Was erwarten Chefs von einer Sekretärin (heißt die überhaupt noch so?)? Der Frage ist das Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag des Büroartikelherstellers Leitz nachgegangen und hat dazu eine repräsentative Umfrage unter 250 Managern durchgeführt. Ergebnis: Loyalität steht für die Führungskräfte an erster Stelle. Die Sekretärin habe im Büroalltag Einblicke in geheime und wichtige Informationen, organisiert die Arbeitsabläufe und ist deshalb oft auch die erste Ansprechpartnerin ihres Chefs – sogar in privaten Fragen wie die Manager zugeben. 90 Prozent der Befragten legen zudem großen Wert auf PC- beziehungsweise Internetkompetenzen als zentrales Elemente der Kommunikation. Denn die Sekretärin muss heute Datenbanken pflegen, Grafiken erstellen und für Präsentationen im Internet recherchieren sowie manchmal sogar Webseiten aktualisieren. Wer das nicht beherrscht, hat schlechte Aussichten auf einen Job. Allerdings: Erst von jeder dritten Sekretärin (32 Prozent) werden Fremdsprachenkenntnisse erwartet.
Interessant ist auch, was Sekretärinnen so machen: 50 Prozent der Zeit widmen sie sich klassischen Aufgaben, wie Korrespondenz, Mailwechsel, Telefondienst, Ablage und Reiseplanung. Neben Organisation und Koordination (rund 25 Prozent der Zeit), werden aber auch 13 Prozent der Arbeitszeit durch eigenverantwortliche betriebswirtschaftliche Aufgaben in Anspruch genommen. 42 Prozent der Manager erwarten von ihren Sekretärinnen deshalb betriebswirtschaftliche Kenntnisse.
Immerhin: 87 Prozent der Führungskräfte sind mit der eigenen Sekretärin zufrieden. 76 Prozent der Sekretärinnen scheinen zudem einen ausgesprochen guten Draht zu ihrem Vorgesetzten zu haben: Ihnen bescheinigen die Chefs ein gutes Verständnis für deren Persönlichkeit. Hony soit qui mal y pense. Nachholbedarf haben die Assistentinnen allerdings in Sachen Eigeninitiative und Teamarbeit. Mit jeweils 69 und 62 Prozent wurden diese Faktoren bei den Sekretärinnen als am wenigsten erfüllt bewertet.
Man in Metropolis
Loyalität steht für die Führungskräfte an erster Stelle
Nur… Loyalität muss man auch erst einmal verdient sein. Die bekommt ein Chef nicht geschenkt. Ist etwas, das meiner Meinung nach, nur auf Gegenseitigkeit funktioniert. Das wird aber leider sehr oft vergessen.
Thomas Schulze
Ich habe hier prima Einblicke- meine Freundin im CFO Bereich als Exec. Support, da bekomm nicht mal ich Infomationen :-) – Viele stellen leider heute auch auf einen Assistenten Pool um, was nicht allen gefällt!
Renate
Loyalität an erster Stelle – ja, das ist wirklich interessant. Ich finde aber, dass ein guter Chef auch loyal sein sollte gegenüber der Sekretärin. Daher gebe ich “Man in Metropolis” recht, dass es leider viel zu oft vergessen wird.
Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind aus meiner Sicht unerlässlich als Sekretärin, schon alleine, um die Entscheidungen des Chefs nachvollziehen zu können, aber auch aufgrund der immer stärker überwiegenden inhaltlichen Aufgaben. Das ist ein Grund, warum ich studiere.
Viele Chefs übernehmen die eher “typischen” Sekretariatsaufgaben selbst: sie beantworten ihre E-Mails und ihr Telefon selbst und einige beantworten sogar Terminanfragen oder versenden selbst Einladungen zu Besprechungen.
Die klassische Sekretärin gibt es aus meiner Sicht nicht mehr. Einen Unterschied gibt es zwischen den Berufen Teamassistentin und Sekretärin. Moderne Bezeichnung für die Sekretärin ist PA (Personal Assistant).
Ein Thema, zu dem man viel diskutieren kann. Danke für den interessanten Beitrag.