Big-Data-Social-Media-Daten-Nutzung

Ein Gastbeitrag von Nina Diercks

Seien wir ehrlich, auch wenn die FAZ titelt "Deutschlands Chefs entdecken das Neuland", so genießt die digitale Kommunikation viel zu oft einen ganz merkwürdigen Zwitterstatus in deutschen Unternehmen. In der Realität sollen die Arbeitnehmer nicht während der Arbeitszeit in den sozialen Netzwerken surfen und sich durch Facebook von der Arbeit ablenken lassen. Und die bestehende Unternehmensrichtlinie erlaubt explizit nur die dienstliche Nutzung der IT-Infrastruktur – wozu natürlich auch das Internet nebst Social Media Anwendungen sowie der E-Mail-Account zählen...

Wem gehören die Daten?

Auf dem Strategiepapier soll der Social Media Manager das Unternehmen aber in hellem Glanz erstrahlen lassen, seine Persönlichkeit ganz authentisch in die Kommunikation mit den Kunden (oder Bewerbern) einbringen und natürlich auch die Mitarbeiter animieren, einen positiven Fußabdruck des Unternehmens im Social Web zu hinterlassen.

  • Aber wie funktioniert die ganz persönliche und authentische Unternehmenskommunikation, wenn die Mitarbeiter zur ausschließlich dienstlichen Nutzung gehalten sind?
  • Ist die öffentliche Äußerung eines Social Media Managers über sein Facebook-Profil nun eine dienstliche, die sein Persönlichkeitsprofil in der Öffentlichkeit schärft und damit Teil des Reputationsmanagements ist?
  • Oder ist sie rein privat?
  • Fand sie während der Dienstzeit statt oder danach?
  • Und wann ist eigentlich Dienstzeit?

Es hakt und ruckelt also. Doch wie diese widersprüchlichen Haken auflösen? Durch eine Social Media Richtlinie? Kleingedrucktes? Oder nicht besser eine Social Media Video, dass die Do’s & Don’ts erläutert?

Die Antwort lautet: Es braucht beides.

Der bunte Social Media Leitfaden für die Mitarbeiter

Wenn das Unternehmen beschlossen hat, dass Social Media auf der Tagesordnung steht und die Mitarbeiter "fröhlich das Unternehmen nach außen in die Welt tragen sollen", sind Konflikte und Risiken aufgrund dieser Kommunikation nach außen naheliegend.

Damit sich die Mitarbeiter auch richtig verhalten, also nicht unbedingt Interna ausplaudern oder ein urheberrechtlich geschütztes Bild aus dem Internet für den Blog verwenden, empfiehlt es sich den Mitarbeitern leicht verständliche Leitplanken an die Hand zu geben.

In einem Video oder einer Slideshow können so die gesetzlichen Vorgaben aus dem

  • Urheber-,
  • Wettbewerbs-,
  • Äußerungs-,
  • und Persönlichkeitsrecht

leicht verständlich dargestellt werden.

Für diejenigen Mitarbeiter, die intensiv mit der digitalen Kommunikation befasst sind, empfiehlt sich zusätzlich ein Workshop, der die rechtlichen Fallstricke praxisnah erläutert.

Reicht der Leitfaden?

Neben der Frage, welche Fallstricke in der Kommunikation nach außen drohen, warten für die Unternehmen jedoch weitere wichtige rechtliche Fragestellungen auf. Die übergeordnete Frage lautet:

Was darf der Mitarbeiter tun?

Es geht um die Ausgestaltung des Innenverhältnisses zwischen Mitarbeiter und Unternehmen.

Was dürfen die Mitarbeiter?

Die auf dem ersten Blick lax aufgeworfene Frage stellt die Unternehmensführung beziehungsweise die Compliance-Abteilung bei der Einführung von Social Media im Unternehmen tatsächlich vor handfeste Schwierigkeiten.

Compliance heißt zwar an sich nichts anderes, als die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien zu achten. Im Eifer des Gefechts oder aus schlichter Unkenntnis finden bei der Social Media Implementierung jedoch rechtliche Fehler statt, die jeder Compliance-Abteilung die Haare zu Berge stehen lassen müssten.

Die Compliance-Problematik

Jedes Unternehmen hat aufgrund handels- und steuerrechtlicher Regelungen die Pflicht zur revisionssicheren Archivieren von Geschäftsdaten sowie zur Dokumentation aller Geschäfts- und Kommunikationsprozesse. Jeder Mitarbeiter verfügt über das allgemeine Persönlichkeitsrecht, welches er nicht am Werkstor oder der Bürotür abgibt.

Verfasst der Mitarbeiter nun private E-Mails oder speichert er private Fotos auf dem Firmenserver, so sind diese Daten – wenn die private Nutzung nicht hinreichend geregelt ist - vor dem Zugriff des Arbeitsgebers im Zweifel durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers geschützt und der Arbeitgeber darf keinen Zugriff mehr auf diese Daten nehmen.

Ganz plastisch wird die Problematik, wenn ein Mitarbeiter erkrankt und die Kollegen – auf Grund von laufenden Fristen – dringend Zugriff auf den E-Mail-Account und/oder Speicherplätze des erkrankten Mitarbeiters nehmen müssen, um ein Projekt weiter bearbeiten zu können.

Ist die private Nutzung nicht geregelt, kann der erkrankte Arbeitnehmer bei einem Zugriff durch den Arbeitgeber möglicherweise eine Verletzung seines allgemeinen Persönlichkeitsrechts geltend machen. (vgl.: LAG Berlin-Brandenburg, Az. 4 Sa 2132). Die Friktion mit der revisionssicheren Archivierung von Geschäftsdaten und Kommunikationsprozessen ist offensichtlich.

Trennung von privater und dienstlicher Nutzung

Die Lösung zu dieser aufgeworfenen Problematik lautet leider noch zu oft: Trennen Sie die dienstliche und private Nutzung strikt in Ihrem Unternehmen!

Ja, aus rechtlicher Sichtweise mag eine Trennlinie gezogen werden können. Aber wie sollte sich denn ein Mitarbeiter verhalten, der die Facebook-Unternehmensseite betreut, auf Facebook von einem Geschäftsfreund zunächst wegen eines Projektes angesprochen wird und die Unterhaltung irgendwann beim Fußballverein des Sohnes des Mitarbeiters anlangt?

Während der erstere Teil der Kommunikation archiviert werden müsste, ist der zweite Teil privat. Beides landet per Facebook-Nachricht im E-Mail-Account des Mitarbeiters. Hätte der Mitarbeiter den Chat abbrechen sollen unter Verweis auf die Verpflichtung zur rein dienstlichen Nutzung?

Wie man es dreht und wendet, die Trennung von privater und dienstlicher Nutzung des Internets und seiner Anwendungen ist in vielen Arbeitsbereichen heute realitätsfern.

Verbot der privaten Nutzung

Die Empfehlung des absoluten Verbots der (privaten) Nutzung von Internet und Social Media ist auf den ersten Blick auch nach wie vor verführerisch einfach. Jegliche Kommunikation ist dienstlich und der Chef kann bedenkenlos in die E-Mail-Accounts der Mitarbeiter gucken als wären es Geschäftsbriefe auf den Schreibtischen.

Ebenso kann die komplette Kommunikation und Datenerfassung auf dem Server der Firma gespeichert werden. Da schließlich nichts Privates dabei sein kann, bestehen auch keine Bedenken. Sollte doch mal ein eine Mail oder ein Foto privater Natur sein, dann ist das - lapidar ausgedrückt - eben die Schuld des Mitarbeiters.

So vorteilhaft dieses Konzept klingen mag: Es passt – wie dargestellt - nicht zum tatsächlichen Nutzungsverhalten. Zudem hat es zur Konsequenz, dass der Arbeitgeber durch ständige Kontrollen und gegebenenfalls Abmahnungen dieses Verbot aufrechterhalten muss.

Inwieweit das einer produktiven Arbeitsatmosphäre förderlich ist, mag ein jeder Arbeitgeber selbst entscheiden.

Duldung der privaten Nutzung

Die Duldung der privaten Nutzung stellt den Regelfall in deutschen Firmen dar. Den wenigsten Führungskräften ist dabei bewusst, dass gerade diese Haltung zu den oben angerissenen rechtlichen Problemen führt:

Es entsteht auf den Servern und in den Archiven ein Mix aus geschäftlichen Dokumenten und privaten Daten. Da liegen dann – aus Sicht der IT - private Familienfotos sowie die Ultraschallbilder von ungeborenen Kindern neben dem Personalentwicklungsplan für das nächste Jahr.

Dies bedeutet, dass im Falle der geduldeten Nutzung von IT-Systemen nebst Internet und E-Mail-Account, schon bei der Speicherung, geschweige denn der Protokollierung oder bei einer Einsicht in eben diese privaten Daten grundsätzlich eine Persönlichkeitsrechtsverletzung des Arbeitnehmers im Raum steht und dass der Arbeitgeber, wie ausgeführt, im Zweifel eben keine Möglichkeiten hat, an die Arbeitsunterlagen Ihrer Mitarbeiter zu gelangen – jedenfalls nicht ohne einen Prozess wegen der Verletzung von Persönlichkeitsrechtsverletzungen und/oder und ein mediales Debakel fürchten zu müssen.

Erlaubnis der privaten Nutzung

Was bleibt, ist folgerichtig die Erlaubnis zur privaten Nutzung der IT-Infrastruktur für die Arbeitnehmer. Letztendlich würde damit auch der Realität in deutschen Unternehmen Rechnung getragen, in denen die Mitarbeiter ohnehin während der Arbeitszeit im Internet surfen, ihre Urlaubsreise buchen, einen Kommentar bei Facebook hinterlassen und die Fußballergebnisse abfragen. Oder das eben heimlich unter dem Schreibtisch mit ihrem Smartphone tun.

Nicht ohne Grund haben Unternehmen wie Siemens reagiert und den Mitarbeitern die Nutzung von Social Media grundsätzlich während der Arbeitszeit erlaubt.

Regelung durch Richtlinien

Mit der reinen Erlaubnis werden allerdings weder die "Sammellagerung" von dienstlichen und privaten Daten noch ungewollte Einblicke durch Kollegen im Krankheitsfall gelöst.

Michael Stenberg, Vice President Web & Infrastructure der Siemens AG, machte bei der Social Media Conference B2B im Jahr 2013 deutlich, dass eben Fragen der privaten Nutzung, Verlust von Arbeitszeit oder Fragen der Haftung ebenso wie die lokale Gerichtsbarkeit, Regulierungen, Datensicherheit oder das jeweilige Arbeitsrecht Berücksichtigung finden müssen.

Und so bleibt es dabei, dass sich jedes Unternehmen der mühsamen Aufgabe unterziehen muss, herauszufinden, wie denn eine Social Media Nutzung im Hause aussehen und sowohl mit den eigenen Kommunikationszielen als auch den hauseigenen Sicherheitsauflagen und den gesetzlichen Vorgaben im Einklang stehen könnte.

Um im Anschluss daran, eine passende „Social Media Richtlinie“ zu entwerfen oder entwerfen zu lassen.

Inhalte einer Social Media Richtlinie

Ziel einer solcher Richtlinie ist es, einen verhältnismäßigen Ausgleich zwischen den Interessen des Arbeitnehmers (Persönlichkeitsrecht, Datenschutz) und denen des Arbeitgebers (Recht am eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb, Unternehmerfreiheit) zu finden.

Zu den wichtigsten Punkten gehört dabei

  • eine Definition des inhaltlichen (privat/dienstbezogen) und zeitlichen Umfangs der Nutzung
  • Regelungen zur Vertretung von Zugriffsrechten im Krankheitsfall oder
  • Regelungen zur Nutzung von unternehmenseigenen mobile devices.
  • Wichtig sind auch Regelungen zur Frage, wem Social Media Accounts gehören und
  • wie Social Media Accounts verwaltet werden müssen.

Wer Recruiter und Vertriebler beschäftigt darf ferner nicht über die Frage „Wem gehören eigentlich die XING-Kontakte?“ hinweggehen.

Private Internet-Nutzung – begründet dies nicht ein Verstoß gegen das Telekommunikationsgeheimnis?

Diese Möglichkeit zur Regelung der privaten Nutzung wird leider häufig durch eine – noch – weit verbreitete juristische Meinung bezüglich § 88 TKG verneint.

Social Media verändert unser Kommunikationsverhalten

Das berufliche ebenso wie das private. Unternehmen müssen sich bei der Einführung von Social Media im Unternehmen sowohl der Tatsache stellen, dass die dienstliche und private Nutzung kaum mehr sinnvoll von einander getrennt werden kann als auch, dass hinter der bunten Social Media Welt den Kern des Arbeitsverhältnisses und der Betriebsabwicklung berührende Problemstellungen liegen.

Das gilt insbesondere, aber nicht nur, wenn Mitarbeiter aktiv Social Media betreiben sollen.

Letztlich ist es sowohl aus tatsächlichen als auch rechtlichen Gründen im eigenen Interesse der Unternehmen, die Entwicklung der digitalen Kommunikation im eigenen Haus durch entsprechend funktionale und verhältnismäßige Richtlinien zu gestalten und zu begleiten.

Richtlinien schaffen Sicherheit im Spiel mit den Medien – für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer. Und vergessen Sie nicht, wohl nur aktive und zufriedene Mitarbeiter können eine positive Außendarstellung des Unternehmens in den sozialen Netzwerken erzeugen und somit auch auch als Werbebotschafter auftreten.

Über die Autorin

Nina DiercksNina Diercks ist Rechtsanwältin, Partnerin der Kanzlei Dirks & Diercks in Hamburg und Gründerin des Social Media Recht Blogs. In ihrer täglichen Arbeit beschäftigt sie sich mit all den juristischen Fragen, denen Unternehmen in der digitalen Welt begegnen. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung und Vertragsgestaltung.

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