidere Masche, wonach wir uns sogar künstlich in diesen Zustand der Endzeit-Euphorie versetzen können - selbst wenn es sich dabei nur um eine Illusion handelt.

Bei einem dieser Experimente verteilten die Wissenschaftler sogenannte Bonus- oder Treuekarten an ihre Probanden, wie man sie heute von Sandwich-Ketten oder anderen Schnellrestaurants kennt. In diesem Fall stammten sie von einem Coffeeshop in der Nachbarschaft.

Das Angebot lautete wie so oft: "Kaufe zehn Kaffee und bekomme einen umsonst." Nur war der Trick diesmal, dass einige Teilnehmer besagte Karte erhielten, für die zehn Treuepunkte nötig waren; die andere Hälfte musste zwölf Kaffees kaufen, um an das Treuegeschenk zu gelangen – dafür klebten aber schon zwei Bonuspunkte auf der Karte.

Wie erwartet, bemühten sich die Probanden in beiden Fällen mit jedem weiteren Kaffee zügiger um den Bonus, was den eingangs erwähnten Effekt bestätigte. Nun aber offenbarte sich die ganze psychologische Wucht der Zwölferkarte: Ihre Besitzer griffen noch gieriger zu, um möglichst schnell an den versprochenen Gratisbecher zu gelangen. Obwohl die Differenz bei beiden Karten exakt zehn Punkte ausmachte, wirkten die beiden vorhandenen Treuepunkte wie ein Verkaufsturbo - gefühlt waren die Probanden ihrem Ziel schon näher.

Wahrhaft Erfolgreiche halten den Graben zwischen Wunsch und Wirklichkeit eben möglichst klein.

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