Referenzen Bewerbung: Bedeutung + wie angeben?

Bedeutung: Was sind Referenzen?

Referenzen sind laut Definition positive Bewertungen und persönliche Empfehlungen für einen Arbeitnehmer von einer dritten Person. Diese Fürsprecher (synonym: Referenzgeber) können ehemalige Vorgesetzte, Mentoren, Experten, Kollegen oder Kunden sein.

Als Referenz stellen sich die Weggefährten entweder für Rückfragen des neuen Arbeitgebers zur Verfügung oder verfassen ein Referenzschreiben (synonym: Empfehlungsschreiben), in dem sie auf einer DIN A4 Seite relevante Tätigkeiten sowie vorhandene Kompetenzen und Erfahrungen bestätigen.

Formal gibt es für Referenzen (englisch: Letter of Recommendation) keine Vorgaben und – im Gegensatz zum Arbeitszeugnis – keinen Anspruch darauf. Die Freiwilligkeit macht sie jedoch wertvoll und hilft in der Bewerbung, sich damit positiv von der Konkurrenz und Masse abzuheben.

Empfehlung oder Referenzen: Was ist der Unterschied?

Das Empfehlungsschreiben ist immer namentlich an einen Empfänger gerichtet und betont persönliche und soziale Kompetenzen. Eine Referenz legt den Schwerpunkt auf vorhandene Qualifikation und Erfolge. Weil sie nicht namentlich adressiert ist, lässt sie sich mehrfach in Bewerbungen verwenden.

Wo gebe ich Referenzen in der Bewerbung an?

In den Bewerbungsunterlagen können Sie Referenzen an zwei Stellen angeben und einfügen:

1. Referenzen im Anschreiben

Im Bewerbungsschreiben werden Referenzen erst ganz am Schluss genannt. Entweder kurz mit 1-2 Namen und Kontaktdaten im Anlagenverzeichnis. Oder – wenn Sie für Ihre Bewerbung eine hohe Bedeutung haben – als eigener Abschnitt. Beispiel:

1. Referenzen im Lebenslauf

Im tabellarischen Lebenslauf haben Sie ebenfalls zwei Optionen, wie Sie die Referenzen angeben. Hier können Sie diese entweder direkt innerhalb der jeweiligen Position im Werdegang nennen – oder Sie machen daraus – wie im Anschreiben – einen eigenen Abschnitt, in dem Sie eine sogenannte Referenzliste anführen.

Beispiel für Referenzen im Werdegang

Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden – ob Referenzen im Anschreiben oder Referenzen im Lebenslauf: Wählen Sie nur eine der Optionen – niemals mixen!

Wie viele Referenzen in der Bewerbung angeben?

Faustregel: Besser keine als nur eine und nie mehr als drei Referenzen in der Bewerbung angeben. Zu viele Referenzen überladen die Bewerbungsunterlagen und lenken von den eigentlichen Qualifikationen oder Soft Skills im Anschreiben und Lebenslauf ab. Wer meint, unbedingt mehr Referenzen anzugeben, kann die Referenzliste als Extra-Seite anlegen. Wir empfehlen das aber nicht. Weniger ist oft mehr.

Was steht im Referenzschreiben?

Referenzen sind praktisch nur Namen, Funktion und Kontaktdaten. Ein Referenzschreiben ist dagegen ein persönliches Schreiben auf maximal einer DIN A4 Seite – geschrieben immer in Ich-Form.

Eine „Geheimsprache“ wie bei den typischen Arbeitszeugnis Formulierungen gibt es darin nicht. Wer Sie nicht empfehlen will, tut das nicht; Wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie im Klartext loben.

Referenzschreiben Aufbau

Zu den erforderlichen Inhalten eines Referenzschreibens gehören:

Briefkopf

• Vor- und Nachname des Ausstellers
• Name Unternehmen, Universität
• Anschrift
• Telefonnummer, E-Mail (für Rückfragen)

Formalia

• Datum
• Betreff
  („Referenzschreiben für NAME BEWERBER“)

Inhalt

• Kurze Selbstvorstellung (Verfasser)
• Verhältnis von Gutachter und Bewerber
• Ausstellungsgrund (z.B. Jobwechsel)
• Sachliche Empfehlung (Zeitraum, Aufgaben)
• Erreichte Qualifikationen (Abschlüsse)
• Erwähnenswerte Erfolge (+ Arbeitseinstellung)
• Subjektive Empfehlung
  (Persönlichkeit, Eignung für die Position)

Schluss

• Datum, Unterschrift

Referenzen Beispiele: Kostenlose Muster

Im Folgenden finden Sie zwei kostenlose Muster für Referenzschreiben. Die Vorlagen können Sie sich im Anschluss kostenlos als Word-Datei herunterladen. Ebenso können Sie das Referenzschreiben gleich hier online im Browser bearbeiten und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken:

Muster 1: Referenz vom Ex-Chefs

Muster 2: Referenz für Praktikanten

Kostenlose Mustervorlagen herunterladen

Beide Referenzschreiben Muster können Sie sich hier zusätzlich als Vorlage in MS Word kostenlos herunterladen:

Referenzschreiben Chef, Word ⇩

Referenzschreiben Praktikum, Word ⇩

Wie Referenzen & Referenzgeber auswählen?

Referenzen sind nicht an den aktuellen Arbeitgeber gebunden. Als Referenzgeber kommen nicht nur derzeitige Vorgesetzte infrage. Ebenso eignen sich (ehemalige) Führungskräfte, Personalchefs, Geschäftsführer, Funktionäre, Professoren, Lehrer und Mentoren, Ausbilder und (renommierte) Kollegen, Kunden und Auftraggeber sowie namhafte Fachkräfte und Experten.

Tabu sind hingegen Verwandte oder Freunde. Diese haben keine Aussagekraft für die Bewerbung, weil sie nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben. Außerdem riecht das stark nach einer Gefälligkeit.

Referenzgeber auswählen – Kriterien

Wenn Sie Referenzgeber auswählen, achten Sie unbedingt auf folgende Kriterien:

• Status
  Der Fürsprecher genießt einen hohen beruflichen Status oder eine fachliche Reputation. Faustregel: Der Referenzgeber steht hierarchisch mindestens eine Position über der bewerteten Person.
• Wohlwollen
  Der Ansprechpartner kennt und schätzt Ihre Arbeit und Erfolge und hat mit Ihnen 5 Jahre eng zusammengearbeitet.
• Bürgschaft
  Der Referenzgeber kann Ihre Qualifikationen und Erfahrungen glaubhaft und präzise beurteilen und ist dazu auch namentlich bereit.

Grundsätzlich gilt: Bevor Sie irgendeine Referenz in der Bewerbung angeben, müssen Sie das Einverständnis Ihres Referenzgebers einholen. Niemals einfach so Namen angeben! Sollte der Fürsprecher auf eine Nachfrage überrascht reagieren, schlägt die Wirkung ins Gegenteil um: Sie sind blamiert und stehen als Lügner da. Der Job ist dann futsch.

Für wen eignen sich Referenzen in der Bewerbung?

Vor allem Freiberufler, Berufseinsteiger und Quereinsteiger profitieren von Referenzen. Sie besitzen entweder keine Arbeitszeugnisse oder diese passen nicht zur angestrebten Stelle. Dasselbe gilt für die Berufserfahrungen im Lebenslauf: Sie sind entweder noch zu dünn oder unpassend.

Um eine Referenz bitten können genauso:

• Praktikanten (von Betreuer im Praktikum)
• Trainees (von Mentor, Vorgesetzten)
• Studenten (von Professor, Dozenten)
• Stipendiaten (von Professor, Förderer)
• Azubis (von Ausbilder)
• Schüler (von Lehrer)
• Ehrenamtler (von Organisation)

Muss ich eine Referenz angeben?

Solange in der Stellenanzeige keine Referenzen explizit verlangt werden, sind es freiwillige (optionale) Angaben in der Bewerbung: Sie können Sie nennen oder weglassen.

Wird hingegen um eine „vollständige“ Bewerbungsmappe gebeten, sollten Sie 1-2 Referenzen angeben. Diese können Ihre Bewerbungschancen steigern, weil eine Empfehlung durch Dritte immer mehr überzeugt als Eigenwerbung.

Wie kann ich nach einer Referenz fragen?

Referenzen sind eine „Holschuld“ – bedeutet: Sie müssen potenzielle Referenzgeber aktiv ansprechen und um die „Referenz“ bitten beziehungsweise danach fragen. Nachdem Sie einen geeigneten Fürsprecher gefunden haben, können Sie so vorgehen…

Referenzschreiben an der Universität

An der Universität sind Professoren gewohnt, um Referenzschreiben gebeten zu werden – zum Beispiel für ein Stipendium, ein Auslandsemester oder einen Job. Wählen Sie aber nur Professoren aus, die Sie persönlich kennen. Meist ist das der Dozent, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren. Sprechen Sie den Prof direkt darauf an und sagen Sie präzise, was Sie benötigen und in welcher Sprache. Machen Sie es ihm leicht und liefern erforderliche Unterlagen gleich mit. Beispiel für eine Anfrage:

Sehr geehrter Professor Muster,
wie Sie sich erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir hierfür ein Referenzschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am TT.MM.JJJJ. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, in einem persönlichen Gespräch weitere Details zu besprechen.

Referenzschreiben im Job

Planen Sie eine diskrete Bewerbung und können deshalb den aktuellen Vorgesetzten nicht fragen? Dann fragen Sie lieber einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen um eine Referenz. Im eigenen Unternehmen ist das aber stets heikel: Die Information könnte durchsickern. Fragen Sie daher nur Personen, zu denen Sie absolutes Vertrauen haben. Halten Sie wieder Beispiele bereit, die Ihre Eigenschaften und Erfolge belegen. Beispiel für eine Anfrage:

Lieber Herr Muster,
nachdem ich 5 Jahre lang für unser Unternehmen in der Marketingabteilung tätig war, möchte ich mich weiterentwickeln und für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung (NAME) bewerben. Sie haben meinen Werdegang in den vergangenen 5 Jahren begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten zugleich am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Referenzschreiben auszustellen.

Referenzschreiben als Freiberufler

Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Arbeit sind. Fragen Sie beispielsweise direkt nach einem erfolgreichen Projekt danach. Erläutern Sie, wofür Sie das Testimonial verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist. Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier auszustellen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit. Beispiel:

Lieber Herr Muster,
herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: „Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert.“ Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis hierfür würde ich mich freuen.

Referenzschreiben für die Wohnungssuche

Auch Vermieter verlangen von Mietern zunehmend nicht nur eine Bürgschaft, sondern auch eine Empfehlung des bisherigen Vermieters. Das macht die Wohnungssuche leider nicht einfacher. Fragen Sie trotzdem bisherige Vermieter, ob diese Sie bei der Suche nach einer neuen Wohnung unterstützen und Ihnen eine Empfehlung schreiben. Beispiel:

Sehr geehrter Herr/Frau VERMIETER,
leider muss ich aufgrund eines Jobwechsels umziehen und mir eine neue Wohnung suchen. Hierzu möchte ich Sie höflich bitten, mir ein Referenzschreiben auszustellen. Damit würden Sie meine Chancen bei der Wohnungssuche erheblich verbessern. Unser langjähriges Mietverhältnis und die Erfahrung mit mir als zuverlässigen und gewissenhaften Mieter, geben Ihnen sicher einige Anhaltspunkte, um mich als Mieter gut bewerten. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit dazu nehmen. Weitere Details oder eine erste Vorlage übermittle ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

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