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Das Geräusch ist an vielen Arbeitsplätzen allgegenwärtig: Es klingelt in einer dröhnenden Lautstärke, die jede Konzentration sofort auflöst, den letzten Gedanken, der möglicherweise die Lösung für ein aktuelles Problem gebracht hätte, in Rauch aufgehen lässt und jede produktive Tätigkeit beendet - das Telefon. Je größer das Büro, desto größer ist bei vielen Mitarbeitern die Verärgerung über das Telefonieren im Job. Auf der anderen Seite hat das Telefon aber auch viele Vorteile und wirklich wegzudenken ist es aus dem beruflichen Alltag auch nicht. Ist das Telefonieren im Job nervig oder nützlich - und was kann man tun, wenn es bei der Arbeit stört?

Telefonieren im Job: Was macht es so nervig?

Alexander_P/shutterstock.comIn vielen Berufen gehört das Telefonieren einfach zum täglichen Arbeitsalltag dazu. Der Chef, Kunden, Kollegen aus einem anderen Büro, Kooperationspartner, Werbeagenturen... Die Liste der möglichen Gesprächspartner ist lang. Entsprechend häufig muss man jeden Tag zum Hörer greifen, Anfragen beantworten, Informationen geben oder Angebote beantworten. Meist zusätzlich zu den anderen Aufgaben des Arbeitstages, denn nur ein kleiner Teil der Telefonate sind vorher abgesprochene Termine. Kein Wunder, dass einige Arbeitnehmer das Telefon in besonders stressigen Phasen durchaus als Störfaktor betrachten. Aber was genau macht das Telefonieren im Job so nervig?

  • Die Lautstärke. Es ist nicht nur der laute, meist alles andere als wohlklingende Klingelton der meisten Telefone, die den Gehörgang belasten. Hinzu kommt die Geräuschkulisse, die durch all die anderen Telefonate der Kollegen entsteht. Gerade in großen Büros herrscht daher meist eine enorme Lautstärke, da irgendjemand immer telefoniert und alle andere zwangsweise mithören.
  • Die Ablenkung. Die Ablenkung ist hier besonders groß, da einem klingelnden Telefon etwas Aufdringliches anhaftet. Der Anruf will jetzt beantwortet werden und duldet scheinbar keinen Aufschub, anders als eine E-Mail, die man auch zu einem späteren Zeitpunkt beantworten kann. Alles muss sofort unterbrochen, die Gedanken abgebrochen und neu sortiert werden, um den Fokus auf das Anliegen des Gesprächspartners am anderen Ende der Leitung zu richten.
  • Die Häufigkeit. Nicht jedes Telefonat am Arbeitsplatz ist automatisch nervtötend. Aber die Masse macht den Unterschied. Kommt man gar nicht mehr vom Hörer weg und kommt bei anderen Aufgaben nicht so voran, wie man es sich vorgestellt hat, artet das Telefonieren schnell zu Stress aus.

Telefonieren im Job: Was macht es so nützlich?

Zwar kann es nerven, doch wäre es falsch und ungerecht, das Telefonieren im Job grundsätzlich zu verteufeln. In einigen Situationen ist es sogar die beste Form der Kommunikation, da sie einige Vorteile mitbringt, die aber leider oft vergessen werden.

  • Die Schnelligkeit. Egal wie schnell die Finger tippen können: Ein direktes Gespräch ist in jedem Fall schneller und ermöglicht den offenen Austausch von Informationen oder eine Diskussion, die schnell die Lösung eines Problems erarbeiten kann. Das ständige Hin- und Herschicken von Nachrichten führt irgendwann auch zum Ziel, der Zeitaufwand ist jedoch größer.
  • Die Reaktionsgeschwindigkeit. Im Berufsleben kann es durchaus hektisch sein und manchmal ist es wichtig, schnell eine Antwort zu erhalten. Am Telefon meist kein Problem, wenn man den Gesprächspartner erreicht. Die Antwort auf eine E-Mail lässt hingegen gerne auch mal auf sich warten.

Telefonieren im Job: So klappt es besser

  • Legen Sie feste Zeiten für Telefonate fest

    Um nicht bei einer Aufgabe gestört zu werden, die große Konzentration erfordert, können Sie genaue Zeiten festlegen, an denen Sie telefonisch erreichbar sind. Für diese Zeit planen Sie dann jene To-Dos ein, bei denen eine Unterbrechung weniger störend ist.

  • Regen Sie Alternativen an

    Schon bei der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern können Sie neben Ihrer Telefonnummer auch Ihre E-Mail-Adresse angeben und dazu anmerken, dass Sie auf diesem Weg besonders gut erreichbar sind. Auch die Kollegen können Sie bitten, sich lieber schriftlich bei Ihnen zu melden, wenn ein Problem nicht besonders dringend ist und keinen Aufschub duldet.

  • Nutzen Sie Ihre Mailbox

    Es ist nicht unbedingt die feine Art, gerade wenn jemand versucht, Sie dringend zu erreichen. Doch im Notfall können Sie auch Ihre Mailbox für eingehende Anrufe benutzen. In diesem Fall sollten Sie diese allerdings mit einer Nachricht versehen, ab wann Sie wieder telefonisch erreichbar sind und auf welchen anderen Wegen man Sie trotzdem erreicht.

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