17 von Jochen Mai am 6. Januar 2008 → Artikel in Kreativität

Todo – Listen für mehr Produktivität

„Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt“, erkannte einst der Historiker Thomas Carlyle. Wohl wahr. Doch selbst das kann mitunter verschwimmen, wenn uns zu viele und zu komplexe Aufgaben die Sinne vernebeln. Für mehr Durch- und Überblick gibt es zahlreiche Techniken, darunter etwa Mind Maps, auch Gedankenlandkarten genannt, die zunehmend populär werden und helfen, Projekte in eine Art Baumstruktur zu zerlegen.

Weitaus populärer sind aber sogenannte To-Do-Listen. Deshalb heute etwas mehr dazu: Ihr Sinn besteht vor allem im Selbstmanagement, indem anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden. So bekommt man sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand als auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde. Ebenso sehen Sie sehr schnell, was Sie an einem Tag schaffen müssen beziehungsweise können und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung. To-Do-Listen sind also beides: Plan und (Erfolgs-)Kontrolle.

Das Problem an solchen Aufzählungen ist allerdings nicht, dass sie so simpel oder linear wären. Im Gegenteil: Egal, welchen Artikel Sie zum Thema Getting Things Done (GTD) lesen – am Ende läuft es immer darauf hinaus, Probleme oder Projekte zu vereinfachen, Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren. Wie bei jeder To-Do-Liste.

Das Problem an diesen Punkt-für-Punkt-Programmen ist, dass sie oft nur sporadisch eingesetzt werden. Die Leute sehen plötzlich Chaos und einen riesigen Aufgabenberg vor sich und beginnen, eine Liste zu schreiben. Dann arbeiten sie diese Schritt für Schritt ab und fühlen sich produktiv dabei. Das sind sie auch, keine Frage. Aber danach sind sie es nicht mehr: Mit dem letzen Häkchen kehren sie zu ihren alten Gewohnheiten zurück – bis das nächste Chaos komplett ist. Das ist uneffektiv.

Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist nicht das Führen einer Todo-Liste selbst – das ist trivial. Es ist vielmehr die Gewohnheit, solche Listen regelmäßig zu nutzen. Vor allem wenn man Probleme damit hat, seine Aufgaben zu überblicken und zu erledigen. Natürlich gibt es noch andere Methoden dafür. Aber solche Tabellen haben sich offenbar bewährt, sonst hätten sie sich wohl nicht im Alltag unter anderem als Einkaufsliste oder Tagesordnungspunkte durchgesetzt.

Die simpelste Form einer To-Do-Liste ist eine Tabelle mit nur einer Spalte: erstens, zweitens, drittens, … Solchen Listen können aber auch komplexer werden, wenn Sie zu den Aufgaben etwa geschätzten Zeitaufwand, benötigte Mittel, Abgabetermine, usw. ergänzen. Der Effekt tritt aber auch dann auf, wenn Sie beginnen, komplexe Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen und dort einzureihen (1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1, …). Das hat einerseits den Vorteil, dass vorher unüberwindlich scheinende Hürden leichter zu bewältigen sind und sich (Teil-)Erfolgserlebnisse schneller einstellen. Es verlängert aber auch die Liste.

Zudem können die Aufstellungen handschriftlich, am PC oder gar im Internet verfasst und so mit anderen Menschen geteilt werden. An dieser Stelle kurz 7 webbasierte kostenlose Dienste (Mehr Angebote dazu finden Sie hier):

1. Remember the milk Eleganter Dienst, mit dem die Todo-Listen bequem mit anderen Nutzern verwaltet werden können. Der Service erinnert ebenso per E-Mail oder Instant Messenger an zu erledigende Aufgaben.
2. iGoogle To-Do-List Einfache Applikation, mit der man die Suchmaschinenseite um seine Übersicht(en) erweitern kann.
3. Ta-Da-List Angeblich das einfachste Werkzeug im Netz. Die Listen können auch anderen zugänglich gemacht werden.
4. BlaBla-List Das Gegenteil wird angestrebt: Eine Liste ohne Blabla. Nutzer können sich auch eine Kopie der Liste als E-Mail schicken lassen.
5. Tudu-List Ebenfalls ein webbasierter Service, der zudem RSS unterstützt. So bleiben Projekt-Kollegen über den Feedreader auf dem Laufenden.
6. The Online CEO Neben dem Listen-Management bietet dieser Dienst einen eingebauten Timer sowie die Möglichkeit, besonders produktive Listen-Abarbeiter zu belohnen.
7. Voo2doo Sehr schönes Programm, mit dem man Listen per E-Mail ergänzen, publizieren und in verschiedene Formate übertragen kann.

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Auch hier hat jede Medaille zwei Seiten: Computerbasierte Listen sind relativ zeitaufwendig und ohne Comuterzugang bleiben sie unsichtbar, dafür lassen sie sich sauber umstellen, ergänzen und korrigieren. Handschriftliche Notizen haben dagegen einen hohen Merkeffekt, können aber schnell zur Zettelwirtschaft entarten.

Wie man dabei Prioritäten setzt, bleibt letztlich jedem selbst überlassen. Dazu gibt es verschiedene bewährte Methoden: etwa die Eisenhower-Methode oder die ABC-Methode. Sie nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Die meisten Selbstmanagement-Methode richten sich an sie. Rechtshirner dagegen sind chaotisch, kreativ, spontan. Mit starren Plänen kommen sie nicht zurecht. Für sie eignet sich die ABC-Methode: Anfallende Aufgaben werden einfach nur nach ihrer Wichtigkeit geordnet: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Die sogenannte ALPEN-Methode wiederum ist eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und Nachkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen. All das sind natürlich nur Werkzeuge und keine Zwangsjacken. Letztlich sollte sich jede Systematik an Ihren Bedürfnissen orientieren.

So oder so – wichtig bleibt jedoch, seine Übersichten immer wieder zu überarbeiten, zu hinterfragen, neu zu sortieren oder rundum zu erneuern. Listen sind schließlich nicht in Stein gemeißelt. Deadlines und damit Prioritäten können sich verschieben, Teilschritte obsolet werden. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt sich manchmal auch Rubriken oder Kategorien zu benennen sowie besonders wichtige Schritte farblich hervorzuheben. Menschen, die solche Listen nur spontan aufschreiben, erkennen und schätzen zwar den Wert solcher Aufstellungen, und sie sind sicher auch großartig darin, diese abzuarbeiten. Aber sie schaffen es nicht, den Nutzen für den Alltag zu konservieren.

Oder anders formuliert: To-Do-Listen können ein wunderbares Training dafür sein, Tage, Wochen oder Monate besser zu strukturieren, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und eines Tages keine Listen mehr zu brauchen. Entscheidend dafür sind allerdings nicht Willenskraft, Logik oder Disziplin, sondern Penetranz! Soll heißen: Wenn Sie von solchen Plänen profitieren wollen, müssen sie zuerst einmal zu Ihrer Routine, zu einem Ritual werden.

Und dazu müssen Sie sie sehen – jederzeit und überall. Etwa in Form eines Notizblocks oder Organizers, den sich ständig mit sich führen. Oder indem Sie Kopien der Liste(n) dorthin hängen, wo sie Ihnen immer wieder begegnen: am Kühlschrank, neben dem Monitor, auf Ihrem Schreibtisch als Unterlage, auf der Innentür der Toilette… Sie können Ihre Liste sogar online notieren und zur Ihrer Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie sie jedes Mal, wenn Sie online gehen. Hauptsache, Sie verinnerlichen das Prinzip und nutzen es kontinuierlich.

Sie können solche Todo-Listen aber nicht nur führen, um Ziele zu erreichen oder ein Projekt zu organisieren. Auch bereits Erreichtes lässt sich damit dokumentieren. Mein Eintrag zum Thema „Bilanz statt Vorsatz“ war zum Beispiel ein solches potenzielles Erfolgs-Protokoll. Solche Zusammenstellungen sind dann zwar keine “Todo”, sondern eher “Done”-Listen. Sie können aber sehr auferbauend und mutmachend sein. Ebenso können Sie per Liste Gedanken und Ideen festhalten und fortschreiben. Etwa, indem Sie diese zu bestehenden Überschriften subsumieren. In meinem Moleskin habe ich zum Beispiel eine Liste mit „Blog-Themen, die ich noch behandeln will“.

To-Do-Listen stand auch darauf. Das kann ich jetzt abhaken.

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