MerkzettelAls Journalist mit akuter Schreibblockade ist er der blanke Horror: der kurzfristige Abgabetermin im Nacken, auch Deadline genannt. Aber mal ehrlich: So ein terminlicher Schlussstrich hilft mehr als er hindert. Ohne diese Deadlines würden wir unsere Zeit vermutlich viel mehr verplempern, wichtige Aufgaben aufschieben und Probleme hinauszögern, bis daraus vielleicht sogar Katastrophen erwachsen.


Sie kennen vielleicht das Parkinson’sche Gesetz. Es geht auf den britischen Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Denken Sie an Meetings: Stundenlang werden die Themen diskutiert, alle können mitreden, auch wenn nicht jeder davon Ahnung hat. Aber fünf Minuten vor Schluss werden trotzdem die entscheidenden Beschlüsse gefasst. Warum nicht gleich so? Ganz einfach: Setzen Sie Limits!

Deadlines sind der natürliche Feind der Procrastination (vulgo: Aufschieberitis). Die kann sogar chronisch werden. Bei Untersuchungen von Psychologen aus Deutschland und den USA kam heraus, dass weltweit fast jeder Fünfte von diesem Phänomen betroffen ist. Der US-Psychologe Joe Ferrari von der DePaul University in Chicago ist einer der führenden Forscher auf diesem Gebiet und sogar der Meinung, dass chronische Aufschieber nur durch eine Verhaltenstherapie geheilt werden. Wobei Wissenschaftler zwischen zwei Typen unterscheiden:

  1. Den Erregungsaufschieber. Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.
  2. Den Vermeidungsaufschieber. Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber aber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen. Keine Frage, Aufschieben hat auch Vorteile: Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich von alleine. Andere erledigen sich nach einiger Zeit leichter, weil man bis dahin bessere Informationen darüber hat. Und wieder andere Beinahe-Entscheidungen stellen sich im Lauf der Zeit als gefährliche Irrtümer heraus. Gut also, dass man nichts unternommen hat!

Langfristig aber sorgt das Fehlen von Abgabeterminen für Frust, weil man nicht fertig wird, nicht mehr schafft, was man sich vornimmt und bald an Leistungsfähigkeit und Selbstwert zweifelt. Dann beginnt ein Teufelskreis aus Aufschieben, Überforderungs- und Minderwertigkeitsgefühlen.

Muss aber nicht. Deadlines zu setzen, ist ja nicht gerade eine Geheimwissenschaft. Das kann wirklich jeder – vorausgesetzt, Sie vermeiden dabei folgende Fehler:

  1. Zu langfristig. Je näher der Abgabetermin rückt, desto motivierter, werden die meisten. Ich kenne Kollegen, die schreiben ihre Artikel immer erst auf den letzten Drücker. Ich könnte das nicht, aber ich bewundere sie dafür, wie sie dennoch in 95 Prozent der Fälle rechtzeitig fertig werden. Umgekehrt: Eine Deadline, deren Ende in, sagen wir, drei Jahren liegt, wird Sie kaum anspornen. Im Gegenteil: Sie verführt Sie zum Trödeln, Motto: “Ach, ist doch noch Zeit…” Ein gefährlicher Selbstbetrug. Selbst bei Großprojekten zerlegen Sie die Aufgabe deshalb besser in Teilschritte und formulieren Sie für diese kurzfristige Abschlusstermine.
  2. Zu unrealisitisch. Wenn Sie sich schon Ziele setzen, achten Sie bitte darauf, dass Sie diese auch erreichen können. “Ich will in zwei Wochen 30 Kilo abnehmen” ist ebenso Quatsch, wie “In sechs Monaten verdopple ich mein Gehalt und werde befördert.” Die Alles-oder-Nichts-Haltung ist immer gefährlich. Dahinter steckt nicht selten die Angst, nicht mehr akzeptiert zu werden, wenn etwas nicht vollkommen ist. Auch 80 Prozent sind aber oft gut genug. Was kann den schlimmstenfalls passieren, wenn Sie Ihr (!) Ideal nicht erreichen? Eben. Behalten Sie lieber das große Ganze im Auge. Aus der Forschung weiß man, dass Menschen Aufgaben motivierter erledigen, wenn Sie die höheren Ziele dahinter erkennen.
  3. Zu früh. Bevor Sie Limits setzen, sollten Sie alle Optionen kennen. Sie sollten recherchiert haben, wie viel Zeit und Mitstreiter man für ein solches Projekt üblicherweise braucht. Oder welches Budget Sie dafür benötigen. Das Ergebnis transformiert Ihre Deadline vom Ad-hoc-Bauchentscheid in eine rationale Kalkulation. Zudem sollten Sie sich fragen, ob es nicht auch Alternativen gibt. Kaum etwas ist frustrierender als alle über einen komplizierten und anstrengenden Weg zu prügeln, um am Ende festzustellen, dass es auch eine Abkürzung gab. Das Bonmot: “Warum einfach, wenns auch umständlich geht” ist nur in der Theorie lustig.
  4. Zu viel Druck. Wie sagte schon Paracelsus: Die Dosis macht das Gift. So gut es ist, sich ein Limit zu setzen, so verkehrt ist es, wenn man ohnehin schon kalten Schweiß auf der Stirn stehen hat. Es gibt Bereiche im Leben, über die haben Sie einfach keine Kontrolle. Hier verursacht eine strikte Deadline nur eines: Stress. “In drei Monaten habe ich einen neuen Job” oder “In zwei Wochen finde ich einen neuen Partner” sind offensichtlich unsinnige Limits. Die Mehrheit ist viel subtiler, aber deshalb weniger unsinnig. Achten Sie mal drauf.
  5. Zu unbekannt. Fixieren Sie Ihre Termine schriftlich und hängen Sie diese an die große Glocke. Die kleine tuts freilich auch. Seine Termine öffentlich zu machen, bewirkt zweierlei: Andere Menschen setzen Erwartungen in einen und man selbst ebenfalls. Es hilft, sich mental und emotional auf sein Ziel zu konzentrieren und alles daran zu setzen, um es zu erreichen. Seine Ziele anderen mitzuteilen, ist zwar kein Erfolgsgarant. Aber es ist ein gutes Indiz, wie sehr man sich seiner Sache verschrieben hat. Außerdem hilft es, die Ziele durch andere zu prüfen.