Teamwork: Aufgaben sinnvoll delegieren
Die Fähigkeit, Aufgaben an andere abzugeben, ist entscheidend für den persönlichen Erfolg - und das trifft nicht nur auf Chefs zu. Die Fähigkeiten jedes Menschen sind begrenzt. Das Arbeitspensum in den meisten Jobs ist heute so groß, dass es alleine kaum schaffbar ist. Wer sinnvoll delegiert, arbeitet effizienter und effektiver. Deswegen sollten nicht nur Vorgesetzte, sondern auch Angestellte und Selbstständige wissen, wie es geht. Denn sinnvoll delegieren, bedeutet nicht, Arbeit einfach an andere abzuschieben. Wie es mit Teamwork richtig funktioniert...

Warum sollten Sie Aufgaben delegieren?

Delegieren bedeutet, Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an andere zu übertragen. Doch vielen Menschen tun sich schwer damit. Nach dem Motto Wenn ich jemand anderem erst erklären muss, was er tun soll, kann ich es doch gleich selbst erledigen wird das Delegieren für überflüssig gehalten.

Gründe, warum es Ihnen schwer fällt zu delegieren:

  • Sie haben Angst davor, die Kontrolle zu verlieren.
  • Sie fürchten, die Übersicht zu verlieren, wenn Sie Aufgaben an verschiedene Personen verteilen.
  • Sie denken, dass es schneller geht, wenn Sie es selbst machen.
  • Sie denken, das Ergebnis wird besser, wenn Sie es selbst machen.

Was den meisten die größte Schwierigkeiten bereitet, ist die Abgabe von Verantwortung. Denn echte und sinnvolle Delegation bedeutet eben nicht, nur Aufgaben zu übergeben, die für die Umsetzung nötige Verantwortung und Entscheidungsfreiheit gehört ebenfalls dazu. Doch das setzt Vertrauen voraus.

Wie Sie davon profitieren zu delegieren:

  • Sie können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
  • Sie haben weniger Stress, weil Ihnen ein Teil der Arbeit abgenommen wird.
  • Die Ergebnisse werden besser, weil die Arbeit von der Person mit den besten Kompetenzen erledigt wird.
  • Ihre Sozialkompetenz und Ihre kommunikativen Fähigkeiten werden geschult.

Und nicht nur Sie profitieren davon, sondern im besten Fall auch die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird. Wird die Aufgabe erfolgreich erledigt, wächst auch das Selbstvertrauen der Person.

Welche Aufgaben können Sie delegieren?

wavebreakmedia/shutterstock.comBleibt noch die Frage, welche Aufgaben Sie an Mitarbeiter und Kollegen abgeben können. Damit Sie diese beantworten können, müssen Sie sich eine Übersicht über Ihre Aufgaben verschaffen.

Bei folgender Unterteilung wissen Sie gleich, welche Aufgaben Sie abgeben können. Fragen Sie sich:

  • Welche Aufgaben kann nur ich machen?
  • Welche Aufgaben sollte ich zwar machen, kann hierfür aber die Hilfe von Mitarbeitern und Kollegen gebrauchen?
  • Welche Aufgaben können andere Teammitglieder besser machen als ich?

Auch die Eisenhower-Methode kann Ihnen bei der Einordnung der Aufgaben helfen.

Das können die folgenden Aufgaben sein:

  • Routineaufgaben
  • Vorbereitende Aufgaben, wie beispielsweise Recherchen
  • Detailfragen oder Spezialtätigkeiten

Tipps, wie Sie Aufgaben sinnvoll delegieren

Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, welche Aufgaben überhaupt delegierbar sind, geht es um das Übertragen selbst. Hier ein paar Anregungen, wie es klappt:

  • Suchen Sie die Idealbesetzung

    Das Ziel darf nicht sein, Arbeit einfach wegzuschaffen und damit zu vermeiden, sondern Sie dem zu geben, der das beste Ergebnis liefert. Gewiss, hier kommt es oft zu Zielkonflikten, weil die echten Leistungsträger im Unternehmen ohnehin mit Arbeit überreichlich eingedeckt sind. In dem Fall gilt es abzuwägen zwischen dem vorhandenen Zeitbudget, den Ansprüchen und der möglichen Zweitbesetzung.

  • Formulieren Sie eine klare Aufgabe

    Nehmen Sie sich die Zeit den Kollegen, den Sie mit einer Aufgabe betrauen möchten, ausführlich zu briefen. Schnell eine Aufgabe per E-Mail rüberschießen oder einen Post-It auf dem Schreibtisch des Kollegen zu hinterlassen, ist keine Art zu delegieren. Es führt dazu, dass der Kollege frustriert ist, weil er nicht genau weiß, wie und was er zu tun hat und nun rätseln muss, was Sie eigentlich von ihm wollen. Entsprechend wird auch das Ergebnis kein Gutes. Das bringt Sie in die Lage, dass Sie im Nachhinein Zeit darauf verwenden müssen, Fehler zu korrigieren.

  • Erläutern Sie das Ziel

    Geben Sie eine Aufgabe ab, sollten Sie auch daran denken, der Person das Ziel dahinter zu erklären. Wird eine Teilaufgabe oder eine vorbereitende Tätigkeit abgegeben, fehlt der betrauten Person oft der Hintergrund. Diese arbeitet meistens an einer ganz anderen Baustelle. Deswegen sollte auch das Ziel hinter der Aufgabe und die Einbettung in den gesamten Projektkontext erfolgen.

  • Übertragen Sie Verantwortung

    Wie oben bereits erwähnt, übertragen Sie nicht nur eine Aufgabe, sondern auch die Verantwortung dafür. Kommunizieren Sie das an den Kollegen. Damit zeigen Sie ihm, welches Vertrauen Sie in ihn und seine Fähigkeiten stecken.

  • Schaffen Sie die Voraussetzungen

    Machen Sie es Ihren Kollegen möglich die Aufgabe zu erledigen. Versorgen Sie diese mit allen Informationen, die für die Erledigung notwendig sind. Zum Beispiel: Wo finde ich Unterlagen zum Projekt? Wie ist der aktuelle Stand? Das beinhaltet auch die Beschaffung notwendiger Ressourcen, beispielsweise Zugänge zu bestimmten Programmen, Materialien und so weiter.

  • Lassen Sie Freiräume

    Sie formulieren die Aufgabenstellung und das Ziel, doch hinsichtlich des Lösungsweges sollten Sie offen bleiben. Jeder Mensch arbeitet anders. Und wenn sie jeden einzelnen Schritt vorgeben, ist es auch kein Delegieren mehr, sondern eine Vorschrift im Wortsinn.

  • Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung

    Geben Sie Ihrem Kollegen die Sicherheit, dass dieser sich mit Fragen an Sie wenden kann. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, Arbeit abzuschieben, sondern dass Sie immer noch in die Aufgabe involviert sind. Damit geben Sie Ihrem Kollegen die Möglichkeit, sich bei Unklarheiten an Sie zu wenden, bevor er die Aufgabe einfach irgendwie erledigt und das Ergebnis darunter leidet.

  • Geben Sie Feedback

    Wurde die Aufgabe abgeschlossen, vergessen Sie nicht, dem Kollegen Feedback zum Ergebnis zu geben. Dadurch sorgen Sie dafür, dass auch der Kollege davon profitiert, seine Arbeit verbessern und seine Fähigkeiten ausbauen kann.

  • Bedanken Sie sich für die Unterstützung

    Mit einem Dankeschön, zeigen Sie, dass Sie den Einsatz des Kollegen zu schätzen wissen und honorieren seine Arbeit. Gesten wie diese schaffen ein angenehmes Arbeitsklima und führen dazu, dass der entsprechende Kollege auch künftig gerne mit Ihnen zusammenarbeiten wird.

[Bildnachweis: Rawpixel.com, wavebreakmedia by Shutterstock.com]