Chaos-Schreibtisch-Psychologie
Kurzer Blick auf den Schreibtisch: Herrscht dort übersichtliche Ordnung - oder das pure Chaos? Überall Aktenberge, lose Blätter und in den Kaffeetassen haben sich längst lebende Organismen gebildet mit mehr Lebewesen als in Nordrhein-Westfalen... Fehler! Die meisten Chefs mögen solche chaotischen Schreibtische gar nicht. Der Schreibtisch sagt ihnen – ganz nach Paul Watzlawicks Motto Man kann nicht nicht kommunizieren – etwas über den Mitarbeiter. Und das ist: Wer so schlampig ist, der arbeitet und denkt bestimmt auch so... Jedenfalls denken vier von fünf Managern so. Doch stimmt das auch? Oder ist das nur ein haltloses Klischee? Wissenschaftler wollten das jetzt genauer wissen...

Ordnung ist das halbe Leben. Und die andere Hälfte?

Schreibtisch-ChaosChaos ist kein Zustand, sondern ein Organismus. Er lebt – und vermehrt sich.

Wer das nicht glaubt, muss einfach nur sein Umfeld beobachten: Abends werfen Sie irgendwo Ihre getragenen Socken in die Ecke, am nächsten Morgen ist daraus ein veritabler Wäscheberg entstanden. Genauso geht’s im Büro: Es reichen schon irgendwo auf dem Schreibtisch ein paar lose Blätter – schon gesellen sich Aktenordner, Kaffeetassen, Zeitschriftenausrisse und der Himmel weiß was sonst noch dazu.

Dahinter steckt jedoch weniger ein nicht diagnostiziertes Messie-Syndrom, sondern oftmals der sogenannte Broken-Windows-Effekt. Grob erklärt sagt der: Liegt irgendwo eine geringe Menge Müll herum, braucht es nicht lange bis die gesamte Umgebung ins Chaos stürzt.

Aber sagt ein unordentlicher Schreibtisch deswegen auch etwas über die Arbeitsweise aus?

Viel zu oft verunglimpfen wir die Diener des Durcheinanders als Chaoten. Tatsächlich sind viele davon enorm kreativ. Zwischen Umgebung und Geist besteht eine Wechselwirkung: Zugegeben, allzu großes Chaos kann Rückschlüsse auf den Kollegen zulassen, es beeinflusst umgekehrt aber auch dessen Arbeitsweise - und das nicht nur negativ.

Bürochaos kostet ein Drittel der Arbeitszeit

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung werden rund zehn Prozent der Arbeitszeit durch überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien sowie durch ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen verschwendet.

Derart chaotische Büros und Schreibtische beschäftigen jeden Angestellten demnach gut 70 Arbeitstage im Jahr mit Suchen, Aufräumen und Organisieren. Weiteres Ergebnis: Den durchschnittlichen Schreibtisch bevölkern hundert Mal mehr Bakterien als eine Klobrille. Brrr.

Schreibtischchaos macht kreativ

Die Psychologin Kathleen Vohs von der Universität von Minnesota zum Beispiel hat sich schon vor einiger Zeit daran gemacht, zu untersuchen, ob und wie ein blitzblankes Arbeitsrevier und Produktivität beziehungsweise Kreativität miteinander korrespondieren und ob der Typ mit dem sauberen Schreibtisch, wirklich der bessere Mitarbeiter ist.

Bei einem der Experimente sollten 48 Probanden etwa darüber nachdenken, wie man Tischtennisbälle - außer für den Sport - sonst noch nutzen könnte. Die eine Hälfte der Teilnehmer bezog dazu ein ordentliches Büro, die anderen mussten indes an einem verwahrlosten Schreibtisch Platz nehmen.

Das Ergebnis (PDF) sprach für sich:

  • Was die Menge der Ideen betraf, entwickelten beide Gruppen in etwa gleich viele Einfälle.
  • Bei der Originalität der Ideen aber waren die Probanden aus dem Messy-Büro deutlich überlegen: Ihre Lösungen waren einfallsreicher, ungewöhnlicher, experimentierfreudiger.

Kurz: Das Chaos auf dem Schreibtisch hatte ihren Geist stimuliert und sie kreativer gemacht.

Chaos macht offen für Neues

Nach weiteren Versuchen ist Kathleen Vohs heute davon überzeugt, dass eine unaufgeräumte Umgebung eher zu unkonventionellen Lösungswegen anregt als klinisch strukturierte Büros, in denen man zur Not auch eine Operation am offenen Herzen praktizieren könnte.

Das Resultat deckt sich auch mit Untersuchungen von Jia Liu und Debra Trampe von der Universität Groningen. Chaos auf dem Schreibtisch, so ihre Feststellung, hilft dabei, einfacher zu denken und sporne an, simplere Lösungen zu finden. Es biete dem Gehirn Ablenkungen und damit zugleich zahlreiche Impulse und Anknüpfungspunkte, um daraus neue Ideen zu entwickeln. Es ermutige die Menschen geradezu, Neues auszuprobieren.

Dahinter steckt ein simpler Psychoeffekt: Zunächst streben wir alle nach Ordnung. Wo immer ihre Probanden mit Chaos konfrontiert wurden, versuchten sie dieses zu sortieren und organisieren.

War das Ausmaß des Durcheinanders allerdings so groß, dass schnelles Aufräumen unmöglich wurde, schaltete das Gehirn um auf: Finde den einfachsten Lösungsweg.

Zwar räumen die Wissenschaftlerinnen selbst ein, dass Chaos im Büro nicht unbedingt produktiver macht, es helfe aber dabei, Aufgaben zu vereinfachen und sich bei der Lösung auf das Wesentliche zu fokussieren.

Schreibtische berühmter Persönlichkeiten

Chaotischer-SchreibtischAuf diesem aufschlussreichen Tumblr-Blog finden sich die Arbeitsplätze zahlreicher Promis, darunter Kreative, Musiker, Filmproduzenten, Politiker. Sehr schön lässt sich hier erkennen, wie wenig aufgeräumt mancher prominenter Kreativ-Schreibtisch tatsächlich ist.

Ein besserer Mensch dank Ordnung

Die oben schon erwähnte Kathleen Vohs ist dem Thema Ordnung beziehungsweise Chaos auf dem Schreibtisch allerdings auch noch einmal anders nachgegangen. Diesmal verglich sie nicht Persönlichkeitstypen und deren Schreibtischzustand. Vielmehr ließ sie ihre 34 Probanden im ersten Experiment an Schreibtischen - mal ordentlich, mal nicht - zehn Minuten lang Fragebögen ausfüllen.

Der Trick war: Der Fragebogen diente allein zur Ablenkung. Eher beiläufig erzählten die Forscher den Teilnehmern, dass die Universität Spenden für bedürftige Kinder sammele und ob die Probanden bereit wären, ebenfalls dafür Geld zu spenden. Zum Schluss gingen die Teilnehmer noch - zufällig - an zwei Snack-Körben vorbei: einer mit Schokoriegeln, der andere mit Äpfeln gefüllt.

Was denken Sie, was passierte?

  • Von den Probanden, die den Fragebogen an einem ordentlichen Schreibtisch ausgefüllt hatten, spendeten 82 Prozent Geld. Aus der Choas-Gruppe dagegen nur 47 Prozent - und sogar nur knapp halb so viel Geld wie die anderen.
  • Zudem wählten mehr als zwei Drittel der Ordentlichen den gesunden Snack, aber nur ein Fünftel der Unordentlichen.

Für die Forscher ist das Ergebnis eindeutig:

Ordnung fördert offenbar positive Eigenschaften wie Großzügigkeit, einen gesunden Lebensstil, aber auch eine eher konservative Einstellung.

Visitenkarte Schreibtisch

Versiffte Kaffeetassen, meterhohe Zettelberge und vertrauliche Dokumente, die offen herumliegen - der Mehrheit der Manager ist das ein Graus. Sie bevorzugen Mitarbeiter mit ordentlichen Schreibtischen, so eine Umfrage des britischen Psychologen Cary Cooper. Grund: Die Schreibfläche ist immer auch Projektionsfläche. Ein unaufgeräumtes Pult steht für eine desolate Persönlichkeit. So jemand, so das Stereotyp, ist weder strukturiert noch zielorientiert, hat weder Ehrgeiz noch Führungsqualitäten. Mehrheitlich ist das Quatsch, das haben Klischees so an sich. Genauso wie die Eigenart, sich hartnäckig zu halten und die Karriere zu beeinflussen.

Trotz aller Vorzüge eines chaotischen Büros: Nach dem Abschluss eines Projekts sollte man seinen Schreibtisch vielleicht doch wieder aufräumen und - zumindest vorübergehend - Ordnung walten lassen. Der Akt des Aufräumens signalisiert nicht nur physisch, dass eine Sache abgeschlossen wurde und nun Platz für Neues entsteht. Er mistet auch die Gedanken aus und macht den Kopf frei für frische Impulse.

8 Tipps zum Aufräumen

Wer zum Messi neigt, wird mit spontanen Ausgrabungen und einer Hauruck-Putz-Aktion allerdings nicht lange das Chaos auf seinem Schreibtisch beherrschen. Deswegen, deshalb und darum: Misten Sie Ihr Büro regelmäßig aus. Hier acht Tipps wie Sie die Ordnung im Büro dauerhaft konservieren:

  1. Zurücklegen.

    Wer das Chaos dauerhaft besiegen will, sollte sich angewöhnen, seinen Arbeitsutensilien feste Plätze zuzuweisen. Alle Stifte in einen Stifthalter; Tacker, Locher, Tesafilm, Büroklammern & Co. in eine bestimmte Schublade, Briefe und Zettel in spezielle Ablagen und so weiter. Auch gut: die Arbeitsgeräte zu sogenannten Themeninseln zu sortieren – also Stifte, Radierer und Spitzer zusammen oder Brieföffner, Tacker und Locher. Wichtig dabei: Nachdem Sie die Geräte benutzt haben, legen Sie sich jedes Mal auch wieder an ihren Platz zurück. Nicht einfach liegen lassen! Das spart Suchzeit.

  2. Hierarchisieren.

    Ordnen Sie Ihre Utensilien nach Gebrauch: Manche Dinge brauchen Sie öfter als andere. Die gehören in die Nähe Ihres Platzes, am besten in Griffweite. Andere können im Umfeld platziert werden. So werden Sie zudem auch schneller. Viele machen den Fehler, Ihren Schreibtisch mit hübschen, aber nutzlosen Dingen zu dekorieren. Beherzigen Sie lieber das Designer-Motto: form follows function.

  3. Wegschmeißen.

    Mal ehrlich: Wie viele Stifte liegen in Ihrer Schublade? Wie viele zusätzlich auf dem Tisch? Und wie viele davon benutzen Sie regelmäßig? Eben. Stifte, die nicht mehr schreiben, gehören in den Mülleimer. Ansonsten reichen in der Regel ein Bleistift, ein Kuli, ein Fineliner und vielleicht noch ein paar Textmarker. Den Rest können Sie zurück ins Sekretariat oder Depot bringen – oder wegschmeißen. Die beste Ordnung nutzt nichts, wenn Sie Überflüssiges nicht regelmäßig entsorgen.

  4. Zwischenspeichern.

    Im Verlauf eines Tages werden Sie vielleicht mal ein paar Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder To-Do-Punkte notieren. Das auf Post-ist zu kritzeln, ist immer noch besser als den nächstbesten Zettel zu greifen und es auf eine Ecke zu schreiben. Verschlamp-Gefahr! Ideal ist jedoch eine Art Abreiß-Schreibtischunterlage. Dort finden Sie solche Notizen sofort wieder, und was erledigt ist, wird durchgestrichen. Am Abend reißen Sie das oberste Blatt einfach ab, übertragen Unerledigtes und schmeißen die papierne Zwischenablage weg. Und ganz Wichtiges können Sie immer noch in ein Moleskin übertragen.

  5. Bündeln.

    Kabelsalat – kaum etwas sorgt für mehr Chaos auf dem Schreibtisch und konserviert die Unodnung als die zahlreichen Kabel für PC, Tastatur, Maus, Drucker, Telefon, etc. Wo immer Sie können, steigen Sie auf Bluetooth- oder eine andere Wireless-Technik um. Ansonsten: Sortieren Sie die Kabel, bündeln Sie diese zu größeren Strängen und fixieren Sie das Ganze mit etwas Klebeband (oder einem speziellen Kabelschlauch – gibt's ganz billig bei Ikea.). Profis verwenden dafür sogar Klettband, so lassen sich Kabel nachträglich leicht austauschen. Wichtig nur: Packen Sie die Bündel nicht zu stramm, sonst lassen sich die Geräte hinterher kaum noch bewegen – etwa zum Staubwischen.

  6. Ablegen.

    Überlegen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem für Papierpost ebenso wie für E-Mails oder Dateien auf dem Desktop. Entscheiden Sie etwa, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Die Eisenhower-Methode eignet sich dafür besonders gut. Nach demselben Prinzip können Sie auch entsprechende Ordner anlegen – oder Ihr ganz eigenes System entwickeln.

  7. Vereinheitlichen.

    Versuchen Sie Ihre Ordner- oder Ablagesysteme möglichst gleichartig zu gestalten: Also stets dieselbe Art und Form der Beschriftung von Ordnern, diese möglichst auch vom selben Hersteller und alles in einem konsequenten Farbsystem. So sehen die Stehsammler im Regal nicht nur harmonischer aus, Sie behalten auch den Überblick über das Sammelsurium

  8. Aufräumen.

    Das klingt nur tautologisch. Gemeint ist: Machen Sie es sich zur Gewohnheit Ihr Büro jeden Abend nur akkurat zu verlassen. Schon im eigenen Interesse: Sollte den Arbeitsplatz mal jemand anderes nutzen, so kann derjenige keine Horrorgeschichten von lebendem Kaffeesatz erzählen. Aber auch Sie selbst starten am nächsten Morgen viel entspannter und organisierter in den Tag.

Produktivitaet-Schreibtisch-Tipps-Infografik
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[Bildnachweis: InesBazdar, Steve Cukrov by Shutterstock]