Wenn draußen die Temperaturen den Höhepunkt erreichen, kehrt in vielen Büros Ruhe ein. Nicht nur viele Kollegen sind im Urlaub, sondern ebenso Kunden und Lieferanten. Das schafft Zeit, Aufgaben zu erledigen, die in der hektischen Betriebsamkeit des Arbeitsalltags zu kurz kommen. Und natürlich ist dann auch Platz für vorbereitende Arbeiten, um im Rest des Jahrs nochmal richtig durchstarten zu können.

Zugegeben: Das funktioniert nicht in jedem Unternehmen. Wenn der Betrieb fast unvermindert weiterläuft, obwohl die Hälfte der Belegschaft in den Ferien ist, hilft nur erhöhte Schlagzahl, um die Aufgaben zu bewältigen – und sich damit den eigenen Urlaub erst recht zu verdienen.

Oft genug ist aber so wenig los, dass die Arbeitstage richtig entspannend sind. Und das dürfen Sie auch gerne ein paar Tage lang genießen, um sich ein wenig zu regenerieren. Irgendwann wird Ihnen surfen, chatten und Soltaire spielen aber ganz sicher zu langweilig, schließlich werden Sie dafür ja auch nicht bezahlt. Deswegen sollten Sie sich andere Aufgaben suchen und die gewonnene Zeit und Energie sinnvoll nutzen.

Ausmisten

Zuerst ist der ganze Ballast dran, der sich übers Jahr angesammelt hat. Am Besten fangen Sie direkt mit dem Schreibtisch an. Wenn Sie – wie ich – Notizen unter die Schreibunterlage legen, damit sie nicht verloren gehen, entsteht mit der Zeit eine ganz schöne Buckelpiste für die Schreibhand. Weg damit! Selbstverständlich erledigen Sie bei der Gelegenheit auch noch den Papierstapel vorne links, den Sie schon längst mal abheften wollten.

Nächster Schritt ist die Ablage. Egal, ob Sie Registraturmappen, Stehsammler oder Ablagekörbe nutzen: Jetzt ist die Zeit fürs Ausmisten gekommen. Alles, was Sie nicht mehr benötigen, wandert in den Papierkorb. Den Rest heften Sie bitte ordentlich ab, beschriften die Ordner so, dass sie die Unterlagen problemlos wiederfinden und stellen sie anschließend in den Schrank.

Wenn Sie gerade schon vorm Aktenschrank stehen, befreien Sie ihn am Besten gleich von allen Unterlagen, die Sie mit größter Wahrscheinlichkeit nicht mehr benötigen. Falls Sie diese aus irgendwelchen Gründen aufbewahren müssen, schaffen Sie sie in den Keller oder ins Archiv. Der Rest entsorgen Sie gleich fachgerecht, statt ihn erstmal in der Ecke zu stapeln – schließlich wollen Sie am Ende der Aufräumaktion nicht drei Tage mit dem Reißwolf verbringen, oder?

Zum Schluss ist ihr Computer dran. Auch hier löschen – oder archivieren – Sie bitte alle Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Gleiches gilt für Lesezeichen Ihres Browsers: Die für laufende Projekte fassen Sie in Ordnern zusammen, unsichere Kantonisten wandern in das eigens angelegte Archiv, den ganzen Rest löschen Sie. Wenn Sie ihren Rechner anschließend noch mit einem Program wie dem CCleaner von Datenmüll befreien, revanchiert er sich mit deutlich verbesserter Arbeitsgeschwindigkeit.

Arbeiten vorbereiten

Die relative Ruhe im Sommer ist auch eine gute Gelegenheit, um sich und Ihre Abteilung für die die Herbst-Offensive fit zu machen. Damit alles reibungslos funktioniert, wenn der Alltag wieder einkehrt, beginnen Sie am Besten mit einem Bestandscheck:

  • Sind alle benötigten Toner, Papiere und anderen Verbrauchsmaterialien vollständig und in ausreichender Stückzahl vorhanden? Wenn nein, sollten Sie jetzt nachbestellen.
  • Ist die Ausstattung des Büros noch fit – oder sitzt Kollege Schmidt auf einem Stuhl, der ständig Schrauben verliert? Jetzt ist die Gelegenheit, ihn reparieren zu lassen oder gleich zu ersetzen.
  • Sind alle Geräte fit für die anstehenden Aufgaben? Wenn nein, müssen jetzt neue bestellt werden, damit sie bei Saisonbeginn startklar sind.

Dann ist das Sommerloch auch die passende Zeit, um Projekte für den Herbst vorzubereiten, um nach den Ferien ohne Zeitverlust loslegen zu können. Falls Sie beispielsweise eine Marketing-Kampagne für Anfang September planen, sollten Sie jetzt die Adressaten recherchieren, sich Verkaufsargumente zurechtlegen und schon mal das Akquiseschreiben entwerfen. Oder Sie nutzen die Zeit fürs Schreiben des nächsten Newsletters, damit der wirklich bei Arbeitsbeginn in den Postfächern Ihrer Kunden ist.

Wenn das Sommerwetter für gute Laune und Schaffenskraft sorgt ist auch der richtige Moment, Ideen für neue Produkte, verbesserte Abläufe und optimalere Kundenansprache zu entwickeln. Vielleicht schließen sie sich für diesen Zweck mit Ihren verbliebenen Kollegen zusammen: Abgesehen davon, dass kleinere Teams in der Regel produktiver arbeiten, sorgt wahrscheinlich allein schon die ungewohnte Zusammensetzung für einen Kreativitätsschub.

Selbstverständlich können Sie die neuen Ideen auch gleich Ihrem Vorgesetzten präsentieren, schließlich hat auch der jetzt mehr Luft. Passen Sie aber bitte auf, dass Sie dabei nicht Ihre abwesenden Kollegen übergehen und bei der Rückkehr vor vollendete Tatsachen stellen – auch deswegen sollten Sie bei größeren Vorhaben die anwesenden Abteilungsmitglieder einbeziehen.

Neues ausprobieren

Selbstverständlich können Sie diese neuen Ideen auch gleich einem Testlauf unterziehen, um mögliche Schwächen erkennen und beheben zu können. Schließlich haben selbst die größten Skeptiker gegenüber Neuerungen schlechte Karten, wenn veränderte Abläufe tatsächlich besser funktionieren.

Falls die Hitze nicht allzusehr drückt, können Sie die ruhige Phase auch für die Weiterbildung nutzen: Sich etwa in ein Programm einarbeiten, das Ihnen zwar die Arbeit erleichtert, dessen Beherrschung aber die Lektüre eines 853-seitigen Handbuchs und viel Übung voraussetzt. Vielleicht können Sie Ihren Chef aber auch davon überzeugen, dass ein Online-Training am Arbeitsplatz nicht nur zeitlich drin ist, sondern hinterher auch Ihre Arbeitsproduktivität verbessert.

Vielleicht nutzen Sie die Gelegenheit aber auch, lang geplante zeitintensive Projekte zu starten. Während der Sommerzeit können Sie beispielsweise die Firmenhomepage überarbeiten und sich Ihren Kunden nach den Ferien im neuen Gewand präsentieren. Oder Sie starten einen Blog und schreiben dafür gleich die ersten zwanzig Artikel, damit der von Beginn an etwas hermacht.

Kraft tanken

Wenn Sie sonst immer mit den gleichen Kollegen in die Kantine gehen, brauchen Sie in deren Abwesenheit den gemeinsamen Tisch natürlich nicht allein zu hüten. Nutzen sie die lieber die Gelegenheit, innerhalb des Unternehmens neue Netzwerke zu knüpfen. Oder Sie setzen sich mit dem Pausenbrot in den Park, tanken Sonne und genießen das Leben.

Selbstverständlich ist so ein Sommertag auch eine passende Gelegenheit, sich mit Geschäftspartnern zu einem Arbeitsessen im Freien zu treffen – dafür bleibt sonst vor lauter Hektik ja leider viel zu wenig Zeit. Mit sehr guten Geschäftsfreunden können Sie natürlich auch den Tag bei einem Glas Wein ausklingen lassen, Kontakte pflegen und sich dabei auch noch entspannen.

Gerade die Erholung darf im Sommer nämlich auf gar keinen Fall zu kurz kommen – auch wenn Sie keinen Urlaub haben. Machen Sie also bitte wirklich pünktlich Feierabend oder feieren vielleicht sogar Überstunden ab. Wenn draußen die Sonne scheint, sollten Sie keine Minute länger als nötig im Büro verbringen.