Sie kommen aus dem Urlaub zurück und die Aufgaben stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch. Daneben haben Sie noch etwa 100 unbeantwortete Mails, das Telefon klingelt ständig und für den späten Nachmittag ist noch ein Meeting angesetzt: Wo anfangen? Priorisierung ist da gefragt, wenn nicht alles im Chaos enden soll. Doch das ist häufig leichter gesagt als getan, denn Zeitmanagement fällt nicht jedem gleich leicht. Wie Sie es schaffen können, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und Ihrer Aufgaben Herr zu werden...

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Priorisierung: Was bedeutet priorisieren eigentlich?

Priorisierung (englisch = prioritisation, priority setting) bedeutet, dass Sie eine Ordnung der Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit beziehungsweise Bedeutung vornehmen. Zweck einer Priorisierung ist, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Bestandteile, beispielsweise bestimmte Aufgaben, Projekte oder Produkte herauszufinden und bei der Bearbeitung entsprechend vorzugehen.

Das gilt übrigens auch für das Gesundheitswesen, in dem ebenfalls anhand von Priorisierung - das Gegenteil wäre Posteriosierung - eine bestimmte Rangfolge der Leistungen vor anderen erstellt wird, aus der abzulesen ist, welche Patientengruppen oder Verfahren oberste Priorität besitzen.

Sie können zwecks Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip verfahren und in vier Kategorien einteilen, was dringend und was wichtig ist:

Eisenhower Matrix Prinzip Tabelle Grafik

Synonyme zu Priorisierung sind:

  • Abschätzung
  • Begutachtung
  • Beurteilung
  • Bewertung
  • Einstufung
  • Gewichtung
  • Hierarchierung, Hierarchisierung
  • Ordnung

In Zeiten immer stärkerer Vernetzung nimmt die Bedeutung von priorisierten Arbeitsabläufen zu: Zu groß ist die Gefahr, sich über soziale Netzwerke wie Xing, Linkedin, Facebook oder Twitter zu verzetteln. Darunter leidet im Endeffekt die Produktivität.

Aber nicht nur die Produktivität leidet darunter: Langfristig zu Ende gedacht, bedeutet das, dass die Erfolge ausbleiben und damit auch Ihr berufliches Vorankommen gefährdet ist.

Wie Sie einen Anfang finden: Problem erkannt - Problem gebannt?

Es liegt in der menschlichen Natur, dass man sich vor unangenehmen Aufgaben scheut beziehungsweise lieber das erledigt, was einem liegt. Auch haben nicht alle Aufgaben denselben Zeitumfang: Soll ich schnell die Mail an den Kunden beantworten oder doch lieber das Protokoll des Meetings schreiben? Die Mail dauert nur zehn Minuten, das Protokoll sicher länger.

Neben den diversen geschilderten Ablenkungen ist eine weitere Gefahr, dass Sie angesichts des Bergs von Arbeit, der vor Ihnen liegt, "erstarren": Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, scheuen sich, Entscheidungen zu treffen, alles verschwimmt.

Das kann auch leicht dann passieren, wenn Sie sich zu viel auf einmal vornehmen und nicht zwischenzeitlich auch kleinere Aufgaben einplanen, die schnell zu erledigen sind. Andererseits sollten Sie sich nicht einreden, dass Sie nur unter Druck arbeiten können:

Wer erst kurz vor der Deadline mit der eigentlichen Aufgabe beginnt, wird nicht nur eher mittelmäßige Arbeit abliefern, sondern steuert bei so einer Vorgehensweise langfristig in den Burnout. Um einen klaren Kopf zu behalten und sich nicht noch zusätzlich unter Druck zu setzen, sollten Sie sich einen ruhigen Moment nehmen, an dem Sie den Stier bei den Hörnern packen.

Wählen Sie dafür am besten den frühen Tagesbeginn - vielleicht nach dem ersten Kaffee, wenn Sie klar sind - oder den Sonntagnachmittag, wenn Sie erholt vom Wochenende sind. Unverzichtbarer Bestandteil der Priorisierung ist das Anfertigen einer To-do-Liste - wie Sie dabei vorgehen, bleibt Ihnen überlassen.

Die einen greifen zu Outlook, die anderen zu Wunderlist, einer App fürs Smartphone und die nächsten planen klassisch mit Stift und Papier. Entscheidend ist, dass Sie das Mittel wählen, mit dem Sie am besten arbeiten können, denn nur so können Sie einen Überblick gewinnen.

Priorisierung Methoden: So gelingt es Ihnen

Nun liegt die Kunst aber nicht allein im Aufschreiben, sondern hier ist Ihre Analysefähigkeit gefragt: Geht es nach dem Chef oder dem Kunden, ist natürlich alles immer wichtig und sollte am besten schon gestern erledigt sein. De facto ist das nicht machbar; jeder Mensch hat nur zwei Hände und Multitasking ist nichts weiter als ein Mythos:

Natürlich können Sie den Anruf eines Kollegen entgegennehmen und gleichzeitig auf Ihrem Schreibtisch etwas suchen - aber Sie werden eben nie mit 100 Prozent Ihrer Aufmerksamkeit bei einer Sache sein und deshalb ist es wahrscheinlicher, dass Sie das Gesuchte übersehen oder ein wichtiges Detail im Anruf überhören.

Gerade für den Anfang Ihrer Priorisierung sollten Sie jedoch mit voller Konzentration dabei sein, damit nicht vermeidbare Fehler passieren. Wie lässt sich nun bestimmen, welchen Prioritäten von den scheinbar allesamt gleich wichtigen Aufgaben Sie den Vorrang einräumen sollten?

  • Identifizierung der wichtigsten Aufgaben.

    An erster Stelle sollten immer diejenigen Aufgaben stehen, die das Unternehmen am Laufen erhalten. Wenn an anderen, existenziell wichtigen Schnittstellen nicht weitergearbeitet werden kann, solange eine Aufgabe von Ihnen nicht erledigt wurde, setzt womöglich eine Kettenreaktion ein:

    Das Produkt kann nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, die Auslieferung verzögert sich, der Kunde ist verärgert, die Zahlung wird zurückgestellt und im schlimmsten Fall verlieren Sie so einen Kunden. Leitfrage für Ihre Priorisierung kann die Überlegung sein, wodurch der größte Nutzen entsteht, wenn Sie die Aufgabe erledigen oder umgekehrt, wodurch der größte Schaden verhindert wird.

    Haben Sie eine Aufgabe als eine solche identifiziert, können Sie bei den verbliebenen Aufgaben ähnlich vorgehen und diese durchnummerieren. Sie können dabei auch mit künstlich erzeugtem Zeitmangel arbeiten und sich vorstellen, dass Sie nur noch eine von den verbliebenen Aufgaben erledigen könnten und überlegen dann, welche das wohl wäre.

  • Abarbeiten der Liste.

    Sie haben beispielsweise vier Aufgaben notiert und beginnen nun mit der ersten. Wichtig ist, dass Sie sich an Ihre eigene Priorisierung halten und die erste Aufgabe konsequent abschließen. Lassen Sie sich dabei nicht von Nebensächlichkeiten ablenken, sondern fokussieren Sie die Arbeit.

    Ebenso wichtig wie die Arbeit und die Konzentration sind aber auch die Pausen: Gönnen Sie sich nach der Aufgabe eine kleine Verschnaufpause und überlegen Sie anschließend, ob die Reihenfolge Ihrer Prioritäteliste noch aktuell ist oder sich gegebenenfalls etwas verschoben hat - falls ja, beginnen Sie mit dieser Aufgabe.

  • Kontrollieren des Erreichten.

    Verschaffen Sie sich am Ende des Arbeitstages einen Überblick über das, was Sie geschafft haben und das, was vielleicht noch offen steht. Auf den ersten Blick mag es unbefriedigend erscheinen, wenn Aufgaben nicht erledigt wurden. Wichtiger ist allerdings die Erkenntnis, wie viel Sie wirklich geschafft haben - darunter sicherlich auch Dinge, die anderenfalls liegen geblieben wären, weil Sie womöglich die Wichtigkeit nicht erkannt hätten. So setzen Sie Stück für Stück Ihre Pläne um und können Erfolge verbuchen.

  • Delegieren von Aufgaben.

    Machen Sie sich klar, dass Sie nicht alles allein schaffen können. Die Priorisierung von Aufgaben schließt auch mit ein, dass Sie entscheiden, was mit Aufgaben passiert, die Sie momentan nicht selbst bearbeiten können, weil andere Vorrang haben. Das kann bedeuten, dass Sie sie bis zu einem Zeitpunkt vertagen, an dem Sie voraussichtlich Zeit haben, oder aber Sie leiten sie weiter an einen Mitarbeiter, der sich dieser Aufgabe ohne genauere Instruktionen Ihrerseits annimmt. Die Entscheidung müssen Sie vor dem Hintergrund treffen, welche Wahl das bessere Ergebnis beziehungsweise den geringeren Schaden zur Folge hat.

  • Überprüfung der Priorisierung.

    Holen Sie sich Hilfe bei der Beurteilung Ihrer Prioritätenliste durch enge Vertraute bevor Sie Ihren Mitarbeitern die Prioritäten mitteilen. Das Vier-Augen-Prinzip ermöglicht, dass dem einen oder anderen vielleicht noch ein wichtiger Punkt auffällt, der Ihnen entgangen ist. So haben Sie die Möglichkeit, Änderungen zeitnah vorzunehmen. Hier geht es allerdings nicht darum, die Liste beliebig zu erweitern, sondern nach Wichtigkeit zu sortieren. Das heißt, wenn eine neue Aufgabe nun höchste Priorität hat, muss eine andere als Ersatz dafür gestrichen werden.

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